Candidate Experience verbessern: So punktest du bei Bewerber:innen

Beim Wort „Bewerbungsprozess“ denken viele Jobsuchende an einen langwierigen, ernüchternden und anstrengenden Prozess. Unklare Stellenangebote, fehlende Ansprechpersonen, aufwändige Bewerbungsformulare und am Ende nicht einmal eine Antwort – das gibt es noch immer viel zu häufig auf dem Arbeitsmarkt.

Die Folge? Bewerber:innen brechen den Prozess genervt ab, was für dich weniger Bewerbungen und ein negatives Employer Branding bedeuten kann. Im Kampf um qualifizierte Fachkräfte ist es deshalb wichtig, den Bewerber:innen eine gute Candidate Experience während des Bewerbungsprozesses zu bieten.

In diesem Artikel erfährst du alle Infos zur Candidate Experience und kannst dich durch unsere Tipps inspirieren lassen, wie du deinen eigenen Bewerbungsprozess optimal für Kandidat:innen gestalten kannst.

Was ist die Candidate Experience?

Die Candidate Experience beschreibt die Erfahrung, die Bewerber:innen während des gesamten Bewerbungsprozesses machen: Wie nehmen sie den Recruiting-Prozess wahr und wie fühlen sie sich dabei? Sind alle Schritte genau erklärt und das Vorgehen des Bewerbungsprozess transparent und intuitiv?

Dabei kommt es zu vielen verschiedenen Kontaktpunkten zwischen Kandidat:innen und Unternehmen: Vom Kennenlernen des Unternehmens, beispielsweise auf der Webseite, bis hin zum Onboarding. Dieser Weg – die Candidate Journey – sollte so unkompliziert und angenehm wie möglich sein, damit Bewerber:innen nicht auf halbem Weg aufgeben und die Abbruchquote so gering wie möglich ist.

Die Candidate Journey fängt nicht etwa mit der Bewerbung an – wenn du das erste Mal von einem Bewerber oder einer Bewerberin hörst – sondern bereits, wenn diese zum ersten Mal von dir hören. Das ist in der Regel das Stellenangebot, kann aber auch schon davor passieren, beispielsweise durch Produkte, Werbung oder auf Karrieremessen.

Auch eine ansprechende Stellenbeschreibung gehört zur Candidate Experience. Hier findest du praktische Muster für Stellenbeschreibungen, die überzeugen.

Darauf folgt das gesamte Bewerbungsverfahren: Der Kontakt zur Ansprechperson, ein oder mehrere Vorstellungsgespräche, eventuell noch Probearbeiten bis hin zur Vertragsunterschrift. Auch das Onboarding während der ersten Tage im neuen Job spielt eine wichtige Rolle in der Erfahrung, die Kandidat:innen während des Recruiting-Prozesses machen.

Die Candidate Experience ist damit ein wesentlicher Bestandteil deiner Arbeitgeberattraktivität. Erfahre hier, wie du deine Arbeitgebermarke aufbauen und stärken kannst.

Vorteile: Warum ist die Candidate Experience wichtig?

Auf den Punkt gebracht: Weil auch Bewerber:innen es sich leisten können, wählerisch zu sein – vor allem qualifizierte Fachkräfte. Und genau die willst du schließlich, oder?

Eine positive Candidate Experience kann sich rumsprechen und wirkt sich positiv auf deine Arbeitgebermarke aus. Wenn alles passt und die Kandidat:innen mit dem Bewerbungsprozess rundum zufrieden sind, freust du dich über:

• Mehr qualifizierte Bewerbungen
• Sinkende Kosten pro Einstellung
• Schnellere Einstellungen
• Empfehlungen (und dadurch mehr Kandidat:innen)
• Positive Effekte auf die Arbeitgebermarke (Employer Branding) und dein Unternehmensimage sowie Produktmarke

Klar: Je attraktiver das Unternehmen, desto mehr Menschen wollen dort arbeiten. Darauf basiert auch eine gute Recruiting-Strategie. Aber es geht nicht nur um die Menge der Bewerbungen, auch die Qualität steigt. Mehr qualifizierte Bewerbende heißt, dass du schneller passende neue Teammitglieder findest und so die Kosten für den ganzen Bewerbungsprozess senken kannst.

Netter Nebeneffekt: Zufriedene Kandidat:innen empfehlen dich weiter – im besten Fall sogar unabhängig davon, ob sie eine Zusage oder Absage erhalten haben. Das wirkt sich wiederum auf die Bewerberzahl aus und auch potenzielle Kund:innen bekommen ein positives Bild von dir als Unternehmen vermittelt.

Willst du wissen, was Fachleute dazu sagen? Dann lies dir in unserem Experteninterview durch, worauf es bei einer positiven Candidate Experience ankommt.

Eine optimale Candidate Experiencel bedeutet, dass möglichst niemand den Bewerbungsprozess bei dir vorzeitig abbricht und sich anderweitig nach Jobs umsieht. Ob es letztlich zur Einstellung kommt oder nicht, ist erstmal nebensächlich. Bewerber:innen wünschen sich einen schnellen und transparenten Bewerbungsweg und wollen sich jederzeit wertgeschätzt fühlen. Daraus ergeben sich zwei zentrale Fragen: Welche Punkte sind kritisch? Und wie kannst du die Candidate Experience verbessern?

Dazu ist es sinnvoll, alle Touchpoints zu kennen, die es in deinem Bewerbungsprozess zwischen dir und den Kandidat:innen gibt. Überleg dir also, wo und wann Personen auf dein Unternehmen treffen (Tipp: Es sind vermutlich mehr Kontaktpunkte, als du denkst).

Wir gehen davon aus, dass eine Person bereits auf Jobsuche ist und starten auch dort mit der Candidate Journey.

Fakt ist aber: Je größer und bekannter dein Unternehmen ist, desto eher kennen Jobsuchende dich schon vor ihrer Jobsuche – und haben sich bereits eine Meinung über dich gebildet. Deswegen spielen letztlich alle Aspekte eine Rolle, mit denen du dein Unternehmen nach außen hin präsentierst. Darunter fallen beispielsweise auch deine Produkte, Dienstleistungen, Hochschulmarketing, Werbung und Social Media Recruiting. Auch Bewertungen auf Bewertungsplattformen wie Kununu spielen für Kandidat:innen im Bewerbungsprozess eine immer größere Rolle.

Candidate Journey: So läuft der Bewerbungsprozess ab

Sobald Kandidat:innen aktiv auf Jobsuche sind, geht es darum, diese Personen besonders von dir zu überzeugen, damit sie sich bewerben und du neue motivierte Teammitglieder gewinnst. Folgende 6 Touchpoints kommen dabei im Normalfall zustande: die Recherche, das Sammeln von Informationen, die Bewerbung, das Auswahlverfahren und das Ergebnis.

1. Die Recherche: Auf der Suche nach dem perfekten Job

Ist eine Person offen für einen neuen Job, ist der erste wichtige Kontaktpunkt die Stellenanzeige, deine Karriereseite oder – falls du Active Sourcing betreibst – die erste Nachricht.

Die Herausforderung?

Du musst alle wichtigen Infos in einem kompakten Text unterbringen, mit dem du von dir überzeugst und passende Menschen zu einer Bewerbung motivierst. Damit hebst du dich schon mal von vielen anderen Unternehmen ab, denn: Die Kolleg:innen von Employer Telling zeigen in ihrer Studie, dass deutsche Unternehmen mit den immer gleichen Floskeln und lieblos gestalteten Anzeigen versuchen, Bewerber:innen für sich zu gewinnen – mit mäßigem Erfolg, wie der Fachkräftemangel in Unternehmen bestätigt.

Wie du dich wirklich von anderen Unternehmen abhebst und das meiste aus deiner Stellenanzeige machst, findest du hier heraus. Du bist nicht zufrieden mit deiner Karriereseite oder hast noch gar keine? Mit Workwise kannst du unkompliziert und schnell eine eigene Karriereseite erstellen und diese auf deiner Unternehmenswebseite implementieren. Durch unser kostenloses Bewerbermanagementsystem kannst du deine Bewerbungen zentral verwalten und sorgst für kurze Kommunikationswege.

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Manchmal kommt es auch auf einem anderen Weg zum ersten Kontakt zwischen Kandidat:in und dir, beispielsweise über eine Recruiting-Kampagne oder ein Gespräch auf der Jobmesse. Auch hier gilt: Der erste Eindruck zählt. Überzeugst du den Bewerber oder die Bewerberin, so holt dieser oder diese sich im besten Fall weitere Informationen über dich ein – siehe nächster Punkt.

2. Informationsphase

Hat die Person Interesse an dir, wird sie sich – im Normalfall – auf deiner Unternehmenswebseite, deinen Social Media Kanälen und auf Bewertungsplattformen über dich informieren. Dabei stellt sie sich wahrscheinlich folgende Fragen:

• Wer ist das?
• Was machen die?
• Was sagen Bewerber:innen und (ehemalige) Angestellte?
• Passe ich da rein?

Deine Aufgabe an dieser Stelle der Candidate Journey besteht darin, so viele Informationen wie möglich zu liefern. Die Karriereseite deines Unternehmens ist der ideale Ort, um Kandidat:innen zu zeigen, welche Benefits sie bei dir erwarten. Beantworte alle Fragen und zeige auch authentische Einblicke des Unternehmens, beispielsweise mit Fotos und Berichten von Angestellten. Stelle das Team vor, zeige Bilder der letzten Events oder lasse Angestellte in kurzen Videos zu Wort kommen. Dabei solltest du darauf achten, dass dein Unternehmen stets professionell und authentisch rüberkommt. Welche Werte machen dein Unternehmen aus? Welche Unternehmenskultur lebt ihr? Im Idealfall bestätigst du mit deinem Internetauftritt den guten ersten Eindruck des Erstkontakts und zeigst neuen Teammitgliedern, dass sie sich bei dir wohlfühlen werden.

Wenn du junge Bewerber:innen ansprechen möchtest, bietet sich an dieser Stelle auch ein Recruiting Game zum Selbsttest an.

Auf Bewertungsportalen wie Kununu hast du die Möglichkeit, auf Feedback und Kritik einzugehen. Nutze sie. Bei wichtigen Entscheidungen – wie die für einen neuen Job – wird gerne auf die Erfahrungen anderer zurückgegriffen. Weniger optimal ist es, wenn negative Bewertungen unbeantwortet bleiben. Versuche also, stets den Überblick zu behalten und up to date auf allen Portalen und Webseiten zu bleiben.

3. Die Bewerbung

Überzeugt das Stellenangebot und waren ausreichend Informationen für die Kandidat:innen verfügbar, wird die Bewerbung nicht lange auf sich warten lassen. Auch hier solltest du den Bewerbenden den Weg ebnen: Knapp 72 Prozent der Kandidat:innen bevorzugen die Bewerbung per E-Mail.

Also weg mit Online-Formularen?

Jein. Während für 6 Prozent ein Formular tatsächlich ein Grund ist, sich nicht zu bewerben, würde der Großteil diese Hürde dennoch nehmen. Wichtig ist: Je einfacher und übersichtlicher das Formular gestaltet ist, desto besser. Knapp ein Drittel wünscht sich nämlich, dass die Bewerbung weniger als zehn Minuten dauert. Auch das Hochladen von Dokumenten sollte unkompliziert möglich sein und keine weitere Hürde darstellen.

Verbessere deine Candidate Experience, indem du deine Stellenanzeigen bei uns aufgibst. Über Workwise können sich Interessierte dann mit drei bis vier Sätzen zu ihrer Motivation bei dir bewerben.

Online-Bewerbungen per Mail oder Formular sind mittlerweile zwar fast überall angekommen, es gibt aber noch einen geringen Prozentsatz, der sich gerne klassisch per Post bewirbt. Möchtest du also die volle Bandbreite an Bewerber:innen haben, solltest du dir überlegen, alle Kanäle zu öffnen.

4. Das Auswahlverfahren

Nach der Bewerbung solltest du nur wenig Zeit vergehen lassen, bis du dich zurückmeldest. Klar, du kannst und willst nicht nur die erstbesten Bewerber:innen zu einem Gespräch einladen – musst du aber auch gar nicht. Eine kurze, freundliche Bestätigung über den Bewerbungseingang und wann du dich voraussichtlich zurückmeldest, reicht fürs Erste. Trotzdem solltest du die Personen nicht allzu lange warten lassen und den Termin dann auch einhalten.

Fakt ist: 18,4 Tage warten Bewerber:innen durchschnittlich auf die Absage oder Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Ein Drittel erhält gar keine Antwort. Das kannst du besser, oder?

Im Bewerbungsgespräch selbst musst nicht nur du überzeugt werden, auch du musst überzeugen. Die Studie „Bewerbungspraxis“ von Monster.de und der Uni Bamberg zeigt: Bei 6.000 Befragten haben sechs von zehn mindestens einmal aufgrund der Eindrücke im Bewerbungsgespräch das Stellenangebot eines Unternehmens abgelehnt.

Wichtig ist, dass Kandidat:innen im Vorstellungsgespräch zum ersten Mal mit der Unternehmenskultur in Kontakt kommen. Da Bewerber:innen sich im besten Fall vorher schon ein positives Bild über dich gemacht haben, gilt es jetzt, dieses zu bestätigen. Wichtige Anforderungen an dich sind:

• Höfliche Begrüßung
• Namen des Gegenübers kennen
• Wissen, um welche Stelle es geht
• Über die wichtigsten Punkte im Lebenslauf informiert sein
• Das Unternehmen ausführlich vorstellen
• Alle Fragen geduldig beantworten

Investiere lieber ein paar Minuten zu viel in die Vorbereitung als zu wenig. Stellst du Fragen, die in der Bewerbung schon eindeutig beantwortet sind, weiß dein Gegenüber, dass du dich wenig bis gar nicht mit ihm oder ihr auseinandergesetzt hast. Was du sonst noch beim Bewerbungsgespräch beachten solltest, findest du hier heraus.

5. Entscheidungsphase

Früher oder später musst du die Entscheidung für oder gegen einen Kandidaten oder eine Kandidatin treffen. Im Falle einer Zusage ist das gar kein Problem – eine Absage dagegen fällt schon schwerer. Trotzdem solltest du Kandidat:innen nicht im Ungewissen lassen. Gib am besten direkt nach dem Bewerbungsgespräch Bescheid, bis wann mit einer Antwort von dir zu rechnen ist und halte dich dann auch daran.

Eine Absage muss nicht gleich eine Absage auf Lebenszeit bedeuten. Scheitert es daran, dass andere einen Tick besser sind, oder wäre eine Person für eine andere Stelle besser geeignet, kannst du solche Bewerber:innen in deinen eigenen Talentpool aufnehmen. Bau dir einen Pool von Kandidat:innen auf, auf den du bei Gelegenheit zurückgreifen kannst.

6. Onboarding und Mitarbeiterbindung

Ist der Vertrag dann unterschrieben und rückt der erste Arbeitstag näher, musst du dir Gedanken übers Onboarding machen. Wie du das aufbaust, damit du möglichst lange etwas von deinem neuen Teammitglied hast, erfährst du in unserem Artikel zum Thema Onboarding.

Grundsätzlich gilt: Die Unternehmenskultur, die den Kandidaten oder die Kandidatin angelockt hat, sollte auf keinen Fall enden, sondern unbedingt weitergeführt werden. Kandidat:innen sollten einen sanften Einstieg ins Unternehmen erhalten – beispielsweise mithilfe eines Buddys, der die Ansprechperson für die erste Zeit im Unternehmen ist.

Mitarbeiterbindung (oder Retention Management) ist genau jetzt besonders wichtig. Während und nach der Einführungsphase solltest du stets darauf achten, dass sich das neue Teammitglied als fester Bestandteil des Unternehmens fühlt. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter:innen wegen mangelnder Integration ins Unternehmen direkt wieder kündigen. Prüfe am besten mithilfe von Feedbackgesprächen oder Ähnlichem, ob der Onboarding-Prozess bei deinen neuen Teammitgliedern erfolgreich abläuft.

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Tipps für die optimale Candidate Experience

Diese sechs Touchpoints werden durch eine klare Kommunikation miteinander verbunden. Zu jedem Zeitpunkt sollte der Bewerber oder die Bewerberin über alles informiert sein, was die Bewerbung betrifft. Dazu gehört auch eine Ansprechperson, an die sich bei Fragen gewendet werden kann. Besonders in den frühen Phasen des Bewerbungsprozesses hilft die transparente Kommunikation, Fehlbewerbungen zu reduzieren, und spart damit wertvolle Ressourcen von Kandidat:innen und dir.

Damit du als Unternehmen überzeugst und Bewerber:innen eine rundum positive Bewerbungserfahrung bietest, haben wir dir nochmal die wichtigsten Dos and Don’ts aufgelistet:

Dos

• Sorge für einen möglichst schnellen, transparenten und übersichtlichen Bewerbungsprozess
• Achte auf einen offenen und positiven Umgang mit Kandidat:innen
• Kommuniziere auf Augenhöhe und zeige Interesse und Wertschätzung
• Gehe individuell auf Bewerber:innen ein und begründe Absagen
• Ehrlichkeit wird geschätzt – verzichte also möglichst auf Floskeln und standardisierte Antworten
• Achte auf eine kompetente und ausführliche Betreuung der Bewerber:innen sowie Erreichbarkeit und feste Kontaktpersonen

Don’ts

• Komplizierte Bewerbungsportale
• Zu lange Kommunikationsphasen oder keine Rückmeldung
• Anonymität während dem Bewerbungsprozess
• Unangenehme Fragen im Bewerbungsgespräch

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Denk dran:</strong> Die Candidate Experience sollte immer für alle Bewerber:innen verbessert werden. Denn auch Kandidat:innen, die du nicht einstellst, können anderen potenziellen Bewerber:innen von einer positiven Candidate Experience erzählen und so Werbung für dein Unternehmen machen. Andererseits kann eine negativ wahrgenommene Candidate Experiences deiner Arbeitgebermarke deutlich schaden, beispielsweise durch Bewertungen auf Bewertungsportalen oder Mundpropaganda.</p></div>

Candidate Experience messen: Bietest du eine positive Candidate Journey?

Um feststellen zu können, ob Kandidat:innen bei dir einen positiven Bewerbungsprozess erleben und die Veränderungen in Zukunft messen zu können, brauchst du Daten, wie es um deine Candidate Experience bestellt ist. Die einfachste Möglichkeit: Frag einfach nach. Das kannst du in Online-Umfragen oder ganz klassisch auf Papier machen.

Geeignete Fragen sind zum Beispiel:

• Hat das Stellenangebot alle Fragen beantwortet?
• Was hat dir am Bewerbungsprozess (nicht) gefallen?
• Würdest du dich in Zukunft auf andere Stellen in unserem Unternehmen bewerben?
• Würdest du Freunde und Bekannte dazu ermutigen, sich bei uns zu bewerben?

Viele Unternehmen, die ihre Candidate Experience messen, verwenden den NPS (Net Promoter Score). Auf einer Skala von 0 bis 10 können Kandidat:innen – egal ob zu- oder abgesagt – diese Fragen beantworten und ihre Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess äußern. Die klassische Einteilung der Antworten unterscheidet zwischen Promotoren, Indifferenten und Detraktoren.

• Personen, die 9 oder 10 Punkte vergeben, zählen zu den Promotoren. Sie sind rundum zufrieden und würden das Unternehmen auch Freunden oder über Bewertungsportale weiterempfehlen.
• Personen, die 7 oder 8 Punkte vergeben, zählen zu den Indifferenten. Sie würden weder Positives noch Negatives über das Unternehmen verlieren.
• Personen, die 0 bis 6 Punkte vergeben, zählen zu den Detraktoren. Sie sind überwiegend unzufrieden und bringen dies auch gegenüber Freunden oder in Bewertungsportalen zum Ausdruck.

Der Net Promoter Score ergibt sich, indem der prozentuale Anteil der Detraktoren vom Anteil der Promotoren abgezogen wird. Die Indifferenten spielen für die Berechnung keine Rolle. Das Ergebnis kann dementsprechend zwischen -100 und 100 Prozent liegen.

Beispiel: 70 Prozent der Bewerber:innen sind zufrieden mit Ihrem Bewerbungsprozess, 15 Prozent fanden ihn ganz in Ordnung und 15 Prozent waren enttäuscht. Aus 70 - 15 ergibt sich ein NPS von 55 (die anderen 15 spielen für die Rechnung wie gesagt keine Rolle).

Was ist ein guter NPS?

Erstmal alles über 0. Das heißt nämlich, dass du mehr zufriedene Kandidat:innen als unzufriedene hast. Über 50 ist exzellent und über 75 weltklasse. Ein negativer NPS sagt hingegen aus, dass du stärker auf die Bedürfnisse deiner Bewerber:innen eingehen solltest und es einige Schrauben gibt, an denen du drehen kannst.

Checkliste: Alle Infos zur Candidate Experience auf einen Blick

Nach dem vielen Text haben wir die wichtigsten Aussagen für dich nochmal zusammengefasst. Die Liste kannst du auch als Checkliste für die optimale Candidate Experience nutzen.

• Die Candidate Experience beschreibt, wie ein Kandidat oder eine Kandidatin den Bewerbungsprozess bei dir erlebt.
• Eine positive Candidate Experience sorgt unter anderem für mehr qualifizierte Bewerbungen und sinkende Kosten pro Einstellung.
• Kandidat:innen legen Wert auf einen schnellen und transparenten Bewerbungsprozess und wollen sich jederzeit wertgeschätzt fühlen.
• Die Candidate Experience beginnt schon lange vor der Bewerbung.
• Hebe dich mit deinem Stellenangebot von anderen Unternehmen ab.
• Stell auf deiner Webseite Informationen und Einblicke über und in dein Unternehmen bereit.
• Mach die Bewerbung so einfach wie möglich, vorzugsweise per E-Mail oder einem simplen Formular.
• Du solltest dich als Arbeitgeber umfassend auf jedes einzelne Bewerbungsgespräch vorbereiten.
• Teile deine Entscheidung in jedem Fall und möglichst zeitnah mit.
• Sorge für eine klare und lückenlose Kommunikation während des gesamten Bewerbungsprozesses; nenne eine verantwortliche Ansprechperson.
• Miss die Veränderungen, beispielsweise mit dem Net Promoter Score.

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