Peer Recruiting: Wie deine Mitarbeiter selbst zu Recruitern werden

Was ist Peer Recruiting?

Der englische Begriff "peer" steht für Gleichgestellte oder Gleichberechtigte. Peer Recruiting bedeutet daher Recruiting von Gleichgestellten, Team-Verantwortete-Mitarbeitergewinnung oder besser: Mitarbeiter rekrutieren Mitarbeiter.

Normalerweise beschäftigt sich die Personalabteilung alleine mit dem Recruiting von neuen Mitarbeitern. Warum das ändern?

Die neuen Mitarbeiter sollen später mit einem bestehenden Team – also deinen derzeitigen Mitarbeitern – zusammenarbeiten. Die Personalabteilung kann zwar gut nach Kandidaten mit geforderten Qualifikationen und Kenntnissen suchen, aber die soziale Komponente bleibt dabei auf der Strecke.

Immerhin ist es der Fit zwischen den Teammitgliedern, der die Zusammenarbeit bestimmt. Umso besser der neue Mitarbeiter passt, umso produktiver wird die Arbeit. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass der neue Mitarbeiter langfristig im Unternehmen bleibt, wenn er sich im neuen Team wohl fühlt.

Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter sollten daher mehr Personen miteinbezogen werden als nur die Personalabteilung. Und zwar die Personen, mit denen der neue Mitarbeiter später zusammenarbeitet.

Mitarbeiter stellen Mitarbeiter ein – Aber wie?

Normalerweise ist es die Aufgabe von den Personalern, neue Mitarbeiter zu finden und einzustellen. Für das Peer Recruiting müssen dafür neue Wege gefunden werden.

Aufgaben, die Mitarbeiter beim Recruiting übernehmen können:

• Bedarfsplanung
• Profilerstellung und Stellenanzeigen
• Direkte Ansprache von Kandidaten
• Bewerbungsgespräche
• Probetag
• Einstellungsentscheidung
• Onboarding

Wie genau kannst du deine Mitarbeiter dabei miteinbeziehen?

In unserer modernen und agilen Arbeitswelt arbeiten die Mitarbeiter immer selbstständiger und bekommen mehr Verantwortung. Warum also nicht auch bei Personalentscheidungen?

Bei der Arbeit zusammen mit einem Team merken die Mitarbeiter schnell, in welche Richtung sich das Projekt entwickelt und ob sie in der Zukunft Unterstützung brauchen. Bei der Bedarfsplanung können die Mitarbeiter deswegen gut mithelfen oder diese für ihre Abteilung sogar ganz übernehmen. Dabei kann natürlich immer mit der HR-Abteilung Rücksprache gehalten werden.

Neben den offensichtlichen Qualifikationen, die ein neuer Mitarbeiter für die Arbeit in der Abteilung braucht, können die Mitarbeiter zusätzlich kulturelle und soziale Anforderungen in der Profilerstellung ergänzen. Das Anforderungsprofil wird so besser und Stellenanzeigen können viel aussagekräftiger gestaltet werden, da die Kollegen genau wissen, was auf einen neuen Mitarbeiter zukommt.

Wie eine Stellenanzeige aussehen soll? Hier findest du Muster und Beispiele für die perfekte Stellenanzeige.

Direkte Ansprache ist besonders wichtig. Denn nicht immer sind Kandidaten gerade aktiv auf der Suche nach einem neuen Job oder bewerben sich an der richtigen Stelle. Dafür können Mitarbeiter Kandidaten direkt ansprechen und sie für das Unternehmen gewinnen.

Mitarbeiter haben meistens ein größeres Netzwerk – oder zumindest ein anderes als Personaler. Sie haben nämlich zusätzlich die ganzen privaten Kontakte, die sich nicht bewerben oder auf LinkedIn und Xing nach Jobs Ausschau halten.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme bieten eine gute Möglichkeit, deine Mitarbeiter in den Recruiting Prozess mit einzubeziehen.

Bewerbungsgespräche werden mit Kollegen geführt. Die Personaler können zwar die Qualifikation kontrollieren, die Harmonie mit dem späteren Team ist für diese allerdings schwer zu überprüfen.

Eine Möglichkeit ist es, mehrere Bewerbungsgespräche mit verschiedenen Kollegen aus dem Team zu organisieren, um einen noch besseren Eindruck von dem Kandidaten zu erhalten. Menschen verhalten sich bei unterschiedlichen Gesprächspartnern meistens anders. Die Teammitglieder haben danach die Möglichkeit, sich über den Kandidaten auszutauschen und denjenigen auszuwählen, der am besten ins Team passt.

Auch der Probetag und die Einstellungsentscheidung werden innerhalb der Abteilung oder des Teams diskutiert und durchgeführt.

Wenn die Mitarbeiter sich für einen Kandidaten entschieden haben, wird auch das Onboarding von ihnen geplant und der neue Mitarbeiter eingearbeitet. Das ganze Team kann kennengelernt werden und bessere Einblicke in die Arbeit sind möglich.

Was du bei der Personalauswahl alles beachten musst? So triffst du die richtige Entscheidung

Aber wer genau trifft dann welche Entscheidung?

Die finale Entscheidung zur Einstellung sollte immer gemeinsam im Team besprochen werden. Jeder darf Vorschläge machen, aber auch Kandidaten mit guter Begründung ablehnen. Da später zusammen gearbeitet werden muss, müssen alle in einem Team miteinander klarkommen.

Natürlich sollte das Ganze eher in kleinen Teams gemacht werden. Eine Abteilung, die überhaupt keine Berührungspunkte mit einer anderen hat, sollte für diese keine Personalentscheidungen treffen.

Wer das Anforderungsprofil erstellt, Bewerbungsgespräche führt und das Onboarding übernimmt kommt darauf an, wie das Team aufgebaut ist. Hat einer der Mitarbeiter die Leitung für das Team? Der Mitarbeiter, der sich besonders gut mit dem Tätigkeitsbereich auskennt sollte eher das Fachliche prüfen. Wobei der Mitarbeiter mit der sozialen Ader sich um den generellen Fit mit dem Team beschäftigt.

Damit dabei keine Streitigkeiten entstehen oder der Recruiting Prozess unübersichtlich und chaotisch abläuft, sollte es immer eine Person geben, die das letzte Wort hat. Diese kann bei Problemen eingreifen und Entscheidungen treffen.

Heißt das jetzt, dass mit Peer Recruiting die HR-Abteilung keine Aufgaben mehr hat? Ganz und gar nicht. Die Aufgaben ändern sich nur: Es heißt dann nicht mehr Bewerbungen durchgehen und sich um die Auswahl der neuen Mitarbeiter kümmern, sondern zum Beispiel an der Personalstrategie oder an Weiterbildungsprogrammen arbeiten.

Beratung und strategische Aufgaben gehören dann zu den täglichen Aufgaben der HR-Abteilung. Außerdem steht die HR-Abteilung jederzeit für Rücksprachen und Unterstützung für die Mitarbeiter zur Verfügung.

Da sich die Mitarbeiter anfangs vielleicht noch nicht so gut mit dem ganzen Recruiting Prozess auskennen, ist es sehr wichtig, immer jemanden zu haben, der einschreiten kann und Hilfestellungen gibt. Am Anfang also lieber die HR-Abteilung noch stärker miteinbeziehen, bis die Mitarbeiter selbst wissen, was wann zu tun ist.

Noch mehr Ideen, wie du gute Mitarbeiter findest: 10 Tipps zur Mitarbeitersuche

Wie wärs zum Beispiel mit Reverse Recruiting? Hierbei wird der Bewerbungsprozess umgedreht und du bewirbst du dich bei den Kandidaten.

Vorteile von Peer Recruiting

• Deine Mitarbeiter übernehmen Verantwortung: Sie überprüfen die Kandidaten und wählen einen neuen Kollegen aus. Das heißt: Sie sind verantwortlich für den Mitarbeiter. Sie geben sich deshalb mehr Mühe bei der Einarbeitung. Die Performance des neuen Mitarbeiters zeigt gleichzeitig auch den Einsatz und das Engagement der Mitarbeiter.
   
• Die Wahrscheinlichkeit, dass der neue Mitarbeiter ins Team passt und langfristig im Unternehmen bleibt, ist höher: Nicht die Personalabteilung sucht neue Kandidaten aus, sondern diejenigen, mit denen der Kandidat später auch wirklich zusammenarbeitet. Dadurch kann das Team sich untereinander absprechen und jemanden auswählen und einstellen, der gut in die Teamdynamik passt.
   
• Die Kandidaten können das Team und den potenziellen Arbeitsplatz besser kennenlernen: Nicht nur die Mitarbeiter bekommen eine bessere Chance, den Kandidaten kennenzulernen. Auch der Kandidat selbst bekommt einen besseren Einblick in das Unternehmen und sein zukünftiges Team: Das Kennenlernen ist authentisch.
   
• Die HR-Abteilung hat mehr Zeit für andere Tätigkeiten: Dadurch, dass die Personaler sich nicht mehr mit Bewerbungen rumschlagen müssen, haben sie Zeit, andere Aufgaben zu übernehmen und so das Unternehmen weiter zu bringen.

Nachteile von Peer Recruiting

• Mitarbeiter müssen erst geschult werden: Bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern gibt es natürlich auch das ein oder andere zu beachten. Das muss den Mitarbeitern erstmal beigebracht und erklärt werden.
   
• Nicht alle Mitarbeiter sind bereit dazu, die extra Arbeit zu leisten: Wofür gibt es denn die HR-Abteilung? Das fragen sich womöglich so einige Mitarbeiter, die aufgefordert werden, neue Kandidaten zu interviewen. Die Mitarbeiter müssen dem auch zustimmen und sich engagieren, damit das System funktioniert.
   
• Bei manchen Stellen klappt Peer Recruiting möglicherweise nicht: Was ist mit Führungspositionen? Sollten hier auch Mitarbeiter entscheiden? Bei solchen Positionen ist es nicht vorrangig, dass die Person gut ins Team passt und von jedem akzeptiert wird. Sondern eher, dass sie die Fähigkeit besitzt ein Unternehmen zu leiten wichtige Entscheidungen zu treffen.

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