Kündigung: Das müssen Arbeitgeber beachten [Muster zum Download]

Die Kündigung – Arbeitgeber wissen, dass das ein heikles Thema sein kann. Erfahre jetzt, worauf du bei der Kündigung als Arbeitgeber achten musst.

Die Kündigung als letztes Mittel

Ist die Kündigung erst einmal ausgesprochen, gibt es kein Zurück. Selbst wenn sich der Angestellte darauf einlässt, weiter für dich und mit dir zu arbeiten, wird das Vertrauensverhältnis für immer gestört sein. Und darunter wird auch die Zusammenarbeit leiden.

Eine Kündigung sollte daher immer das letzte Mittel der Wahl und gut überlegt sein. Gib deinen Angestellten Chancen (ja, mehrere), um besser zu werden.

Das bist du auch dir selbst schuldig – denn neue Mitarbeiter:innen zu finden, kostet Geld.

Die Stellenanzeige ausschreiben, Bewerber:innen auswählen, das Bewerbungsgespräch vorbereiten, die Bewerbungsgespräche führen und das Onboarding müssen erstmal gestemmt werden, bevor ein neues Teammitglied den überhaupt antreten kann – und dann muss dieses sich auch erstmal einarbeiten.

Hinzu kommt, dass eine Kündigung auch am restlichen Team nicht spurlos vorbeigeht. Oft kommt es zu einem spürbaren Leistungsabfall im Team bedingt durch die Sorge, der oder die Nächste zu sein, oder den Ärger, ein gutes Teammitglied verloren zu haben.

Sei also ruhig nachsichtig. Das ist weder ein Zeichen von Schwäche, noch schadest du deinem Unternehmen.

‍Im Gegenteil: In einem gewissen Rahmen ist das durchaus wirtschaftlich gedacht.

Und wenn die Kündigung wirklich notwendig ist, dann kann eine Outplacement Beratung deinen Mitarbeiter:innen den Abschied erleichtern.

Mit der Personalfreisetzung gibt es – neben der Kündigung – noch andere Möglichkeiten, Personalüberschuss aufzulösen.

Kündigungsgründe für Arbeitgeber:innen

Das heißt nicht, dass du dir alles gefallen lassen musst. Natürlich gibt es auch Gründe, die eine sofortige Entlassung rechtfertigen – das ist aber eher die Ausnahme.

Die ordentliche Kündigung hingegen ist einigen Regelungen unterworfen. Die wichtigste ist der allgemeine Kündigungsschutz.

Bei Betrieben mit mehr als zehn Angestellten müssen Kündigungen demnach „sozial gerechtfertigt” sein (KSchG § 1), um Arbeitnehmer:innen vor reiner Willkür zu schützen. Das heißt, sie müssen in der Person oder im Verhalten des Angestellten begründet oder betriebsbedingt unumgänglich sein.

Demnach lassen sich die Gründe, eine Arbeitskraft zu entlassen, in vier Kategorien unterscheiden:

• betriebsbedingte Kündigung
• personenbedingte Kündigung
• verhaltensbedingte Kündigung
• außerordentliche Kündigung

Betriebsbedingte Kündigung

Werden Arbeitsplätze aufgrund der Unternehmensentwicklung überflüssig, kannst du Angestellte betriebsbedingt kündigen.

Gründe können beispielsweise sein, dass Abteilungen geschlossen oder zusammengelegt werden, Aufträge ausbleiben oder externe Firmen mit den Aufgaben betraut werden.

Voraussetzungen, damit die betriebsbedingte Kündigung wirksam ist, sind:

• dringendes betriebliches Erfordernis, das zum Wegfall der Stelle führt
• die Person kann nicht an anderer Stelle beschäftigt werden
• ordnungsgemäße Sozialauswahl

Verhaltensbedingte Kündigung

Verstößt eine Arbeitskraft gegen Pflichten, die im Arbeitsvertrag eindeutig geregelt sind, kann dies Grund für eine verhaltensbedingte Kündigung sein.

Typische Beispiele sind wiederholtes Zuspätkommen, Verstöße gegen betriebliche Ordnungen, wie ein Alkoholverbot, oder die Verletzung der Verschwiegenheitspflicht.

Verhaltensbedingte Kündigungen werden oft im Einzelfall geprüft. Gründe für eine verhaltensbedingte Kündigung können auch Gründe für eine fristlose Kündigung sein – allerdings müssen sie in diesem Fall besonders schwer wiegen.

Personenbedingte Kündigung

Personenbedingte Kündigungsgründe liegen vor, wenn den Aufgaben dauerhaft nicht nachkommen werden kann. Dabei ist es egal, ob die Probleme von Anfang an bestanden oder sich erst entwickelt haben.

Im Gegensatz zu verhaltensbedingten Gründen können Angestellte nichts dagegen tun. Daher ist die sonst übliche Abmahnung in diesem Fall zwecklos. Häufigster Grund, der in diese Kategorie fällt, ist eine Erkrankung des Angestellten. Aber auch der Verlust der Fahr- oder Arbeitserlaubnis und Suchterkrankungen rechtfertigen eine personenbedingte Kündigung.

Voraussetzung ist, dass deine betrieblichen Interessen erheblich beeinträchtigt sind und die Prognose negativ ist.

Ist es also nicht abzusehen, dass sich an dem Zustand etwas ändert, ist die Kündigung legitim. Aber dennoch sollte sie immer das letzte Mittel der Wahl sein. Vorher sollte geklärt werden, ob es nicht möglich ist, die Arbeitskraft an einen geeigneten Arbeitsplatz zu versetzen oder durch Weiterbildungsangebote zu fördern.

Außerordentliche Kündigung

Oft auch als fristlose Kündigung bezeichnet. Hier muss etwas vorgefallen sein, das es dir unmöglich macht, weiterhin mit der jeweiligen Person zusammenzuarbeiten.

Das BGB (BGB § 626) spricht lediglich von einem „wichtigen Grund“ und es wird immer der Einzelfall betrachtet – was in einem Fall eine fristlose Kündigung rechtfertigt, schafft das im nächsten vielleicht nicht.

Gründe für eine fristlose Kündigung sind beispielsweise Straftaten dir gegenüber, wie Gewaltandrohung, Sachbeschädigung oder Diebstahl. Auch wenn du öffentlich beleidigt wirst oder die Person einfach nicht zur Arbeit erscheint, kann eine fristlose Kündigung gerechtfertigt sein.

Gegebenenfalls müssen einer Kündigung jedoch Abmahnungen vorausgehen.

Angestellte kündigen – Die rechtlichen Grundlagen

Eines steht fest: Du kannst nicht einfach so Mitarbeiter:innen entlassen.

Die verschiedensten Gesetze beschäftigen sich mit der Kündigung von Arbeitnehmer:innen, allen voran das Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Aber auch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Schwerbehindertengesetz (SchwG), Mutterschutzgesetz (MuSchG) und Berufsbildungsgesetz (BBiG) regeln das korrekte Vorgehen im Fall der Fälle.

Kündigungsfristen beachten

Nur eine außerordentliche Kündigung wirkt sofort. In allen anderen Fällen gilt die gesetzliche oder die im Arbeitsvertrag geregelte Kündigungsfrist. Die gesetzliche Kündigungsfrist findet sich im BGB und ist abhängig von der Dienstzeit des Angestellten.

In der Probezeit (0–6 Monate) beträgt sie 2 Wochen und kann zu jedem beliebigen Tag ausgesprochen werden. Ab dem 7. Monat bis zum 2. Jahr beträgt sie 4 Wochen und kann entweder zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats ausgesprochen werden. Nach dem 2. Jahr sind die Kündigungsfristen gestaffelt und betragen beispielsweise ab dem 20. Dienstjahr 7 Monate zum Ende eines Kalendermonats.

Hier sind alle gesetzlichen Kündigungsfristen im Überblick:

• 0 bis 6 Monate (Probezeit): 2 Wochen zu jedem beliebigen Tag
• 7 Monate bis 2 Jahre: 4 Wochen zum 15. oder zum Ende des Kalendermonats
• ab 2 Jahre: 1 Monat zum Ende des Kalendermonats
• ab 5 Jahre: 2 Monate zum Ende des Kalendermonats
• ab 8 Jahre: 3 Monate zum Ende des Kalendermonats
• ab 10 Jahre: 4 Monate zum Ende des Kalendermonats
• ab 12 Jahre: 5 Monate zum Ende des Kalendermonats
• ab 15 Jahre: 6 Monate zum Ende des Kalendermonats
• ab 20 Jahre: 7 Monate zum Ende des Kalendermonats

Kündigungsfristen können in einem gewissen Rahmen auch individuell vereinbart werden. Beispielsweise kann die Frist 6 Wochen zum Quartalsende betragen. Du solltest also immer die Frist im Blick behalten und rechtzeitig kündigen.

Die Frist beginnt mit der Kenntnisnahme der Kündigung. Das heißt bei einer per Post zugestellten Kündigung, dass nicht das Versanddatum entscheidend ist, sonder das Datum, an dem die empfangende Person die Kündigung erhalten haben kann.

Vermutet der Empfänger oder die Empfängerin in dem Umschlag eine Kündigung und öffnet sie nicht oder nimmt den Brief nicht entgegen, gilt die Kündigung dennoch als zugestellt. Ist die Person tatsächlich nicht zuhause (z.B. im Urlaub) und erhält die Kündigung erst danach, beginnt die Kündigungsfrist auch erst ab dem Zeitpunkt. Dies kann das Vertragsende gegebenenfalls deutlich verzögern.

Am besten übergibst du die schriftliche Kündigung persönlich und im Beisein einer bezeugenden Person. Den Erhalt der Kündigung solltest du dir idealerweise quittieren lassen. So weißt du genau, wann die Kündigungsfrist beginnt und kannst dich im Zweifelsfall darauf berufen.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Kündigung, Kündigungsfrist & Vertragsende:</strong> Wurde eine Kündigung ausgesprochen, ist dies nicht gleichbedeutend mit dem Ende des Vertrags. Kündigungsfristen beschreiben den Zeitraum zwischen der Kündigung und dem eigentlichen Vertragsende. Beide Parteien behalten während dieses Zeitraums ihre Rechte und Pflichten. Lediglich eine fristlose Kündigung oder ein <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/arbeitsrecht/aufhebungsvertrag-arbeitgeber">Aufhebungsvertrag</a> sind mit sofortiger Wirkung gültig.</p></div>

Besonderer Kündigungsschutz

Bestimmte Personen kannst du nur außerordentlich kündigen. Dazu gehören beispielsweise Mitglieder eines Betriebsrates, (werdende) Mütter bis zu 4 Monate nach der Geburt, Angestellte in Eltern- oder Pflegezeit und Auszubildende nach der Probezeit.

Gilt in deinem Betrieb außerdem ein Tarifvertrag, kann es sein, dass Angestellte ab einem bestimmten Alter oder nach einer gewissen Dienstzeit unkündbar sind.

Da hierbei viel zu beachten ist, ist es sinnvoll den Einzelfall zu prüfen und sich gegebenenfalls Fachleute zur Seite zu holen.

Formalien für das Kündigungsschreiben

Es ist zwar nicht viel zu beachten, aber damit eine Kündigung überhaupt wirksam ist, musst du eine gewisse Form wahren.

Oberstes Gebot: Sie muss schriftlich erfolgen. E-Mail und Fax zählen nicht.

Aus dem Kündigungsschreiben muss eindeutig hervorgehen, was Sache ist. Finde daher klare Worte und nenne auch im Betreff, dass es um eine Kündigung geht – nette Umschreibungen sind hier fehl am Platz. In unserer Vorlage siehst du, wie das aussehen kann.

In dem Schreiben muss außerdem stehen:

• Angaben zum Arbeitgeber / zur Arbeitgeberin
• Angaben zum Arbeitnehmer / zur Arbeitnehmerin
• Ort und Datum
• eindeutiger Betreff
• Kündigungsfrist
• Kündigungstermin
• deine Unterschrift

Die Gründe müssen bei einer ordentlichen Kündigung nicht angegeben sein. Ausnahmen sind besondere tarif- oder arbeitsvertragliche Regelungen, Mitarbeiterinnen im Mutterschutz und Auszubildende.

Aber es ist nicht nur fair, sondern Angestellte haben auch ein Recht darauf, dass diese mitgeteilt werden. Das kannst du in einem persönlichen Gespräch machen, das dem Kündigungsschreiben vorausgeht oder in dem das Schreiben überreicht wird.

Gegebenenfalls musst du nachweisen können, dass und wann du die Kündigung übergeben hast. Daher solltest du das, wie oben bereits genannt, entweder im Beisein einer dritten Person tun, einen Boten oder eine Botin beauftragen oder du lässt dir den Erhalt durch eine Unterschrift des Angestellten bestätigen. Das kann dieser aber verweigern – außerdem ändert eine Unterschrift auch nichts an einer möglichen Unwirksamkeit der Kündigung.

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Kündigungsschreiben Muster

Du willst als Arbeitgeber:in bei der Kündigung des Arbeitsvertrages formell nichts falsch machen?

Damit du dir darüber keine Sorgen machen müssen, haben wir ein allgemeingültiges Kündigungsschreiben für Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen erstellt.

In unserer Vorlage für die Kündigungsschrift haben wir vier verschiedene Kündigungsschreiben verfasst, die verbleibende Urlaubstage, den Betriebsrat, Meldepflicht beim Arbeitsamt sowie Arbeitszeugnis und Rückgabe der Arbeitsmittel behandeln. Außerdem haben wir ein Muster zur fristlosen Kündigung entworfen.

Unser Muster Kündigungsschreiben für Arbeitgeber kannst du dir zur Vorlage als PDF-Datei herunterladen.

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Rechtlicher Hinweis: Das Kündigungsschreiben ist ein wichtiges Thema und sollte zusammen mit einem Rechtsanwalt erstellt werden. Der Mustervertrag und die Informationen in diesem Artikel dienen lediglich als Informationsquelle. Da es oft auf den Einzelfall ankommt, können wir keine Garantie für die Richtigkeit geben.

Mündliche Kündigung als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin

Im Eifer des Gefechts passiert es gelegentlich, dass Dinge gesagt werden, die nicht so gemeint sind – deinem Teammitglied zu kündigen oder damit zu drohen, solltest du aber tunlichst vermeiden.

Die Kündigung muss – wie gesagt – stets schriftlich erfolgen. Eine mündliche Kündigung ist demnach unwirksam. Der Angestellte hat hierbei nicht nur ein Recht auf Weiterbeschäftigung, sondern kann auch rechtlich gegen die „Kündigung“ vorgehen (KSchG § 4).

Dafür darf sich der oder die Angestellte aber nicht allzu viel Zeit lassen. Werden innerhalb von 3 Wochen keine rechtlichen Schritte eingeleitet, können etwaige Ansprüche verfallen. Unter diesen Umständen kann eine mündliche Kündigung zwar wirksam sein, sollte aber dennoch nach Möglichkeit vermieden werden.

Der Aufhebungsvertrag

Mit einem Aufhebungsvertrag kannst du das Arbeitsverhältnis einvernehmlich zu einem bestimmten Tag beenden.

Der Aufhebungsvertrag überschreibt sozusagen sämtliche andere Regelungen: Kündigungsfristen müssen nicht eingehalten werden, das Kündigungsschutzgesetz greift nicht, die „Kündigung“ kann nicht vor Gericht angefochten und der Betriebsrat muss nicht angehört werden.

Erfahre jetzt alle wichtigen Informationen zum Aufhebungsvertrag für Arbeitgeber und nutze die kostenlose Vorlage.

Auch der Aufhebungsvertrag muss in schriftlicher Form geschlossen werden, mündliche Abkommen sind ungültig.

Häufig sind Regelungen über eine Abfindung wesentlicher Bestandteil des Aufhebungsvertrages.

Außerdem hast du gegebenenfalls eine Hinweispflicht: Die Agentur für Arbeit verhängt über Arbeitnehmer:innen, die einen Aufhebungsvertrag unterschreiben, möglicherweise eine Sperrfrist. Zudem kann die Abfindung auf das Arbeitslosengeld angerechnet werden.

Tipps für das Kündigungsgespräch

Das Kündigungsgespräch ist vermutlich der unangenehmste Teil. Aber: Bei dem Gespräch steht der oder die Angestellte im Vordergrund. Daher solltest du einige Dinge beachten, um ihm nicht unnötig viel zuzumuten:

Kurz vor Feierabend – Noch den ganzen Tag zwischen den Teammitgliedern zu sitzen ist unzumutbar. Führe das Gespräch gegen Feierabend, so kann der oder die Angestellte besser damit umgehen und die Gerüchteküchen fängt nicht gleich an zu brodeln.

Neutraler Boden – Führe das Gespräch am besten in einem Meetingraum, nicht in deinem Büro. So kannst du den Raum nach dem Gespräch verlassen, ohne ihn aus deinem Büro werfen zu müssen und dein Gegenüber hat noch ein paar Minuten, um sich zu sammeln.

Kurz und knapp – Finde klare Worte und komm auf den Punkt. Vage Äußerungen, die zu noch mehr Fragen führen, bringen dich nicht voran.

Schriftliche Kündigung – Übergib die schriftliche Kündigung und lass dir den Erhalt quittieren. Das ist für einen eventuellen Rechtsstreit wichtig.

Emotionen begegnen – Für einige bricht die Welt zusammen. Mach dich also auf heftige Emotionen gefasst. Höre zu und unterbrich dein Gegenüber nicht. Aber bleib auch standhaft und wiederhole gegebenenfalls deine Beweggründe.

Was gibt es zu tun? – Regle wichtige Dinge wie die Arbeitsplatzübergabe, das Offboarding und Rückgabe von Firmeneigentum (Computer, Handy, Auto, …). Wie wird die Zeit bis zum letzten Arbeitstag überbrückt? Sichere ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu.

Gespräch beenden – Ist alles gesagt setzt du dem Gespräch ein klares Ende. Wünsche deinem Gegenüber nur das Beste für die Zukunft und verlasse dann den Raum.

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Nach der Kündigung ist vor der Mitarbeitersuche – jedenfalls in den meisten Fällen.

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