Success Story: Jobangebot Teamlead Sales bei Vimcar in 13 Tagen besetzt

„Wir haben dieses Jahr sehr motivierte Ziele“, startet Daniel Rapp, Talent Acquisition Manager bei der Vimcar GmbH, ins Interview für unsere Success Story.

Das Berliner Startup ist eines der am schnellsten wachsenden Mobilitätsunternehmen. Mit der eigenen Software-as-a-Service-Lösung soll Mobilität im Business-Bereich neu gedacht und Unternehmen die Fahrzeugverwaltung im Fuhrpark erleichtert werden.

Das starke Wachstum wird auch durch das HR- und Recruiting-Team ermöglicht, welches dabei einigen Herausforderungen gegenübersteht.

Neben der Personalentwicklung, der klassischen HR-Administration sowie dem Office Management ist vor allem das Finden geeigneten Personals im Bereich der Talent Acquisition von hoher Bedeutung.

Neben Daniel sind noch zwei weitere Recruiter:innen dafür zuständig, Talente zu erreichen, im Recruiting-Prozess zu begleiten und einzustellen. Um den hohen Bedarf an neuen Teammitgliedern zu decken, setzt Vimcar deshalb zusätzlich auf externe Dienstleistende im Recruiting.

Daniel gibt im Interview Einblick in die Zusammenarbeit mit Workwise und erzählt, wie ein nahtloser Bewerbungsprozess für Bewerber:innen geschaffen werden kann, um das Wachstum des Startups zum Scaleup mit mehr als 200 Mitarbeitenden zu ermöglichen.

Herausforderung: Recruiting und Wachstum in Berlin

„Aufgrund der ambitionierten Unternehmensziele haben wir als Talent-Acquisition-Team einen enorm hohen Einstellungsbedarf zu befüllen. Aufgegliedert sind wir im Team in Tech- und Non-Tech. Ich bin für Recruiting im Non-Tech-Bereich hauptsächlich für Sales zuständig“, erklärt Daniel.

Ein starkes Sales-Team schafft die Grundlage für weiteres Unternehmenswachstum. Aus diesem Grund wird bei Vimcar immer mehr in unterschiedliche Rollen im Vertrieb differenziert und in eine wachsende Struktur investiert.

Besonders in Berlin sind gute Vertriebler:innen allerdings sehr umkämpft, merkt Daniel an. Viele Unternehmen mit ähnlichem Profil – junge Software-Startups – suchen vor allem jetzt nach Corona wieder Verstärkung im Sales-Bereich.  

„Recruiting in Berlin ist echt, echt anstrengend.“

Lösung: 1. Werkstudenten über Campusjäger by Workwise rekrutieren

Im Vertrieb sind bei Vimcar dauerhaft viele Positionen für Studierende offen, die auch regelmäßig in Vollzeitstellen übernommen werden.

Durch eine Empfehlung wird Daniel auf Workwise aufmerksam und schreibt zunächst die eigenen Sales-Werkstudentenpositionen über Campusjäger – einem Kanal und Marke von Workwise – aus.

Daniel nutzt die Reichweite von Campusjäger bei der Zielgruppe der Studierenden und ist überrascht. „Ich habe euch das erste Jobangebot gegeben und wurde schnell mit Bewerbungen überschwemmt“, berichtet Daniel.

Innerhalb von zwei Wochen seien etwa über 40 Bewerbungen bei ihm eingegangen. Diese Geschwindigkeit kennt er so nicht von konventionellen Recruiting-Kanälen.

Zusätzlich betont er, wie easy der Prozess und die Zusammenarbeit mit Workwise ist. Eine enge und persönliche Betreuung von Account Manager Yannis wird durch wöchentliche Telefonate gewährleistet.

Lösung: 2. Recruiting von der Einstiegsposition bis zum Teamlead Sales

Schnell merkt Daniel, dass er auch Einstiegsstellen und schließlich eine Teamlead-Position im Sales mit Workwise testen und ausschreiben möchte: „Wir haben uns vorsichtig die Qualifikationsleiter hochgetastet.“

Positionen wie die Teamleads im Sales verursachen bei Nichtbesetzung hohe Opportunitätskosten.

Daniel erklärt: Um monatliche Ziele, Quartals- und Jahresziele halten zu können, sei der Teamausbau enorm wichtig. Kurzfristig habe Vimcar auf eine externe Fachkraft gesetzt. Aber nicht nur die monatlichen Ausgaben hierfür seien hoch, sondern auch der subjektive Effekt auf die Teammitglieder sei nicht zu unterschätzen.

Denn Daniel ist überzeugt, ein Team kann nicht so skalieren, wenn es nicht die Betreuung hat, die es benötigt. Umso begeisterter ist er darüber, innerhalb kürzester Zeit einen neuen Teamlead für das eigene Inbound-Sales-Team über Workwise gefunden zu haben.

Du stehst vor einer ähnlichen Herausforderung? Unser Stellenbeschreibungsmuster für Sales Manager:innen kann dir dabei helfen.

Ergebnis: Einstellung innerhalb von 13 Tagen

Für Daniel ist klar: Workwise gehört fest zum Recruiting-Prozess von Vimcar dazu. „Weil Workwise immer sehr verlässlich und dauerhaft gute Kandidat:innen liefert.“

Um die Menge an Jobs in Berlin regelmäßig besetzen zu können, kommt es vor allem auch auf die Geschwindigkeit an – und genau da setzt Workwise an, meint Daniel.

Das Jobangebot zum Teamlead Sales hatte Daniel am 28. Mai eröffnet. Der später eingestellte Kollege habe sich als einer der ersten noch am selben Tag beworben – Einstellungsdatum 10. Juni.

Neben einem Kanal wie Workwise mit einer zuverlässigen Pipeline an eingehenden Bewerbungen und Schnelligkeit komme es vor allem auf die Gestaltung des Bewerbungsprozesses an.

<div class="blog_primary-box"><h3 id="candidate-experience-vimcar">Candidate Experience bei der Vimcar GmbH</h3><p>„Bei uns ist die <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/employer-branding/candidate-experience" target="_blank">Candidate Experience</a> ultimativ wichtig“, beschreibt Daniel. Der <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/recruiting-massnahmen" target="_blank">Recruiting-Prozess</a> sei immer auch ein Expectation Management. So sollten Bewerber:innen wissen, was sie in der späteren Arbeit erwartet.</p><p>Aufbau des Bewerbungsprozesses:</p><ol><li><strong>HR-Interview</strong>: Nach Eingang der Bewerbung wird jede einzelne Bewerbung von einem Teammitglied angeschaut. Die Rückmeldung soll möglichst verlässlich und schnell erfolgen. „Meist schaffen wir die Rückmeldung schon nach maximal zwei bis drei Tagen.“ Das folgende HR-Interview ist ein erstes Kennenlernen. Es soll herausgefunden werden, welche Ziele die Person hat. Vimcar wird vorgestellt und weiche Faktoren sowie Hard Facts – wie das Thema Gehalt – werden geklärt.</li><li><strong>Department-Interview</strong>: Im nächsten Schritt steht ein Gespräch mit der Abteilung und dem oder der direkten Vorgesetzten an. Hier wird im Deep Dive über die Aufgabenbereiche der Stelle gesprochen.</li><li><strong>Case Study</strong>: Je nach Position wird im letzten Schritt eine Fallstudie aus dem Arbeitsalltag bearbeitet, die dem Bewerber oder der Bewerberin einen noch besseren Einblick in eine tagtäglichen Aufgaben des Jobs gibt. Dabei wird bei Vimcar eher offen gebrainstormt oder beispielsweise auch ein Rollenspiel durchgeführt.</li><li><strong>Finales Interview</strong>: Gemeinsam mit der direkten Führungskraft spricht Daniel oder ein anderer Talent Acquisition Manager noch einmal mit den Bewerber:innen und anschließend wird sozusagen im Vier-Augen-Prinzip entschieden, ob eine Einstellung erfolgt.</li></ol><p>Als größten Erfolgsfaktor betont Daniel erneut die Geschwindigkeit des ganzen Prozesses. Manchmal könnten zwei bis drei Tage Unterschied letztendlich ausschlaggebend sein, wofür sich Kandidat:innen entscheiden.</p><p>Dennoch will das Team den Bewerber:innen genug Vorbereitungszeit und ausreichend Informationen zur Verfügung stellen. Zu jeder Zeit erhalten diese alle benötigten Informationen in Form von Vorbereitungsseiten.</p><p>Insgesamt bedeutet ein Bewerbungsprozess für Daniel und Vimcar ein wertschätzendes, gegenseitiges Kennenlernen. Dementsprechend sollten für beide Seiten genügend Informationen geboten werden, um Entscheidungen treffen zu können.</p><blockquote class="important">„Es ist immer schön zu sehen, wenn am Ende des finalen Interviews beim Kandidaten oder der Kandidatin keine Fragen offen bleiben.“</blockquote></div>

3 Vorteile von Workwise für Vimcar

Im Gespräch hebt Daniel noch einmal die Streuung der Jobangebote durch die Vermarktung Workwise hervor. Es sei extrem wichtig, aktiv auf Kandidat:innen zuzugehen. Dabei erreiche Workwise Kandidat:innen unabhängig davon, ob die Position bereits auf anderen gängigen Kanälen seit vier Wochen ausgeschrieben ist und bereits keine Bewerbungen mehr eingehen.

Daniel fasst seine Top-3-Argumente für Workwise zusammen:

<ol><li>Große Reichweite</li><li>Zeitsparender Prozess & persönliche Unterstützung</li><li>Bewerbermanagementsystem mit absolutem Mehrwert für Startups und mittelständische Unternehmen  </li></ol>

Frage aus der Workwise-Community zu Active Sourcing

Im Interview zum Recruiting bei der GartenHaus GmbH möchte Ansprechpartnerin Daniela von der Workwise-Community wissen: „Wie relevant ist das Thema Direct Search bei euch? Nutzt ihr die Suche nach Kandidat:innen bei Workwise für Active Sourcing?“

Daniel antwortet, dass Active Sourcing eine hohe Relevanz habe und gerade für spezifische Anforderungsprofile unabdingbar sei.

Linkedin als großes Netzwerk sei dabei ein wichtiger Kanal. Im Tech-Bereich und für Schlüsselrollen nutzt Daniel gezielt den Zugang zur Plattform von Workwise, um auf die Suche nach passiven Kandidat:innen zu gehen. Besonders für Startups und Nutzer:innen des Bewerbermanagementsystems von Workwise sieht er den Vorteil, neben der Verwaltung der Bewerber:innen, den Zugang zu weiteren Recruiting-Kanälen über den Recruiting-Services und Talent Sourcing in einem Tool vereinen zu können.

‍

Wir bedanken uns bei Daniel für seine Zeit und die spannenden Insights zum Recruiting-Prozess bei Vimcar!

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/recruiting-service">Mehr zum Recruiting-Service von Workwise erfahren</a>