Das Telefoninterview – Leitfaden für Personaler:innen

Zu viele Bewerbungen? Wie du mit einem kurzen Telefoninterview die vielversprechendsten Bewerber:innen herausfiltern kannst, erfährst du hier.

Was sind die Vorteile eines telefonischen Vorstellungsgesprächs?

Das Telefoninterview bringt gleich mehrere Vorteile mit sich, sowohl für dich als auch für Bewerber:innen – denn es ist die zeitsparende Alternative zum persönlichen Gespräch und bedarf weniger organisatorischem Aufwand.

Vor allem, wenn du eine große räumliche Distanz zu überbrücken hast – beispielsweise quer durch Deutschland oder sogar über die Landesgrenzen hinaus.

Da es meist kürzer ist und sich der zeitliche Rahmen sehr gut abschätzen lässt, kann es problemlos zwischen zwei Termine gelegt werden oder – falls es aus triftigen Gründen nötig sein sollte – auch kurzfristig verschoben werden.

Davon profitieren auch die Bewerber:innen: Sollte sich bereits während des Telefoninterviews abzeichnen, dass ihr nicht zueinander passt, kann er sich gegebenenfalls eine lange Anfahrt sparen. Ebenso wird er sich in seinem häuslichen Umfeld sicherer fühlen und kann dementsprechend selbstbewusster in das Gespräch gehen.

Das Telefoninterview wird aber nur in den seltensten Fällen das persönliche Bewerbungsgespräch vollständig ersetzen. Vielmehr geht es darum, dass du einen ersten Eindruck über die Bewerber:innen gewinnst: Bringt er oder sie die nötigen Qualifikationen – die Must-Haves – mit, um dem Job gewachsen zu sein?

Besonders für Berufe, die ein gewisses Maß an Kommunikationsstärke erfordern, eignen sich Telefoninterviews besonders, um die Bewerber:innen besser einzuschätzen.

Trotzdem: Während du das Telefoninterview führst, kannst du dir nur ein sehr eingeschränktes Bild der Bewerber:innen machen.

Daher ist es wichtig, standardisiert vorzugehen: Ein Leitfaden für das Telefoninterview hilft dir als Personaler:in, mehrere Gespräche miteinander vergleichen und auswerten zu können. Mithilfe eines Bewertungsbogens kannst du zum Beispiel die Ergebnisse noch besser festhalten und Bewerber:innen miteinander vergleichen.

So musst du dich nicht nur auf dein Bauchgefühl verlassen und kannst eine fundierte Entscheidung treffen, wen du zum persönlichen Gespräch oder zum Probetag einlädst.

Leitfaden für ein Telefoninterview

Genauso wie das persönliches Vorstellungsgespräch, sollte auch das Telefoninterview gut vorbereitet sein – denn als potenzieller Arbeitgeber stehst auch du auf dem Prüfstand.

In einem Gespräch fällt meistens schnell auf, ob sich der Gegenüber vorbereitet hat oder nicht.

Das heißt, dass du nicht nur den Namen des Bewerbers oder der Bewerberin kennst – und weißt, für welche Stelle er oder sie sich interessiert – sondern auch die wichtigsten Stationen in seinem bzw. ihrem Lebenslauf kennen solltest. Basierend darauf kannst du im Telefoninterview Fragen stellen, die mögliche Lücken schließen – allerdings bedarf es dabei einer guten Vorbereitung.

Aus diesem Grund haben wir hilfreiche Tipps und eine Checkliste zusammengestellt, wie du das Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber optimal und strukturiert vorbereiten kannst. Auch die Vorbereitung von gezielten Fragen zu bestimmten Berufsgruppen kann dir bei der Auswahl der passenden Person helfen.

Auch wenn du einen Termin ausgemacht hast, kann es immer sein, dass dem Bewerber oder der Bewerberin kurzfristig etwas dazwischen gekommen ist. Daher sollte zur Begrüßung im Telefoninterview immer auch die Frage gehören, ob es gerade passend ist. Gegebenenfalls musst du dann so flexibel sein, das Gespräch verschieben zu können.

Damit vermeidest du es, die Bewerber:innen in das Gespräch zu zwingen, obwohl sie mit den Gedanken ganz woanders sind.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Übrigens:</strong> Wenn es nur darum geht, eine Vorauswahl zu treffen, reichen meistens circa 20 Minuten für das Gespräch.</p></div>

Natürlich sind die Themen, über die in einem Bewerbungsgespräch gesprochen wird, relativ begrenzt. Trotzdem ist es sinnvoll, dem Gespräch direkt einen Rahmen zu geben, an dem sich die Bewerber:innen bei ihren Antworten orientieren können:

• Wie ist das Gespräch aufgebaut?
• Wie lange wird es etwa dauern?
• Welche Themen werden besprochen?

Damit kannst du sowohl dich selbst als auch die Bewerber:innen auf das Gespräch einstimmen.

Es empfiehlt sich ebenfalls, das Gespräch mit einem kleinen Lob – zum Beispiel über einen aufwendig gestalteten Lebenslauf – aufzulockern. Damit nimmst du den Bewerber:innen etwas Unsicherheit und sie fühlen sich wertgeschätzt.

Der Fokus in einem Telefoninterview sollte natürlich auf den fachlichen Qualifikationen der Bewerber:innen liegen, da diese objektiv bewertet werden können. Mögliche Themenfelder sind daher:

• Motivation der Bewerbung
• Must-Haves abklären, Fachkompetenzen
• Fragen zum Lebenslauf
• Kommunikationsfähigkeit, ggf. auch Fremdsprachenkenntnisse
• Nice-to-Haves herausfinden
• Rahmenbedingungen wie Gehalt und mögliches Eintrittsdatum

Dieser Teil nimmt vermutlich die meiste Zeit des Gesprächs ein.

Da es darum geht, eine Vorauswahl zu treffen, muss es noch nicht so sehr ins Detail gehen.

Finde jetzt heraus, wie du ein angenehmes und aussagekräftiges Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber:in führen kannst.

Ausschlusskriterien feststellen

Um eine geeignete Vorauswahl treffen zu können, müssen die Ausschlusskriterien in jedem Fall geprüft werden:

• Passen die Qualifikationen?
• Sind die Must-Haves erfüllt?
• Entsprechen die Aufgaben den Erwartungen der Bewerber:innen?
• Wie sieht es mit der zeitlichen Verfügbarkeit der Bewerber:innen aus?
• Mangelt es den Kandidat:innen an Selbstreflexion?

Notizen machen

Während den Gesprächen solltest du dir Notizen zu jedem Bewerber und jeder Bewerberin machen, um dich später an jedes Gespräch und jede:n Bewerber:in zu erinnern und die richtige Entscheidung fällen zu können.

Erstelle dir dazu ein standardisiertes Notizblatt, auf dem du schnell und knapp alle relevanten Antworten festhalten kannst.

Leitfaden für Telefoninterviews als Download [inkl. Beispielablauf]

Du möchtest einen optimalen Leitfaden für deine Telefoninterviews als PDF? Fülle einfach das folgende Formular aus und wir schicken dir das Dokument kostenlos direkt an deine E-Mail-Adresse.

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Wie wäre es mit einem Videoanruf?

Um einem persönlichen Gespräch am nächsten zu kommen, kannst du auch auf einen Videoanruf zurückgreifen.

Hierbei siehst du den Kandidaten oder die Kandidatin – sitzt ihm oder ihr quasi gegenüber – und kannst auch dementsprechend mehr aus dem Gespräch herauslesen:

• Welche Umgebung hat er oder sie für das Gespräch gewählt?
• Wie ist seine oder ihre Mimik? Die Gestik?
• Schaut die Person dir in die Augen oder schaut sie die meiste Zeit weg?
• Hat er oder sie sich etwas Besonderes angezogen?

Da ein Videoanruf schon fast das persönliche Bewerbungsgespräch ersetzt, kannst du – je nach Kapazität deines Unternehmens – mit den geeigneten Kandidat:innen auch gleich einen Probetag organisieren.

Musterfragen für ein Telefoninterview

Nachdem sich der Bewerber oder die Bewerberin kurz vorgestellt hat, bist du mit deinen Fragen dran.

Wir haben dir hier ein paar Beispielfragen zusammengestellt, die sich so auch in persönlichen Gesprächen finden lassen:

• Erzählen Sie etwas über sich.
• Können Sie mir Ihre bisherige berufliche Laufbahn kurz zusammenfassen?
• Warum möchten Sie diesen Job?
• Warum möchten Sie in unserem Unternehmen arbeiten?
• Warum sind Sie der perfekte Kandidat für den Job?
• Welche relevanten Kenntnisse und Fähigkeiten haben Sie im Studium/Praktika/vorherigen Job erlangt?
• Welche Kenntnisse bringen Sie für die Stelle mit?
• Könnten Sie mir zu dieser Station in Ihrem Lebenslauf noch mehr erzählen?
• Wo können Sie sich möglicherweise noch verbessern?
• Welche offenen Fragen haben Sie zur Stelle und den Aufgaben?
• Was könnte die größte Herausforderung in dieser Position für Sie darstellen?

Aber Achtung: Beantwortet kein Kandidat oder keine Kandidatin deine Fragen zufriedenstellend, könnte das ein Zeichen sein, dass deine Fragen zu kompliziert oder zu weitläufig gestellt sind. Achte auf eine deutliche und knappe Ausdrucksweise in der Fragestellung, damit dein Anliegen klar wird.

Du brauchst Inspiration für Fragen im Bewerbungsgespräch? Hier findest du aussagekräftige Fragen an Bewerber:innen.

Gegen Ende des Gesprächs erzählst du noch ein wenig über dein Unternehmen und die Abteilung oder das Team, in dem die Person zukünftig arbeiten wird. So kannst du den Bewerber:innen ein besseres Bild geben und auch nochmal die Vorzüge hervorheben, mit denen dein Unternehmen punktet.

Im Leitfaden für das Telefoninterview muss auch Raum für Fragen seitens der Bewerber:innen geschaffen werden. Diese solltest du nach bestem Wissen und Gewissen beantworten – gegebenenfalls kannst du dies aber auch auf das persönliche Gespräch verschieben.

Sind alle Fragen geklärt, erläuterst du den weiteren Ablauf des Bewerbungsprozesses. Du musst natürlich noch keine verbindliche Entscheidung treffen.

Allerdings solltest du schon klar sagen, wann der Bewerber oder die Bewerberin mit einer Rückmeldung rechnen kann.

Was verrät dir ein Telefoninterview noch über die Bewerber:innen?

Ein Telefoninterview kann mehr verraten, als zunächst offensichtlich erscheint: Neben dem Inhalt, können auch die Stimme, Struktur der Antworten oder Nebengeräusche einiges über die Bewerber:innen aussagen und deine Entscheidung beeinflussen.

Die Stimme und Struktur der Antworten lassen auf die Kommunikationsfähigkeiten der Bewerber:innen schließen: Stottert oder nuschelt die Person, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Telefonieren nicht zu ihren Stärken gehört. Achte darauf, falls das ein wichtiges Kriterium für die Stelle ist.

Redet er oder sie um den heißen Brei herum oder sind seine bzw. ihre Antworten unstrukturiert und durcheinander, kann dies von schlechter Vorbereitung und somit mangelndem Interesse oder noch schlimmer: mangelnder Gewissenhaftigkeit zeugen.

Urteile hier aber nicht vorschnell – die Bewerber:innen können auch einfach nervös sein. Ist dies der Fall, kannst du erkennen, wie gut sie mit Drucksituationen umgehen können.

Allerdings sind schlechte Vorbereitung und schwacher Umgang mit Drucksituationen in Form von Nervosität schwer auseinander zu halten.

Ein Tipp für diese Situation: Geduld.

Lass die Kandidat:innen ausreden, lass ihnen Zeit, sich zu sortieren, oder lockere die Situation mit einer humorvollen oder beiläufigen Bemerkung auf.

Fängt sich der Bewerber oder die Bewerberin langsam und beantwortet deine Fragen richtig – wenn auch etwas durcheinander oder stotternd – ist er oder sie einfach nur nervös.

Findet die Person – auch nach ausreichend Geduld von deiner Seite aus – immer noch nicht die richtigen Antworten, kannst du von schlechter Vorbereitung ausgehen.

Flapsige Begrüßungen können dafür sprechen, dass die Bewerber:innen das Gespräch nicht ernst nehmen oder es ihnen an Höflichkeit mangelt.

Nebengeräusche wiederum können ein Zeichen dafür sein, dass die Bewerber:innen unorganisiert sind.

Gerade wenn ein Termin für das Gespräch vereinbart wurde, kannst du auch erwarten, dass mögliche Störquellen beseitigt wurden. Dies sollte auch im Interesse der Bewerber:innen sein, da sich ein Bewerbungsgespräch in ruhiger Umgebung besser und konzentrierter führen lässt.f

Zeit, die Bewerber:innen persönlich kennenzulernen

Das Telefoninterview ist geführt, der Termin für das persönliche Gespräch steht – damit auch das reibungslos klappt und du eine sichere Entscheidung treffen kannst, haben wir einen Fragenkatalog und Leitfaden für das Bewerbungsgespräch für dich zusammengestellt.

Falls dich jedoch keine:r der Bewerber:innen überzeugt, findest du die nächsten ganz bequem bei uns.

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