Hiring Manager: Eine Bereicherung für das Recruiting-Team

Ob ein Bewerber oder eine Bewerberin tatsächlich zu einem Unternehmen und einer ausgeschriebenen Stelle passt, ist oft schwierig zu beurteilen. Gerade, wenn es um eine sehr spezialisierte und fachlich anspruchsvolle Position geht, sind Recruiter:innen oft überfragt.

Um eine möglichst differenzierte Entscheidung zu treffen, lohnt es sich, einen Hiring Manager in den Bewerbungsprozess einzubeziehen. Er ergänzt das Recruiting um seine fachspezifische Expertise und weiß ganz genau, welche Anforderungen und Aufgaben die freie Stelle mit sich bringt. Hier erfährst du, wie du einen Hiring Manager erfolgreich in das Recruiting-Team integrierst und so nachhaltige Personalentscheidungen triffst.

Was ist ein Hiring Manager?

Der Hiring Manager nimmt im Einstellungsprozess eine zentrale Rolle ein. In der Regel handelt es sich hier um eine Führungskraft aus der Abteilung des Unternehmens, für die neue Mitarbeiter:innen gefunden werden soll. Oft ist er auch derjenige, der die Schaffung bzw. die Neubesetzung der Stelle anregt.

Gemeinsam mit dem HR-Team definiert er oder sie die Kriterien, die die Bewerber:innen auf den Job erfüllen müssen. Er unterstützt die Recruiter:innen bei der Auswahl der passenden Kandidat:innen und ist an Vorstellungsgesprächen beteiligt. Bei der endgültigen Personalentscheidung hat die Stimme des Hiring Managers ein hohes Gewicht. Nach der erfolgreichen Einstellung ist er außerdem für das Onboarding und die weitere Entwicklung verantwortlich.

Da der Hiring Manager aktiv am Tagesgeschäft seines Fachbereichs beteiligt ist und direkt mit dem oder der neuen Mitarbeiter:in zusammenarbeiten wird, kann er am besten beurteilen, welche Anforderungen bei der ausgeschriebenen Stelle gefragt sind und wer aus zwischenmenschlicher Sicht am besten in die Abteilung passt.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp: </strong>Wenn du als Hiring Manager eingesetzt wirst und damit noch nicht viel Erfahrung hast, ist es hilfreich, dich im Vorfeld mit dem Ablauf des Recruitingprozesses vertraut zu machen. Du kannst dich beispielsweise damit beschäftigen, wie du ein <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/anforderungsprofil-erstellen" target="_blank">Anforderungsprofil</a> für die freie Stelle erstellst oder dich auf die <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalauswahl/bewerbungsgespraech-als-arbeitgeber-vorbereiten" target="_blank">Bewerbungsgespräche</a> vorbereitest. Das Recruiting-Team kann dir zusätzlich wertvolle Tipps geben, wie du im Interview am besten mit den Kandidat:innen ins Gespräch kommst.</p></div>

Die verschiedenen Rollen im Hiring-Team

Die Entscheidung des Recruiting Teams für oder gegen eine Anwärterin oder einen Anwärter auf eine ausgeschriebene Stelle will wohl durchdacht sein. Denn es gibt viele verschiedene Faktoren, die darüber entscheiden, wie gut sich eine neue Person in das bestehende Team einfügt.

Kümmert sich ein kollaboratives Hiring-Team um den Einstellungsprozess, können die freie Stelle und auch die Bewerber:innen aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden. Neben den Recruiter:innen, die den Bewerbungsprozess koordinieren und von Anfang bis Ende begleiten, und dem Hiring Manager, können auch die direkten Kolleg:innen der neuen Angestellten, Vertreter:innen der HR-Abteilung oder auch der CEO des Unternehmens einbezogen werden.

Die Größe des Hiring-Teams hängt stark von der Größe der Organisation ab, doch in jedem Fall ist es ratsam, mehrere Meinungen und Sichtweisen zu berücksichtigen. So wird sichergestellt, dass neue Mitarbeitende die Anforderungen der freien Stelle erfüllen, die Unternehmenskultur fortführen und gut mit den unterschiedlichen Abteilungen zusammenarbeiten werden.

Auch die Bewerber:innen selbst profitieren davon, das Unternehmen aus verschiedenen Blickwinkeln kennenzulernen. So bekommen sie einen besseren Einblick in die internen Abläufe und vor allem die Abteilung, in der sie selbst arbeiten werden.

Hiring Manager vs. Recruiter:in – Wer trifft die Entscheidung?

Während das Recruiting-Team fortwährend mit der Personalsuche beschäftigt ist, beschäftigt sich der Hiring Manager nur vorübergehend mit diesem Thema und ist ansonsten in einer der Fachabteilungen eingebunden.

Der Hiring Manager ist die Person, die am besten weiß, was die Bewerber:innen an Erfahrungen, Soft und Hard Skills mitbringen müssen. Der oder die Recruiter:in behält währenddessen die übergeordnete Personalstrategie und die Entwicklung des Unternehmens insgesamt im Blick und kann den aktuellen Arbeitsmarkt besser einschätzen.

Beide Perspektiven sind wichtig für den Entscheidungsprozess und sollten bei der Auswahl der Kandidat:innen berücksichtigt werden. Als Recruiter:in kannst du den Hiring Manager beim Abwägen der Kandidat:innen unterstützen, indem du deine Erfahrungswerte und dein Spezialwissen einbringst, doch letztlich ist der Hiring Manager mit seinem Know How für die finale Einstellungsentscheidung verantwortlich.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp: </strong>Der Hiring Manager trifft die Entscheidung – der oder die Recruiter:in betreut den Recruiting Prozess. Zu dem Prozess gehört auch die Kommunikation mit den Bewerber:innen und somit die Versendung der Absagen, sowie der Jobangebote. Sollte der Hiring Manager dem oder der Kandidat:in die Zusage überbringen wollen, solltet ihr vorher gemeinsam die einzelnen Bestandteile des Angebots wie zum Beispiel die Höhe des Gehalts, die Urlaubstage und die Benefits durchgehen.</p></div>

So gelingt die Integration des Hiring Managers in das Recruiting-Team

Ein erfolgreicher Einstellungsprozess lebt von der Zusammenarbeit der Mitglieder des Hiring-Teams. Hiring Manager sind neben der Betreuung des Bewerbungsprozesses auch in die Arbeit ihrer Abteilung eingebunden und können der Personalsuche nicht ihre komplette Aufmerksamkeit widmen – du kennst das sicherlich zu genüge. Daher ist es entscheidend, von Beginn an klar zu kommunizieren. Die Ziele und Kompetenzen sollten geklärt sein und ihr solltet über den gesamten Prozess in engem Austausch zu stehen.

Am Anfang müssen sich Recruiter:in und Hiring Manager darüber klar werden, welche Anforderungen mit der neuen Stelle verbunden sind. Hier ist vor allem die fachliche Sicht des Hiring Managers gefragt. Als Recruiter:in solltest du hier nachhaken und herausfinden, bei welchen Punkten es Spielraum für Abweichungen gibt. Auf dieser Grundlage kann ein realistischer Zeitplan für die Einstellung aufgestellt werden.

Nachdem die Parameter für die Personalsuche geklärt sind, setzt das Recruiting-Team eine Strategie für die Akquise auf. Es formuliert und verteilt die entsprechende Stellenanzeige. Oft übernehmen die Recruiter:innen auch eine Vorauswahl der eingehenden Bewerbungen, ehe sie die vielversprechendsten Kandidat:innen an den Hiring Manager weiterleiten. So kannst du als Recruiter:in den Hiring Managern Arbeit abnehmen und ihr oder ihm die Entscheidung erleichtern.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Um die Vorauswahl zu vereinfachen, kannst du die eingehenden Bewerbungen mithilfe eines <strong>Bewerbermanagementsystems (ATS)</strong> systematisch erfassen und nach festgelegten Kriterien vergleichen. Viele ATS bieten auch die Möglichkeit, die Daten der Lebensläufe automatisch auszulesen und anhand dessen eine Bewertung abzugeben. So landen die Bewerber:innen, die die gewünschten Parameter am besten erfüllen, ganz oben in deinem Postfach. Bei der Feinauswahl solltest du dich aber auf dein Gespür verlassen. Kriterien wie Soft Skills, Kommunikationstalent oder Cultural Fit lassen sich nicht durch eine Software feststellen.</p></div>

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<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Unterstütze neue Hiring Manager und höre vielleicht auch bei der Nachbesprechung des Bewerbungsgesprächs in den jeweiligen Fachbereichen zu. Eine sinnvolle Hilfestellung ist zum Beispiel die gemeinsame Ausarbeitung eines Bewertungsbogen.</p></div>

Auch nach der erfolgreichen Einstellung eines neues Teammitglieds, ist die Zusammenarbeit und Absprache zwischen der HR-Abteilung und dem Hiring Manager sinnvoll. Gemeinsam können sie den Onboarding-Prozess strukturieren und so gewährleisten, dass die oder der neue Mitarbeiter:in gut im Unternehmen und der jeweiligen Abteilung ankommt.

Bessere Zusammenarbeit dank Bewerbermanagementsystem

Mit einem Bewerbermanagementsystem (BMS) bzw. einem Applicant Tracking System (ATS) kannst du hier viel Zeit sparen. In einem Bewerbermanagementsystem werden alle Bewerbungen digital an einem Ort gespeichert und sind für das gesamte Hiring-Team abrufbar. Über ein BMS-Tool können sich die Recruiter:innen und die Hiring Manager direkt austauschen und gleichzeitig die Kommunikation mit den Bewerber:innen steuern. So behält jeder den Überblick und das Hiring-Team kann sich schnell abstimmen und Entscheidungen treffen.

Fazit: Unternehmen und Bewerber:innen profitieren

Durch ein kollaboratives Bewerbungsverfahren können Unternehmen genau die neuen Mitarbeiter:innen ausfindig machen, die ihr Team am besten ergänzen. Und auch die Bewerber:innen lernen auf diesem Wege eine Organisation aus verschiedenen Perspektiven kennen und können sich ein präziseres Bild von ihren zukünftigen Aufgaben und dem Arbeitsumfeld machen. Außerdem erleben sie das Unternehmen so von Anfang an als kooperativ und kollegial.

Damit die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen die Personalsuche wirklich unterstützt und den Prozess nicht unnötig in die Länge zieht, ist ein reger und effizienter Austausch zwischen Hiring Managern und Recruiter:innen das A und O. Dies kann durch ein digitales Bewerbermanagementsystem vereinfacht werden, da hier alle Informationen zentral gesammelt werden und die beteiligten Teammitglieder sich direkt abstimmen können.

Dir fehlt noch das richtige Bewerbermanagementsystem?

Mit dem Bewerbermanagementsystem von Workwise kannst du dich direkt mit dem gesamten Hiring-Team zu den eingehenden Bewerbungen austauschen. Hier siehst du alle Bewerber:innen auf einen Blick und kannst sie anhand eurer Kriterien vergleichen. So kommt ihr schnell zu einer gemeinsamen Entscheidung.

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