Mitarbeitergespräch als Führungskraft vorbereiten (inkl. Vorlage)

Ein Mitarbeitergespräch ist eines der wichtigsten Führungsinstrumente, die dir als Führungskraft zur Verfügung stehen. Daher ist es wichtig, dass du dich gut auf das Mitarbeitergespräch vorbereitest und es kompetent führst.

In diesem Artikel erfährst du, wie du das Mitarbeitergespräch einsetzen kannst und erhältst 7 wertvolle Tipps dazu, wie du ein Mitarbeitergespräch vorbereiten und führen kannst. Mit der Mitarbeitergespräch Vorlage kannst du außerdem viel Zeit sparen.

Mitarbeitergespräch Definition – Was ist das überhaupt?

Das Mitarbeitergespräch ist ein Führungsinstrument im Personalmanagement und dient zur Bindung und Entwicklung von Mitarbeiter:innen.

Als Arbeitgeber:in, Personaler:innen oder Führungskraft wirst du daher mit Sicherheit Mitarbeitergespräche führen. Das ist nötig, wenn Stellen neu besetzt werden müssen, es zu Umbesetzungen in der Firma kommt, die Produktivität ausgewertet wird oder Gehaltserhöhungen verhandelt werden.

Auf den ersten Blick ist das Wort oft negativ behaftet, denn Mitarbeitergespräche stehen in engem Zusammenhang mit Abmahnungen, Kündigungen oder Kritik. Deshalb stellt sich bei vielen Menschen zuerst ein Angstgefühl ein, wenn ihnen verkündet wird, dass sie einen Termin in der Personalabteilung wahrnehmen oder bei den Vorgesetzten erscheinen sollen.

In zunehmendem Maße wird jedoch daran gearbeitet, Arbeitnehmer:innen nicht länger auf eine ersetzbare Ware zu reduzieren. Daher dürfen auch Mitarbeitergespräche nicht ausschließlich der Kritik an deinen Mitarbeiter:innen dienen. Es sei denn, diese ist angebracht – und auch dann lieber in konstruktiver Form.

Vielmehr sollte das Interesse an den Mitarbeiter:innen und ihrem Wohlbefinden im Vordergrund stehen, denn nur Personal, das sich mit seinen Bedürfnissen wahrgenommen fühlt, wird sich dem Unternehmen gegenüber loyal verhalten.

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Ein Mitarbeitergespräch vorbereiten & führen: Die 3 Phasen des Ablaufs

Ein Mitarbeitergespräch verläuft in 3 Phasen, auf die du dich als Führungskraft sorgfältig vorbereiten solltest:

1. Das Mitarbeitergespräch vorbereiten
2. Das Mitarbeitergespräch führen
3. Das Mitarbeitergespräch nachbereiten

Es ist selbstverständlich, sich bereits im Vorfeld vorzubereiten und alle wichtigen Details in Erfahrung zu bringen, die zu dem jeweiligen Thema gehören. Noch wichtiger ist es allerdings, das Mitarbeitergespräch sorgfältig nachzubereiten.

Konnten Wünsche und Bedürfnisse nicht erfüllt werden oder wurden Pläne für die Zukunft festgelegt, sollte es regelmäßige Zusammenkünfte geben, um die Themen erneut aufzugreifen und den Stand der Dinge zu kontrollieren.

Ein Mitarbeitergespräch führen: Die 7 wichtigsten Tipps

Willst du ein Mitarbeitergespräch vorbereiten, solltest du alle Fakten kennen, die wichtig sind. Steht beispielsweise Kritik an der Arbeit des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin an, dann solltest du wissen, was konkret bemängelt wird.

Am besten ist es in diesem Fall, wenn du die Situation von zwei Seiten beleuchtest. Welcher Vorwurf steht eventuell im Raum und wer kann Auskunft darüber geben? Nur wenn du beide Seiten kennst, kannst du objektiv urteilen.

An dieser Stelle ist es wichtig, dass du als Führungskraft genau weißt, wie du Konflikte in Meetings lösen kannst.

Hat der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin jedoch um eine Gehaltserhöhung gebeten, die aus betriebswirtschaftlichen Gründen nicht bewilligt werden kann, solltest du dich für das Mitarbeitergespräch darauf vorbereiten, dass die Absage zu Verstimmungen führen und die Gemüter erhitzen kann.

In diesem Fall musst du dich bei der Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs darum kümmern, Möglichkeiten für die Problemlösung zu finden. Lässt sich eine Gehaltserhöhung mithilfe einer Weiterbildung rechtfertigen? Kann ein späterer Zeitpunkt festgelegt werden? Ist es möglich, einen Bonus in Aussicht zu stellen? Wichtig ist, dass der Mitarbeiter nicht mit leeren Händen aus dem Gespräch geht, sondern erfährt, dass du daran interessiert bist, ihm oder ihr auch tatsächlich zu helfen.

1. Versetze dich in die Situation der anderen Person

Versuche im Mitarbeitergespräch nicht nur die betriebliche Sichtweise zu vertreten, sondern versetze dich immer in die Lage deines Gegenübers.

Geht es um Lohnerhöhungen, dann spielen insbesondere Emotionen eine Rolle. Bei dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin kann es beispielsweise um die existenzielle Sicherheit der Familie gehen, die gefährdet ist, wenn eine Lohnerhöhung ausbleibt. Deshalb ist es wichtig, dass du den persönlichen Hintergrund kennst, der zu dieser Antragstellung führte, und diesen im Mitarbeitergespräch aufgreifen kannst.

Ist es deine Absicht, Mitarbeiter:innen zu einer Weiterbildung zu bewegen, solltest du im Mitarbeitergespräch Leitfaden die Stärken der betreffenden Person festhalten. Im Gespräch kannst du darauf zurückkommen und deinem Gegenüber dadurch das Gefühl geben, dass die gesamte Persönlichkeit durch eine Weiterbildung nur profitieren kann.

Wer sich vor diesen Maßnahmen drücken will, sollte überzeugt werden, dass Lernen zum Alltag des Menschen gehört und nie endet. Viele Mitarbeiter:innen sind jedoch davon überzeugt, dass sie ein Leben lang die Arbeit tun werden, für die sie eingestellt wurden. Veränderungen sind nicht geplant.

2. Fordere nicht zu viel, sondern motiviere deine Mitarbeiter:innen

Sieh einfach mehr in dem Menschen, mit dem du ein Mitarbeitergespräch zu führen hast. Zeichne gedanklich das Bild einer neuen Persönlichkeit und finde die Schlüsselpunkte, die den Ehrgeiz zur Veränderung auslösen. Das können finanzielle Anreize sein, die sich durch eine Weiterbildung ergeben oder mehr Verantwortung, die in einer höheren Position übernommen werden kann.

Jeder Mensch reagiert auf unterschiedliche Dinge, die in Aussicht gestellt werden. Statt ein Pflichtprogramm zu offerieren, kannst du Menschen leicht bewegen, sich auf etwas Neues einzulassen, wenn du auf die individuelle Persönlichkeit eingehst und den richtigen „Knopf" drückst. Natürlich sollte dies aber nie manipulativ eingesetzt werden.

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3. Sei mitfühlend und empathisch

Das Schlimmste, was Arbeitnehmer:innen passieren kann, sind Vorgesetzte, die mit ihren Gedanken abwesend ist. Bereits wenige Sekunden nach dem Betreten eines Raums ist für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin klar, ob du als Führungskraft an deinem Teammitglied interessiert bist oder ob es dir eigentlich nur um Zahlen geht.

Es ist verständlich, dass Zurechtweisungen oder Kündigungen im Mitarbeitergespräch emotional an die Substanz gehen. Viele Menschen in Führungspositionen lassen sich deshalb ein „dickes Fell" wachsen, um diese Gefühle auszuhalten.

Menschen sind jedoch keine Maschinen. Behalte in diesem Moment im Hinterkopf, dass es einen triftigen Grund gibt, durch den das Gespräch notwendig wurde. Spürst du bei deinem Gegenüber sofort Widerstand, dann übernimm diesen nicht.

Frage dich in diesem Moment, wie du dich fühlen würdest, und verhalte dich so, wie du dir deine Führungskraft in der Situation wünschen würden. Damit wirst du die Erfahrung machen, dass sich die Fronten nicht so schnell verhärten.

4. Vertraue deiner Intuition

Geht es um ein Bewerbungsgespräch, solltest du immer ehrlich zu dir selbst sein. Passt ein Bewerber oder eine Bewerberin nicht oder solltest du im ersten Moment Bedenken hinsichtlich seiner oder ihrer Persönlichkeit haben, gib diesen intuitiven Impulsen nach.

Tust du es nicht, wirst du dich im Nachhinein vermutlich ärgern. Denn die Erfahrung lehrt, dass jeder Mensch innerhalb von wenigen Sekunden spüren kann, ob die Chemie mit einer anderen Person stimmt und diese in dein Team passt.

Zieht sich der Magen geringfügig zusammen oder kommt es spontan zu einer Veränderung deiner Körperhaltung, solltest du unbedingt auf diese Reaktionen achten und herausfinden, ob diese für oder gegen den Kandidaten oder die Kandidatin sprechen.

5. Trau dich, auf respektvolle Weise ehrlich zu sein

Auch eine Absage lässt sich in einer Art und Weise formulieren, mit der sich Bewerber:innen nicht abgewiesen fühlen müssen. Stellt sich ein Mensch in einem Handwerksbetrieb vor und ist vom ersten Moment an ersichtlich, dass er oder sie sich damit nicht gut fühlt, solltest du ihn oder sie taktvoll darauf ansprechen.

Viele Menschen müssen aus den verschiedensten Gründen Bewerbungen abschicken. Dabei wird manchmal nicht nach Neigungen und Wünschen entschieden, denn es geht um das Einkommen, ohne das es sich nicht leben lässt.

Als guter Personalchef oder Führungskraft musst du im Mitarbeitergespräch den Mut entwickeln, die Dinge auf den Punkt zu bringen. Das kann auch bedeuten, Bewerber:innen darauf hinzuweisen, dass sie in Wahrheit nach etwas ganz anderem suchen.

Im ersten Moment wirst du vermutlich auf vehementen Widerstand treffen. Bleibst du geduldig und machst deutlich, dass der Bewerber oder die Bewerberin mit der Tätigkeit aller Wahrscheinlichkeit nach nicht glücklich wird, hilfst du diesen Personen vielleicht sogar auf ungeahnte Weise.

Dein Gegenüber kann mit deiner Hilfe zu dieser Erkenntnis gelangen – muss sich dieser Wahrheit jedoch selbst stellen. Du kannst ihn nur zu dieser Einsicht führen und das Mitarbeitergespräch kontrollieren, indem du es in die richtige Richtung lenkst.

6. Gehe aktiv auf deine Mitarbeiter:innen zu

Normalerweise müssen Arbeitnehmer:innen regelmäßig Rechenschaft in einem Mitarbeitergespräch ablegen, wenn es um veränderte Produktionsbedingungen, Arbeitsplatzveränderungen oder Verhaltensfragen geht. Doch es wird zunehmend wichtiger, dass beide Seiten auf Augenhöhe agieren. Als Führungskraft kannst du von dir aus den Kontakt zu den Mitarbeitern suchen und aktiv auf diese zugehen.

Eine ernst gemeinte Nachfrage berührt das Herz und führt dazu, dass sich der Betreffende wahrgenommen fühlt. Kommen Führungskräfte ohne Aufforderung auf Mitarbeiter:innen zu, um zu fragen, wie es läuft, dann sorgt dieses Verhalten für ein ganz anderes, verbessertes Betriebsklima. Die beste Mitarbeitergespräch Vorbereitung bringt nichts, wenn du keinen Kontakt zu dem anderen Menschen aufbauen kannst.

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7. Bobachte deine eigenen Reaktionen

Um dich und deine Reaktionen auf einen anderen Menschen zu reflektieren, musst du über deine eigenen Konditionierungen Bescheid wissen. In der Kindheit hast du gelernt, auf Menschen und äußere Umstände in einer bestimmten Art und Weise zu reagieren. Diese Muster bleiben ein Leben lag bestehen, wenn du sie nicht hinterfragst und selbstständig änderst. Tust du das nicht, wird jedes Mitarbeitergespräch von deiner Vergangenheit beeinflusst werden.

Mitarbeitergespräch Vorlage: So führst du es richtig

Es braucht Fingerspitzengefühl, um ein Mitarbeitergespräch zu führen. Hast du dafür die Vorbereitung und Recherche abgeschlossen, kann der Termin wahrgenommen werden. Eine Vorlage für das Mitarbeitergespräch kann dir einiges an Arbeit abnehmen.

Gibt es eine Mitarbeitergespräch Vorlage, kannst du außerdem im Nachhinein noch einmal vergleichen, ob du alle Fragen gestellt hast, die du in der Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch erarbeitet hast. Denn geht es um neue Absprachen, müssen diese und ihre Einhaltung festgehalten und kontrolliert werden.

Lade dir jetzt die Vorlage für das Mitarbeitergespräch kostenlos herunter:

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Du solltest außerdem immer dafür sorgen, dass Mitarbeiter:innen das Gesprächszimmer mit einem guten Gefühl verlassen. Bei einer Kündigung fällt es natürlich schwer, im Mitarbeitergespräch emotional gelassen und unberührt zu bleiben. Alle anderen Situationen sollten jedoch entspannt ablaufen, selbst wenn es um Kritik am eigenen Verhalten geht.

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Gerade in Mitarbeitergesprächen kannst du schnell feststellen, ob die Rollen in deinem Team gut verteilt sind oder deine Teammitglieder aufgrund von Unterbesetzung Probleme haben. Stellst du fest, dass tatsächlich mindestens eine Person in deinem Team fehlt, solltest du schnell handeln.

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