Offboarding: So gelingt die Verabschiedung von Mitarbeitenden

Das Onboarding machst du ganz einfach mit Links, doch beim Abschied von Mitarbeitenden fehlt dir noch der Überblick? Dann bist du hier genau richtig. In diesem Artikel erfährst du warum Offboarding wichtig ist und wie du deinen Offboarding Prozess angenehm und effektiv gestaltest.

Was ist Offboarding und warum ist es so wichtig?

Offboarding oder auch Exit-Management ist ein Bestandteil des Personalmanagements und damit der Mitarbeiterführung. Dabei beschreibt es die organisatorischen Aspekte, sowie die Koordination des Austritts der Mitarbeiter:innen und die damit verbundenen Aufgaben. Aber auch emotionale Aspekte wie – Warum wurde gekündigt? – spielen eine wichtige Rolle.

Während das Onboarding bereits zum Arbeitsalltag von Personalern gehört, bleibt das Offboarding oft zu kurz auf der Strecke. Die meisten denken bei dem Begriff Offboarding an lästigen Papierkram und eine unangenehme Verabschiedung, die so schnell wie möglich hinter sich gebracht werden sollte. Doch gerade das Offboarding bietet dir eine ideale Möglichkeit nicht einfach nur den Papierkram effektiv und schnell abzuarbeiten, sondern gleichzeitig deine Arbeitgebermarke zu stärken.

Auch wenn ein Abschied von Angestellten das Ende des Arbeitsverhältnisses bedeutet, beeinflusst du mit jeder Entscheidung – bewusst oder auch unbewusst – dein Recruiting für die Zukunft. Fühlen sich ehemalige Mitarbeiter:innen bis zum Ende wertgeschätzt, wirkt sich das positiv auf dein Employer Branding aus: Denn gerade ein Jobwechsel bietet Gesprächsstoff mit Freunden und Bekannten und beeinflusst somit die Meinung deines Umfelds.

Mache dir also bewusst, dass Offboarding nicht nur Papierkram bedeutet, sondern du den Abschied von ehemaligen Angestellten auch als wichtiges Recruiting Element nutzen kannst und dadurch später zum Beispiel eine höhere Zahl an Bewerber:innen erreichen kannst.

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Organisation auf der persönlichen Ebene

Bei der persönlichen Ebene handelt es sich um wichtige Schritte, die den Angestellten zeigen, dass diese wertgeschätzt werden und ihre Meinung bis zum Ende zählt. Der Abschied soll so angenehmen wie möglich gestaltet werden. Die zwischenmenschlichen Verbindungen stehen im Vordergrund.

1. Austrittsgespräch: Je nach Ausgangslage kann das Austrittsgespräch von den Vorgesetzten geführt werden oder aber auch der HR Abteilung. Größere Firmen nutzen auch das Angebot von Externen, wobei diese einen hohen Kostenpunkt darstellen.
Ist das Verhältnis zwischen der verlassenden Person und den Vorgesetzten geschädigt und/oder es besteht keine Vertrauensbasis, sollte unbedingt eine neutrale Person das Gespräch übernehmen. Dadurch wird Ehrlichkeit gefördert und der gesammelte Frust nicht auf das Gespräch projiziert.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Generell solltest du versuchen, während des Offboardings persönliche Differenzen unter den Tisch zu kehren und neutral und professionell zu bleiben.</p></div>

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Ziel des Gesprächs ist es folgende Fragen zu klären, falls diese nicht bereits auf der Hand liegen:

• Warum verlässt die Person das Unternehmen?
• Was lief besonders gut aus der Sicht des Angestellten?
• Was lief nicht so gut und wie könnte das Unternehmen dies verbessern?
• Was hätte sich die Person vom Unternehmen gewünscht?
• Wie war das Arbeitsumfeld?
• Gibt es Unstimmigkeiten im Team?
• Weiteres Feedback?

Nachdem du diese Fragen geklärt hast, solltest du die nächsten Schritte der kommenden Tage genauer erläutern und den Angestellten Neuerungen rechtzeitig zukommen lassen.

2. Team informieren: Sobald feststeht, dass eine Person das Team verlässt, solltest du mit dieser Person besprechen, ob du oder sie selbst dem Team die Neuigkeiten verkündet. Dabei solltest du rechtzeitig Rücksprache halten, um Gerüchte zu vermeiden.

3. Abschiedsfeier: Gerade für Angestellte, die eine längere Zeit im Unternehmen angestellt waren, werden heutzutage Abschiedsfeiern veranstaltet. Dabei solltest du vorab klären, wer für welche Organisation zuständig ist. Wer kümmert sich um den Raum? Wer übernimmt Essen und Getränke? Zum Abschied kann auch eine Flasche Wein oder Sekt, Blumen, ein kleines Geschenk oder eine Karte mit der Unterschrift aller Teammitglieder überreicht werden.

Tipp: Schicke zuvor nochmal eine Sammelmail mit Datum und Uhrzeit an alle Teammitglieder, damit jeder informiert ist.

4. Outplacement: Durch ein Outplacement kannst du die ausscheidenden Mitarbeiter:innen bei ihrer beruflichen Neuorientierung unterstützen. Ein Vorteil hierbei ist, dass dies ehemaligen Mitarbeiter:innen besonders im Gedächtnis bleibt, da du dich offensichtlich auch für deren Zukunft einsetzt.

5. Weiteren Kontakt pflegen: Der Kontakt zu ehemaligen Angestellten kann für dich vorteilhaft sein. Schließlich könnten ehemalige Mitarbeiter:innen später erneute Angestellte werden oder vielleicht auch auf andere Weise Türen öffnen, an die du nicht gedacht hast. Um in Kontakt zu bleiben bieten sich besonders gut Alumni-Netzwerke, Newsletter oder auch Einladungen zu Firmenveranstaltungen an. Dadurch bleiben die ehemaligen Angestellten auf dem Laufenden und haben die Möglichkeit Kontakt aufzunehmen, wenn dies erwünscht ist.

Organisation auf der sachlichen Ebene

Bei der Organisation der sachlichen Ebene werden alle Formalitäten erledigt. Diese sind Voraussetzung für einen erfolgreichen Austritt und eine effektive Übergabe der Aufgaben.

1. Technisches Offboarding:

• Rückgabe von Firmeneigentum (Laptop, Maus, Kopfhörer, …)
• Schlüsselrückgabe
• Zutrittsrechte und Zugriffsrechte entziehen

Damit du beim Offboarding genau weißt, welche Gegenstände der Mitarbeiter erhalten hat, kannst du diese beim Onboarding in einem Rückgabeprotokoll festhalten

2. Arbeitszeugnis und Referenzen: Stelle den Angestellten rechtzeitig ein Arbeitszeugnis, Empfehlungsschreiben und alle weiteren nötigen Dokumente aus. Die Mitarbeitenden sind nach Erhalt des Arbeitszeugnisses meist ehrlicher, da sie nichts zu befürchten haben.

3. Übergabe der Aufgaben:

• Dokumentiere das Aufgabengebiet, welches der:die Angestellte übernommen hatte. Dabei ist eine genaue Auflistung aller Aufgaben sinnvoll, um somit eine gute Übergabe an die nächsten Angestellten zu garantieren.
• Du solltest dir auch überlegen, wer die Aufgaben in der Zukunft übernehmen soll. Brauchst du jemand für eine zwischenzeitliche Lösung? Möchtest du die Aufgaben auf mehrere Personen aufteilen?
• Wenn möglich, binde die Angestellten, welche das Unternehmen verlassen, in die Nachfolger:in Suche und Einarbeitung mit ein. Dadurch gelingt der Übergang schneller, da wichtiges Wissen nicht verloren geht und nicht erst angeeignet werden muss.

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<div class="blog_primary-box">Arbeitet die Person, die das Unternehmen verlässt mit Kunden zusammen, sollte der:die Angestellte die Kunden selbst informieren. Außerdem ist es wichtig den Kunden eine neue Ansprechperson bereitzustellen und über den weiteren Verlauf zu informieren.</div>

4. Aktualisiere alle Unterlagen:

Da der Vertrag zu Ende geht, solltest du alle Unterlagen aktualisieren und ausstehende Ansprüche geltend machen. Folgende Unterlagen sind dabei relevant:

• Gehaltsabrechnung
• Weitere finanzielle Ansprüche
• Steuerbelege
• Urlaubstage
• Offenstehende Kostenerstattungen

5. Bewertungen: Du kannst die Angestellten vor Austritt bitten dich bei Bewertungsportalen wie kununu und glassdoor zu bewerten. Bei einem guten Offboarding Prozess, ist die Person eher bereit, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und die Situation genau zu schildern. Dies kommt deiner Arbeitgebermarke zu gute, schließlich informieren sich heutzutage immer mehr Menschen über das Internet.

Offboarding und die Corona Krise:

Die Corona-Krise fordert neue Wege und Möglichkeiten von uns und auch beim Offboarding müssen neue Alternativen geschaffen werden. Damit ein Abschied von Angestellten auch hier gelingt, solltest du auf die folgenden Punkte achten:

• Während unter den normalen Umständen eine Abwicklung per Video-Chat ein absolutes No-Go darstellt, kannst du dir diese Option in der Corona-Krise offen halten. Allerdings solltest du deinen Angestellten weiterhin die Möglichkeit geben, sich vom Team angemessen zu verabschieden.
• Statts einer Abschiedsfeier vor Ort, kannst du eine Videokonferenz mit dem Team organisieren. Je nach Zeitrahmen und Budget bietet sich auch ein gemeinsames Kochen oder Zusammenmischen von Getränken per Video an.
  Die Abschiedskarte kannst du direkt nach Hause schicken. Durch diese kleine Aufmerksamkeit, hinterlässt du einen guten Eindruck bis zum Schluss.
• Überlege dir, wie du das technische Offboarding gestalten möchtest. Über einen Abholservice des Firmeneigentums im Homeoffice, wird sich die Person sicherlich freuen.

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