People Analytics: Alle Infos zum neuen HR-Trend

Mithilfe der Analyse von Daten lässt sich nicht nur der Erfolg von Maßnahmen in Marketing, Vertrieb und Produktentwicklung messen. Auch in der Personalabteilung können Datenanalysen wichtige Hilfestellungen für Entscheidungen rund um Mitarbeiter:innen, Kommunikation und Zusammenarbeit bieten.

Auch wenn der Fokus im HR immer auf dem menschlichen Miteinander bleiben sollte: Die Auswertung von Daten kann sich an dieser Stelle durchaus lohnen. Deinen Mitarbeiter:innen fehlt es zum Beispiel oft an Motivation oder sie sind unzufrieden mit der Arbeitssituation? Mit People Analytics kannst du den Ursachen auf den Grund gehen, Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung verbessern und gleichzeitig Prozesse effizienter gestalten.

Alles rund um die Ziele, Möglichkeiten und Risiken der systematischen Auswertung von Daten im Personalwesen erfährst du in diesem Artikel.

Definition: Was ist People Analytics?

People Analytics, auch HR Analytics oder Workforce Analytics genannt, bezeichnet Projekte in Unternehmen, die durch die Analyse von Daten die Eigenschaften oder das Verhalten von Mitarbeiter:innen erfassen und auswerten.

Viele Entscheidungen, die Unternehmen – und vor allem Personaler:innen – bezüglich der Mitarbeiter:innen treffen, werden aus dem Gefühl und der Erfahrung der entscheidenden Person getroffen. Oftmals ist Entscheider:innen nicht bewusst, dass diese subjektive Entscheidungen nicht immer die sinnvollsten für das Unternehmen darstellen. People Analytics kann an dieser Stelle handfeste Informationen liefern und die unternehmensinterne Entscheidungskultur dadurch ergänzen und unterstützen.

Die Einsatzmöglichkeiten für People Analytics im Unternehmen sind vielseitig: Von der Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zur Leistungsbeurteilung von Teammitgliedern können Datenanalysen wichtige Informationen liefern.

Mithilfe der entsprechenden Analysetools lassen sich Zusammenhänge erkennen und Aussagen über Entwicklungen treffen: Wie sieht die Mitarbeiterstruktur eines Unternehmens aus und welche Maßnahmen sind notwendig, um diese zu verbessern? Fragestellungen wie diese kannst du durch People Analytics Projekte angehen.

Wie kann so eine datengestützte Analyse aussehen?

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterbefragung und die anschließende Auswertung der Ergebnisse können Aufschluss über die Arbeitszufriedenheit, Zusammenarbeit oder Kommunikation im Unternehmen geben. Es können aber noch viele weitere Methoden zum Einsatz kommen – mehr dazu erfährst du im Laufe des Artikels.

Du kannst eine solche datengestützte Analyse natürlich auch verwenden, um deinen Recruiting-Prozess zu optimieren und immer im Auge zu behalten.

Erfahre jetzt mehr über die Analyse von Daten im Recruiting in unserem Artikel Recruitment Analytics – Vorgehensweise & Vorteile [inkl. Excel-Vorlage].

HR-Controlling und People Analytics: Wo liegt der Unterschied?

Du betreibst bereits HR-Controlling und willst wissen, ob sich der Einsatz von People Analytics in deinem Unternehmen trotzdem lohnt? Wichtig ist an dieser Stelle, dass sich diese beiden Methoden deutlich voneinander unterscheiden. Während du beim HR-Controlling wichtige Kennzahlen im Blick behältst, kannst du mit People Analytics Daten aus verschiedensten Quellen kombinieren und neue Zusammenhänge im ganzen Unternehmen aufdecken.

Du möchtest mehr über HR-Controlling erfahren? In unserem Artikel 25 Personalkennzahlen fürs HR-Controlling erfährst du, welche Kennzahlen du im HR und Recruiting immer im Blick haben solltest.

Was sind die Vorteile und Ziele von People Analytics?

People Analytics ist also ein Werkzeug, welches dir helfen kann, das Potenzial von Mitarbeiter:innen voll auszuschöpfen und Prozesse effizient zu planen und gestalten. Es entsteht die Möglichkeit unternehmensinterne Probleme frühzeitig zu erkennen und ihnen vorzubeugen.

Durch diese datengestützten Entscheidungsprozesse profitieren auch die Mitarbeiter:innen – vor allem durch Arbeitsbedingungen, welche an ihre Bedürfnisse angepasst werden und so eine Motivations- und Leistungssteigerung bewirken können.

Die Ziele von People Analytics lassen sich also wie folgt zusammenfassen:

• Mitarbeiterzufriedenheit verbessern: Durch People Analytics kannst du herausfinden, was Mitarbeiter:innen benötigen, um sich wohl zu fühlen und produktiv und motiviert zu arbeiten.
• Prozesse und Strategien optimieren: Abläufe können durch People Analytics genau untersucht und anschließend optimiert werden. Die HR-Strategie eines Unternehmens kann so optimal auf die Unternehmensziele ausgerichtet werden und HR-Prozesse beschleunigt werden.
• Zukunftsprognosen: Entwicklungen und Ereignisse können frühzeitig vorausgesagt werden, damit das Unternehmen entsprechend reagieren kann.
• Krisen vorbeugen: Auch kritische Entwicklungen und Probleme können durch HR Analytics frühzeitig erkannt werden. Dadurch können passende Maßnahmen rechtzeitig ergriffen und Probleme somit frühzeitig bewältigt werden.

Vorgehen bei People Analytics: Voraussetzungen und wichtige Schritte

Beim Planen von People Analytics Projekten musst du einige wichtige Voraussetzungen beachten, damit die Datenanalyse aussagekräftige Ergebnisse liefern kann.

Unternehmensinterne Datenbasis vs. Big Data

Fest steht: Je größer und qualitativ hochwertiger die Datenbasis für People Analytics, desto aussagekräftiger und damit auch hilfreicher ist die Analyse. Deswegen beziehen viele Unternehmen nicht nur interne Daten, sondern auch externe Kennzahlen mit ein. Diese stehen im Internet oder in externen Datenbanken zur Verfügung und können für eigene Projekte verwendet werden.

Zur Datenbeschaffung kommen also interne und externe Quellen in Frage. Einige Beispiele für Datenquellen:

• Umfragen, zum etwa monatliche Mitarbeiterbefragungen
• Social-Media-Profile wie LinkedIn, Kununu, Xing oder Monster
• Software aus anderen Abteilungen (beispielsweise CRM-Systeme)
• Benchmarks
• HR-Tools, HR-Controlling
• Spezifische Software, beispielsweise zur Produktivitätsmessung von Mitarbeiter:innen

Bevor die Analyse startet, solltest du unbedingt sicherstellen, dass alle Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Mehr dazu findest du im Kapitel weiter unten.

Ebenfalls solltest du Mitarbeiter:innen im Vorhinein über die Datenerhebung informieren und ihnen im Zweifelsfall die Möglichkeit geben, widersprechen zu können.

Du fragst dich, ob dein Unternehmen überhaupt für People Analytics geeignet ist? Es gilt: Ausreichend Daten für People Analytics hat im Prinzip jedes Unternehmen zur Verfügung. Oft liegt das Problem eher darin, dass die Daten an unterschiedlichen Orten gespeichert sind.

Wichtig ist deshalb, dass die HR-Abteilung direkten Zugriff auf die IT-Systeme hat, in denen alle Daten zentral an einem Ort gespeichert sind. Außerdem sollten die nötigen Fachexperten vorhanden sein – oder entsprechende Schulungen angeboten werden, um die nötigen IT-Kenntnisse aufzubauen.

Vorgehen: 8-Schritte-Plan für ein People Analytics Projekt

Ist alles vorbereitet, kann das eigentliche Projekt starten. Vorgehen kannst du dabei nach folgendem Schema:

1. Team bilden: Große Firmen wie Google oder IBM haben allesamt ein eigenes People Analytics Team, welches sich mit der Analyse von Mitarbeiterdaten beschäftigt. In einem kleineren Unternehmen übernehmen das meist Mitarbeiter:innen aus der Personalabteilung, oft mit Hilfe aus dem IT-Bereich. Entsprechende Skills und eine klare Rollenverteilung sind dabei wichtige Erfolgsfaktoren für ein funktionierendes Team.
2. Ziele definieren: Der Weg eines jeden People Analytics Projekt beginnt – wie jede datenbasierte Analyse – mit der Frage: Was soll überhaupt herausgefunden werden? Es ist wichtig, dass die übergeordneten Ziele im Vorhinein festgelegt werden.
3. Konkrete Fragestellung formulieren: Eine klar definierte Fragestellung ist wichtig, um konkrete Ergebnisse zu erhalten und Ressourcen einzusparen.
4. Eckpunkte festlegen: Welche Daten werden benötigt? Welcher Zeitraum ist für das Projekt geplant? Welche anderen Details sollten festgelegt werden? Werden eventuell auch Daten von anderen Unternehmen mit einbezogen? Wichtig ist, dass alle Daten gesammelt an einem Ort zu finden sind.
5. Tool auswählen: Mittlerweile gibt es eine Vielfalt an People Analytics Tools auf dem Markt. Eine kurze Übersicht haben wir dir im Artikel weiter unten zusammengestellt. Unternehmen können natürlich auch eigene Analysetools oder klassische Statistiktools wie Excel, Python oder R nutzen.
6. Durchführung: Die eigentliche Datenerhebung findet nun – zum Beispiel in Form von standardisierten Mitarbeiterbefragungen – statt. Diese können über Fragebögen oder auch mithilfe von speziellen Tools durchgeführt werden. Welche du dafür nutzen kannst, erfährst du weiter unten.
7. Ergebnisse auswerten: Nachdem alle Daten erhoben und Analysen durchgeführt wurden, werden die Ergebnisse ausgewertet, aufbereitet und an das Unternehmen kommuniziert. Was wurde untersucht? Warum wurde es untersucht? Und was bedeutet das für die Zukunft? Je nach Fragestellung und Datenverfügbarkeit kommen dabei unterschiedliche Analyseverfahren (z.B. Regressionsanalysen) in Frage.
8. Ergebnisse anwenden: Die neu ermittelten Ergebnisse können nun durch neue Entscheidungen und Verhaltensmodelle in der Praxis angewandt werden.

Einsatzmöglichkeiten des HR-Trends

Für People Analytics gibt es verschiedene Einsatzmöglichkeiten. Im Prinzip kann die Maßnahme genau an den Stellen eingesetzt werden, an denen Optimierungsbedarf besteht. Am häufigsten wird People Analytics in folgenden Bereichen eingesetzt:

Recruiting: Im Personalbereich wird das datenbasierte Arbeiten vor allem im Recruiting genutzt. Hier werden Tools verwendet, die dabei helfen, für eine bestimmte Stelle passende Mitarbeiter zu finden und Fehlentscheidungen zu vermeiden.

Mögliche Fragestellungen für People Analytics im Recruiting:

• Welche Kandidat:innen passen am besten zum Unternehmen?
• Welche Kanäle nutzen Kandidat:innen, die später auch eingestellt werden?

Auch Workwise nutzt für den Recruiting-Service datenbasierte Analysen, um für jedes Jobangebot die passenden Kandidat:innen zu finden. Mit unserem Bewerbungsscore-Prinzip werden Unternehmen somit nur Kandidat:innen vorgeschlagen, die gut zum Unternehmen passen.

Strategische Personalplanung: Wer dauerhaft genug leistungsfähige Mitarbeiter:innen haben möchte, der sollte seinen Personalbedarf frühzeitig planen. Dabei sollten auch demografische Veränderungen berücksichtigt werden: Anhand von Betriebs- und Personaldaten kann die Altersverteilung eines Unternehmens offengelegt und von Überalterung gefährdete Bereiche identifiziert werden. So kann die Recruiting-Strategie frühzeitig angepasst werden.

Mögliche Fragestellungen:

• Wie sieht die Mitarbeiterstruktur des Unternehmens aus?
• Welche Maßnahmen können eine ausgeglichene Mitarbeiterstruktur schaffen?
• Wie viele Mitarbeiter:innen werden für eine (beispielsweise) zehnprozentige Umsatzsteigerung benötigt?

Mitarbeiterzufriedenheit: Datenbasierte Analysen der Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen, zum Beispiel durch ein Stimmungsbarometer, können Aufschluss darüber geben, an welchen Stellen Arbeitnehmer:innen noch Verbesserungsbedarf sehen. Arbeitgebermarke und Mitarbeiterbindung können so positiv beeinflusst werden.

Mögliche Fragestellungen:

• In welcher Abteilung ist die Arbeitszufriedenheit besonders hoch/niedrig und welche Gründe kann das haben?
• Welche Einstellungen haben Mitarbeiter:innen zu bestimmten Themen?
• Wie entwickeln sich die Meinungen und die Stimmung der Mitarbeiter:innen im Laufe der Zeit?

Entwicklung: Durch entsprechende Analysen können Entwicklungskurven von Mitarbeiter:innen aufgedeckt werden. Das kann wiederum Aufschluss über die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter:innen geben.

Mögliche Fragestellungen:

• Wie sieht die Entwicklung der Mitarbeiter:innen aus?
• Welche Mitarbeiter:innen haben seit längerem keine Gehaltserhöhung bekommen?

Zusammenarbeit und Kommunikation: People Analytics kann ebenfalls Aufschluss über Probleme in der Kommunikation und der Zusammenarbeit geben.

Mögliche Fragestellungen:

• In welchen Bereichen im Unternehmen herrscht eine gute Zusammenarbeit, wo besteht Verbesserungsbedarf?
• Wie sind einzelne Unternehmensbereiche vernetzt?
• Wie wird die unternehmensinterne Kommunikation von Mitarbeiter:innen bewertet?
• Wie wird die Zusammenarbeit mit der Führungsebene bewertet?

Mitarbeiterbindung: Wertvolle Mitarbeiter:innen im Unternehmen zu halten, spart Kosten und Aufwand. Mithilfe von People Analytics können Faktoren analysiert werden, welche zur Kündigung von Mitarbeiter:innen führen. Anschließend können entsprechende Gegenmaßnahmen eingeführt werden – beispielsweise ein Entwicklungsgespräch zu dem Zeitpunkt, an dem Mitarbeiter:innen durchschnittlich ihre Kündigung einreichen.

Mögliche Fragestellungen:

• Zu welchem Zeitpunkt kündigen Mitarbeiter:innen im Durchschnitt und wie kann das verhindert werden?

Du möchtest mehr darüber erfahren? In unserem Artikel zur Mitarbeiterbindung erfährst du alles, was du dazu wissen musst.

Datenschutz und andere Risiken von People Analytics

Doch auch wenn solche Studien sinnvoll sind und einen großen Mehrwert bieten – bei People Analytics stehen immer noch sensible, personenbezogene Daten im Mittelpunkt. Beim Umgang mit Mitarbeiterdaten sind deshalb, ebenso wie im Umgang mit Bewerberdaten, die Datenschutzregelungen der DSGVO zu beachten.

Indem du auf eine korrekte Nutzung achtest, können diese Risiken minimiert werden. Dazu gehört, People Analytics reflektiert und transparent zu nutzen und alle Datenschutzvorschriften einzuhalten. Hierbei ist vor allem die Zustimmungspflicht und die Zweckbindung der personenbezogenen Daten von Bedeutung.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Wichtig</strong>: Daten sollten deshalb nicht einfach willkürlich und ohne Zweck erhoben werden. Zusätzlich solltest du unbedingt darauf achten, dass die gesammelten Daten für sich alleine gesehen keine verwertbaren Informationen liefern – erst durch eine Aufbereitung und die Analyse sollten Zusammenhänge sichtbar werden.</p></div>

Ein Beispiel: Das Unternehmen IBM nutzt sein People Analytics Tool, um die Vernetzung verschiedener Unternehmensbereiche und die Stimmung im Unternehmen zu messen. Für den Datenschutz haben sie folgende Privacy-Regeln beschlossen:

• Ein:e Mitarbeiter:in hat den gesamten Zugriff auf alle eigenen Daten und kann diese verwalten oder löschen.
• Jede Person entscheidet selbst, welche Informationen er oder sie teilen möchte.
• Das Unternehmen, beziehungsweise das Management, bekommt ausschließlich aggregierte Daten zur Verfügung gestellt.

Du solltest bei deinen People Analytics Projekten also auf folgende Vorkehrungen achten:

• DSGVO Art. 5: Daten sollten zur für einen festgelegten Zweck erhoben werden. Anschließend müssen sie gelöscht oder anonymisiert werden. Daten sollten auch ansonsten (wenn möglich) anonymisiert an den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin weitergegeben werden.
• DSGVO Art. 6: Mitarbeiter:innen sollten selbst entscheiden können, ob und welche Daten sie teilen wollen oder nicht. Eine Einwilligung zur Datenerhebung ist notwendig.
• DSGVO Art. 13: Mitarbeiter:innen müssen darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden.

Kündigung aufgrund eines Algorithmus?

Auch besteht die Sorge, dass aufgrund der Datenanalysen schlussendlich ein Algorithmus allein dafür verantwortlich sein könnte, wer als nächstes gekündigt oder befördert wird.

DSGVO Art. 22 besagt, dass eine Person nicht ausschließlich einer automatisierten Entscheidung unterworfen sein darf.

Deshalb solltest du sicherstellen, dass die Datenanalysen zwar zur Bestätigung von Hypothesen oder Tendenzen dienen, diese jedoch nicht die einzige Quelle dieser Entscheidungen darstellt.

Datenanalysen sollten viel eher als eine optimale Entscheidungsvorbereitung betrachtet werden. Menschliche Intuition und Bauchgefühl sollten am Ende den Ausschlag geben. Denn: HR wird zwar immer digitaler, die menschliche Komponente sollte dabei jedoch nie auf der Strecke bleiben.

People Analytics Tools: Eine Übersicht

Wem “normale” Statistikprogramme wie Excel, Python oder R nicht ausreichen oder zu viel Eigenarbeit erfordern, kann auf spezifische Tools für People Analytics zurückgegriffen werden. Diese gibt es von verschiedenen Anbietenden und in unterschiedlichen Ausführungen. Auch Bewerbermanagementsysteme enthalten oft Features, welche über Datenanalysen die Passung zwischen Kandidat:in und Unternehmen ermitteln – People Analytics wird also manchmal schon unbewusst verwendet.

Im Folgenden stellen wir dir beispielhaft vier Tools und ihre Möglichkeiten vor:

Arena: Diese Software stellt eine Gesamtlösung für den Recruiting-Prozess dar. Mithilfe eines „Fitness Index“ werden Kandidat:innen untereinander in Bezug auf die Passung zum Job und Unternehmen verglichen.

Microsoft Viva (Glint): Dieses Tool bietet Möglichkeiten zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung an. Mithilfe kurzer Befragungen per Smartphone können Unternehmen stets die Übersicht behalten, wie zufrieden die Mitarbeiter:innen in den einzelnen Unternehmensbereichen sind. Dabei kann das Unternehmen aus einem Pool empirisch validierter Fragen auswählen und so Krisen frühzeitig erkennen. Der Datenschutz wird hierbei gewährleistet, da Daten nur aggregiert beim Unternehmen ankommen.

Officevibe: Auch hier steht das Employer Engagement, also die Zufriedenheit, Motivation und Identifikation der Mitarbeiter:innen, im Mittelpunkt. Das Tool ermittelt durch Datenanalyse einen “Employee Engagement Score”, welcher Faktoren wie die Beziehung zum Vorgesetzten oder die persönliche Entwicklung mit einbezieht. Auch anonymisiertes Feedback ist möglich und hilft Unternehmen, ihre Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu optimieren.

functionHR: Hierbei handelt es sich um eine vollständig integrierte Softwarelösung, welche Mitarbeiterbefragungen und People Analytics in einem Tool kombiniert. Verschiedene Datenquellen (z.B. Stammdaten oder Daten aus Bewerbermanagementsystemen) können beliebig zusammengeführt und durch Befragungsdaten ergänzt werden. Durch umfangreiche, datenschutzkonforme Datenanalysen werden Handlungsempfehlungen für die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit, der Mitarbeiterbindung oder auch die Optimierung des Bewerbungsprozesses aus den Daten abgeleitet. Die Endnutzer der Software erhalten Zugang zu den Ergebnissen über ein interaktives Dashboard.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Wichtig</strong>: Achte bei der Auswahl eines Tools unbedingt darauf, dass die<b> Datenschutzrichtlinien der DSGVO </b>eingehalten werden und wende dich im Zweifelsfall an den Datenschutzbeauftragten oder die Datenschutzbeauftragte deines Unternehmens.</p></div>

Wusstest du, dass du mit Workwise ganz einfach dein Recruiting optimieren kannst? Workwise findet für dich schnell und unkompliziert neue Mitarbeiter:innen. Mithilfe der Analyse von Bewerber- und Unternehmensdaten finden wir die passenden Kandidat:innen für deine Jobangebote, ohne dabei den Datenschutz zu vernachlässigen.

Wir freuen uns, dich bei einem unverbindlichen Telefonat individuell beraten zu können.

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