Du willst als Unternehmen expandieren, hast einen neuen Großkunden an Land gezogen oder sonstige neue Projekte am Laufen? Dann steigt in den meisten Fällen auch dein Personalbedarf. Wie du den Personalbedarf in deinem Unternehmen berechnen kannst, wozu das überhaupt gut ist und wie du entscheidest, wann die Zahl der Mitarbeiter:innen angepasst werden sollte, erfährst du in diesem Artikel.

Definition: Personalbedarf berechnen als Teil der Personalplanung

Der Personalbedarf ist ein Wert aus der Personalplanung, der beschreibt, wie viel Personal ein Unternehmen benötigt, um alle anstehenden Aufgaben erledigen und die Unternehmensziele erreichen zu können.

Die Personalplanung hat das Ziel, dass alle Angestellten deines Unternehmens optimal eingesetzt werden. Das bedeutet, dass keine deiner Mitarbeiter:innen zu viel Arbeit erledigen müssen, aber auch keine Aufgaben liegen bleiben.

Auch die Größe des HR-Teams muss auf die individuelle Situation des Unternehmens abgestimmt sein. Hier erfährst du mehr über die Struktur der Personalabteilung.

Warum eine sinnvolle Personalplanung wichtig ist, liegt auf der Hand: Dein Unternehmen läuft effizienter und es wird frühzeitig klar, wo Personal fehlt oder wo sich Mitarbeiter:innen fortbilden müssen. Somit werden Personalkosten optimiert und das Unternehmen kann wirtschaftlich arbeiten.

Unterschieden wird zwischen dem quantitativen und dem qualitativen Personalbedarf:

Der quantitative Personalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter:innen du konkret benötigst, um auch in Zukunft deine Unternehmensziele zu verwirklichen. Um quantitativen Personalbedarf zu stillen, sind Neueinstellungen erforderlich.
Der qualitative Personalbedarf bezieht sich auf die Fähigkeiten und Kenntnisse, die die Mitarbeiter:innen aufweisen müssen, um die Ziele des Unternehmens umzusetzen. Dies bezieht sich sowohl auf das Know-How, das Neueinstellungen mitbringen sollten, als auch auf die Qualifikationen der bestehenden Mitarbeiter:innen. Dem qualitativen Personalbedarf kann also auch mit Fort- und Weiterbildungen begegnet werden.

Während der quantitative Personalbedarf mithilfe einer Formel berechnet werden kann, ist der qualitative Personalbedarf eine Größe, die auf subjektiven Einschätzungen beruht. Du solltest sie dennoch unbedingt in deine Personalbedarfsplanung mit einbeziehen. Denn es bringt dir wenig, wenn du zwar alle offenen Stellen besetzt hast, die neuen Teammitglieder aber nicht zu der Position und dem Unternehmen passen.

Doch wie lässt sich der quantitative Personalbedarf berechnen?

Im Folgenden lernst du die verschiedenen Arten des Personalbedarfs kennen, welche Verfahren es zur Personalbedarfsplanung gibt und wie du letztendlich die optimale Anzahl von Mitarbeiter:innen in deiner Firma bestimmst.

Die 6 verschiedenen Arten des Personalbedarfs

Personal lässt sich in verschiedene Gruppen gliedern. Zur Einteilung können dir beispielsweise folgende Fragen helfen: Wie viele Mitarbeiter:innen werden mindestens benötigt, um die ständig bestehende Arbeit zu erledigen? Wie viele Mitarbeiter:innen gehen in den kommenden Monaten in den Ruhestand?

Fragen wie diese können Anhaltspunkte darstellen, um herauszufinden, wie der Personalbedarf deines Unternehmens aussieht. Unterscheiden lassen sich sechs verschiedene Arten des Personalbedarfs:

Einsatzbedarf: Personalbedarf, der ständig verfügbar sein muss, um die anfallende Arbeitsmenge zu bewältigen.
Reservebedarf: Personalbedarf, der durch vorübergehende Personalausfälle und unvorhersehbare Ausfälle entsteht.
Ersatzbedarf: Personalbedarf, der durch ausscheidende Mitarbeiter:innen entsteht.
Neubedarf: Personalbedarf, der durch Kapazitätserhöhung entsteht.
Zusatzbedarf: Personalbedarf, der vorübergehend benötigt wird, zum Beispiel bei Saisonarbeit.
Minderbedarf: Rückgängiger Personalbedarf, zum Beispiel bei einer Rezession.

Diese Unterteilung hilft dir nicht nur bei der Berechnung und der Planung des Personalbedarfs, sondern auch dabei, den Zeitpunkt zu bestimmen, zu dem der jeweilige Personalbedarf ermittelt werden sollte – mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Wann besteht Personalbedarf?

Wie entsteht eigentlich Personalbedarf? Wie hoch dein Bedarf an Arbeitskräften ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen interne Faktoren, wie zum Beispiel die aktuelle Auftragslage deines Unternehmens, aber auch die politischen, gesellschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen deines Standorts können sich auf deinen Personalbedarf auswirken.

Diese Aspekte beeinflussen den Personalbedarf deines Unternehmens und sollten in deiner Personalplanung berücksichtigt werden:

Altersstruktur des Unternehmens

Aus der Analyse der Altersstruktur lässt sich ableiten, ob ein Teil der Belegschaft die Firma altersbedingt verlässt.

Diese Kennzahl ist relativ einfach zu ermitteln und ist hilfreich, wenn du den Ersatzbedarf herausfinden willst. Die Ergebnisse können zudem Aufschluss darüber geben, ob manche Altersklassen unterrepräsentiert sind. So lassen sich daraus Maßnahmen für das Recruiting ableiten.

Unternehmensstrategie

Wenn du dir die Ziele deines Unternehmens vor Augen führst, kannst du einschätzen, wie viele Mitarbeiter:innen in der nächsten Zeit benötigt werden.

Stehen größere Projekte, eine Expansion, die Akquise neuer Kund:innen oder der Launch von neuen Produkten an? Daraus ergeben sich eventuell neue Anforderungen und Aufgaben, die mit dem aktuellen Personalbestand nicht mehr bewältigt werden können.

Wirtschaftliche Situation

Aufträge platzen, der Umsatz geht zurück und das Unternehmen hat Probleme, seine Mitarbeiter:innen zu beschäftigen. Zu bestimmen, in welcher wirtschaftlichen Lage sich die Firma befindet, hilft auch bei der Personalplanung.

Sollte die kürzlich ausgeschriebene Stelle wirklich besetzt werden oder liegt die Priorität jetzt nicht eher auf dem Erhalt der bestehenden Arbeitsplätze? Bevor im Nachhinein Mitarbeiter:innen freigestellt, in Kurzarbeit geschickt oder sogar gekündigt werden müssen, sollte diese Frage geklärt werden.

Was tun, wenn die wirtschaftliche Lage schwankt? Mithilfe einer Arbeitnehmerüberlassung bleibst du flexibel.

Saisongeschäft

Im Sommer wird mehr Eis verkauft als im Winter. Das ist zwar ein simples Beispiel, aber vielleicht variiert auch dein Umsatz saisonal. Beispielsweise steigen die Bestellungen vor Weihnachten oder vor Ostern und der Personalbedarf zahlreicher Unternehmen erhöht sich.

Ähnlich wie der Ersatzbedarf lässt sich auch dies gut voraussehen. Für das Unternehmen und die Personalplanung bedeutet das, frühzeitig über Anpassungen nachzudenken – über den sogenannten Zusatzbedarf.

Politische Situation

Hier wird das Umfeld des Unternehmens betrachtet. Welche politischen Entscheidungen, rechtlichen Neuregelungen oder gesellschaftlichen Debatten beeinflussen das Kerngeschäft?

Bist du beispielsweise in der Lebensmittelbranche und es werden strengere Richtlinien für die Qualitätskontrolle eingeführt, beeinflusst dies eventuell die Produktion und somit auch deinen Personalbedarf.

Wenn das Unternehmen internationale Beziehungen hat, ist es auch sinnvoll, die Politik in anderen Ländern zu betrachten. Diese externen Faktoren kannst du zwar nicht beeinflussen, wenn du dich aber frühzeitig mit ihnen beschäftigst, kannst du schneller auf Entwicklungen reagieren.

Wie geht Personalbedarfsplanung?

Um den Personalbedarf zu bestimmen, kommen verschiedene Verfahren in Frage:

Statistisches Verfahren, z.B.Korrelationsrechnung: Wenn der Personalbedarf für die Herstellung einer bestimmten Stückzahl an Produkten bekannt ist, lässt sich der Personalbedarf auf Basis der geplanten Outputgröße errechnen.
Intuitive Verfahren, z.B. Delphi-Befragung: Hier werden Expert:innen aus dem HR Bereich sowie dem Management anonym nach ihren Einschätzungen befragt. Die Ergebnisse dieser Befragungen werden genutzt, um die Personalbedarfsplanung vorzunehmen. Sollten die Meinungen zu unterschiedlich sein, können in weiteren Durchgängen allen Expert:innen die abgegebenen Antworten zur Auswahl gestellt werden, bis ein Konsens entsteht.
Arbeitswissenschaftliches Verfahren, z.B. REFA-Methode: Um herauszufinden, wie viel Zeit ein Vorgang braucht, werden Arbeitsabläufe in einzelne Arbeitsvorgänge zerlegt. Dieses Verfahren wird hauptsächlich in Bereichen angewendet, die von einer Menge an Produkten abhängig sind (beispielsweise Produktion). Hast du die erforderliche Zeit für das Produktionsmaß festgestellt, das angestrebt wird, kannst du sie mit der Arbeitszeit der vorhandenen Mitarbeiter:innen ins Verhältnis setzen. Reicht die Arbeitszeit der Angestellten nicht aus, um die Unternehmensziele zu erfüllen, besteht Personalbedarf.
Organisatorische Verfahren, z.B. Stellenplanmethode: Der Stellenplan erfasst alle Positionen, die zur Besetzung freigegeben sind und im Recruiting-Budget berücksichtigt wurden. Vergleichst du die offenen Positionen aus dem Stellenplan mit dem tatsächlichen Personalbestand, siehst du, wie groß der Personalbedarf ausfällt.

Die Personalplanung übersichtlich darstellen [Excel-Vorlage]

Für eine übersichtliche Darstellung lohnt es sich, deine Berechnungen und Ergebnisse übersichtlich zu dokumentieren. So kannst du auch gemeinsam mit deinem Team und den Hiring-Managern über die Planung sprechen und den Hiring-Plan abstimmen.

Lade dir jetzt unsere Excel-Vorlage für deine Personalplanung und die Erstellung deines Hiring-Plans herunter:

Den Personalbedarf berechnen in 6 Schritten [mit Formeln]

Um den Personalbedarf mithilfe einfacher Formeln zu ermitteln, solltest du zunächst einige Grundüberlegungen durchführen:

Sollen der quantitative Personalbedarf oder der qualitative Personalbedarfbestimmt werden? Oder beide?
Welche Art des Personalbedarfs willst du bestimmen?
Welche internen und externen Faktoren müssen in die Personalbedarfsplanung einbezogen werden?

Je nach gewähltem Verfahren fällt die Bestimmung des Personalbedarfs etwas unterschiedlich aus. Beispielhaft erklären wir dir die Berechnung hier auf Basis des statistischen Verfahrens. Grundsätzlich kannst du nach folgendem Muster vorgehen, um deinen Personalbedarf zu berechnen:

1. Planung und Ziele festlegen

Zunächst solltest du festlegen, wie weitreichend du deine Planung gestalten willst: kurzfristig (bis zu einem Jahr), mittelfristig (bis zu drei Jahren) oder langfristig? Die zeitliche Planung ist abhängig von deinen Unternehmenszielen, in welchem Zeitraum diese verwirklicht werden sollen und der allgemeinen Unternehmensstrategie. und der Unternehmensstrategie. Die Ziele können individuell vom Unternehmen festgelegt werden. Beispiele sind ein bestimmter Umsatz, eine festgelegte Zahl an Neukund:innen, oder die Produktion einer gewissen Menge von Produkten.

<div class="blog_primary-box"><p>Grundsätzlich gilt: Je kürzer der Zeitabschnitt, desto präziser und genauer kannst du planen. Bei größeren Umstrukturierungen in der Zukunft ist ein weit im Voraus geplanter Personalbedarf sinnvoll – durch zwischenzeitliche Änderungen ist die Gefahr einer Fehleinschätzung aber größer.</p></div>

2. Aufgabenfelder und Aufgabenpakete bestimmen

Anhand deiner Ziele und deiner Unternehmensstrategie kannst du verschiedene Aufgabenfelder ableiten und deren genaue Form und Umfang bestimmen. Setze dich mit Vertreter:innen der einzelnen Teilbereiche des Unternehmens zusammen und überlegt gemeinsam, wie viele Teammitglieder und welche Qualifikationen notwendig sind, um die Unternehmensziele realistisch erreichen zu können. Werden zusätzliche Weiterbildungen benötigt? Gibt es zu wenige Fachkräfte auf einem Gebiet?

<div class="blog_primary-box"><p>Wichtig: Beachte an dieser Stelle, dass du genügend Reserve einplanst. Krankheiten oder Urlaub können stets zu Ausfällen führen – ausreichend Puffer ist also notwendig und sinnvoll.</p></div>

3. Einsatzbedarf und Reservebedarf berechnen

Um den Personalbedarf zu berechnen, musst du zunächst den Einsatzbedarf bestimmen. Dieser stellt den Mindest-Personalbedarf dar, der benötigt wird, um deine festgelegten Ziele zu erreichen. Den Einsatzbedarf berechnest du im Rahmen des statistischen Verfahrens mithilfe der anfallenden Arbeit, beispielsweise der Menge an Produkten und der Zeit, die deine Mitarbeiter:innen für die Produktion aufwenden müssen. Diese wird mit der Regelarbeitszeit verrechnet, die im Falle einer regulären Vollzeittätigkeit 40 Stunden mal 52 Wochen beträgt.

<div class="blog_primary-box">Einsatzbedarf = (Menge * Zeit) / Regelarbeitszeit + Reservebedarf</div>

Der Reservebedarf muss bestimmt werden, damit in der Berechnung schlussendlich nur die Anzahl der realen Arbeitstage verwendet werden – und Wochenenden, Feiertage und andere freie Tage berücksichtigt werden. Dazu muss zunächst der Verteilzeitfaktor berechnet werden, welcher sich aus den Fehlzeiten und den realen Arbeitstagen berechnet:

Fehlzeitenberechnung

Krankheitstage
Urlaubstage
Feiertage
Tage für Führungsbesprechungen und Betriebsversammlungen

<div class="blog_primary-box">Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage</div>

<div class="blog_primary-box">Reservebedarf = Einsatzbedarf * Verteilzeitfaktor</div>

4. Bruttopersonalbedarf berechnen

Der Bruttopersonalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter:innen mit welchen Qualifikationen konkret benötigt werden, um die Ziele in den einzelnen Aufgabenbereichen zu erreichen. Der Wert berechnet sich aus der Summe des Reserve- und des Einsatzbedarfs. Üblich ist es auch, hier die Einschätzung von erfahrenen Führungskräften mit einzubeziehen.

<div class="blog_primary-box">Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf</div>

5. Fortgeschriebenen Personalbestand berechnen

Dieser gibt an, wie viele Mitarbeiter:innen schon in der Firma arbeiten, beziehungsweise arbeiten werden. Für Prognosen über Personalbewegungen ist es sinnvoll, die Zu- und Abgänge in einer monatlichen Statistik zu erfassen. Auch die Aufgaben der jeweiligen Mitarbeiter:innen sollten ergänzt werden.

Beispielhafte Gründe für Zu- und Abgänge:

Gründe für Zugänge: Neueinstellungen, Rückkehr von Personal aus Eltern- oder Pflegezeit
Gründe für Abgänge: Kündigungen, Ruhestand, Elternzeit, Mutterschutz

<div class="blog_primary-box">Fortgeschriebener Personalbestand = (Feststehende Zugänge + Aktueller Personalbestand) – Voraussichtliche Abgänge</div>

6. Nettopersonalbedarf

Wir wissen nun, wie viele Mitarbeiter:innen optimalerweise im Unternehmen arbeiten sollten (= Bruttopersonalbedarf) und wie viele es wirklich tun (= fortgeschriebener Personalbestand). Um zu erfahren, ob Mitarbeiter:innen für den optimalen Personalbestand eingestellt oder entlassen werden müssen, bestimmen wir den Nettopersonalbedarf.

<div class="blog_primary-box">Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Fortgeschriebener Personalbestand</div>

Was bedeutet das Ergebnis?

Aus dem Nettopersonalbedarf lassen sich folgende Schlussfolgerungen ziehen:

Nettopersonalbedarf < 0: Personalüberdeckung, eventuell müssen Mitarbeiter:innen entlassen werden.
Nettopersonalbedarf > 0: Personalunterdeckung, eventuell müssen weitere Mitarbeiter:innen eingestellt werden.

Wie sieht eine Personalbedarfsplanung beispielhaft aus?

Ihr seid 50 Beschäftigte und gerade an neuer Kundschaft dran – in 12 Monaten wollt ihr 2000 eurer neuen E-Scooter zu produzieren. Die Herstellung eines E-Scooters dauert 5 Tage.

Einsatzbedarf berechnen

Einsatzbedarf = (2000 Stück * 5 Tage * 8 Stunden) / (40 Stunden * 52 Wochen) = 38,46 Mitarbeiter

Aufgerundet ergibt das einen Einsatzbedarf von 39 Mitarbeiter:innen.

Verteilzeitfaktor berechnen

Fehlzeiten:

15 Krankheitstage
24 Urlaubstage
9 Feiertage
5 Tage Führungsbesprechungen und Betriebsversammlungen
= 53 Tage

Reale Arbeitstage berechnen:

365 Tage – 53 Fehlzeittage – 104 Wochenendtage = 208 Tage

Verteilzeitfaktor:

53 / 208 = 25 %

Reservebedarf berechnen

39 Mitarbeiter * 0,25 = 9,75 Mitarbeiter:innen

Aufgerundet ergibt das einen Reservebedarf von 10 Mitarbeiter:innen.

Bruttopersonalbedarf berechnen

39 Mitarbeiter + 10 Mitarbeiter = 49 Mitarbeiter:innen

Fortgeschriebenen Personalbestand berechnen

Es steht fest, dass in der Zeit 2 Beschäftigte in Elternzeit gehen, 3 gekündigt haben und du 2 entlassen musstest. Aber es haben auch schon 2 neue Mitarbeitende ihren Vertrag unterschrieben und fangen bald an.

aktueller Personalbestand: 50
Abgänge: 7 (Bedarf erhöht sich)
Zugänge: 2 (Bedarf reduziert sich)
Fortgeschriebener Personalbestand: 45 Mitarbeiter:innen

Nettopersonalbedarf berechnen

49 Mitarbeiter:innen – 45 Mitarbeiter:innen = 4 Mitarbeiter:innen

Ihr müsst also im nächsten halben Jahr 4 neue Beschäftigte einstellen.

Der optimale Personalbedarf ist berechnet – Was nun?

Du hast dich mit dem Thema Personalbedarfsplanung auseinandergesetzt, verschiedene Verfahren gelernt und kennst jetzt die optimale Anzahl an Mitarbeiter:innen. Doch was kommt danach?

Welche Maßnahmen du in welchem Fall ergreifen solltest, erfährst du im nächsten Abschnitt.

1. Möglichkeit: Zu viele Mitarbeiter:innen

Eine Kündigung sollte das letzte Mittel der Wahl sein. Es gibt auch die Möglichkeit auf andere Arbeitszeitmodelle zu setzen, beispielsweise Teilzeit oder Kurzarbeit.

Vielleicht hast du bei der Analyse der Altersstruktur festgestellt, dass einige Teammitglieder kurz vor der Pension stehen. Eine frühzeitige Pensionierung wäre daher eine weitere Möglichkeit, um den Personalbestand zu reduzieren.

Wenn in den letzten Monaten einige Mitarbeiter:innen besonders angespannt waren, könntest du auch Sabbaticals gewähren.

Eventuell sind manche Teams überlastet und wissen nicht mehr, wo ihnen der Kopf steht, während andere sich um Aufgaben streiten, weil zu wenig zu tun ist. Dann ist es an der Zeit, die Aufgabenverteilung innerhalb der Organisation zu überdenken.

Die Frage, wie Teammitglieder individuell gefördert und weitergebildet werden, um sie eventuell in einem anderen Bereich mit höherem Personalbedarf einzusetzen, kannst du dir bei der Personalentwicklung stellen.

2. Möglichkeit: Zu wenige Mitarbeiter:innen

Hier liegt die Lösung natürlich auf der Hand: Die Einstellung von neuen Mitarbeiter:innen.

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3. Möglichkeit: Mitarbeiter:innen mit unpassenden oder unzureichenden Qualifikationen

Manchmal passt die Anzahl der Beschäftigten – und dennoch bleiben Aufgaben liegen oder werden fehlerhaft bearbeitet. Tritt dieser Fall ein, solltest du Mitarbeiter:innen umschulen und bei Neueinstellungen genau darauf achten, welche Qualifikationen benötigt werden.

Du solltest vor allem auf folgende Punkte achten:

Welche Weiterbildungsmaßnahmen sind notwendig?
Welche Aufgaben können durch Outsourcing abgedeckt werden?
Werden Expert:innen benötigt?
Welche Qualifikationen werden in Zukunft nicht mehr benötigt?

Anschließend kannst du entsprechende Maßnahmen ergreifen und so dafür sorgen, dass deine Beschäftigten ausreichend qualifiziert für ihre Aufgaben sind und den Unternehmenszielen nichts mehr im Weg steht.

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Was ist Personalbedarfsplanung?

Wie berechnet man den Personalbedarf?

Was ist der Bruttopersonalbedarf?

Was ist der Nettopersonalbedarf?

Was ist der Einsatzbedarf, Reservebedarf und Verteilzeitfaktor?