Die Personalabteilung ist ein wichtiger Teil des strategischen Managements eines Unternehmens. Denn: Für den langfristigen Unternehmenserfolg ist es notwendig, die wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens – die Mitarbeiter:innen – erfolgreich zu gewinnen, optimal zu entwickeln und zielgerichtet einzusetzen.

Wie kannst du die Organisation deiner Personalabteilung gestalten? Wir haben wichtige Infos und Tipps für dich gesammelt und zeigen dir, was du bei Aufbau und Struktur der Abteilung beachten musst.

Die Personalabteilung: Definition und Aufgabenbereiche

Die Personalabteilung ist für alle Themen rund um das Personal – also alle Angestellten eines Unternehmens – verantwortlich. Die Aufgaben der HR-Abteilung werden unter dem Begriff Personalmanagement oder auch Human Resource Management (HRM) zusammengefasst.

Die Aufgabenbereiche des Personalmanagements sind vielfältig. Vom Recruiting bis zur Kündigung liegen alle mitarbeiterbezogenen Aufgaben im Arbeitsbereich der Personalabteilung.

Eine Abbildung, die das Personalmanagement unterschieden in den Fokus außerhalb und den Fokus innerhalb des Unternehmens.

Administrative Aufgaben:

Personalverwaltung: Vor allem Routineaufgaben wie das Erstellen von Verträgen und Kündigungen sowie die Pflege von Personalakten gehören zu den administrativen Aufgaben der HR-Abteilung. Auch Meldebescheinigungen für Behörden und Mitarbeiteranträge, beispielsweis für Urlaube oder Weiterbildungen werden in der Personalverwaltung bearbeitet.
Gehaltsabrechnungen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind ebenso Aufgaben der Personalabteilung. Meist kommt hier, wie auch bei anderen administrativen Arbeiten, spezielle HR-Software zum Einsatz, mit der du diese Aufgaben automatisiert und effizient erledigen kannst – dazu später mehr.

Strategische Aufgaben:

Personalbedarfsplanung: Wie viele und welche Mitarbeiter:innen werden in den einzelnen Abteilungen deines Unternehmens gebraucht? Mit der richtigen Personalbedarfsplanung stellst du sicher, dass dein Unternehmen jederzeit ausreichend Arbeitskräfte mit den passenden Qualifikationen zur Verfügung hat, um die Unternehmensziele zu erreichen.
Personaleinsatzplanung: Mitarbeiter:innen sollten so effizient wie möglich im Unternehmen eingesetzt werden. Wo können Teammitglieder ihre Fähigkeiten bestmöglich einbringen? Mit einer optimalen Einsatzplanung kannst du Überkapazität und Engpässe vermeiden.
Personalgewinnung: Das Recruiting neuer Mitarbeiter:innen gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung. Darunter fallen alle Maßnahmen, um potenzielle Bewerber:innen auf verschiedenen Kanälen zu erreichen und neue Mitarbeiter:innen für das Unternehmen zu gewinnen.
Personalentwicklung: In einem zukunftsorientierten Unternehmen ist die stetige Fort- und Weiterbildung der Angestellten zentral und gehört zu einer erfolgreichen Unternehmensstrategie dazu. Mit den passenden Entwicklungsmaßnahmen können die Stärken der Mitarbeiter:innen gefördert und Schwächen entgegengewirkt werden. Wichtig sind neben Trainings auch Feedback- und Evaluationsstrukturen, um eine stetige Entwicklung der Teammitglieder sicherzustellen.
Personalcontrolling und People Analytics: Auch wenn für Personalentscheidungen die menschliche Komponente wichtig ist: Mittlerweile können personalbezogene Entscheidungen mithilfe von Datenanalysen unterstützt und optimiert werden. Durch Personalcontrolling behältst du wichtige Kennzahlen im Blick, mithilfe von People Analytics kannst du Zusammenhänge und Strukturen im Unternehmen analysieren und dieses Wissen strategisch für dich nutzen. Egal ob es dabei um das Recruiting, die Mitarbeiterzufriedenheit, die Mitarbeiterstruktur oder die Fluktuationsrate geht: Datenbasierte Analysen helfen dir dabei, entsprechende Maßnahmen zu finden, um Personalprozesse und -entscheidungen zu optimieren. Auch auf Workwise kannst du Datenanalysen nutzen, um deinen Recruiting-Prozess zu verbessern – mehr Infos dazu findest du hier.

Personalmarketing:

Leistungen für Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung: Welche Angebote kannst du Mitarbeiter:innen machen, damit sie sich im Unternehmen wohlfühlen? Auch das gehört zum Job eines Personalangestellten dazu. Verschiedenste Maßnahmen wie Gesundheitsvorsorge, ein Jobrad, individuelle Coachings und Entwicklungsmöglichkeiten, aber auch Kleinigkeiten wie kostenlose Snacks und Getränke am Arbeitsplatz sind Beispiele hierfür. Auch gut organisierte Onboardingprogramme können helfen, Angestellten direkt den Zugang zum Unternehmen und der Unternehmenskultur zu erleichtern und von Anfang an für ein gutes Arbeitsklima zu sorgen.
Employer Branding: Die Arbeitgebermarke hängt stark mit dem vorherigen Punkt zusammen, ist jedoch auf die Bewerber:innen eines Unternehmens ausgerichtet. Wie kann das Unternehmen nach außen hin auf potenzielle Mitarbeiter:innen attraktiv wirken? Als Personaler:in bist du dafür verantwortlich, entsprechende Maßnahmen zu entwickeln und deine Arbeitgebermarke stark zu machen.

Du willst mehr über das Personalmanagement und die Aufgaben im HR-Bereich erfahren? Dann schau dir doch mal den Artikel Personalmanagement genauer an.

<div class="blog_primary-box"><h2>Selmas Erfolgsgeheimnis: Erst HR-Groundwork, dann Employer Branding</h2><p>Als HR Lead begleitet Selma das Mannheimer Startup SNOCKS von „Haben eigentlich alle, die hier sitzen, einen Arbeitsvertrag?” bis zu einer der bekanntesten Employer Brands im Netz.</p><p>Entscheidend ist, was dazwischen passiert.</p><p>Und das ist zunächst einmal: „rudimentäre Groundwork.”</p><p>Denn du „kannst du so viel Employer Branding machen und LinkedIn-Posts schreiben, wie du willst” – wenn nichts dahinter steckt, bringt dir die beste Employer-Branding-Kampagne nichts.</p><p>Workwise-Gründer und Podcast-Host Martin hat euch Selma ans Mikrofon geholt und sie nach ihrem HR-ABC gefragt:</p>

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Warum ist eine strukturierte HR-Abteilung so wichtig?

Es wird deutlich: Die Personalabteilung nimmt einen wichtigen Stellenwert in der gesamten Unternehmensorganisation ein und ist für einen reibungslosen Arbeitsalltag unabdingbar. Damit an den richtigen Stellen im Unternehmen stets ausreichend qualifizierte Arbeitskräfte zur Verfügung stehen, muss die HR-Abteilung entsprechend gut strukturiert und organisiert sein.

Doch auch für einen anderen Aspekt ist eine gut organisierte Personalabteilung wichtig: Die Unternehmenskultur.

In kleinen Unternehmen oder Startups herrscht oft eine starke Unternehmenskultur – bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen wird neben dem Knowhow vor allem auf den Cultural Fit geachtet. Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr verliert sich jedoch diese persönliche Note und damit oft auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Was das bedeutet? Die Personalabteilung muss sich aktiv um die Unternehmenskultur, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Mitarbeiterbindung kümmern und sich entsprechende Maßnahmen überlegen.

Dazu muss die entsprechende Nähe zu den Angestellten hergestellt werden. Die Personalabteilung fungiert also als eine Art Bindeglied zwischen Unternehmen und Mitarbeiter:innen und ist dafür zuständig, auf die Wünsche und Belange beider Parteien einzugehen und zwischen ihnen zu vermitteln.

Dafür ist eine Professionalisierung der HR notwendig: Personalprozesse müssen von nun an strukturiert, standardisiert und effizient ablaufen, damit die Abteilung auch all ihren nicht-administrativen Aufgaben nachkommen kann – und auch alle Datenschutzrichtlinien erfüllt und lückenlos nachweisbar sind.

Denn eine weitere Aufgabe der HR ist die Pflege und der Schutz der Personaldaten der Mitarbeitenden. Hierbei ist es besonders wichtig, dass deine Mitarbeitenden im Datenschutz geschult sind und die Personalabteilung gut organisiert ist – sonst drohen hohe Bußgelder.

Erfahre jetzt mehr darüber, was du im Datenschutz in deiner Personalabteilung beachten musst.

Personalabteilung organisieren: 5 Tipps für eine gute Struktur

Größe der Personalabteilung:

Zunächst einmal solltest du dir genau überlegen, wie viele Mitarbeiter:innen die Personalabteilung umfassen sollte, damit eine gute Struktur und Organisation gewährleistet werden kann.

Laut der Studie Workfare Analytics ist der Bedarf je nach Unternehmensgröße unterschiedlich und liegt im Durchschnitt bei 3 - 4 HR-Mitarbeiter:innen pro 100 Angestellten. Diese Angabe ist natürlich auch abhängig davon, wieviel Arbeit im Unternehmen outgesourct wird oder automatisiert abläuft – und wie die Unternehmensziele aussehen. Werden beispielsweise ständig neue hoch qualifizierte Fachkräfte benötigt, ist eine gut aufgestellte Personalabteilung mit vielen Mitarbeiter:innen enorm wichtig.

Struktur der Personalabteilung entwickeln:

<ol><li><b>Bestandsaufnahme:</b> Zunächst solltest du alle konkreten Aufgaben und Themen identifizieren und den jeweiligen Umfang sammeln: <ul><li>Welche Themen sind aktuell, orientiert an den Zielen?</li><li>Welche konkreten Aufgaben und Maßnahmen fallen an? </li><li>Welche Themen kommen aktuell zu kurz, sollten aber in der Zukunft angegangen werden</li></ul></li><li><b>Ziele setzen:</b> Wie bei jedem anderen Projekt solltest du auch bei der Organisation der Personalabteilung konkrete Ziele festlegen und dir überlegen, wie du quantitativ den Fortschritt messen kannst. Damit fällt es dir leichter, im Anschluss Maßnahmen zu ergreifen, die für die Erreichung der Ziele notwendig sind. Ziele könnten beispielsweise sein: <ul><li>HR-Mitarbeiter:innen entlasten durch neue Prozessabläufe: Administrative Arbeiten effizienter erledigen, z.B. durch Digitalisierung von Prozessen</li><li>Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung verbessern: z.B. durch die Entwicklung flexibler Arbeitszeitmodelle</li><li>Recruiting neuer qualifizierter Mitarbeiter:innen</li><li><a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalauswahl/self-service-recruiting" target="_blank">Self-Service-Recruiting</a> einführen</li><li><a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/employer-branding/candidate-experience" target="_blank">Candidate Experience</a> verbessern</li><li>Weiterbildung der Mitarbeiter:innen verbessern</li><li>...</li></ul></li><li><b>Aufgaben und Rollen strukturieren</b>: Die Aufgaben sollten nun in verschiedene Bereiche organisiert werden. Am Besten teilst du sie in verschiedene Cluster ein, beispielsweise in übergeordnete Themen wie Employer Branding, Recruiting, Personaldatenverwaltung, Gesundheitsvorsorge usw. Du kannst dich dabei grob an unserer Auflistung im Abschnitt Aufgabenbereiche der Personalabteilung orientieren. Zu jeder wichtigen, übergeordneten Aufgabe kannst du dann einzelne Punkte setzen: <ul><li>Priorität der Aufgabe (hier bietet sich eine <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/organisationsentwicklung/eisenhower-matrix" target="_blank">Eisenhower Matrix</a> an)</li><li>Notwendige Unteraufgaben, Maßnahmen und Prozesse</li><li>Benötigte Ressourcen und Mitarbeiter:innen</li><li>Zusammenhänge zwischen Aufgaben und Rollen identifizieren (z.B. Employer Branding und Recruiting für eine konsistent positive Candidate Experience)</li></ul></li></ol><div class="blog_primary-box"><p>Wichtig: Bedenke dabei auch, wie sich das Unternehmen entwickeln soll. Ein starkes Wachstum wird in naher Zukunft beispielsweise einen höheren Umfang einzelner Aufgaben bedeuten und sollte deshalb in der Ressourcen- und Rolleneinteilung beachtet werden.</p><p>Das Modell der <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/organisationsentwicklung/teamrollen-nach-belbin" target="_blank"><strong>Teamrollen nach Belbin</strong></a>, das von dem englischen Wissenschaftler Meredith Belbin entwickelt wurde, hilft dir dabei, die Rollen deiner Mitarbeiter:innen festzulegen und ein effizientes Team aufzubauen.</p></div><ol start="4"><li><b>Umstrukturierungen</b>: Aus der erarbeiteten Struktur können anschließend einzelne Rollen erarbeitet werden. Welches Teammitglied übernimmt welche Aufgabe? Es ist wichtig, feste Verantwortlichkeiten zuzuteilen, damit Prozesse schnell und effizient ablaufen können. Je nach Unternehmensgröße und Umfang der Personalabteilung können auch zwei oder mehr Cluster bei einer Person liegen. Folgende Fragen sind an dieser Stelle wichtig: <ul><li>Werden neue Mitarbeiter:innen oder Ressourcen gebraucht? Wenn ja, wo werden sie in der aktuellen Struktur eingeordnet und welche Rollen übernehmen sie?</li><li>Ergeben sich ggf. Schnittstellen, z.B. zwischen <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/employer-branding/employer-branding-prozess" target="_blank">Employer Branding</a> und Marketing?</li><li>Werden neue Tools benötigt? </li></ul></li></ol><div class="blog_primary-box"><p><b>Tipp</b>: Die Erstellung eines <b>Organigramms</b> kann dabei helfen, die Struktur der Abteilung darzustellen und den Überblick zu behalten. Indem Aufgaben und Verantwortlichkeiten übersichtlich dargestellt werden, können Teammitglieder auf einen Blick erkennen, an welche Kollegen sie sich bei Fragen, administrativen Angelegenheiten oder Feedback wenden können. Das kann vor allem bei einem starken Unternehmenswachstum helfen, den Überblick über die Struktur zu bewahren.</p></div><ol start="5"><li><b>Prozesse definieren:</b> Im Anschluss sollte jeder noch so kleine Prozess der Personalabteilung genau definiert werden. Feste Abläufe sind wichtig, um die Struktur zu bewahren und für effiziente Arbeit zu sorgen. Wichtig: Orientiere dich an deinen zu Beginn festgelegten Prioritäten. Welche Bereiche sind entscheidend und müssen besonders effizient geplant und strukturiert werden? Dort solltest du unbedingt deinen Fokus setzen. Prozessdefinitionen könnten beispielsweise folgende Aspekte beinhalten: <ul><li>Kanäle für das Recruiting recherchieren und festlegen</li><li>Recruiting-Services, beispielsweise von <a href="https://hire.workwise.io/" target="_blank">Workwise</a>, nutzen</li><li>Erstellen von Anforderungsprofilen und Stellenbeschreibungen</li><li>Ausarbeitung von Standardverträgen</li><li>Festlegen auf Mitarbeiterentwicklungsprogramme</li></ul></li><li><b>Feedback und Evaluation</b>: Geschafft: Die Struktur der Abteilung steht. Dennoch solltest du dich darauf nicht ausruhen – denn Aufgaben und Prioritäten ändern sich ständig und dementsprechend sollte auch die Vorgehensweise permanent evaluiert und angepasst werden. Das Gute an einer festen Struktur ist jedoch, dass sie eine stabile Grundlage für Veränderungen darstellt und du damit flexibel auf neue Situationen reagieren kannst. Hole dir am Besten permanent Feedback von deinem Team und anderen Angestellten ein, um die Organisation der Abteilung stetig zu verbessern und an aktuelle Anforderungen anpassen zu können.</li></ol>

Tipps für den Aufbau von Personalabteilungen in kleinen Unternehmen

Ist ein Unternehmen gerade erst im Aufbau oder hat nur wenige Mitarbeiter, wirkt sich das natürlich auch auf die Personalstruktur aus. Wie kannst du deine Personalabteilung trotzdem so aufbauen, dass das Personalmanagement organisiert und strukturiert abläuft? Wir haben einige Tipps für dich gesammelt:

Statt eines festangestellten HR-Teammitglieds hast du die Möglichkeit, ein Assistent:innen – auch beispielsweise in Form von Werkstudierenden – zu beschäftigen, die dich bei Routinearbeiten und Verwaltung unterstützen. Oft reichen schon ein paar Stunden die Woche aus, um dir einen Großteil der Arbeit abnehmen zu können – so kannst du dich ganz entspannt mit strategischen Themen wie dem Recruiting befassen und sparst nebenher Kosten.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Verwaltung des Personals innerhalb des Unternehmens zu lassen und stattdessen (externe) Recruiter:innen miteinzubeziehen. Vor allem wenn du als Unternehmen schnell wachsen willst und dementsprechend viele qualifizierte Mitarbeiter:innen in einer kurzen Zeit benötigt, ist es sinnvoll, Spezialist:innen ran zu lassen.

Digitale Unterstützung: Darum sind Bewerbermanagementsysteme und Co. sinnvoll

Digitale Tools und HR-Software können einen enormen Beitrag zur täglichen Personalarbeit leisten und dir so eine Menge Zeit, Ressourcen und Arbeit sparen – deswegen solltest du sie in der Organisation der Personalabteilung unbedingt mit einplanen.

Beinahe für jeden HR-Prozess gibt es Software, die Abläufe automatisieren und standardisieren kann. Informiere dich jetzt über die HR-Digitalisierung und optimiere deine Prozesse!

HCM-Systeme automatisieren administrative Prozesse und bieten die Möglichkeit, Personaldaten zentral zu verwalten und organisieren, wodurch du viel Zeit und Ressourcen einsparen kannst.

Bewerbermanagementsysteme sind hilfreiche Tools, um dein Recruiting so effizient wie möglich zu gestalten und das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen. Erfahre hier mehr über die Implementierung eines Bewerbermanagementsystems.

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Personalaufgaben outsourcen: Diese Möglichkeiten gibt es

Oft stößt die Personalabteilung, besonders bei schnellem Wachstum, trotz softwaregestützter Prozesse an ihre Grenzen. Nicht immer ist es sinnvoll, direkt viele neue HR-Mitarbeiter:innen einzustellen. Auch Outsourcing von Aufgaben kann eine Lösung sein.

Welche Aufgaben sind dafür sinnvoll? Vor allem komplexe Themen, die selbst mit einer geeigneten Software schwierig zu bearbeiten sind, eignen sich zum outsourcen:

Sozialversicherungsangelegenheiten sind beispielsweise oft komplex, da sich gesetzliche und tarifliche Regelungen stetig ändern. Hier können auch Personalberatungen nützlich sein, die dich bei schwierigen Themen unterstützen können.
Personalberater:innen bieten dir professionelle Hilfe bei wichtigen Personalentscheidungen. Viele HR-Beratungen bieten auch Konzepte zur Mitarbeiterbindung an, welche du für dein Unternehmen nutzen kannst, ohne selbst eine Strategie entwickeln zu müssen.
Externe Coaches kannst du einsetzen, um Mitarbeiterangelegenheiten und Konflikte zwischen Angestellten zu lösen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Personalvermittlungen unterstützen dich als Recruiting-Spezialisten bei der Suche nach qualifiziertem Personal und sorgen dafür, dass du auch in schwierigen Märkten oder in kurzer Zeit die richtigen Mitarbeiter:innen für dein Unternehmen findest.

Übrigens: Workwise ist der Recruiting-Spezialist für die Suche nach qualifiziertem Personal. Mit unserer ganzheitlichen Lösung kannst du dein Bewerbermanagement und Recruiting optimieren: Wir wissen genau, auf welchen Kanälen wir potenzielle Bewerber:innen erreichen können und sorgen für einen schnellen, effizienten Recruitingprozess. Dir und den Kandidat:innen stehen die ganze Zeit persönliche Ansprechpersonen zur Verfügung – und das Beste? Wir arbeiten rein erfolgsbasiert.

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