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7 Regeln für eine motivierende Leistungsbeurteilung

Laut einer Umfrage des Beratungsunternehmens Accenture sind 94% der Führungskräfte der Meinung, dass eine Leistungsbeurteilung zu einer deutlichen Verbesserung ihres Geschäftsergebnisses führt.

Und auch stolze 89% der Arbeitnehmer:innen glauben, mit Hilfe einer gut durchgeführten Leistungsbeurteilung viel besser und motivierter arbeiten zu können.

Na dann gleich mal einen Termin fürs nächste Mitarbeitergespräch machen, oder?

Falsch!

Die meisten scheinen dabei nämlich das kleine, aber entscheidende Wörtchen „gut” zu vergessen. 65% der befragten Arbeitnehmer:innen sind mit ihrer derzeitigen Leistungsbeurteilung nämlich mehr als unzufrieden. Und 58% fühlen sich von ihr sogar regelrecht demotiviert.

Damit das dir – oder besser gesagt deinen Mitarbeiter:innen – nicht passiert, erfährst du hier, wie es richtig geht.

Inhalt

Wozu überhaupt eine Leistungsbeurteilung?

Die Frage ist, wie man sieht, berechtigt – schließlich ist der Grat zwischen Mitarbeitermotivation und -demotivation gefährlich schmal. Warum also ein Risiko eingehen?

Ganz einfach: Dein Unternehmen funktioniert nicht ohne.

Die Personalbeurteilung ist ein wichtiger Teil des Mitarbeitergesprächs. Genauso wie Gespräche auf persönlicher Ebene und gegenseitiges Feedback, ist auch die Beurteilung der Leistung jeder einzelnen Arbeitskraft wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Laut Definition sind Leistungsbeurteilung und Feedbackgespräch übrigens zwei Paar Schuhe und sollten daher nicht Synonym verwendet werden – auch wenn es viele Überschneidungen gibt:

Die Personalbeurteilung wird definiert als “Analyse der bisher erbrachten Leistung, der vorhandenen Potenziale und der Leistungsbereitschaft eines Mitarbeiters”. Es handelt sich hier also um ein Feedback, dass sich rein auf die Arbeitsweise und -qualität einer Arbeitskraft konzentriert.

Beim Feedbackgespräch dagegen geht es eher um die Beurteilung des Verhaltens, der Kommunikation und der allgemeinen Arbeitsweise. Eine Art Rundum-Bewertung der Arbeitskraft also.

Doch seien wir mal ehrlich: Deinen Mitarbeiter:innen wird es egal sein, wie du es nennst. Wichtig ist nur, dass du es richtig angehst.

7 Regeln für eine erfolgreiche Leistungsbeurteilung

Das Thema Umsetzung scheint offensichtlich vielen Führungskräften Schwierigkeiten zu bereiten. Verständlich, denn hinter einer Mitarbeiterbeurteilung steckt weit mehr als nur die reine Bewertung einer Leistung. Damit bei dir nichts schiefgeht, haben wir dir hier die 7 goldenen Regeln einer Leistungsbeurteilung zusammengestellt.

Übrigens: Das Wort „golden” ist hier nicht nur sprichwörtlich zu verstehen. Beherzigst du die folgenden Tipps, kann dir das bares Geld einbringen.

1. Regelmäßigkeit

Stell dir vor, dein Kind plündert – ohne Erlaubnis – deinen gesamten Süßigkeitenvorrat. Würdest du es sofort auf sein Fehlverhalten ansprechen oder stattdessen all seine Vergehen aufschreiben und diese – sagen wir – alle 6 Monate mit ihm durchsprechen?

Natürlich nicht, aber viele Unternehmen machen genau das: Bei den jährlichen Mitarbeitergesprächen wird jeder Kritikpunkt und jedes Leistungstief des vergangenen Jahres gesammelt und der Arbeitskraft vorgehalten.

Das ist aus zweierlei Hinsicht schlecht:

Zum einen kann kann sich die betroffene Person vielleicht gar nicht mehr an die genaue Situation erinnern und weder ihre Sicht der Dinge darlegen noch konkrete Learnings daraus ziehen. Nicht besonders motivierend, oder?

Zum anderen ist der sprichwörtliche Drops, wenn ein Fehlverhalten angesprochen wird, schon längst gelutscht:

Das betroffene Projekt ist abgeschlossen, ein ganzes Jahr voller Umsatzverluste vergangen und die Kritik kommt einfach viel zu spät. Die Arbeitskraft hatte nicht die Chance sich zu bessern, schließlich kannte sie ihren Fehler vielleicht gar nicht.

Für eine erfolgreiche Leistungsbeurteilung ist also unerlässlich einen sich ständig wiederholenden Feedback-Prozess einzuführen. Je höher die Frequenz, desto besser.

Übrigens: Bei Workwise führen wir mit unserer Mitarbeiter:innen alle 1–2 Wochen ein persönliches Gespräch, bei dem einerseits der aktuelle Fortschritt besprochen und andererseits persönliche Anliegen oder Probleme angesprochen werden können. So bleibt jeder immer auf dem neuesten Stand und es herrscht eine erfolgreiche und offene Kommunikation.

2. Gute Vorbereitung

Das tatsächliche Gespräch mit der jeweiligen Arbeitskraft sollte erst der allerletzte Schritt deines Beurteilungsprozesses sein. Eine gute Vorbereitung ist das A und O einer Leistungsbeurteilung – ohne sie kannst und wirst du kein gutes Ergebnis erzielen.

Wichtig: Nimm dir für jede Arbeitskraft genügend Zeit und betrachte sie individuell, also unabhängig von anderen. Achte dabei unbedingt darauf, weder gestresst, noch in irgendeiner Form emotional zu sein. Das könnte dein Ergebnis völlig verfälschen, wie du später noch sehen wirst.

Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl ist das natürlich schwer zu realisieren. Um dir die Arbeit zu erleichtern und deinen Aufwand zu reduzieren kannst du auch auf eigens hierfür entwickelte Softwaresysteme (wie das von Personio) zurückgreifen.

Doch nicht nur du, auch deine Mitarbeiter:innen sollten sich auf das Gespräch vorbereiten können. Am besten setzt du daher frühzeitig einen Termin und forderst deine Arbeitskraft auf, sich selbst einzuschätzen. Dies kann völlig frei geschehen oder nach festgelegten Kriterien, beispielsweise mit Hilfe eines Bewertungsbogens.

Fast genauso wichtig wie das Gespräch ist das Setting, in dem es stattfindet. Auf dem Weg zwischen zwei Meetings, am Mittagstisch oder spontan zwischen Tür und Angel ist sicherlich ein guter Zeitpunkt für ein Gespräch über das nächste Grillfest. Aber auf gar keinen Fall für eine Leistungsbeurteilung.

Dieses sollte in jedem Fall unter vier Augen und in einer entspannten, lockeren Atmosphäre stattfinden. Frage deine Arbeitskraft daher kurz vorher, ob es ihr gerade passt und achte darauf, dass ihr während des gesamten Gesprächs ungestört bleibt.

Regel: Kritik sollte immer nur in einem 4-Augen-Gespräch geäußert werden – niemals vor anderen Kolleg:innen. Dagegen kann (und sollte) Lob auch gerne vor Publikum stattfinden.

Am besten gelingt eine Leistungsbeurteilung, wenn du mit deiner Arbeitskraft vorab einige Ziele definierst. So habt ihr beide eine konkrete Vorstellung davon, welche Leistung erwartet wird und könnt besser einschätzen, inwieweit diese Erwartung erfüllt werden konnte.

3. Möglichst objektive Bewertungskriterien

Oft wirkt eine Leistungsbeurteilung demotivierend, weil die Bewertungskriterien intransparent sind. Wenn Mitarbeiter:innen schlechte Ergebnisse nicht nachvollziehen können, fühlen sie sich schnell ungerecht behandelt und der Gedanke folgt “Er/Sie mag mich einfach nicht”. Fatal für das Arbeitsklima.

Wichtig ist also, dass deine Bewertungskriterien möglichst objektiv sind und du genau definierst, was bei jedem Kriterium erwartet wird. Bezeichnung und Erklärung der Kriterien solltest du deinen Mitarbeiter:innen zugänglich machen.

Grundsätzlich kannst du die Bewertungsmaßstäbe frei wählen – je nachdem welche Merkmale bei einer Person/Position wichtig sind und welche Kriterien für ihre Beurteilung sinnvoll sind.

In der Praxis werden meist folgende Merkmale und mögliche Bewertungskriterien betrachtet:

  • Effizienz: z.B. Arbeitstempo, fristgerechte Arbeitsergebnisse, optimaler Einsatz der persönlichen Kenntnisse und Fähigkeiten, schnelle Auffassungsgabe, gutes Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen
  • Qualität: z.B. Sorgfalt, Fehlerhäufigkeit, Ergebnisqualität
  • Flexibilität: z.B. Reaktion auf veränderte Arbeitsbedingungen, Einarbeitungszeit in neue Aufgabenbereiche, Umgang mit wechselnden Arbeitsbereichen
  • Leistungsbereitschaft: z.B. Häufigkeit von Ideen und Beiträgen, persönlicher Einsatz, zusätzlich erbrachte Leistungen
  • Verantwortliches Handeln: z.B. Übernahme von Verantwortung, Umgang mit Ressourcen, vorausschauendes Handeln
  • Teamfähigkeit: z.B. Erfolg der Zusammenarbeit, Häufigkeit von Kommunikationsproblemen, Einbringen ins Team

Wichtig: Betrachte jedes Kriterium unabhängig und schließe nicht von einem aufs andere. Eine überdurchschnittliche Arbeitsqualität bedeutet nicht unbedingt, dass deine Arbeitskraft auch effizient arbeitet. Genauso kann es sein, dass sie zwar Verantwortung übernimmt, aber als Einzelkämpfer:in nicht gut im Team arbeitet.

4. Die nötige Individualität

Bei all der Objektivität solltest du aber nicht vergessen, deine Maßstäbe an die jeweilige Position beziehungsweise Person anzupassen.

Beispielsweise macht es wenig Sinn, Lagerarbeiter:innen und Vertriebsmitarbeiter:innen anhand derselben Kriterien zu beurteilen – schließlich sind die Anforderungen an die jeweiligen Positionen komplett verschieden.

Auch solltest du die persönlichen Stärken und Schwächen deiner Mitarbeiter:innen kennen und bei deiner Bewertung beachten.

Weil das wichtig ist, ein kleines Beispiel: Mitarbeiter:in A und B arbeiten im Marketing. A entwickelt immer hervorragende Werbekampagnen, is aber kein:e geborener Analytiker:in.

Dagegen ist B ein Ass in Sachen Budgetplanung und Marktanalyse – doch nur selten kreativ.

Bewertest du die Kriterien “kreativer Beitrag” und “analytische Fähigkeiten”, wären sie in einem Bereich sehr gut, in dem anderen sehr schlecht. Also im Schnitt “mittelmäßig”.

Dass sie auf ihrem Gebiet Expert:innen sind, kommt dabei nicht raus. Und die fehlende Wertschätzung würde sie letztlich demotivieren und im schlimmsten Fall würde sich ihre Arbeit verschlechtern.

Also: Betrachte jede Person individuell und gewichte die Kriterien je nach ihren Stärken und Schwächen ein bisschen anders.

Zur individuellen Betrachtung gehört immer auch ein wenig Persönliches. Gab es einen Todesfall in der Familie oder hat deine Arbeitskraft eine Trennung hinter sich? Dann sei vielleicht ein bisschen nachsichtiger bei deiner Beurteilung.

Während des Gesprächs solltest du übrigens immer betonen, dass die genannten Punkte lediglich dein persönlicher, individueller Eindruck von der Arbeitskraft sind – besonders wenn es um Kritik geht. Sag also beispielsweise “Mir ist aufgefallen, ...” statt “Andere Kolleg:innen finden, ...”.

5. Auf Beurteilungsfehler prüfen

Eine völlig objektive und 100% exakte Bewertung wird nicht möglich sein. Und das ist auch okay so, schließlich bist auch du nur ein Mensch. Dennoch solltest du deine Ergebnisse zum Schluss noch einmal kritisch hinterfragen und auf die folgenden Beurteilungsfehler prüfen:

Emotionen

Dein Verhalten und Empfinden wird maßgeblich beeinflusst von deinen Emotionen. Sicher ist dir auch schon einmal passiert, dass du dich gegenüber einem Mitmenschen im Ton vergriffen hast, einfach weil du gerade wütend oder frustriert warst. Oder dass du vor lauter Freude die ganze Welt hättest umarmen können.

So kann es dir aber leider auch passieren, dass du ein und dieselbe Person komplett verschieden bewertest, je nachdem ob du gut oder schlecht gelaunt bist.

Um ein faires Ergebnis zu gewährleisten, solltest du also noch einmal sicherstellen, dass du zum Zeitpunkt deiner Beurteilung unter keiner besonderen Emotion standest.

Sympathie

Es ist ganz natürlich, dass du manche deiner Kolleg:innen sympathischer findest, als andere. Dennoch sollten deine persönlichen Präferenzen keinen Einfluss auf dein Urteil haben. Weder positiv noch negativ.

Heißt für dich: besondere Vorsicht bei Personen die dir sehr oder gar nicht sympathisch sind.

Kontakteffekt

Studien haben gezeigt, dass ein häufiger Kontakt tendenziell zu einer positiveren Wahrnehmung einer Arbeitskraft führt. Sprich: Je mehr du mit einem Kolleg:innen zu tun hast, desto besser bewertest du diese.

Maßstabsfehler

Oft haben wir an Mitmenschen die gleichen Ansprüche, wie auch an uns selbst. Je nachdem wie perfektionistisch du veranlagt bist, kann es also sein, dass du die Messlatte etwas zu hoch setzt. Gerade wenn es um eine Arbeitskraft geht, die weit weniger Verantwortung trägt als du.

Nikolaus-Effekt

Sicher erinnerst du dich noch an deine letzte Mahlzeit. Es würde dir auch nicht allzu schwer fallen den Geschmack auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten. Aber was ist mit dem Mittagessen vor 2 Wochen? Wie hat das geschmeckt? Weißt du überhaupt noch, was es gab?

Wenn nicht, erlebst du gerade den Nikolaus-Effekt (auch: Rezenzeffekt): Ereignisse und Erlebnisse, die erst kürzlich stattgefunden haben, sind uns lebhafter und stärker in Erinnerung als solche, die schon etwas länger her sind.

Doch gerade wenn es um die Leistungsbewertung geht, kann das deine Wahrnehmung verzerren. Hat deine Arbeitskraft beispielsweise vor Kurzem erst eine mangelhafte Arbeit abgegeben, überstrahlt dieses negative Ergebnis unter Umständen ihre ansonsten konstant guten Leistungen. So kann es sein, dass du sie schlechter bewertest, als sie tatsächlich ist.

Übrigens: Umgekehrt gibt es auch den Primacy-Effekt (Primäreffekt). Hierbei wird die als erstes wahrgenommene Leistung gegenüber späteren und aktuellen Leistungen überbewertet.

Hierarchieeffekt

Da wir davon ausgehen, dass nur besonders begabte Personen befördert werden, neigen wir automatisch dazu, Mitarbeiter:innen in höheren Positionen besser zu bewerten. Dabei kann es sein, dass Werkstudierende weit mehr Einsatz zeigen als Abteilungsleiter:innen. Prüfe also, ob die ein oder andere Person nicht einen kleinen „Chefbonus” bekommen hat.

Klebereffekt

Es ist Teil der menschlichen Natur, davon auszugehen, dass man aus der Vergangenheit automatisch auf die Zukunft schließen kann: Ein Restaurant, das in den letzten Jahren Probleme mit dem Gesundheitsamt hatte, wird auch jetzt nicht sauber sein. Ein Schüler, der bis jetzt immer schlechte Noten hatte, wird auch dieses Jahr kein gutes Zeugnis nach Hause bringen.

Bezogen auf die Arbeitswelt heißt das: Es wird erwartet, dass Mitarbeiter:innen, die in der Vergangenheit gut abgeschnitten haben, auch jetzt gut sind – und umgekehrt. Der in der Vergangenheit gewonnene Eindruck einer Person bleibt also an der Person haften („kleben”) und verzerrt die Wahrnehmung der Leistung.

Betrachte daher jede Person, als hätte sie gerade erst bei dir angefangen – lass also keine Vergangenheitswerte in ihre Leistungsbeurteilung einfließen. Nur so kannst du ein wirklich faires Ergebnis gewährleisten.

Kontrastfehler

Ist dir auch schon mal aufgefallen, dass sich sich 15 °C im Winter wärmer anfühlen als im Sommer?

Das liegt daran, dass die Durchschnittstemperatur im Winter viel niedriger ist. Um etwas zu beurteilen, setzen wir es nämlich automatisch in Relation zu einem (vermeintlichen) Normalwert. Unsere Wahrnehmung von etwas hängt also davon ab, mit was wir es vergleichen.

Analysierst du beispielsweise erst besonders gute Mitarbeiter:innen und direkt danach eine mittelmäßige Person, so wird dir letztere schlechter erscheinen, als sie tatsächlich ist. Umgekehrt kann es sein dass du nach eine sehr schlechten Mitarbeiter:innen eine mittelmäßige Person als hervorragend bewertest.

Beurteilung aus zweiter Hand

Natürlich ist es schwer jede Arbeitskraft einzeln zu analysieren und es kann manchmal hilfreich sein, sich auch eine zweite oder dritte Meinung einzuholen. Dennoch solltest du darauf achten, dir immer ein eigenes Bild zu machen und dieses von der Meinung anderer nicht übermäßig beeinflussen zu lassen.

Haloeffekt

Dieser Effekt lässt sich am besten bei berühmten Sänger:innen, Sportler:innen oder Schauspieler:innen beobachten: Sie werden von tausenden Fans geliebt und gefeiert. Dass sie eventuell verschwenderisch, arrogant oder sogar gewalttätig sind, wird einfach ausgeblendet. Das gesamte Bild der Person wird von diesem einen Talent dominiert und überstrahlt.

Natürlich wirst du eher selten einen Hollywood-Star beurteilen müssen. Doch gemeinsame Hobbys, guter Humor oder einfach eine sehr nette Art können dein Bild einer Person verzerren und dein Urteil beeinflussen.

Der lustige Typ muss doch schließlich gut im Team arbeiten können! Die Fußballspielerin, gegen die du letztens haushoch verloren hast, die muss einfach ehrgeizig sein! Und die nette Kollegin, die ständig diese tollen Kuchen mitbringt, die arbeitet sicher auch im Büro sehr gewissenhaft und sorgfältig.

Tendenz zur Mitte

Bittet man Menschen, etwas auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, entscheidet sich kaum einer für 1 oder 10. Denn dann müssten sie sich fragen: War dieses Urteil tatsächlich gerechtfertigt? Habe ich mich richtig entschieden?

Um gar nicht erst in diese Situation zu kommen, entscheiden sich viele unterbewusst für eine gemäßigte Bewertung. Heißt: Es kann passieren, dass du besonders gute Mitarbeiter:innen etwas zu schlecht und besonders schlechte etwas zu gut bewertest. Das kann im Falle schlechter Mitarbeiter:innen sogar gut sein (wie du bei Regel 7 sehen wirst). Doch ordnest du eine hervorragende Leistung zu niedrig ein, führt das oft zu Demotivation.

Kognitive Probleme

Es ist unmöglich, dass du immer alles im Blick behältst. Es kann schnell passieren, dass du eine Leistung oder ein Verhaltensmuster einer Arbeitskraft einfach übersiehst und daher auch nicht berücksichtigst. Daran kannst und wirst du leider nichts ändern können, egal wie viel Mühe du dir gibst.

Doch das ist gerade bei guten Leistungen ein großes Problem – schließlich weiß deine Arbeitskraft nicht, dass du etwas nicht weißt. Für sie wirkt es einfach nur wie ein Mangel an Wertschätzung, was sie wiederum frustriert und demotiviert. (“Toll, dann gebe ich mir in Zukunft eben nicht mehr solche Mühe!”)

Unser Tipp: Genau um diese Situation zu vermeiden, solltest du deinen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit geben, sich vorab selbst einzuschätzen. Im Gespräch kannst du dann ihr Leistungsbild mit deinem abgleichen und Unterschiede diskutieren. Am besten fragst du sie auch nach konkreten (positiven und negativen) Beispielen.

6. Die richtige Formulierung

Bei der Leistungsbeurteilung von Mitarbeiter:innen ist die richtige Formulierung essenziell für den Erfolg. Wenn du dein Ergebnis falsch kommunizierst, kannst du dich noch so gut vorbereitet haben, deine Kriterien noch so fair gewählt haben und Beurteilungsfehler noch so gründlich geprüft haben – du wirst doch keinen Erfolg haben.

Das Allerwichtigste ist nämlich, dass deine Arbeitskraft sich während des ganzen Beurteilungsprozesses wohl und wertgeschätzt fühlt. Du musst erreichen, dass sie sich von sich aus verbessern möchte – nicht weil du es ihr sagst. Und schon gar nicht, weil sie Angst vor einer Kündigung hat.

Dale Carnegie, einer der talentiertesten Kommunikationstrainer des 20. Jahrhunderts, hat schon vor fast 100 Jahren erkannt: Ein Mensch arbeitet dann am effektivsten, wenn er es aus eigenem Antrieb tut. Und eines der wichtigsten Motive, warum ein Mensch etwas tut, ist sein Wunsch nach Anerkennung.

Werden seine Leistungen also mit Lob und Anerkennung belohnt, so gibt er sich automatisch mehr Mühe, um dieses Bedürfnis weiterhin zu erfüllen.

Doch Carnegies Beobachtungen haben noch etwas weitaus wichtigeres ergeben: nämlich dass Kritik genau das Gegenteil bewirkt. Sie entmutigt deinen Mitarbeiter:innen und kann dadurch im schlimmsten Fall sogar zu einer Verschlechterung der Leistung führen.

Buchtipp: Wenn du es noch nicht getan hast, dann lies unbedingt “Wie man Freunde gewinnt: Die Kunst beliebt und einflussreich zu werden” von Dale Carnegie. Darin findest du wertvolle Tipps, wie du deine Mitarbeiter:innen motivieren kannst und dir ihre Loyalität verdienst.

Aber wie setzt du diese Erkenntnisse bei deinem Beurteilungsgespräch am besten um? Gerade wenn du eben doch einige Punkte zu beanstanden hast?

Nun, zuallererst solltest du deinen Mitarbeiter:innen nicht das Gefühl geben, sie stünden unter dir (auch wenn es so ist). Vielmehr solltest du einen Dialog auf Augenhöhe anstreben, eine lockere und persönliche Unterhaltung zwischen zwei Kolleg:innen – die Grundlage für ein erfolgreiches Beurteilungsgespräch.

Wenn du vorab einen Selbsteinschätzungsbogen ausgegeben hast, so kannst du diesen als Gesprächsgrundlage nehmen und mit deiner Arbeitskraft Punkt für Punkt durchsprechen. So entsteht automatisch ein natürlicher Dialog, in dem beide Parteien ihre Sicht der Dinge darlegen und begründen können.

Währenddessen solltest du deine Arbeitskraft so oft es geht loben und Kritik auf das Nötigste beschränken – oder sogar ganz auf sie verzichten. Was nicht heißt, dass du ab jetzt schlechte Leistungen einfach so hinnehmen musst. Du kannst Verbesserungspotenziale trotzdem aufdecken. Versuche einen der folgenden Herangehensweisen:

Gehe auf die Bedürfnisse deiner Arbeitskraft ein

Angenommen die Person hat in der Vergangenheit einige sehr gute Ergebnisse erzielt. In letzter Zeit hat er jedoch wegen mangelhafter Arbeit einige Verzögerungen und Umsatzeinbußen verursacht.

Statt sie zu tadeln und aufzufordern, zukünftig bessere Arbeiten abzuliefern, solltest du es lieber so formulieren:

”Ist denn bei dir alles in Ordnung? Mir ist in letzter Zeit aufgefallen, dass du nicht ganz so bei der Sache bist und weniger Freude an der Arbeit zu haben scheinst. Können wir etwas tun, damit du dich bei uns wohler fühlst?”

Damit zeigst du der Arbeitskraft, dass sie dir am Herzen liegt und du um ihr Wohlbefinden bemüht bist. Sie wird dir entweder sagen, was sie stört (und ihr könnt gemeinsam eine Lösung finden) oder sie denkt über ihr Verhalten nach. So oder so regst du sie dazu an, ihre Arbeit zu hinterfragen und zukünftig zu verbessern. Und das ohne, dass du sie dazu aufforderst.

Empathie ist nur eine von 13 Eigenschaften, die eine gute Führungskraft ausmachen. Welche 12 du noch mitbringen solltest – oder sogar musst – erfährst du in unserem Artikel Was macht einen guten Chef aus?.

Sprich ihn auf ungenutzte Potenziale an

Ist dir aufgefallen, dass eine talentierte Arbeitskraft nur mittelmäßige Arbeit abliefert und kaum Einsatz zeigt?

Höchstwahrscheinlich fehlt ihr einfach der richtige Ansporn oder sie ist einfach ein bisschen faul. Aber statt ihr das vorzuwerfen, versuche es lieber so:

”Mir ist bei unserem letzten Projekt aufgefallen, dass du eine Begabung für XY hast. Ich glaube, du kannst noch viel mehr – nur hattest du bisher nicht die Möglichkeit alles zu zeigen. Deswegen möchte ich dir bei unserem nächsten Projekt die Verantwortung für diesen Bereich übertragen. Das wird zwar eine Herausforderung, aber ich weiß, dass ich mich auf dich verlassen kann.”

Mit dieser Geste spornst du sie gleich doppelt an: Zum einen wird sie dich nicht enttäuschen wollen, zum anderen gibst du ihr die Chance ihr Können unter Beweis zu stellen und dafür letztendlich eine Menge Anerkennung zu bekommen.

Zeige ihr, wie sie ihre Stärken noch besser einsetzen kann

Stell dir vor, der Schreibtisch deiner Arbeitskraft ist ständig unordentlich, weswegen sie dauernd ihre Unterlagen suchen muss. Da sie deswegen ständig Verzögerungen und Fehler verursacht, möchtest du sie darauf ansprechen.

Doch anstatt diese Unordentlichkeit als Schwäche darstellen, solltest du sie eher als ein Hindernis sehen, das volle Ausmaß ihrer Stärken zu entfalten:

”Mir ist besonders in Projekt XY aufgefallen, dass du einer unserer schnellsten Mitarbeiter:innen bist. Du hast das Problem schnell verstanden und eine sehr gute Lösung ausgearbeitet. Es war nur schade, dass du so viel Zeit in die Suche deiner Dokumente stecken musstest, denn so ist das etwas untergegangen. Aber ich glaube, wenn du deinen Schreibtisch etwas in Ordnung bringst, wirst du beim nächsten Projekt auch alle anderen mit deiner Geschwindigkeit beeindrucken."

Du kritisierst sie nicht oder verurteilst sie – du zeigst ihr nur einen Weg, wie sie in Zukunft noch mehr Anerkennung für ihre Arbeit bekommt.

Tipp: Jeder Mensch hat ein Talent oder eine besonders gute Eigenschaft. Du musst dir nur Zeit nehmen, diese zu finden und dir überlegen, wo und wie du diese optimal einsetzen kannst. Das wird deinen Mitarbeiter:innen nicht nur mehr Erfolgserlebnisse verschaffen, sondern auch ganz nebenbei dein Unternehmen stärken – schließlich tut jeder genau das, was er:sie am besten kann.

Finde Parallelen zwischen deinen und ihren Zielen

Du möchtest, dass sich deine Arbeitskraft in einem Bereich verbessert? Dann finde heraus, wie du diesen Wunsch von dir mit der Erfüllung ihrer Wünsche verbinden kannst. Denn so wird sie aus eigener Motivation heraus daran arbeiten und bessere Ergebnisse hervorbringen.

Möchtest du beispielsweise, dass sie schneller arbeitet und Abgabetermine einhält? Und weißt du, dass sie gerne ein eigenes Projekt leiten würde? Dann sag ihr:

”Bei unserem nächsten Projekt arbeiten wir für einen unserer wichtigsten Kunden – wir werden uns also keine Verzögerungen leisten können. Ich brauche dafür eine Person als Projektleiter:in auf die ich mich voll verlassen kann und bei der ich weiß, dass alle Termine eingehalten werden. Ich möchte dir daher die Verantwortung für das Projekt übertragen. Glaubst du, du bekommst das hin?”

Damit bringst du sie zwangsweise dazu, sich diesbezüglich anzustrengen: Schließlich trägt sie die Verantwortung. Und weil er weder dich enttäuschen noch sich selbst bloßstellen möchte, wird sie von sich aus versuchen an ihrem Zeitmanagement zu arbeiten.

Mache sie auf die Wichtigkeit seiner Arbeit aufmerksam

Viele Mitarbeiter:innen scheinen in ihrer Position regelrecht einzuschlafen. Sie arbeiten, um ihren Job zu behalten. Aber nicht um das Unternehmen weiterzubringen. Einfach, weil sie glauben, ihre Arbeit sei unbedeutend – und somit auch sie. Ein klarer Fall von unerfülltem Wunsch nach Anerkennung.

Führe also jedem deiner Mitarbeite:innen (von den Lagerarbeiter:innen bis zu den Manager:innen) so oft es geht vor Augen, dass sie als Person bedeutend ist. Die Person sollte das Gefühl bekommen, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird und einen direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat. Damit ermutigst du sie, eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge beizusteuern.

Du verwandelst deine Belegschaft damit in eine Art Community, die mitdenkt und ein gemeinsames Ziel verfolgt: das Unternehmen voranzubringen.

Natürlich wirst du manchmal auch kritisieren müssen. Gerade bei Kleinigkeiten wie Rechtschreibfehlern kannst du deine Mitarbeiter:innen natürlich direkt (aber immer möglichst freundlich) auf den Fehler hinweisen.

Doch bei grundlegenden Schwächen oder wiederkehrenden Verhaltensmustern, wo du mit deiner Kritik also die Arbeitsweise oder Art der Person an sich angreifst, solltest du vorsichtig sein. Beschränke deine Kritik auf das Nötigste und prüfe zuerst, ob es nicht vielleicht sinnvoller wäre, einen der eben genannten Wege zu gehen.

Wichtig: Egal ob du Lob oder Kritik äußerst – du solltest dich immer auf eine konkrete Situation beziehen. Allgemein formulierte Kritik macht es deinen Mitarbeiter:innen unmöglich, konkrete Learnings aus einer Situation zu ziehen. Und allgemein formuliertes Lob klingt einfach unehrlich.

Und da wären wir schon bei unserem wichtigsten Punkt: Ehrlichkeit.

Die oben genannten Alternativwege funktionieren natürlich nur, wenn du dein Lob tatsächlich ernst meinst. Schmeicheleien, gespielte Beweihräucherungen und unehrliche Aussagen durchschauen die meisten sofort. Und fühlen sich manipuliert. So etwas kann der Beziehung zu deinen Mitarbeiter:innen sehr schaden und ihre Leistung verschlechtern.

7. Feedback von Mitarbeiter:innen einfordern

Eine Leistungsbeurteilung sollte immer auch ein umgekehrtes Feedback von der Arbeitskraft an dich beinhalten. So entsteht ein konstruktiver Dialog, bei dem auch Mitarbeiter:innen Verbesserungsvorschläge und Wünsche äußern können.

Wichtig ist, dass du auf die Kritik eingehst und sie auch beherzigst – damit zeigst du, dass dir die Meinung und das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter:innen am Herzen liegt. Und das sollte es: Denn nur zufriedene Mitarbeiter:innen sind wirklich gute Mitarbeiter:innen.

Anerkennung und Wertschätzung sind nur zwei Wege zum Herzen (und damit zur Loyalität) einer Arbeitskraft. Was du noch tun kannst und solltest, um sie an dein Unternehmen zu binden, erfährst du in unserem Artikel über Mitarbeiterbindung.

Vergiss nicht, dich für das Feedback zu bedanken und ermutige deine Mitarbeiter:innen auch weiterhin ehrliche Kritik zu geben. Schließlich haben viele Angst vor negativen Konsequenzen, wenn sie ihre Führungskraft kritisieren. Dabei bist du auf ihre ehrliche Meinung angewiesen – wie sonst solltest du Verbesserungspotenziale erkennen?

Wie sinnvoll ist eine Leistungsbeurteilung wirklich?

Sicher fragst du dich, ob so eine Mitarbeiterbeurteilung tatsächlich sinnvoll ist oder mehr Arbeit als Nutzen verspricht.

Damit du das selbst entscheiden kannst, haben wir dir hier die wichtigsten Vor- und Nachteile aufgelistet:

Nachteile:

  • Wenn gut durchgeführt: hoher Aufwand
  • Wenn schlecht durchgeführt: demotivierend
  • Bei vielen Mitarbeiter:innen schwierig umzusetzen; verlangt komplexes Managementsystem
  • Nie ganz objektiv (Beobachtungsfehlern, Wahrnehmungsverzerrungen etc.)
  • Wegen Termindruck schwierig, die richtige Stimmung zu erwischen

Vorteile:

  • Durch Motivation der Mitarbeiter:in verbessert sich die gesamte Unternehmensleistung
  • Ständiger Austausch führt zu einem offeneren Arbeitsklima
  • Weniger Spannungen zwischen den Hierarchieebenen dank persönlicherer Beziehung
  • Blinde Flecken aufgedeckt: Mitarbeiter:in kennen manche ihrer Schwächen und Leistungspotenziale gar nicht
  • Effektivere Personalentscheidungen: Dank ständigem Überblick über die tatsächliche Leistung der einzelnen Mitarbeiter:innen
  • Regelmäßiges Feedback der Mitarbeiter:innen hilft, die Zufriedenheit zu erhalten und zu erhöhen (wichtig für dein Employer Branding)

Checkliste für deine nächste Mitarbeiterbeurteilung

Du hast dich für eine Leistungsbeurteilung entschieden? Sehr gut, dann ran an die Arbeit! Denn bevor du dein nächstes Beurteilungsgespräch führst, solltest du noch folgendes tun:

  1. Überlege dir ein möglichst effizientes, aber genaues Beurteilungssystem.
    Wer beurteilt wen? Ist sichergestellt, dass die beurteilende Person genügend Kontakt zu den betroffenen Mitarbeiter:innen hat? Ist es sinnvoll, auf eine Softwarelösung zurückzugreifen?
  2. Notiere dir kontinuierlich Beobachtungen, egal ob positiv oder negativ.
    Finde dabei auch die individuellen Stärken einer jeden Arbeitskraft und frage dich, wie du diese in Zukunft noch besser einsetzen kannst.
  3. Lege regelmäßige Gesprächstermine fest.
    Beispielsweise jedes Quartal, jeden Monat, jede Woche. Je öfter, desto besser.
  4. Fordere deine Arbeitskraft vor jedem Termin auf, sich selbst einzuschätzen.
    Am besten mit Hilfe eines passenden Formulars.
  5. Stell sicher, dass eine angenehme Atmosphäre herrscht.
    Sorge dafür, dass ihr ungestört bleibt und führe das Gespräch als Dialog. Verzichte weitestgehend auf Kritik und zeige Anerkennung.
  6. Erarbeite ein Anforderungsprofil.
    Nutze deine Erkenntnisse, um ein ständig aktuelles und präzises Anforderungsprofil für jede Position zu erstellen. Dieses kannst du dann als Grundlage für deine zukünftigen Bewertungen nutzen.

Was ist ein Anforderungsprofil?

Veröffentlicht am 28.04.2021, aktualisiert am 11.05.2022