Einstellungszusage – So gelingt dir das Schreiben [inkl. Muster 2024]

Einen der schwierigsten Schritte des Recruiting-Prozesses hast du bereits hinter dich gebracht: Du hast Bewerber:innen auf die offene Stelle aufmerksam machen und dich für eine:n entscheiden. Nun heißt es, dieser Person die guten Neuigkeiten mitzuteilen und sicherzustellen, dass der oder die Bewerber:in das Jobangebot auch tatsächlich annimmt.

Ein Schreiben zur Zusage der Bewerbung bietet die Möglichkeit, der Kandidatin oder dem Kandidaten alle wichtigen Informationen mitzuteilen und sie oder ihn noch einmal von deinem Unternehmen zu überzeugen.

In diesem Artikel findest du alle wichtigen Informationen, die du dafür brauchst, sowie Tipps und Tricks, die dein Schreiben so überzeugend wie möglich gestalten. Außerdem stellen wir dir verschiedene Musterschreiben zur Verfügung, mit deren Hilfe du eine individuelle Einstellungszusage aufsetzen kannst.

Zusage Bewerbung: Das Jobangebot schriftlich bestätigen

Die Zusage zu einer Bewerbung, also einem Jobangebot, ist für Unternehmen bindend und muss in Deutschland schriftlich erfolgen. Früher wurden die Einstellungszusagen deswegen meistens als Brief verschickt, mittlerweile erfolgt dies aber häufig per E-Mail. Eine mündliche Zusage kann je nach Auslegung zwar auch schon als Vertragsschluss gelten, im Streitfall würde die Bewerberin oder der Bewerber jedoch den Kürzeren ziehen, da die Beweislast bei ihr beziehungsweise ihm liegt.

Damit deine gefundene Kandidatin oder dein gefundener Kandidat sicher sein kann, dass du sie tatsächlich einstellen möchtest, solltest du also eine schriftliche Zusage formulieren, sodass gar keine Zweifel aufkommen.

Einstellungszusage Muster: Inhalt und Aufbau

Die Bewerbungszusage wird häufig als bloße Formalität gesehen, doch tatsächlich ist sie ein wichtiger Bestandteil der Candidate Journey und kann darüber entscheiden, ob dein Wunsch-Kandidat oder deine Wunsch-Kandidatin das Jobangebot annimmt oder absagt.

Auch die negativen Rückmeldungen solltest du nicht vernachlässigen. Hier erfährst du, worauf du bei der Bewerbungsabsage achten musst.

Damit du bei der Formulierung der Einstellungszusage keine wichtigen Inhalte vergisst und bei den Kandidat:innen keine Unklarheiten bleiben, zeigen wir dir hier, worauf du bei der Gestaltung achten solltest:

Der Inhalt der Einstellungszusage

Du solltest darauf achten, dass du in der Zusage nach dem Vorstellungsgespräch 4 inhaltliche Blöcke berücksichtigst:

1. Die Zusage: Die Jobzusage sollte ganz am Anfang des Schreibens stehen. Dies ist die Information, die deine Kandidat:innen am meisten interessiert. Daher solltest du deine Absicht, die Bewerberin oder den Bewerber einzustellen, gleich unmissverständlich zum Ausdruck bringen.
2. Bezug zum Vorstellungsgespräch: Nachdem die wichtigste Information vermittelt ist, solltest du sicherstellen, dass die Einstellungszusage die positive Atmosphäre des Vorstellungsgesprächs wieder aufleben lässt. Nimm Bezug auf die Inhalte eures letzten Gesprächs und zeige, dass du dich ehrlich für die Person interessierst. So bekommt die Einstellungszusage eine persönliche Note und die Kandidat:innen fühlen sich wertgeschätzt.
3. Gründe für die Zusage: Auch bei einer positiven Rückmeldung solltest du den Kandidat:innen Feedback geben. Beschreibe daher in der Zusage, warum du dich genau für diesen Bewerber oder diese Bewerberin entschieden hast. So gibst du ihm oder ihr ein gutes Gefühl und legst den Grundstein für eine gute Zusammenarbeit, bei der Wert auf gegenseitiges Feedback gelegt wird.
4. Das weitere Vorgehen: Jede Einstellungszusage sollte auch die Informationen zum weiteren Ablauf beinhalten. Für die meisten Bewerber:innen dürfte der Bewerbungsprozess außerhalb des Alltäglichen liegen. Indem du ihnen im Detail mitteilst, wie die weiteren Schritte aussehen, gibst du ihnen Sicherheit. Mögliche Punkte sind zum Beispiel nächste Gespräche, der Arbeitsvertrag und die Konditionen des Jobangebots oder der erste Arbeitstag.

Wichtige Daten für die Zusage nach der Bewerbung

Die Einstellungszusage ist ein wichtiger Bestandteil des Recruiting-Prozesses und soll den ausgewählten Kandidat:innen das tatsächliche Jobangebot mitteilen, sie über den weiteren Ablauf informieren und schlussendlich an dein Unternehmen binden.

Damit dies gelingt, solltest du diese Daten in der Einstellungszusage einbauen:

• Vorname und Nachname der Kandidatin/ des Kandidaten
• E-Mail-Adresse der Kandidatin/ des Kandidaten
• Telefonnummer der Kandidatin/ des Kandidaten
• Genaue Bezeichnung der Stelle
• Arbeitsbeginn (sofern bereits festgelegt)
• Bestätigung bereits besprochener Details
• Name und Vorname der Ansprechpartner:innen

Wenn du all diese Informationen berücksichtigst und dabei auf Genauigkeit achtest – insbesondere bei den Namen – steht der Einstellung deiner Wunsch-Kandidat:innen nichts mehr im Wege.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Auch wenn mit diesen Daten die wichtigsten Informationen abgedeckt sind, solltest du die Kandidat:innen darauf hinweisen, dass sie gerne Rückfragen stellen und sich bei Unklarheiten an dich oder die Ansprechpersonen in ihrem zukünftigen Team wenden können.</p></div>

Anrede und Ton der Bewerbungszusage

In der Einstellungszusage den richtigen Ton zu treffen, ist gar nicht so einfach. Einerseits handelt es sich hierbei um einen geschäftlichen Brief, der auch in einem professionellen Ton abgefasst sein sollte. Auf der anderen Seite soll die Zusage nach der Bewerbung die Kandidat:innen persönlich ansprechen und sie im Unternehmen begrüßen.

Um hier die Balance zu halten, solltest du dich nach der Unternehmenskultur und der allgemeinen Kommunikationsstrategie richten. Wie sprechen sich die Kolleg:innen untereinander an? Duzt ihr euch gegenseitig, dann solltest du dies auch in der Einstellungszusage tun.

Am besten richtest du dich bei dem Tonfall der Zusage an die Bewerber:innen nach der Kultur deines Unternehmens. Dynamische Startups, die großen Wert auf eine freundschaftliche Atmosphäre legen, sollten dies auch in der Bewerbungszusage anklingen lassen. Arbeitest du hingegen in einem Konzern mit einer eher konservativen Organisationsstruktur, solltest du für das Schreiben einen formelleren Ton wählen.

In jedem Fall solltest du aber auf umgangssprachliche Formulierungen und Redewendungen verzichten. Sie wirken nicht nur unprofessionell, sie können auch schnell zu Missverständnissen führen.

Tipps für eine Einstellungszusage, die zu deinem Unternehmen passt:

• Unternehmenskultur: Wie sieht der tägliche Umgang unter den Kolleg:innen aus?
• Employer Brand: Welche Richtlinien gibt die offizielle Kommunikationsstrategie vor?
• Vier-Augen-Prinzip: Hole dir Feedback von einer Kollegin oder einem Kollegen. Gibt es unklare Formulierungen oder bleiben offene Fragen?

Bewerbung Zusage: Muster und Textbausteine

Um dir konkrete Beispiele an die Hand zu geben, wie du eine überzeugenden Einstellungszusage formulierst, haben wir zwei Muster für eine Bewerbungszusage vorbereitet.

Mithilfe dieser Muster kannst du eine Zusage an deine Bewerber:innen schicken, die zu deiner Arbeitgebermarke passt und alle wichtigen Informationen vermittelt.

Du kannst sie entweder direkt verwenden und lediglich die passenden Daten einsetzen oder sie als Inspirationsquelle nutzen und ein eigenes Schreiben aufsetzen. Hierfür haben wir außerdem einige praktische Textbausteine für die einzelnen Abschnitte der Einstellungszusage gesammelt.

<div class="blog_primary-box"><h3>Musterbrief 1 – förmlich</h3><p>Betreff: Zusage zu Ihrer Bewerbung als [Jobtitel]</p><p>Sehr geehrter [Vorname] [Nachname],</p><p>vielen herzlichen Dank für das Zusenden Ihrer Bewerbungsunterlagen. Wir schätzen Ihr entgegengebrachtes Vertrauen und Interesse sehr.</p><p>Wir freuen uns, Ihnen für Ihre Bewerbung auf [Stellenbezeichnung] eine Zusage geben zu können. Mit Ihrer hohen fachlichen Qualifikation und Ihrem professionellen Auftreten haben Sie uns überzeugt und wir können es kaum erwarten, sie in unserem Team willkommen zu heißen.</p><p>Anbei finden Sie unser Angebot. Geben Sie uns bitte bis zum XX.XX.XXX Bescheid, ob dieses Ihren Vorstellungen entspricht. Sie können sich mit [Ansprechperson] in Verbindung setzen, um weitere Details zu besprechen oder auch einen Termin für die Vertragsunterzeichnung zu vereinbaren.</p><p>Wir sind froh, Sie bald bei uns begrüßen zu dürfen.</p><p>Mit freundlichen Grüßen</p></div><div class="blog_primary-box"><h3>Musterbrief 2 – persönlich</h3><p>Betreff: Zusage zu deiner Bewerbung als [Jobtitel]</p><p>Liebe/r [Vorname],</p><p>vielen Dank für dein Interesse und Vertrauen, das du uns mit deiner Bewerbung entgegengebracht hast.</p><p>Wir freuen uns, dir mitteilen zu dürfen, dass du uns beim persönlichen Kennenlernen überzeugt hast und wir dir die Position als [Stellenbezeichnung] anbieten möchten. Unser Team kann es kaum erwarten, dich an Bord zu haben und mehr von deinen [Persönlichkeitseigenschaft] zu erfahren.</p><p>Deine Ansprechperson [Ansprechperson] wird sich in den nächsten Tagen mit dir in Verbindung setzen, um weitere Details zu deiner Einstellung zu besprechen. Er:Sie wird dir gerne erklären, welche weitere Unterlagen wir noch benötigen und wann du bei uns beginnen kannst.</p><p>Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit und dich in unserem Team begrüßen zu dürfen.</p><p>Viele Grüße</p></div>

Textbausteine

Korrekt ansprechen

• Sehr geehrte Frau [Kandidatin],
• Sehr geehrter Herr [Kandidat],
• Liebe [Kandidatin],
• Lieber [Kandidat],

Wertschätzung

• Vielen Dank für dein Interesse und Vertrauen, das du uns mit deiner Bewerbung entgegengebracht hast.
• Für deine Teilnahme am Bewerbungsverfahren bedanken wir uns recht herzlich.
• Danke, dass du dich bei uns beworben hast. Wir schätzen deinen Aufwand und dein entgegengebrachtes Vertrauen sehr.
• Wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen.
• Vielen herzlichen Dank für das Zusenden Ihrer Bewerbungsunterlagen. Wir schätzen Ihr entgegengebrachtes Vertrauen und Interesse sehr.
• Danke, dass Sie sich bei uns beworben haben. Wir schätzen Ihren Aufwand und Ihr gezeigtes Interesse sehr.

Zusage/Begründung/Gesprächsbezug

• Wir treffen täglich viele Entscheidungen, und freuen uns sehr, dir heute die Stelle als [Stellenbezeichnung] zusagen zu können. Deine [Qualifikation] und [Persönlichkeitseigenschaft] haben uns davon überzeugt, dass du perfekt in unser Team passt.
• Wir freuen uns, dir mitteilen zu dürfen, dass du uns beim persönlichen Kennenlernen überzeugt hast und wir dir die Position als [Stellenbezeichnung] mit Eintrittsdatum XX.XX.XXXX anbieten möchten. Unser Team kann es kaum erwarten, dich an Bord zu haben und mehr von deinen [Persönlichkeitseigenschaft] zu erfahren.
• Mit deiner hohen fachlichen Qualifikation und deinem professionellen Auftreten hast du uns überzeugt. Wir freuen uns, dir mitteilen zu dürfen, dass wir uns für dich entschieden haben. Gerne möchten wir dir die Position als [Stellenbezeichnung] in unserem Unternehmen anbieten. Wir hoffen, dass auch du Interesse an der Zusammenarbeit mit uns hast.
• Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Sie uns beim persönlichen Kennenlernen überzeugen konnten und wir uns für Sie entschieden haben.
• Aus einer großen Bewerberauswahl haben Sie uns mit Ihren Fähigkeiten und Ihrem Auftreten überzeugt und es freut uns sehr, Ihnen die Zusage mitteilen zu können.
• Wir freuen uns, Ihnen für Ihre Bewerbung auf [Stellenbezeichnung] eine Zusage geben zu können. Mit Ihrer hohen fachlichen Qualifikation und Ihrem professionellen Auftreten haben Sie uns überzeugt und wir können es kaum erwarten, sie in unserem Team willkommen zu heißen.

Weiteres Vorgehen

• Bitte melde dich bis zum XX.XX.XXX zurück, ob du die Stelle annehmen möchtest. Gerne sprechen wir mit dir über weitere Einzelheiten, wie den Arbeitsbeginn und Unterlagen, die wir noch benötigen. Vereinbare mit [Ansprechperson] einen weiteren Termin für ein persönliches Gespräch.
• Deine Ansprechperson [Ansprechperson] wird sich in den nächsten Tagen mit dir in Verbindung setzen, um weitere Details zu deiner Einstellung zu besprechen. Er:Sie wird dir gerne erklären, welche weitere Unterlagen wir noch benötigen und wann du bei uns beginnen kannst.
• Im Anhang findest du unser Angebot. Gib uns bitte bis zum XX.XX.XXX Bescheid, ob dieses deinen Vorstellungen entspricht. Bei Rückfragen kannst du dich gerne an [Ansprechperson] wenden. Von ihm:ihr erhältst du auch alle Informationen zum ersten Arbeitstag.
• Wir hoffen, dass auch Sie sich für uns entschieden haben. Bitte melden Sie sich bis zum XX.XX.XXX zurück, ob Sie die Stelle annehmen möchten. Gerne sprechen wir mit Ihnen über weitere Einzelheiten wie Eintrittsdatum und Unterlagen, die wir noch benötigen. Für alle Rückfragen steht Ihnen [Ansprechperson] als Ansprechperson zur Verfügung.
• Anbei finden Sie unser Angebot. Geben Sie uns bitte bis zum XX.XX.XXX Bescheid, ob dieses Ihren Vorstellungen entspricht. Sie können sich mit [Ansprechperson] in Verbindung, um weitere Details zu besprechen oder auch einen Termin für die Vertragsunterzeichnung zu vereinbaren.
• Wie bereits mit VORNAME NACHNAME besprochen, haben wir Ihnen den Arbeitsvertrag mitgeschickt. Bitte lesen Sie ihn sich in Ruhe durch und lassen Sie uns wissen, wenn Sie noch Fragen dazu haben. Wenn möglich, schicken Sie uns eine unterschriebene Kopie bis zum XX.XX.XXX zurück.

Höflich verabschieden

• Wir freuen uns, dich in unserem Team begrüßen zu dürfen.
• Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit.
• Wir freuen uns sehr, Sie als neues Teammitglied begrüßen zu dürfen.
• Wir sind froh, Sie bald bei uns begrüßen zu dürfen und freuen uns schon darauf, Sie im Team zu haben.

Grußformel

• Viele Grüße
• Mit freundlichen Grüßen

Best Practises: 5 Tipps für die Zusage von Bewerber:innen

1. Der Zeitpunkt der Einstellungszusage

Verschicke die Bewerbungszusage so schnell wie möglich, denn für die Candidate Experience sind lange Wartezeiten schädlich. Dein Ziel ist es, den Bewerbungs- und Einstellungsprozess so angenehm wie möglich zu gestalten.

Außerdem besteht die Gefahr, dass sich die Bewerber:innen in weiteren Bewerbungsverfahren befinden. Eine schnelle Rückmeldung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass du die Kandidatin oder den Kandidaten für dich gewinnen kannst. Ein weiterer Bonuspunkt: Je schneller der Vertrag geschlossen ist, desto schneller kannst du mit dem Onboarding beginnen und die Kandidatin oder den Kandidaten einsetzen.

9. Weiteres Verfahren erläutern

Abhängig davon, welche Vereinbarungen mit der Kandidatin oder dem Kandidaten getroffen wurden, solltest du in einem eigenen Abschnitt erläutern, welche nächsten Schritte folgen. Hat der oder die Kandidat:in beispielsweise noch nicht zugesagt, kannst du hier das folgende Gespräch und die Vertragsverhandlung nennen. Sollte die Zusage schon vorhanden sein kann hier schon genannt werden welche Daten noch für den Personalfragebogen benötigt werden oder wo die Person am ersten Arbeitstag hinkommen soll.

2. Einstellungszusagen sind verbindlich

Sobald du als Arbeitgeber:in eine Zusage zur Bewerbung versendest, bist du rechtlich dazu verpflichtet, diese Person auch einzustellen. Das heißt aber nicht, dass der Arbeitsvertrag damit schon geschlossen ist, denn zum Vertragsschluss benötigst du die Annahme der Bewerberin oder des Bewerbers. Verbindlich ist die Zusage daher nur für deine Seite.

In vielen Fällen gibt es auch noch Klärungsbedarf zu einigen Posten des Vertrages wie dem Zeitpunkt des Arbeitsbeginns, dem Lohn und Gehalt oder dem Urlaubsanspruch.

4. Individuelles Zusageschreiben

Jede einzelne Bewerbungszusage neu zu verfassen, würde einen viel zu hohen Zeitaufwand bedeuten. Deswegen ist es unter Recruiter:innen üblich, Musterschreiben zu nutzen. Du solltest allerdings dafür sorgen, dass sich die Kandidat:innen trotzdem persönlich angesprochen fühlen.

Füge also zu jeder Einstellungszusage die persönlichen Daten der jeweiligen Kandidat:innen ein und beziehe dich konkret auf das Bewerbungsgespräch. Bedanke dich außerdem für das Interesse an deinem Unternehmen und vermittle den Kandidat:innen, dass die Person gut zu deiner Organisation passt. Bewerber:innen, diesich schon mit deinem Unternehmen identifizieren, werden das Jobangebot auch sehr wahrscheinlich annehmen.

5. Der Arbeitsvertrag

Haben die Bewerber:innen zum Beispiel im Rahmen der telefonischen Zusage deinem Jobangebot bereits zugestimmt, kannst du den Arbeitsvertrag zusammen mit der Einstellungszusage verschicken.

Ist sie oder er sich noch unsicher, solltet ihr ein weiteres Gespräch vereinbaren, in dem ihr die Details des Vertrages noch einmal besprecht und verhandelt. Hat der oder die Kandidat:in bereits großes Interesse vermittelt, kannst du den Arbeitsvertrag beziehungsweise vorläufigen Arbeitsvertrag mitschicken. Halte jedoch fest, dass die Details noch verhandelbar sind und der oder die Bewerber:in bei Fragen gerne Rücksprache mit der Ansprechperson halten kann.

Hast du alle Formalitäten im Kopf, die du erledigen musst, ehe du neue Mitarbeiter:innen einstellen kannst?

6. Das Preboarding nicht vergessen

Der Versand der Einstellungszusage stellt den Übergang vom Bewerbungsprozess zum Onboarding dar und so solltest du sie auch auffassen.

Daher ist die Arbeit der Recruiter:innen mit der Zusage der Bewerber:innen noch nicht erledigt. Damit die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter auch gut im Unternehmen ankommt und sich zwischen der Einstellungszusage und dem tatsächlichen Einstiegstermin gut aufgehoben fühlt, ist es wichtig, sie in dieser Phase nicht allein zu lassen.

Es kann passieren, dass zwischen der Bewerbungszusage und dem ersten Arbeitstag noch Monate liegen. Damit sich deine Wunsch-Kandidat:innen in dieser Zeit nicht noch umentscheiden, ist es wichtig, diese sogenannte Preboarding-Phase gut zu überbrücken.

Du solltest sicherstellen, dass die zukünftigen Mitarbeiter:innen bereits vor dem Eintritt in das Unternehmen Ansprechpersonen in ihrem Team haben, die sie mit Informationen zu ihrem ersten Arbeitstag versorgen und bei offenen Fragen für die Kandidat:innen da sind.

Finden in dieser Zeit Firmenevents statt, kannst du die zukünftigen Kolleg:innen schon vorab hierzu einladen oder ihnen spannende Podcasts oder Blogs empfehlen, die inhaltlich mit ihrer neuen Position zusammenhängen. So kannst du schon vor dem Unternehmenseintritt die Mitarbeiterbindung fördern.

Checkliste für die Zusage nach dem Bewerbungsgespräch

Damit du sichergehen kannst, dass du bei deiner Einstellungszusage an alles gedacht hast und immer genau weißt, was zu der erfolgreichen Neueinstellung noch fehlt, haben wir hier eine praktische Checkliste für dich:

Mit Workwise Einstellungszusagen versenden

Das kostenlose Bewerbermanagementsystem von Workwise hilft dir nicht nur dabei, alle eingehenden Bewerbungen zu verwalten, es unterstützt dich auch bei der Kommunikation mit deinen Kandidat:innen.

Über das Bewerbermanagementsystem kannst du schnell und unkompliziert mit deinen Bewerber:innen in Kontakt treten, mit ihnen Termine vereinbaren sowie Zu- und Absagen verschicken.

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