Kurzarbeit: Voraussetzungen, Antrag und Muster [2024]

Kurzarbeit bietet Arbeitgebern bei finanziellen Engpässen eine Möglichkeit, um Kündigungen zu vermeiden und gleichzeitig die Liquidität beizubehalten.

Die Bundesregierung hat einige neue Regelungen beschlossen, um den Prozess zu erleichtern, Kurzarbeit zu beantragen. Alle wesentlichen Änderungen, die wichtigsten Schritte der Antragstellung und Tipps rund um Kurzarbeit findest du hier.

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   <strong>Achtung:</strong> Die aufgrund der Corona-Pandemie eingeführten Änderungen <strong>gelten ab Juli 2023 nicht mehr.</strong> Der erleichterte Zugang zu Kurzarbeit ist damit nicht mehr möglich.
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 <p><strong>Das sind die jetzt geltenden Bestimmungen:</strong></p
 <li>Es muss <strong>mindestens ein Drittel der Mitarbeiter:innen</strong> von einem Entgeltausfall und von mehr als 10 % Arbeitsausfall betroffen sein </li>
 <li>Betriebe müssen zuerst wieder <strong>negative Arbeitszeitsalden</strong> aufbauen, bevor das Kurzarbeitergeld gezahlt werden kann. Dafür muss eine Regelung im Betrieb bestehen, die den Aufbau von Minusstunden im Rahmen eines Arbeitszeitkontos zulässt. Sind diese ausgeschöpft, kann das Kurzarbeitergeld ausgezahlt werden. </li>
 <li>
   <strong>Ausnahme:</strong> Sofern der <strong>Arbeitsausfall bereits vor Juli 2023 eingetreten</strong> ist, müssen für diesen Arbeitsausfall weiterhin keine negativen Arbeitszeitsalden gebildet werden.
 </li>
 <li>Unternehmen können Kurzarbeitergeld erhalten, wenn dem Arbeitsausfall <strong>wirtschaftliche Ursachen</strong> zugrunde liegen, zum Beispiel aufgrund von Auftragsmangel, Auftragsstornierungen oder fehlendes Material. </li>
 <li>Wurde der Arbeitsausfall durch ein <strong>unabwendbares Ereignis</strong> ausgelöst, wird ebenfalls Kurzarbeitergeld gezahlt. Dazu gehören bspw. behördlich veranlasster Maßnahmen, außergewöhnlicher Witterungsverhältnisse oder Brand. </li>
 <li>Ist der Arbeitsausfall allerdings <strong>branchen- bzw. betriebsüblich oder saisonbedingt</strong>, ist der Bezug von Kurzarbeitergeld nicht möglich.</li>
 <p>Mehr Informationen zu der Regelung des Kurzarbeitergeldes seit dem 01. Juli 2023 findest du bei der <a href="https://www.arbeitsagentur.de/presse/2023-35-regeln-fuer-den-bezug-von-kurzarbeitergeld-ab-juli-2023" target="_blank">Bundesagentur für Arbeit</a>. </p>
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Definition: Was ist Kurzarbeit?

Gerät ein Unternehmen in wirtschaftliche Bedrängnis, beispielsweise weil Aufträge oder Kund:innen ausbleiben, kann es bei der zuständigen Agentur für Arbeit einen Antrag auf Kurzarbeit stellen.  

Ziel der Kurzarbeit ist es, zu vermeiden, dass Mitarbeiter:innen gekündigt werden müssen. So behalten Arbeitnehmer:innen ihren Arbeitsplatz und Unternehmen behalten fähige Mitarbeiter:innen.

Das soll erreicht werden, indem Arbeitnehmer:innen in einem vorübergehenden Zeitraum weniger oder überhaupt nicht („Kurzarbeit null") arbeiten. Durch die Reduktion der Arbeitszeit kann das Unternehmen Personalkosten einsparen und die Liquidität aufrechterhalten.

Ein Teil der Differenz wird durch das Kurzarbeitergeld (KUG) ausgeglichen, sodass die finanziellen Einbußen für Arbeitnehmer:innen begrenzt werden. Das Kurzarbeitergeld ist eine Leistung der Arbeitslosenversicherung und wird von der Bundesagentur für Arbeit übernommen. Es beträgt 60-67 Prozent des pauschalierten Nettogehalts.

Ob ein Unternehmen aber tatsächlich Kurzarbeit beantragen und einführen darf, ist von verschiedenen Voraussetzungen abhängig.

Voraussetzungen für Kurzarbeit

Ein Unternehmen kann nicht einfach Kurzarbeit beantragen, sobald es mal schlecht läuft. Der Antrag ist an Voraussetzungen geknüpft, die alle erfüllt sein müssen:

• erheblicher Arbeitsausfall (mehr als 10 % betroffen) mit Entgeltausfall (mehr als 1/3 betroffen)
• betriebliche Voraussetzungen
• persönliche Voraussetzungen
• Anzeige bei Bundesagentur für Arbeit

Die Bundesagentur für Arbeit stellt zum Thema Kurzarbeit zwei informative Erklärvideos bereit. Das erste Video, in dem es um die Voraussetzungen für Kurzarbeit geht, findest du hier. Das zweite Video, in dem das Verfahren erklärt wird, findest du weiter unten im Artikel:

Arbeitsausfall mit Entgeltausfall

Es müssen Arbeitsausfälle vorliegen – rein finanzielle Verluste können nicht über Kurzarbeit gefördert werden. Um Kurzarbeitergeld beantragen zu können, müssen mehr als 10 % deiner Mitarbeiter:innen von einem Arbeitsausfall und ein Drittel der Mitarbeiter:innen von einem Entgeltausfall betroffen sein.

Die Ursache für den Arbeitsausfall muss in wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis liegen.

Typische wirtschaftliche Gründe liegen vor, wenn Folgeaufträge ausbleiben, sich Auftragsbeginne verschieben oder es an Rohstoffen mangelt.

Unabwendbare Ereignisse beziehen sich beispielsweise auf Brände, Unwetterschäden (wie Hochwasser) oder – wie bis Juni 2023 im Falle der Corona-Ausbreitung – behördlich angeordnete Maßnahmen. Dazu gehören unter anderem die Schließung von Betrieben, Ausgangssperren und Stromsperren.

Zudem muss der resultierende Arbeitsausfall

• unvermeidbar sein: Ihr habt alles versucht, um die Mitarbeiter:innen gegebenenfalls auch anders zu beschäftigen (Urlaub gewähren, Überstunden abbauen, in anderen Abteilungen einsetzen ...).
• vorübergehend sein: Es ist relativ wahrscheinlich, dass in absehbarer Zeit wieder Vollarbeit möglich sein wird.
• Mindesterfordernisse erfüllen: Mindestens ein Drittel der Beschäftigten von jeweils mehr als 10 % Bruttolohnausfall betroffen sind. (Geringverdiener werden bei der Gesamtzahl der Beschäftigen mitgezählt, auch wenn sie selbst keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld haben; Azubis werden nicht mitgezählt)

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Was heißt „vermeidbar"?</strong> Als vermeidbar gelten branchen- und betriebsübliche sowie betrieborganisatorische (bspw. Umbaumaßnahmen) Ursachen. Auch saisonbedingte Arbeitsausfälle gelten als vermeidbar, allerdings besteht hier gegebenenfalls die Möglichkeit, <strong>Saison-Kurzarbeit</strong> zu beantragen.</p><p><strong>Resturlaub aus dem Vorjahr</strong> sollte nach Möglichkeit vor Beginn der Kurzarbeit aufgebraucht werden. Urlaub aus dem laufenden Jahr kann nicht gegen die Wünsche der Arbeitnehmer:innen eingesetzt werden, um Kurzarbeit zu vermeiden. Allerdings sollten die Mitarbeiter:innen vor Anzeige der Kurzarbeit aufgefordert werden, ihren <strong>Jahresurlaub zu verplanen</strong>. So erwarten dich keine Überraschungen, wenn nach der Kurzarbeit plötzlich alle Urlaub beantragen.</p></div>

Betriebliche Voraussetzungen

Damit ein Unternehmen Kurzarbeit beantragen kann, muss mindestens eine Person beschäftigt sein, die sozialversicherungspflichtig ist.

Kurzarbeit muss allerdings nicht automatisch für das ganze Unternehmen angezeigt werden. Gegebenenfalls kann auch nur für eine Betriebsabteilung Kurzarbeitergeld gewährt werden, beispielsweise für die Produktion.

Persönliche Voraussetzungen

Diese Voraussetzungen beziehen sich auf die Mitarbeiter:innen selbst.

Kurzarbeitergeld kann nur für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer:innen ausgezahlt werden, die in die Arbeitslosenversicherung einzahlen, nicht gekündigt sind und deren Arbeitsverhältnis nicht durch einen Aufhebungsvertrag beendet ist oder wird.

Keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld haben daher:

• geringfügig Beschäftigte (Minijobber:innen)
• Praktikant:innen und Aushilfen auf 538 €-Basis
• Werkstudent:innen (da sie aufgrund des Werkstudentenprivilegs von der Arbeitslosenversicherung befreit sind)
• sozialversicherungsfreie Geschäftsführer:innen
• Bezieher:innen von Krankengeld
• Heimarbeiter:innen
• Azubis sind explizit vom Kurzarbeitergeld ausgenommen

Das bedeutet, dass diese Mitarbeiter:innen Anspruch auf ihr reguläres Gehalt behalten. Gegebenenfalls müssen hier individuelle Änderungsverträge geschlossen werden, um die Arbeitszeiten zu verkürzen oder das Arbeitsverhältnis zu pausieren.

Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit

Die Kurzarbeit muss schriftlich per Formular bei der zuständigen Agentur für Arbeit angezeigt werden. Alternativ kann sie auch per Online-Antrag über den eService der Arbeitsagentur angezeigt werden.

Für die Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit müssen Fristen eingehalten werden: Der Antrag muss spätesten am letzten Tag des Monats eingehen, in dem die Kurzarbeit eingetreten ist. Fristversäumnisse gehen zu Lasten des Unternehmens, auch wenn sich der Postweg verzögert hat.

Daher empfehlen wir den eService der Arbeitsagentur. Das Portal findest du hier.

Verfahren: Kurzarbeit anmelden und Kurzarbeitergeld beantragen

Der Prozess, um Kurzarbeit anzufordern, ist in vier Schritte unterteilt:

1. Betroffene Arbeitnehmer:innen informieren und Einverständnis einholen
2. Anzeige der Kurzarbeit
3. Berechnung des Kurzarbeitergeldes
4. Antrag auf Kurzarbeitergeld

Betroffene Mitarbeiter:innen informieren und Einverständnis einholen

Als Arbeitgeber:in kannst du Kurzarbeit nicht einfach anordnen. Es ist immer das Einverständnis der betroffenen Mitarbeiter:innen erforderlich. Daher muss die Entscheidung, Kurzarbeit in Anspruch zu nehmen, den betroffenen Mitarbeiter:innen zunächst mitgeteilt werden.

Gibt es einen Betriebsrat, muss dieser einbezogen werden und der Kurzarbeit zustimmen, da es sich um einen Eingriff in die betriebsüblichen Arbeitszeiten handelt. Hierbei kann eine entsprechende Betriebsvereinbarung geschlossen werden.

Gibt es keinen Betriebsrat, müssen alle betroffenen Mitarbeiter:innen eine entsprechende Einverständniserklärung unterschreiben.

Zudem müssen gegebenenfalls Vorgaben durch Tarifverträge beachtet werden, die häufig Ankündigungsfristen (meist 15 Tage) und Mindestentgelte umfassen.

<div class="blog_primary-box"><p>Im Idealfall ist im Arbeitsvertrag bereits eine Klausel enthalten, die die Möglichkeit der Kurzarbeit einräumt. Auch entsprechende tarifliche Regelungen können gegebenenfalls bereits ausreichen.</p></div>

Lade dir jetzt das kostenlose Muster für die Einverständiserklärung herunter

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Kurzarbeit anzeigen

Sind alle betroffenen Mitarbeiter:innen informiert, kann die Anzeige der Kurzarbeit bei der zuständigen Agentur für Arbeit gestellt werden. Die Anzeige muss den Beginn der Kurzarbeit sowie Angaben zu dem Betrieb / den Abteilung(en) beinhalten und die Gründe für die Kurzarbeit glaubhaft machen.

Die Agentur für Arbeit prüft die Gründe und Voraussetzungen und entschiedet, ob die Kurzarbeit bewilligt wird oder nicht.

Die Anzeige kann schriftlich bei der zuständigen Agentur für Arbeit gestellt werden. Die Formulare findest du online auf der Webseite der Arbeitsagentur. Über das eService-Portal kann dies auch online beantragt werden.

<div class="blog_primary-box"><p>Das Arbeitsamt Nürnberg gibt den Hinweis, bei Punkt 9 (Gründe des Arbeitsausfalls) kurze und aussagekräftige Angaben zu machen und nach Möglichkeit einen <strong>Umsatzvergleich</strong> mitzuschicken.</p></div>

Natürlich braucht der Prozess ein wenig Zeit. Die Angaben in der Anzeige sind nicht final – letztlich ist die Bemessungsgrundlage der Leistungsantrag bei der Agentur für Arbeit. Ändert sich in der Zwischenzeit die wirtschaftliche Lage – egal in welche Richtung – kann hier die aktuelle Situation zugrunde gelegt werden.

Berechnung Kurzarbeitergeld

Im nächsten Schritt wird die Höhe des Kurzarbeitergeldes berechnet. Dafür gibt es spezielle Programme, aber auch Steuerberater:innen können hier behilflich sein. Diese übernehmen im Rahmen der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für gewöhnlich auch die Abrechnung und Meldung von Kurzarbeitergeld.

Arbeitgeber:innen bezahlen ihre Mitarbeiter:innen nun für die real geleistete Arbeitszeit und strecken zuzüglich das errechnete Kurzarbeitergeld vor, das von der Arbeitsagentur nachfolgend erstattet wird.

Leistungsantrag auf Kurzarbeitergeld stellen

Die Erstattung des gezahlten Kurzarbeitergeldes wird dann bei der Agentur für Arbeit beantragt. Dies geschieht nachträglich für jeden Monat. Der Antrag dafür muss spätestens 3 Monate nach Ablauf des jeweiligen Leistungsmonat gestellt werden. Laut Angaben der Arbeitsagentur wird die Leistung in der Regel innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Antragstellung an die Arbeitgeber:innen ausgezahlt.

Sobald der Betrieb wieder zur Vollarbeit wechselt, werden die Abrechnungen nochmal geprüft. In der Abschlussprüfung werden die Auszahlungen gegebenenfalls korrigiert.

Hier findest du das zweite informative Erklärvideos der Bundesagentur für Arbeit, in dem es um das Verfahren geht:

Höhe des Kurzarbeitergeldes

Die Höhe der Kurzarbeitergeldes ist letztlich davon abhängig, wie sehr die Arbeitszeit reduziert wird. Die Agentur für Arbeit übernimmt 60-67 % der Differenz zwischen dem reduzierten Nettogehalt und dem regulären, pauschalierten Nettogehalt.

Die Agentur für Arbeit stellt eine Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes zur Verfügung. Die Tabelle sowie Merkblätter und Formulare findest du im Downloadcenter.

Der Prozentsatz ist vor allem von den Familienverhältnissen des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin abhängig. Mitarbeiter:innen ohne Kinder bekommen 60 %, Mitarbeiter:innen mit mindestens einem Kind bekommen 67 %.

<div class="blog_primary-box"><p>Beispiel – Kurzabeitergeld berechnen: Arbeitnehmer:innen mit Kind (67 %).</p><p>Reguläres monatliches Bruttogehalt: 4.000 € (Netto: ~ 2.486 €)</p><p>Reduziertes monatliches Bruttogehalt: 2.000 € (Netto: ~ 1.417 €)</p><p>Nettodifferenz: 1.069 €</p><p>Kurzarbeitergeld: <strong>716 € </strong>(= 1.069 € x 0,67)</p><p>Nettogehalt inkl. Kurzarbeitergeld: 1.417 € + 716 € = 2.132 €</p></div>

Damit ersetzt das Kurzarbeitergeld nicht 100 % des Gehalts. Arbeitgeber:innen haben hier die Möglichkeit, das Kurzarbeitergeld aufzustocken. Vor allem in Industriebranchen ist dies durch Tarifverträge bereits festgelegt. So kann das Nettogehalt auf bis zu 100 % aufgestockt werden. Diese Zuschüsse sind für Arbeitnehmer:innen jedoch steuerpflichtig.

Seit dem Beschluss vom 22. April 2020 ist es möglich, das Kurzarbeitergeld gestaffelt auf bis zu 87 % aufzustocken:

• In den ersten Monaten gelten die regulären Sätze von 60 und 67 %.
• Ab dem vierten Monat erhalten Arbeitnehmer:innen, die einen Entgeltausfall von mindestens 50 % haben, 70–77 %.
• Ab dem siebten Monat erhalten Arbeitnehmer:innen, die einen Entgeltausfall von mindestens 50 % haben, 80–87 %.

Um dir einen Überblick über die Höhe des Kurzarbeitergeldes zu verschaffen, kannst du auf Online-Rechner zurückgreifen.

Das Kurzarbeitergeld kompensiert dabei nur den tatsächlichen Verdienst, nicht die Sozialversicherungsbeiträge. Diese werden auf 80 % reduziert und Arbeitgeber:innen übernehmen sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil für die Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Beiträge für die Arbeitslosenversicherung entfallen.

Für das reduzierte Arbeitsentgelt bleibt es grundsätzlich bei der Aufteilung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in zu je 50%.

Dauer der Förderung

Kurzarbeit wird für einen Zeitraum von bis zu 12 Monaten gewährt. Gesetzlich auf 12 Monate begrenzt. Die Bundesregierung kann per Rechtsverordnung die Dauer auf bis zu 24 Monate ausweiten.

In diesem Zeitraum kann jederzeit wieder Vollarbeit aufgenommen werden. Ist das der Fall, kann der Anspruch entsprechend an den gewährten Zeitraum drangehängt werden, sollte sich die wirtschaftliche Lage erneut verschlechtern.

Wird die Kurzarbeit für 3 aufeinanderfolgende Monate unterbrochen, ist zwingend eine neue Anzeige notwendig und sollte möglichst zeitnah gestellt werden.

Neue Mitarbeiter:innen während Kurzarbeit einstellen – geht das?

Kurzarbeit wird eingeführt, weil Arbeitsaufträge ausbleiben. In dieser Phase neue Mitarbeiter:innen einzustellen, scheint erstmal widersinnig. Unter Umständen ist es jedoch möglich und sinnvoll.

Gründe für die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen:

• Es wird dringend Fachpersonal benötigt, das nicht aus der bestehenden Belegschaft rekrutiert werden kann.
• Gilt die Kurzarbeit nur für spezifische Abteilungen, können in den anderen Abteilungen regulär Mitarbeiter:innen eingestellt werden.
• Kündigen Mitarbeiter:innen während der Kurzarbeit, können die Positionen neu besetzt werden.
• Es wurde ein Arbeitsvertrag geschlossen, bevor die Kurzarbeit absehbar war.
• Übernahme von Auszubildenden

Alternativen zu Kurzarbeit

Kurzarbeit ist mit die fairste Möglichkeiten, damit Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen diese Phase gut überstehen. Leider gibt es auch Fälle, in denen Kurzarbeitergeld nicht gewährt wird oder nicht ausreicht.

Für diese Fälle möchten wir der Vollständigkeit halber auch mögliche Alternativen vorstellen:

• Aufhebungsvertrag: Das Arbeitsverhältnis wird in gegenseitigem Einvernehmen beendet. Auf diese Weise müssen keine Kündigungsfristen beachtet werden. In einer Zusatzvereinbarung kann beschlossen werden, dass das Arbeitsverhältnis fortgesetzt wird, sobald sich das Unternehmen von der Krise erholt hat. Diese Lösung ist für Arbeitnehmer:innen nicht die sinnvollste, da sie durch ihre Zustimmung drei Monate für Arbeitslosengeld gesperrt werden. Außerdem muss bestehender Urlaubsanspruch abgegolten werden. Hier findest du mehr Infos zum Aufhebungsvertrag.
• Betriebsurlaub: Muss einvernehmlich zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:innen geschlossen werden. Auf diese Weise können auftragsschwache Phasen kompensiert werden, um in auftragsstarken Zeiten mit voller Arbeitskraft anpacken zu können.
• Unbezahlter Urlaub: Wenn Arbeitnehmer:innen damit einverstanden sind, können sie in unbezahlten Urlaub geschickt werden. Das Arbeitsverhältnis bleibt dabei bestehen. Finanziell ist diese Variante für Arbeitnehmer:innen jedoch sehr nachteilig: Sie erhalten kein Gehalt und müssen – bei einer Dauer einem Monat – sowohl Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberbeiträge für die Sozialversicherungen entrichten. Dauert der Urlaub länger als ein Monat, müssen sie sich gegebenenfalls freiwillig versichern.
• Arbeitszeitreduktion/Teilzeitarbeit: In Absprache mit allen oder einzelnen Arbeitnehmer:innen kann die Arbeitszeit und entsprechend das Gehalt reduziert werden.
• Kündigung: Eine weitere Möglichkeit ist natürlich die Kündigung. Hier musst du beachten, dass wichtige Gründe vorliegen müssen. In der aktuellen Situation sind diese vermutlich betriebsbedingt. Außerdem müssen Kündigungsfristen beachtet werden. Je nachdem wie lang diese sind, ist die Frage, ob die Krise bis dahin nicht schon vorbei ist. Hier findest du mehr Infos zur Kündigung.

<div class="blog_primary-box"><p>Die <strong>Kündigung während Kurzarbeit durch das Unternehmen</strong> gestaltet sich zudem schwieriger. Eine <strong>betriebsbedingte Kündigung</strong> ist nicht möglich, wenn sie auf denselben Gründen beruht, die auch zur Kurzarbeit geführt haben. Denn dies bedeutet, dass die Arbeitsmenge wieder zunehmen wird und eben nicht dauerhaft entfällt, wie bei einer betriebsbedingten Kündigung vorausgesetzt. Ergeben sich jedoch weitere Gründe, die einen Wegfall der Stelle zur Folge haben, kann eine betriebsbedingte Kündigung gerechtfertigt sein. Eine Kündigung aufgrund <strong>verhaltens- oder personenbedingter Gründe</strong> ist auch während der Kurzarbeit grundsätzlich möglich.</p></div>

Kurzarbeit: Formulare und wichtige Infos

Hier findest du alle relevanten Formulare, um Kurzarbeit anzuzeigen und Kurzarbeitergeld zu beantragen:

• Formular zur Anzeige über Arbeitsausfall (Vordruck KUG 101)
• Formular zum Antrag auf Kurzarbeitergeld (Vordruck KUG 107)
• Abrechnungsliste Kurzarbeitergeld(Vordruck KUG 108)
• Hinweise zum Antragsverfahren
• Merkblatt 8a Kurzarbeitergeld
• Zur individuellen Beratung ist der Arbeitgebergeber-Service der Agentur für Arbeit von Mo–Fr von 8–18 Uhr gebührenfrei zu erreichen: 0800 4 55 55 20
• Hier kannst du die zuständige Dienststelle finden
• Gesetzestexte zu Kurzarbeit

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