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Lea Pietsch

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Recruitment Analytics – Vorgehensweise & Vorteile [inkl. Excel-Vorlage]

Die Verwendung von Recruitment Analytics hat für dich und dein Unternehmen eindeutige Vorteile, wenn die Recruiting-Kennzahlen richtig eingesetzt und deine Daten korrekt analysiert werden. Doch was genau ist „Recruitment Analytics” eigentlich?

In diesem Artikel erklären wir, was unter dem Begriff „Recruitment Analytics” zu verstehen ist, welche Vorgehensweise ideal ist und welche Vorteile die Analyse dieser Daten für dich hat.

Inhalt

Recruitment Analytics Definition: Was ist das eigentlich?

Bei Recruitment Analytics handelt es sich um die Analyse von Daten aus dem Personalwesen, die in Verbindung mit anderen Unternehmensdaten untersucht werden, um den Recruiting-Prozess zu optimieren. Recruitment Analytics ist zudem eng mit dem HR-Trend People Analytics verwandt.

Viele Entscheidungen im Unternehmen, die das Personalmanagement betreffen, werden nach dem besten Wissen und Gewissen sowie der persönlichen Erfahrung der Entscheidenden getroffen. Recruitment Analytics ermöglicht es, diesen Entscheidungsgrundlagen handfeste Informationen hinzuzufügen.

So können fundierte, datengestützte Entscheidungen in Bezug auf neue Mitarbeiter:innen, die Kommunikation von Entscheidungen im Recruiting sowie die unternehmensinterne Zusammenarbeit getroffen werden. Mit Recruitment Analytics können Prognosen erstellt und wiederkehrende Muster in den Daten gefunden werden, die gegebenenfalls auf Probleme und Optimierungspotenzial hinweisen.

Wenn beispielsweise mehrere neu Eingestellte dein Unternehmen in den ersten drei Monaten wieder verlassen, dann deutet dies darauf hin, dass etwas bereits im Recruiting-Prozess oder während der Einarbeitung schief gelaufen ist. Es könnte sein, dass die Jobbeschreibung in deiner Stellenanzeige nicht ausreichend mit den eigentlichen Aufgaben übereingestimmt hat, dass du nicht die richtige Person für den Job finden konntest oder dass du den Onboarding-Prozess verbessern solltest.

Mit Recruitment Analytics hast du also die Möglichkeit, dein Recruiting im Auge zu behalten, zu kontrollieren und, wenn nötig, nachhaltig zu optimieren. Dafür kannst du beispielsweise Daten darüber, wie lange es gedauert hat, eine Stelle zu besetzen, über eine bestimmte Zeit hinweg betrachten und in Zukunft durch geeignete Maßnahmen verkürzen.

Du kannst als Personaler:in viele Fragen mit Recruitment Analytics beantworten, auf die ohne die Analyse dieser relevanten Daten wohl kaum eine Antwort zu finden wäre, – und sie dann durch passende Maßnahmen optimieren. Wir haben die beispielhaft ein paar Fragen genannt, die du mit Recruitment Analytics beantworten kannst:

  • Welcher Kanal passt für mein Unternehmen am besten? Über welche Kanäle finde ich die passendsten Bewerber:innen?
  • Was ist die Cost-per-Hire für eine bestimmte Position? Wie viel kann ich demnach für die Buchung einzelner Recruiting-Kanäle ausgeben?
  • Welche Merkmale haben die für mich passendsten Kandidat:innen?
  • An welchem Schritt im Recruiting-Funnel verliere ich die meisten Bewerber:innen?

Wenn du diese Fragen mithilfe der Daten deines Unternehmens beantwortet hast, kannst du deine Entscheidungen in der Zukunft nicht nur fundierter treffen, sondern diese Entscheidungen auch bei Gesprächen über das Budget oder gegenüber deiner Führungskraft anhand der Daten gut begründen.

Die Quellen für die meisten relevanten Daten sind:

Recruitment Analytics: Recruiting-Kennzahlen als Werkzeug nutzen

Bei den Recruiting-Kennzahlen oder KPIs handelt es sich um selbst definierte, wichtige Kennzahlen, die du dir im Recruitment Analytics anschauen kannst. Wenn sie richtig eingesetzt werden, sind sie ein wirkungsvolles Werkzeug, um die Abläufe rund um die Personalbeschaffung überprüfen und anschließend optimieren zu können.

Definierst du die Recruiting-Kennzahlen und schaust sie dir regelmäßig an, dann kannst du mit ihnen wichtige Fragen im Recruitment Analytics fundiert beantworten und deine darauf basierten Entscheidungen und Maßnahmen gut begründen. Grundsätzlich ziehlen Recruiting-Kennzahlen auf die Beantwortung der Frage ab: Wie gut ist dein Recruiting?

Recruiting-Kennzahlen werden grundsätzlich in vier Kategorien unterschieden, die dir dabei helfen, einen stabilen Recruiting-Funnel aufzubauen:

Recruitment Analytics – Die vier Kategorien von Recruiting-KPIs

Recruiting-Kennzahlen zeigen dir zuverlässig an, welche Schrauben du drehen solltest, um deinen Prozess effektiver und stabiler zu gestalten – seien es ausbleibende Bewerber:innen, teure Kanäle oder sonstige Problemstellen im Recruiting. Damit sind Recruiting-Kennzahlen elementar für Recruitment Analytics.

Achtung:

Nicht immer lässt sich eine Folge ihrer Ursache ganz eindeutig zuordnen. Hast du identifiziert, dass bei einem Recruiting-Kanal keine Bewerbungen eingehen, muss das nicht direkt an der Effektivität des Kanals liegen, sondern kann mit vielen Faktoren zusammenhängen.

Deshalb ist es wichtig, die Interpretation der Daten kritisch zu hinterfragen und zum Beispiel im Team zu diskutieren.

Erfahre jetzt mehr über KPIs im HR-Controlling.

Recruitment Analytics: Die ideale Vorgehensweise

Bei der Analyse von Daten, die für den Recruiting-Prozess relevant sind, ist es wichtig, sich bereits vorab einen Plan zurechtzulegen. Wir empfehlen, in drei Schritten vorzugehen:

Schritt 1: Unternehmensinterne Daten sammeln

Im ersten Schritt solltest du alle unternehmensinternen Daten sammeln, die für den Recruiting-Prozess relevant sind. Zu diesen Daten gehört beispielsweise die Anzahl ausgeschriebener und besetzter Jobs, die Recruiting-Funnel-Conversion, die Opportunitätskosten, die ausgegebenen Kosten und daraus errechnete Cost-per-Hire, die Time-to-Hire und die Quelle der Einstellung (Source-of-Hire).

Die meisten Daten, die in diesem Schritt gesammelt werden, sind relativ leicht mithilfe deines Bewerbermanagementsystems, das auch als Applicant-Tracking-Systems (ATS) bezeichnet wird, zu erfassen.

Interessierst du dich für Bewerber-Tracking? Dann schau in unserem Artikel Bewerber-Tracking: Das musst du beachten vorbei und finde heraus, wie du besser nachvollziehen kannst, welche Kontaktpunkte Bewerber:innen in deinem Unternehmen haben.

Verwendet dein Unternehmen bereits ein ATS, kannst du die Daten – je nach Funktionalität – daraus meist ablesen, wenn das Bewerbermanagementsystem bereits eine Weile im Einsatz war und somit Zeit hatte, die notwendigen Daten verlässlich zu sammeln.

Wird in deinem Unternehmen noch kein ATS verwendet, ist es sinnvoll, dir jetzt ein ATS zuzulegen, da dir bereits jetzt wichtige Daten fehlen. Also je früher, desto besser! Du kannst einfach auf ein Bewerbermanagementsystem, wie das kostenlose ATS von Workwise, zurückgreifen. Hier werden viele für dich relevante Daten automatisch gesammelt und dir zur Verfügung gestellt.

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Schritt 2: Erweiterte Daten sammeln

Im zweiten Schritt geht es darum, erweiterte Daten zu sammeln, die für Recruitment Analytics wichtig sind. Dazu zählen beispielsweise auch Daten in Bezug auf die Candidate Experience deiner Bewerber:innen, die du durch Umfragen herausfinden kannst.

Bei diesen Umfragen kannst du auch darauf achten, nach den Erfahrungen und der Wahrnehmung deiner Kandidat:innen in den verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses zu fragen und diese zu dokumentieren. Deine Analyse wird dadurch noch detaillierter und du kannst deine Kennzahlen besser interpretieren.

Weitere Beispiele für Daten, die du im zweiten Schritt sammeln solltest, sind die Daten, die dir von externen Faktoren vorgegeben werden. Hierbei handelt es sich beispielsweise um die Kosten pro Kandidat:in pro Kanal, die ersparten Kosten und die Daten in Bezug auf den Erfolg deines Employer Brandings im Recruiting, wie etwa die Wahrnehmung deiner Arbeigebermarke im Umfeld bei Jobsuchenden.

Schritt 3: Daten analysieren

Im dritten Schritt werden die gesammelten Daten, sowohl die unternehmensinternen als auch die erweiterten, analysiert, Kennzahlen berechnet und ausgewertet – und wo notwendig optimiert.

Auf der Grundlage dieser Daten kannst du Prognosen erstellen, die für die weitere Planung des Unternehmens wichtige Hinweise liefern können. Nach der Analyse der Daten kannst du Strategien entwickeln, wie mit aktuellen Problemen, die durch die Datenanalyse erkannt wurden, oder zukünftiger Personalplanung umgegangen werden soll.

Du hast außerdem die Möglichkeit, auf Basis der ausgewerteten Daten die Time-to-Hire vorherzusagen und somit deine Personalplanung effizienter zu gestalten. Auch dein Recruiting-Prozess als Ganzes kann nun verbessert werden, sodass die Abläufe reibungsloser verlaufen und der Recruiting-Funnel durch geeignete Maßnahmen optimiert werden kann.

Vorteile von Recruitment Analytics

Die Analyse von Daten, die für das Recruiting relevant sind, hat für dich einige entscheidende Vorteile – ein paar davon kennst du sicherlich oder sind bereits aus dem Artikel hervorgegangen.

Du kannst mithilfe von Recruitment Analytics zum Beispiel Aussagen über Entwicklungen treffen, die in der Zukunft liegen, und deine Unternehmensplanung, insbesondere die Personalplanung, dementsprechend anpassen. Außerdem kannst du dein Recruiting insgesamt optimieren und somit nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen.

Du hast zudem die Möglichkeit, auf Basis deiner Analyse Talente gezielt kontaktieren zu können, an den Kontaktpunkten, an denen sie sich wirklich aufhalten und nach Jobangeboten suchen.

Zusätzlich kannst du nicht nur die Zufriedenheit deiner Bewerber:innen, sondern durch unternehmensinterne Umfragen auch die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen mit dem Recruiting-Prozess aus ihrer Perspektive erfragen und so die Mitarbeiterbindung an dein Unternehmen stärken. Du hast dabei außerdem die Möglichkeit, Rückschlüsse darauf zu ziehen, warum beispielsweise die Time-to-Hire sehr lang ist, wenn etwa viele Führungskräfte angeben, dass sie nicht rechtzeitig eine Einladung zum Bewerbungsgespräch erhalten.

Es bietet sich auch an, deine Mitarbeitenden nach ihrer Meinung zu dem Onboarding-Prozess zu fragen, den sie durchlaufen haben, und diesen gegebenenfalls anhand der Antworten zu optimieren.

Durch die richtige Verwendung von Recruitment Analytics kannst du im Recruiting-Prozess nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch passende Mitarbeiter:innen schneller finden und sie langfristig an dein Unternehmen binden. Ein Bewerbermanagemensystem wird dir hierbei die Arbeit erleichtern. Alternativ kannst du deine Bewerbungen natürlich auch manuell tracken.

Nutze jetzt die kostenlose Excel-Vorlage, um dein Bewerbermanagement selbst effektiv zu organisieren:

Veröffentlicht am 23.11.2021, aktualisiert am 04.02.2023

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