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Personalauswahl: So triffst du die richtige Entscheidung

Für Personaler:innen ist die Bewerberauswahl wohl die wichtigste Aufgabe im Arbeitsalltag. Nur mit den richtigen Mitarbeiter:innen kann ein Team und somit auch das Unternehmen funktionieren.

Dabei stellt die Personalauswahl eine komplexe Aufgabe dar und es bedarf vieler Überlegungen und Einschätzungen, um die richtige Entscheidung zu treffen:

Welche Eigenschaften, welche Fähigkeiten, welche Erfahrungen sollten Mitarbeiter:innen haben? Wer harmoniert mit einer Gruppe und wer ist eher Einzelkämpfer:in?

Damit du bei all den Fragen nicht den Überblick verlierst, zeigen wir dir in unserem Leitfaden, wie du bei deiner nächsten Personalauswahl am besten vorgehst.

Inhalt

Definition: Was ist Personalauswahl?

Die Personalauswahl (oder auch Personalselektion) ist die Auswahl von internen oder externen Bewerber:innen für eine bestimmte Position. Dabei kann es sich um eine neu entstandene oder auch frei werdende Stelle handeln.

Hierbei muss zunächst darüber entschieden werden, welche Eigenschaften Bewerber:innen mitbringen sollten, um die offene Stelle optimal zu besetzen. Dabei kannst du diese Eigenschaften vorerst in einer Mindmap festhalten, bevor du diese nach der Relevanz einordnest. Anschließend muss geprüft werden, ob die gewünschten Anforderungen auch tatsächlich erfüllt werden und wenn ja, in welchem Umfang.

Warum ist Personalauswahl wichtig?

Wählst du eine Person aus, die nicht ins Team passt oder nicht den Anforderungen entspricht, musst du mit den Konsequenzen leben: Die Produktivität sinkt und das Arbeitsklima in deinem Team wird negativ beeinflusst, dann kommt Kündigung und du musst von vorne beginnen. Das Ganze kostet – und zwar nicht nur Zeit und Nerven. Aber mit einer guten Personalauswahl musst du dir darüber keine Gedanken machen.

Die fachlichen und persönlichen Qualitäten abzufragen und möglichst frei von subjektiven Eindrücken zu erfassen, stellt eine echte Herausforderung der Personalauswahl dar.

  • Wie aussagekräftig sind die angegebenen Fähigkeiten und Fertigkeiten?
  • Passt der Charakter ins Team oder ist die Person einfach nur sympathisch?
  • Inwiefern eignet sich die Person als Ganzes für die Stelle?

Der Personalauswahlprozess

Personalauswahl heißt nicht nur die perfekten Kandidat:innen auszuwählen und fertig. Da gibts noch einiges mehr, was du bedenken solltest. Ein typischer Personalauswahlprozess sieht so aus:

1. Anforderungsprofil erstellen: Das Anforderungsprofil beschreibt genauer, welche Eigenschaften, Kenntnisse und Fähigkeiten eine Person haben muss, um den Anforderungen einer Position gerecht zu werden. Erfahre mehr.

Am besten ziehst du für diesen Schritt aber auch deine Kolleg:innen aus der jeweiligen Fachabteilung zu Rate. Sie wissen schließlich am besten, wie das Arbeitsumfeld aussieht und welche genauen Aufgaben auf deine zukünftigen Mitarbeiter:innen zukommen.

2. Stellenanzeige schalten: Mithilfe deines Anforderungsprofils kannst du als nächstes deine Stellenanzeige erstellen und verbreiten.

Finde heraus, wie du die perfekte Stellenanzeige schreibst.

3. Bewerbungen analysieren: Sobald Bewerbungen bei dir eingehen, musst du diese überprüfen und sortieren. Wer könnte zu der Stelle und zu deinem Unternehmen passen?

Ein Bewerbermanagementsystem kann dir bei diesem Schritt helfen: Hier kannst du Bewerbungen organisieren, den Überblick über laufende Prozesse behalten und mit Bewerber:innen kommunizieren.

4. Bewerbungsgespräche und Probetage durchführen: Im nächsten Schritt solltest du herausfinden, wer wirklich zu dir passt. Ob Telefoninterview, persönliches Gespräch oder Assessment Center – es gibt viele Möglichkeiten, Kandidat:innen kennenzulernen.

Hier findest du Tipps fürs Bewerbungsgespräch und für einen Probetag.

5. Neues Teammitglied einstellen: Jetzt fehlt nur noch die Entscheidung. Wer bekommt den Arbeitsvertrag und wer die Absage?

Alles was du noch wissen musst, um Mitarbeiter:innen einzustellen findest du hier.

Kriterien der Personalauswahl: Darauf solltest du bei der Auswahl achten

Um objektiv beurteilen zu können, ob Kandidat:innen den jeweiligen Anforderungen entsprechen, benötigst du gut definierte Auswahlkriterien, welche du dann den Merkmalen des jeweiligen Kandidats oder der jeweiligen Kandidatin gegenüberstellst. Je größer die Übereinstimmung, desto besser passt der Bewerber oder die Bewerberin zur Stelle. Durch festgelegte Auswahlkriterien steigerst du auch die Fairness deiner Personalauswahl.

In der Praxis werden meist 3 Anforderungsdimensionen betrachtet:

Anforderungen Passung Kriterien
Tätigkeit Qualifikation
  • Fachwissen
  • Fachkompetenz
  • Intelligenz
  • Handlungskompetenz
  • Lösungsorientiert
  • Sozialkompetenz
Persönliche Zufriedenheit Bedürfnisse
  • Motivation (Macht, Leistung, Zugehörigkeit)
  • Interessen
  • Werte
Entwicklung Potenzial
  • Leistungspotenzial
  • Lernbereitschaft
  • Lernfähigkeit
  • soziale Kompetenz
  • Selbstvertrauen

 

Hast du die Auswahlkriterien in den einzelnen Anforderungsdimensionen festgelegt, musst du diese nur noch erfassen und messen. Und hier kommen wir endlich zur praktischen Anwendung des bisher erarbeiteten: Dem Prüfen der Bewerber:innen.

Cultural Fit – Passt die Person in die Unternehmenskultur?

Nicht nur die Fähigkeiten und die Motivation ist entscheidend bei der Auswahl neuer Mitarbeiter:innen. Auch der Cultural Fit muss passen: Kandidat:innen sollten sich in die Unternehmenskultur einfügen und sich damit identifizieren können.

Wichtig ist, dass sich Kandidat:innen in deiner Unternehmenskultur (persönlich) wiederfinden – denn dann fügen sie sich schneller ins Team ein, sind zufriedener und motivierter bei der Arbeit. Stimmen außerdem ihre eigenen Werte mit denen des Unternehmens überein, brauchen sie diese nicht erst zu verinnerlichen oder sich für sie zu verstellen. Sie können ganz sie selbst sein und vertreten ganz automatisch die Unternehmenswerte.

Beispielsweise passt ein kreativer Freigeist eher zu einer Agentur oder einem Startup mit flachen Hierarchien, viel Platz für Individualität und einem freundschaftlichen Miteinander.

Dagegen passen konservative Mitarbeiter:innen, die sich in festen Strukturen wohlfühlen, eher zu einem ebenfalls konservativen Konzern. Regeln, klare Hierarchien und ein seriöser Umgang engen sie nicht ein, sondern geben ihnen die Orientierung, die sie benötigen.

Ob Kandidat:innen in die Unternehmenskultur passen, erfährst du erstmals durch das Anschreiben oder das Motivationsschreiben. Viel besser aber noch im Bewerbungsgespräch.

Mit diesen Fragen findest du heraus, ob der Cultural Fit passt:

  • In welcher Arbeitsatmosphäre wärst du am produktivsten und am ehesten zufrieden?
  • Wie sollte der Chef am besten vorgehen, um Feedback an sein Team zu geben?
  • Mit welcher Art von Kolleg:innen könntest du dir am ehesten vorstellen, im Team zu arbeiten?
  • Was hältst du von persönlichen Freundschaften im Kollegenkreis?

Dass die Persönlichkeit der Kandidat:innen 1 zu 1 auf die Unternehmenskultur passt, ist selten und bei der Personalauwahl auch nicht unbedingt notwendig – eine gewisse Flexibilität ist selbstverständlich, denn Cultural Fit ist längst nicht alles. Mach dir klar, welche Prinzipien besonders wichtig sind und welche du eher vernachlässigen kannst.

Instrumente der Personalauswahl

Du hast einen Haufen Bewerbungen auf deine Stellenanzeige bekommen? Es erfüllen viele Bewerber:innen auf den ersten Blick die eben festgelegten Auswahlkriterien? Perfekt. Dann kannst du nun Schritt für Schritt selektieren, bis du die passende Person gefunden hast.

Du bist mit der Anzahl der Bewerber:innen oder den Qualifikationen nicht zufrieden? Auf Workwise hast du Zugriff auf einen großen Talentpool – jetzt kostenlos Stellenanzeige schalten

Für die Auswahl stehen dir eine Reihe von Instrumenten und Personalauswahlverfahren zur Verfügung:

Dokumentenanalyse

Betrachtest du die Bewerbungsunterlagen, kannst du vor allem fachliche Qualifikationen und Fertigkeiten mit dem Anforderungsprofil abgleichen. Verlangst du neben dem Lebenslauf und Praktikumszeugnissen auch noch ein Motivationsschreiben, kannst du daraus neben den Hard Skills auch die persönlichen Motive und Interessen der Bewerber:innen ableiten.

Gerade am Anschreiben lässt sich so manches Persönlichkeitsmerkmal ablesen, das für die Personalauswahl relevant ist. Zum Beispiel:

  • Trauen sich Kandidat:innen zu, Dinge selbst zu gestalten?
  • Sind Kandidat:innen eher abhängig von anderen Menschen?
  • Wie gewissenhaft arbeiten Kandidat:innen?

Wie viel du davon bereits im Anschreiben erkennst, erfährst du in diesem Artikel von haufe.

Im Lebenslauf kannst du dagegen einiges über Eignung von Bewerber:innen herausfinden:

  • Haben Kandidat:innen den passenden Abschluss und relevante Berufserfahrung?
  • Zieht sich ein roter Faden durch den Lebenslauf?
  • Wie engagiert sind Kandidat:innen?

Entscheide im Voraus, welche Unterlagen für dich wichtig sind. Du kannst zum Beispiel auf Anschreiben oder Motivationsschreiben verzichten und die Motivation stattdessen in einem persönlichen Gespräch abfragen.

Matching Algorithmen für eine schnellere Vorselektion:

Die Dokumentenanalyse ist ein zeitaufwendiger Prozess. Matching Algorithmen können dir dabei die aufwendige Vorselektion abnehmen, wodurch du nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparst.

Der Algorithmus selektiert die Bewerbungen nach Keywords, die der Personaler oder die Personalerin eingibt – stimmen die Begriffe überein, gibt es einen erfolgreichen Match (= Treffer).

Suchst du beispielsweise nach Softwareentwickler:innen, sollte deine Eingabe neben „Softwareentwickler” auch „Informatiker”, „Programmierer” oder „Developer” enthalten. Damit die Software dir also einen wirklichen Mehrwert bringt, musst du den Algorithmus auf die richtige Art bedienen. Dadurch beschleunigt sich deine Personalauswahl, da bereits eine Zielgruppe für dich vorselektiert wurde und du dich nun auf die restlichen Bewerber:innen konzentrieren kannst.

Das ist dir zu aufwendig? Workwise hat seinen eigenen Matching-Algorithmus, der für dich die ganze Arbeit erledigt. Dadurch kannst du dich auf die besten Bewerber:innen fokussieren – jetzt ausprobieren und passende Kandidat:innen finden

Besonders in diesem ersten Schritt im Prozess der Personalauswahl solltest du sorgfältig vorgehen. Es kann schnell passieren, dass du auf den ersten Blick mittelmäßige, in Wahrheit jedoch gute Kandidat:innen von vornherein ausschließt – oder umgekehrt.

Es gilt also: Augen auf und lieber zweimal hinschauen.

Telefoninterview

Sind noch besonders viele Bewerber:innen im Rennen, kannst du eine weitere Auswahlrunde per Telefoninterview starten. So sparst du dir den organisatorischen Aufwand eines Bewerbungsgesprächs und damit Zeit und Geld.

Telefoninterviews sind hauptsächlich dafür da, sich einen ersten Eindruck von Kandidat:innen zu machen. Gleichzeitig kannst du hier nochmal alle Fakten überprüfen und die Motivation abfragen.

Ein solches Gespräch sollte nicht länger als 10–20 Minuten gehen und lässt sich daher leichter in den Alltag integrieren als ein klassisches Bewerbungsgespräch. Einen Leitfaden für ein Telefoninterview findest du hier.

Videointerview

Im Vergleich zu Telefoninterviews haben Videointerviews eine etwas persönlichere Note – zwar hat es nicht dieselbe Qualität wie das persönliche Gespräch, doch es ist ein guter Kompromiss für beide Seiten.

Wie das Telefoninterview, ermöglicht dir ein Videointerview ohne großen Organisationsaufwand, schnell mehrere Kandidat:innen kennenzulernen. So kannst du aus einer größeren Auswahl die passenden Kandidat:innen herausfiltern – und diese letztlich zu einem persönlichen Gespräch einladen.

Mehr Tipps zum Videointerview findest du in unserem E-Book: Digitalisierung im Recruiting

Bewerbungsgespräch

Bewerbungsinterviews oder auch Vorstellungsgespräche sind als Personalauswahlinstrument besonders verbreitet. Über ein persönliches Kennenlernen und die richtige Vorbereitung kannst du die angegebenen Qualifikationen, die persönlichen Bedürfnisse sowie soziale Kompetenzen und das jeweilige Entwicklungspotenzial prüfen.

Das Interview ist trotz so vieler anderer Verfahren in der Personalauswahl die ungeschlagene Nummer 1. Im Bewerbungsgespräch haben nämlich nicht nur Kandidat:innen die Chance, sich persönlich vorzustellen. Auch als Unternehmen kannst du dich von deiner Schokoladenseite zeigen und genaueres über die Stelle oder das Unternehmen allgemein erzählen.

Wichtig: Gehe strukturiert vor und setze dich im Vorfeld nochmal mit den Bewerbungsunterlagen der eingeladenen Kandidat:innen auseinander. Was du sonst noch alles beim Bewerbungsgespräch beachten musst und wie du dich am besten vorbereitest, erfährst du in unserem Artikel: Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber:in vorbereiten.

Außerdem solltest du dir auch während oder nach dem Vorstellungsgespräch Notizen machen, um keine Einzelheiten zu vergessen und deine Ergebnisse mit Kolleg:innen besprechen zu können. Mit einem Bewertungsbogen kannst du deine Bewerber:innen bewerten, um dir die Auswahl einfacher zu machen.

Psychologische Tests (Eignungsdiagnostik)

Immer öfter werden psychologische Tests in den Bewerbungsprozess vor Ort mit eingebaut oder einem Bewerbungsgespräch vorangestellt. Diese standardisierte Verfahren dienen dazu, individuelle Verhaltensmerkmale zu messen.

Beziehen sich die psychologischen Tests auf den beruflichen Erfolg und fachliche Kompetenzen, spricht man im arbeitspsychologischen Fachjargon von sogenannten eignungsdiagnostischen Personalauswahlverfahren.

Dabei werden Persönlichkeitstests am häufigsten angewendet und sollen mehr Einblicke in den Charakter der jeweiligen Person gewähren.

Auf Basis der erfassten Merkmale sollen Schlüsse über Eigenschaften oder das zukünftige Verhalten der Person im Arbeitsumfeld gezogen werden. Dadurch wird versucht die Quote der Fehlentscheidung zu senken und die Leistung in einer bestimmten Position zu prognostizieren.

Aber Achtung! Es kursieren viele eignungsdiagnostische Tests im Netz, die nicht den wissenschaftlichen Standard vertreten und somit für die Personalauswahl ungeeignet sind. Brauchbare psychologische Verfahren sind teuer und vor allem für kleine Unternehmen wie Startups kaum zu stemmen. Dabei spielt nicht nur Geld eine Rolle, sondern auch die Kompetenzen, die psychologischen Tests richtig auszuwerten.

Wie du beurteilen kannst, ob ein Test wirklich wissenschaftlich ist, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Assessment Center

In einem Assessment Center (kurz: AC) werden mehrere Personalauswahlinstrumente in Etappen miteinander kombiniert. Häufig sind ACs eine Aneinanderreihung aus eignungsdiagnostischen Elementen und Interviews. Das ganze Prozedere dauert durchschnittlich ein bis drei Tage. Dabei sind Assessment Center vor allem bei großen Unternehmen für Trainee- und Managementpositionen stark vertreten.

In ACs werden fachliche und persönliche Merkmale bewertet (to assess = bewerten). Sie stellen ein hocheffizientes Verfahren zur Einschätzung des Potenzials von Kandidat:innen dar. Ziel ist es also, die Leistung und das Verhalten von mehreren Kandidat:innen gleichzeitig zu erfassen und per Beobachtung (anhand der festgelegten Anforderungskriterien) zu beurteilen.

Daher gelten Assessment Center auch als besonders aufwendig und lohnen sich für die Personalauswahl nur, wenn die zu besetzende Stelle mit einer enormen Verantwortung einhergeht. Oder wenn du sicherstellen willst, dass Kandidat:innen tatsächlich das Entwicklungspotenzial haben, das du dir vorgestellt hast.

Weitere Tipps zur Vorbereitung und Durchführung findest du in unserem Assessment Center Artikel

Probearbeiten

Probearbeiten oder das Abgeben von Arbeitsproben dienen dazu, reale Arbeitssituationen und -aufgaben zu simulieren und das Verhalten sowie die Leistung der Kandidat:innen zu testen. Typische Elemente des Probearbeitens sind Rollenspiele, Postkorbübungen (um die Stressresistenz zu testen) oder Kurzpräsentationen.

Um Bewerber:innen vor Ausbeutung zu schützen, gibt der Staat für das Probearbeiten einen gewissen rechtlichen Rahmen vor, den du beachten solltest. Damit bei dir nichts schiefläuft, findest du hier alle rechtlichen Anforderungen sowie einen Leitfaden für die Vorbereitung von einem Probearbeitstag.

Ein Probearbeitstag ist besonders dann sinnvoll, wenn du ein kleines Team vergrößern willst und Kandidat:innen möglichst schnell einsatzfähig sein sollen. Gleichzeitig kannst sowohl du als Unternehmen als auch die Kandidat:innen besser beurteilen, ob die Chemie tatsächlich stimmt.

Das Probearbeiten als Methode der Personalauswahl sollte jedoch niemals allein stehen und Teil eines mehrstufigen Personalauswahlprozesses sein.

Ebenso sollten alle Instrumente der Personalauswahl objektiv und zuverlässig (also beispielsweise unabhängig von der durchführenden Person) sein. Nur so ist die Auswahl zukünftiger Teammitglieder wirklich zielführend und basiert nicht auf subjektiven Eindrücken und Impulsen.

Gütekriterien in der Personalauswahl

Nicht nur in der Wissenschaft, sondern auch in den Eignungstests der Personalauswahl gelten die bekannten Gütekriterien: Objektivität, Reliabilität und Validität. Nur wenn diese durch professionelle Tests und Personaler:innen eingehalten werden, wird die Personalauswahl zum Erfolg.

Kriterium der Objektivität

Verschiedene Personaler:innen sollten bei denselben Kandidat:innen hinsichtlich ihrer Eignung zu einem sehr ähnlichen Ergebnis kommen, sofern sie objektiv vorgehen. Oft entsteht das Problem, dass Personaler:innen ihre eigenen Vorstellungen und Meinungen bei einem Interview einfließen lassen und Kandidat:innen mit ähnlichen Ansichten besser bewerten.

An sich völlig menschlich, kann aber zu einer Fehlinterpretation der Eignung führen und somit zu Fehlern bei der Personalauswahl. Je nach Testverfahren ist die gewünschte Objektivität mal besser, mal schlechter zu erreichen. Bei schriftlichen Tests, bei denen Personaler:innen nur das Start- und Stoppsignal geben, ist die Objektivität beispielsweise besser gegeben als bei einem Einzelinterview.

Kriterium der Reliabilität

Reliabilität meint die Genauigkeit der Messergebnisse, also die Zuverlässigkeit. Reliabilität erreichst du vor allem dann, wenn du ein genormtes Testverfahren durchführst.

Solche Tests gibt es vor allem im Assessment Center, sofern Personaler:innen objektiv an die Sache herangehen. Bei der Lebenslaufanalyse oder Zeugnisanalyse ist das nochmal schwieriger, denn hier fungieren Personaler:innen selbst als Messinstrument. In diesem Fall ist die Objektivität der Personaler:innen Voraussetzung, um zuverlässige Ergebnisse zu erhalten.

Kriterium der Validität

Das Auswahlverfahren ist valide, wenn es auch das misst, was es messen soll. Valide Auswahlverfahren helfen also dabei, dass auch wirklich die Kandidat:innen ausgewählt werden, die am wahrscheinlichsten die Anforderungen der Stelle erfüllt.

Ob deine Auswahlverfahren valide sind, kannst du am besten anhand deiner Erfahrungen einschätzen: Bist du mit deinem Team zufrieden und sind alle ihren Aufgaben gewachsen? Dann sind deine bisherigen Auswahlmethoden gut.

Eine hohe Reliabilität und Objektivität können zwar zu einer hohen Validität führen – müssen aber nicht. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn im Eignungstest ein Verfahren gewählt wird, dass reliabel und objektiv ist, allerdings nichts darüber aussagt, wie gut Kandidat:innen ihre Arbeit letztlich machen werden (= Validität). Wenn du beispielsweise zuverlässig misst, wie gut die Person mit Kund:innen umgehen kann – aber nicht im Kundenkontakt arbeiten wird. Das sollte bei der Personalauswahl so gut wie möglich verhindert werden.

Achte unbedingt auf deine Gütekritierien in der Personalauswahl, wenn du dich für einen Eignungstest entscheidest. Denn nur so kannst du entscheiden, ob Kandidat:innen auch tatsächlich den Anforderungen gerecht werden.

Checkliste für deine Personalauswahl

Grafik Personalauswahl

Du kennst dich nun mit den wichtigsten Konzepten der Personalauswahl aus. Dabei kann der ganze Prozess aufwendig oder sogar überfordernd werden. Genau deshalb hat sich Workwise die Mission gesetzt, Unternehmen beim Recruiting zu unterstützen.

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Veröffentlicht am 19.07.2018, aktualisiert am 21.07.2021

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