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Lea Pietsch

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So kannst du das Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber vorbereiten

Bewerbungsgespräche machen nicht nur so manche:n Bewerber:in nervös – auch der ein oder andere Hiring Manager begegnet dieser Situation mit Unbehagen. Damit du selbstbewusst in das nächste Bewerbungsgespräch gehen kannst, zeigen wir dir hier, wie du dich als Arbeitgeber auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten kannst.

Warum ist das wichtig? Ein Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber vorzubereiten ermöglicht dir entscheidende Vorteile, wie etwa auch als Führungskraft Selbstbewusstsein in der künstlichen Situation, die beim Vorstellungsgespräch entsteht, zu entwickeln und die nötige Kontrolle über den Verlauf zu behalten. Damit schaffst du optimale Bedingungen, um die richtige Entscheidung zu treffen und die passenden, neuen Mitarbeiter zu finden.

Inhalt

 

Als Arbeitgeber das perfekte Bewerbungsgespräch vorbereiten

Welche Fragen werden beim Bewerbungsgespräch überhaupt gestellt und gibt es offene Fragen, die beim Bewerbungsgespräch richtig gute Ergebnisse erzielen? Franziska Kienzler von Workwise erzählt dir, welche Fragen sie in jedem Bewerbungsgespräch stellt und wieso!

Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber vorbereiten: Schritt für Schritt zum Erfolg

Ein Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber vorzubereiten klingt zwar nach zusätzlicher Arbeit, wird sich jedoch langfristig für dich lohnen. Mit unserer Übersicht zu der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs und der Bewertung der Kandidat:innen, sparst du langfristig Zeit.

Ausgeführt sind diese Etappen des Interviews mit Tipps und Tricks, strukturellen Leitfäden, Fragenkatalogen, Beispielen und Checklisten.

Du siehst: Kein Platz für Unsicherheiten.

Schritt 1: Die richtigen Bewerber:innen finden

Die Grundlage, um neue Mitarbeiter zu finden, die zudem qualifiziert sind, stellt deine Ausschreibung dar. Eine gut geschriebene Stellenanzeige lässt keine Fragen offen und spricht genau die richtigen Kandidat:innen an.

Deine Stellenanzeige sollte online in möglichst vielen Jobportalen zu finden sein, damit du ihr ganzes Potenzial ausschöpfen kannst. Achte dabei jedoch darauf, dass du die Jobbörsen wählst, auf denen auch deine Zielgruppe zu finden ist.

Hast du interessante Bewerber:innen gefunden, beginnt die Arbeit für dich. Wir zeigen dir jetzt, wie du dich am besten vorbereitest.

Tipp: Wir haben eine Lösung für dich entwickelt! Stellenanzeigen, die über Workwise erstellt werden, werden automatisch auf relevanten Jobbörsen vermarktet. Eingehende Bewerbungen kannst du außerdem zentral einsehen. So verlierst du nie den Überblick und hast mehr Zeit, dich auf deine Bewerbungsgespräche vorzubereiten.

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Schritt 2: Vorbereitung des Ablaufs im Bewerbungsgespräch

Die meisten Kandidat:innen schreiben mehr als eine Bewerbung und werden entsprechend auch zu mehr als einem Bewerbungsgespräch eingeladen. Daher solltest du das persönliche Vorstellungsgespräch auch dazu nutzen, um dich im besten Licht zu präsentieren, Stichwort: Employer Branding. Denn das Employer Branding hilft dir dabei, die potenziellen neuen Mitarbeiter von deinem Unternehmen zu überzeugen.

Das Vorstellungsgespräch vorbereiten und führen – diese Punkte liegen in deiner Verantwortung.

Dazu gehören neben der strukturell und inhaltlich schlüssigen Erscheinung des gesamten Ablaufs auch die Rahmenbedingungen. Von der Einladung über die Begrüßung bis hin zur Verabschiedung. Je klarer und stimmiger der Gesamtauftritt, desto überzeugender wirkst du.

In Phase 2 ist es daher wichtig, dass du dich mit deinen Kolleg:innen abstimmst und den Ablauf des Bewerbungsgespräch klärst.

Im Idealfall besteht bereits ein intern festgelegter Ablauf für Bewerbungen, bevor du überhaupt die Einladung versendest. So vermeidest du einen chaotischen, flapsigen oder unprofessionellen Eindruck. Fragen, die vorher geklärt werden müssen, sind:

  • Wer ist die hauptverantwortliche Person, die für die Organisation und den Ablauf zuständig ist?
  • Welche Personen nehmen aktiv am Gespräch teil (davor, währenddessen, danach)?
  • Wer muss darüber in Kenntnis gesetzt werden, wann und wo ein Gespräch stattfindet?
  • An welchem Datum oder welchen Daten findet das Bewerbungsgespräch statt?
  • Welcher Raum ist für das Bewerbungsgespräch besonders geeignet (ruhig, sauber, bequem, repräsentativ)?
  • Wer ist die Ansprechperson der Bewerber:innen bei Rückfragen?
  • Wo warten die Bewerber:innen, wenn sie zu früh erscheint?
  • Wer begrüßt die Kandidat:innen zuerst?

Erst wenn diese Details geklärt sind und Einigkeit über den weiteren Verlauf und die Zuständigkeiten besteht, wird der:die Kandidat:in eingeladen.

Hierbei ist es wichtig, keine Lücken zu lassen und eindeutig zu sein, um die Anzahl der Rückfragen zu minimieren. Dadurch reduzierst du auch insgesamt den zeitlichen Aufwand.

In einigen Branchen ist durchaus hilfreich, wenn jemand aus der Fachabteilung dabei sitzt. Gerade auf dem Arbeitsmarkt heißbegehrte Entwickler:innen wünschen sich Fachexperten bei dem Vorstellungsgespräch.

Best Practices im Bewerbungsprozess: Daniels Tipps

Nicht alle Unternehmen widmen der Optimierung ihres Recruiting-Prozesses so viel Aufmerksamkeit wie HubSpot. Genau deshalb befinden sie sich auch nicht in derselben komfortablen Situation wie Daniel. Seine Bewerbungs-Pipeline ist immer gut gefüllt.

Vom Startup bis zum Großkonzern – da können sich viele eine Scheibe von Daniels Prozess bei HubSpot abschneiden, findet Podcast-Host und Workwise-Gründer Martin.

Warum?

Martin kommt aus dem Schwärmen nicht heraus: „Weil der Prozess objektiv ist, weil er auf die Kandidat:innen eingeht und dadurch Chancengleichheit schafft.”

Wie geht Daniel vor? Was würde passieren, wenn Martin sich bei HubSpot bewerben würde? Alle Antworten gibt's im Podcast Recruiting Talk:

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Schritt 3: Bewerber:innen einladen

Mach dir Gedanken darüber, welche Informationen deine Bewerber:innen brauchen, um sich gut vorbereitet zu fühlen und welche Rückfragen bereits vor dem Bewerbungsgespräch abgefangen werden können. Um besser nachzuvollziehen, welche Fragen Bewerber:innen haben könnte, ist es hilfreich, sich in deren Lage zu versetzen. Was müsstest du wissen, um dich als Bewerber:in sicher zu fühlen?

Gegebenenfalls bietet es sich auch an, vor dem persönlichen Gespräch ein Telefoninterview zu führen. So kannst du dir bereits im Vorfeld einen ersten Eindruck von der bewerbenden Person verschaffen und wichtige Must-haves abklären.

Das spart dir Zeit, da du dich auf vielversprechendere Kandidat:innen konzentrieren kannst. In unserem Leitfaden für das Telefoninterview findest du heraus, wie du auch bei einem telefonischen Bewerbungsgespräch strukturiert vorgehst und mehrere Gespräche untereinander vergleichbar machst.

Damit du den Überblick behältst, haben wir eine Checkliste für eine lückenfreie Informationsmail zusammengestellt:

  • Wähle einen eindeutigen Betreff, der bereits vor dem Öffnen der Mail eine Einladung zum Gespräch suggeriert.
  • Wichtige Informationen zuerst: Wann und wo findet das Gespräch statt? Sei so genau wie möglich. Ist das Büro im 2. OG, auf der Rückseite eines Hauses oder in einem Innenhof versteckt? Je ausführlicher die Beschreibung, desto besser.
  • Zusätzlich können bereits weitere mögliche Termine angegeben werden, auf die im Fall der Fälle ausgewichen werden kann, so sparst du dir einen endlosen E-Mail-Austausch.
  • Details folgen: Wie viel Zeit sollten die Bewerber:innen für das Gespräch einplanen? Gibt es eine Kleiderordnung? Was sollte zusätzlich mitgebracht werden? Über welche Verkehrsmittel gelangt man  am besten zum Unternehmen?
  • Tipp 1: Den Kandidat:innen Infomaterial zukommen lassen, sodass sich diese optimal vorbereiten können und sich im Gegenzug bestens betreut fühlen. Es gilt, wer hier Aufwand investiert zeigt Interesse und sammelt im Voraus bereits Pluspunkte.
  • Tipp 2: Lass die Mail noch einmal Korrektur lesen. So vermeidest du Flüchtigkeitsfehler.

Ist das alles geschafft, kann die E-Mail abgeschickt werden. Da die Kommunikation einen hohen Stellenwert einnimmt, legen wir bei Workwise besonders viel Wert darauf. So bleibt nichts auf der Strecke und du kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren: das Kennenlernen.

Im nächsten Schritt geht es um die inhaltliche Vorbereitung des Interviews. Dieses bildet den Kernpunkt des gesamten Geschehens und muss daher umso gründlicher konzipiert und vorbereitet sein, um die neuen Mitarbeiter tatsächlich für dich gewinnen zu können.

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6 Tipps zur Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs als Arbeitgeber

Im Bewerbungsgespräch möchtest du in kurzer Zeit möglichst viel über die bewerbende Person erfahren – vor allem auch über deren Persönlichkeit.

Fakten abzufragen, die bereits aus dem Lebenslauf hervorgehen, wirkt unvorbereitet und bringt dich nicht weiter. Interessanter ist es, hinter diese Fakten zu schauen und dir ein umfassendes Bild von Vorgehensweisen, Entscheidungen, fachlichen und sozialen Kompetenzen der Kandidat:innen zu machen.

Viele Bewerber:innen machen sich im Internet über Unternehmen schlau, gerade dann, wenn das Bewerbungsgespräch näher rückt. Das kannst du natürlich auch machen – auf Facebook, Xing und Co. wirst du bestimmt fündig.

Allerdings solltest du dir bewusst sein, dass das eine rechtliche Grauzone ist. Dem Datenschutz gemäß darfst du die so gewonnen Daten nur dann verwenden, wenn sie für die Entscheidungsfindung erforderlich sind. Das ist eher selten der Fall. 

Finde jetzt heraus, wie DSGVO-konformes Bewerbermanagement

Lies dir zur Vorbereitung am besten nochmal Lebenslauf und Anschreiben der bewerbenden Person durch. Was sagen die einzelnen Etappen in dem vorliegenden Lebenslauf über die Stärken und Schwächen der Person aus?

Warum hat sich die Person beispielsweise dafür entschieden, Germanistik zu studieren und nebenher als Dolmetscher zu arbeiten? Warum hat sie sich für die Ausbildung als Bürokauffrau entschieden? Welche Erfahrungen hat die Person bisher gesammelt und wie haben diese zu ihren Stärken und Schwächen beigetragen? Du kannst all diese Ideen sammeln und sie im Bewerbungsgespräch als Fragen stellen.

Wichtig ist es, Auffälligkeiten zu notieren und Entscheidungen, Brüche und auch Jobtitel zu hinterfragen.

Alle Notizen zu fachlichen Wechseln, Lücken im Lebenslauf und Unstimmigkeiten zwischen Lebenslauf und Anschreiben, bilden die Grundlage für spätere Fragen an die Kandidat:innen. Denn ob Bewerbende die Wahrheit sagen und zuerst unstimmig erscheinende Entscheidungen logisch begründen können, lässt sich recht schnell in einem persönlichen Gespräch herausfinden. Falsche Eindrücke können widerlegt oder eben bestätigt werden.

Der Lebenslauf und das Anschreiben bilden zudem Dreh- und Angelpunkt, um die Informationen mit den Anforderungen der Stelle abzugleichen. Im Idealfall hast du Lebenslauf, das Anschreiben und dein Anforderungsprofil für die ausgeschriebene Stelle vor dir auf dem Tisch liegen.

So kannst du schnell identifizieren, welche Must-haves und Nice-to-haves die Kandidat:innen mitbringen.

Fehlen letztere, kann auch das wieder notiert werden, um fachliche Lücken in Form von Fragen für das Interview zu packen.

Du solltest dich mit den Anforderungen und Qualifikationen auseinandersetzen und dir zum Beispiel folgende Fragen stellen:

  • Welche Probleme könnten im Alltag entstehen?
  • Welche Aufgaben müssen in der zu besetzenden Stelle tagtäglich bewältigt werden?
  • Was sind wünschenswerte Kern-Charakteristika?
  • Welche Eigenschaften müssen mitgebracht werden und welche davon können bereits aus dem Lebenslauf oder Anschreiben entnommen werden?
  • Wie können diese Vermutungen getestet werden? 

Mach dir zu all diesen Fragen Notizen – gegebenenfalls ordnest du sie sogar in einer Mindmap. Diese kann später die Grundlage für den Leitfaden des Bewerbungsgesprächs bilden.

Oft lohnt es sich auch, bestimmte Fragen je nach Jobbeschreibung vorzubereiten. Profitiere jetzt von den spannenden Interviewfragen zu verschiedenen Berufsgruppen!

Es lohnt sich, Bewerbungsgespräche gründlich vorzubereiten. Nicht nur wirst du mit einer klareren Zielsetzung an die Sache rangehen, auch Kandidat:innen werden es dir danken, wenn sie merken, dass du dich wirklich mit ihnen auseinandergesetzt hast.

Für den Endspurt haben wir noch folgende Tipps für dich:

  1. Mach dir so viele Notizen wie möglich.
  2. Ordne deine Notizen in Themengebiete/Kategorien wie etwa “Lücken im Lebenslauf”, “Unstimmigkeiten in Anschreiben und Lebenslauf”, “Aufgaben und Qualifikationen aus anderen Jobs”, “Zufriedenheit mit alten Jobs” “Kenntnisse in Bereich XY” “Ehemalige Jobs”. Du kannst die Liste natürlich um eigene Kategorien erweitern.
  3. Versuche, Zusammenhänge oder logische Überleitungen zwischen den Fragen/Notizen zu finden, um diese im Gespräch besser miteinander verknüpfen zu können und nicht abgehackt von einer Frage zur nächsten zu springen.
  4. Formuliere deine Fragen nicht aus, sondern notiere dir möglichst nur Stichpunkte, sodass sie nicht abgelesen wirken. Obwohl ein Bewerbungsgespräch keine natürliche Situation ist, sollte trotzdem ein möglichst authentischer Dialog entstehen, der so wenig wie möglich an eine Prüfungssituation erinnert.
  5. Es gibt natürlich unterschiedliche Stile zur Vorbereitung eines Leitfadens, das gilt vor allem für das Notieren von Fragen. Wie ausführlich deine Notizen sein sollen, entscheidest du. Wenn es dir hilft, die Fragen einmal auszuformulieren, kannst du das natürlich machen.
  6. Eine solche Vorbereitung kostet Zeit. Je öfter du das machst, desto routinierter wirst du. Langfristig kannst du auf diese Weise viel Zeit sparen und trotzdem das meiste aus einem Bewerbungsgespräch rausholen.

Und jetzt kann es losgehen!

Du hast eine Person eingeladen, der Termin steht, als nächstes folgt das persönliche Gespräch. Damit auch das reibungslos klappt und du eine sichere Entscheidung treffen kannst, haben wir einen Fragekatalog und Leitfaden für das Bewerbungsgespräch für dich. Außerdem haben wir einige Beispiele für Aufgaben, die du deinen Bewerber:innen im Vorstellungsgespräch stellen kannst.

Auch Informationen zu der Erstattung von Reisekosten bei Vorstellungsgesprächen oder ein Vordruck für eine Teilnahmebescheinigung am Vorstellungsgespräch können für dich interessant sein.

Finde jetzt heraus, wie du ein Bewerbungsgespräch führen kannst

Veröffentlicht am 05.10.2021, aktualisiert am 01.08.2023