Outplacement: Ein Guide zum intelligenten Trennungsmanagement

Arbeitsverhältnisse auf Lebenszeit? Das kommt heutzutage nur noch selten vor. Stattdessen sind Mobilität, Dynamik und Stellenwechsel auf dem Arbeitsmarkt an der Tagesordnung. Durch schnelle Marktveränderungen kann es gerade in Zeiten der Globalisierung sein, dass sich ein Unternehmen in größerem Umfang von seinen Beschäftigten trennen muss – oder die Trennung erfolgt auf Wunsch der Arbeitnehmer:innen. Der Trennungsprozess gestaltet sich oft zäh und endet häufig in unschönen Verwerfungen, die auf beiden Seiten bleibende Schäden hinterlassen können.

Organisatorischer Aufwand, beispielsweise durch Kündigungsanfechtungen, können dir einen Haufen Arbeit bescheren und die Reputation deines Unternehmens beschädigen.

Die Lösung? Ein Outplacement Konzept kann dafür sorgen, dass Trennungen möglichst fair und einvernehmlich ablaufen und beide Seiten zufrieden aus der Situation herausgehen können. Erfahre hier, welche Vorteile Outplacement für dich hat, welche Maßnahmen in Frage kommen und wie eine Outplacement-Beratung abläuft.

Definition: Was ist Outplacement?

Der englische Begriff „Outplacement” beschreibt zwei verschiedene Aspekte einer Dienstleistung, die vom Unternehmen für ausscheidende Mitarbeiter:innen angeboten wird: auf der einen Seite die Trennung des Unternehmens von dem jeweiligen Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin (engl. „Out”), auf der anderen Seite eine Art Außenvermittlung, bei der die Person in einem anderen Unternehmen neu positioniert bzw. dem Unternehmen vermittelt wird (engl. „Placement”).

Outplacement oder auch Newplacement bezeichnet also eine vom Unternehmen finanzierte Karriereberatung für eine berufliche Neupositionierung oder Neuorientierung. Ausscheidenden Arbeitnehmer:innen wird dabei häufig Unterstützung bis zu dem Zeitpunkt angeboten, an dem sie einen neuen Arbeitsvertrag unterschreiben oder ein eigenes Unternehmen gründen. Outplacement stellt also ein wertvolles Instrument in der Personalfreisetzung dar.

Vor allem bei Insolvenz, einer Betriebsauflösung oder der Umstrukturierung deines Unternehmens können dir Outplacement Programme helfen, eine große Anzahl deiner Mitarbeiter:innen mit gutem Gewissen und ohne eigenen Imageschaden entlassen zu können. Aber auch bei einzelnen Kündigungen sorgst du dafür, dass deine Teammitglieder im Anschluss optimal versorgt sind und dich als gute:n Arbeitgeber:in in Erinnerung behalten.

Du fragst dich, warum das wichtig ist? Hier erfährst du, was du bei dem Employer Branding Prozess beachten musst und warum eine attraktive Arbeitgebermarke so wichtig ist.

Vorteile: Warum ist Outplacement wichtig?

Das Ziel des Ganzen? Ausscheidende Mitarbeiter:innen werden durch Outplacement fit gemacht für den anschließenden Bewerbungsprozess und die Jobsuche. Sowohl Arbeitgeber:innen als auch Beschäftigte profitieren von der Hilfestellung eines Trennungsspezialisten oder einer -spezialistin und können somit im Guten auseinander gehen. Klingt gut, oder?

Aber wie kannst du als Arbeitgeber:in von der Außenvermittlung profitieren?

Ganz einfach: Wenn du sicherstellst, dass auch deine ausscheidenden Teammitglieder gut versorgt sind, ergeben sich für dich einige nicht von der Hand zu weisende Vorteile:

• Du kannst Kündigungsanfechtungen vermeiden, denn dies ist nicht nur für das Verhältnis zu den freigestellten Mitarbeiter:innen schädlich, sondern verursacht auch einen großen organisatorischen Aufwand und einiges an Kosten.
• Der offene Umgang mit der Trennung und die Unterstützung bei der Jobsuche hat sowohl auf Arbeitsproduktivität als auch das Arbeitsklima im Unternehmen positive Auswirkungen.
• Outplacement hat auch auf das Image deines Unternehmens sowie das Employer Branding einen positiven Effekt – und auch dein Recruiting kann davon profitieren, denn du wirst dadurch als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen.

Und was bringt Outplacement deinen Angestellten?

Für ausscheidende Teammitglieder kannst du den Abschluss des Beschäftigungsverhältnisses deutlich angenehmer gestalten und einen reibungslosen Übergang in ein neues Arbeitsverhältnis schaffen. Die Vorteile von Outplacement für deine ausscheidenden Angestellten lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Sie erreichen Sicherheit und Zuversicht hinsichtlich ihrer Interessen, Stärken und Fähigkeiten.
• Sie erhalten Motivation und Unterstützung bei der beruflichen Neuorientierung und dem Bewerbungsprozess.
• Als Folge des Outplacements haben sie gesteigerte Chancen für zukünftige Bewerbungen sowie verkürzte Bewerbungsphase.
• Im Idealfall müssen sie nicht mal auf Jobsuche gehen, sondern werden an ein anderes Unternehmen vermittelt.

Outplacement: Umsetzung in der Praxis

Outplacement Maßnahmen werden in der Regel vom Unternehmen selbst initiiert. Es wird dann ein externes Beratungsunternehmen beauftragt, um die Herausforderungen bei der beruflichen Neupositionierung der Mitarbeiter:innen am Arbeitsmarkt bewältigen zu können.

Als Unternehmen kannst du deine Mitarbeiter:innen zum Beispiel mithilfe eines Karriere-Coaches beraten und diese so dabei unterstützen, eine neue berufliche Aufgabe zu finden, die zu ihren Anforderungen und Qualifikationen passt. Workshops zu Themen rund um die Bewerbung können ergänzend dazu helfen, deine Teammitglieder fit für einen neuen Job zu machen.

Gerade bei langer Betriebszugehörigkeit kommt es oftmals vor, dass Mitarbeiter:innen ihre eigenen Stärken im Umgang mit dem Bewerbungsprozess gar nicht so richtig kennen – und auch das Wissen und die Kompetenzen rund um das Thema Bewerbung und Jobsuche fehlen häufig. Durch Outplacement kannst du deinen Angestellten an dieser Stelle Hilfe zur Selbsthilfe bieten.

Du bist dir nicht sicher, was du bei einer Kündigung als Arbeitgeber beachten musst? In diesem Artikel erfährst du alles und kannst unser kostenloses Muster nutzen.

Was sind Outplacement Maßnahmen?

Um Outplacement in deinem Unternehmen effektiv umzusetzen, kommen verschiedene Maßnahmen in Frage, aus denen du frei wählen kannst. Deiner Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt!

Zu den vielfältigen Outplacement Maßnahmen, die dir zur Auswahl stehen, gehören:

• Workshops und Seminare, in denen der Fokus auf ein Thema rund um Bewerbung, Qualifikationsprofil, eigenen Stärken und Schwächen o.Ä. gelegt wird
• Individuelle und persönliche Coachings und Beratungen mit einem Outplacement Coach
• Allgemeine Unterstützung bei der individuellen Zielsetzung der Teammitglieder und bei der beruflichen Neuorientierung
• Hilfestellung bei der Bewerbung und ggf. der Erstellung eines Social Media Profils
• Durchführung einer umfassenden Potenzialanalyse und einer Persönlichkeitsdiagnostik, um individuelle Stärken, Vorstellungen und Sorgen der einzelnen Personen herauszufinden und analysieren zu können
• Umfassendes Training für Vorstellungsgespräche, inklusive Tipps und Feedback
• Erstellung eines Arbeitszeugnisses und/oder eines Empfehlungsschreibens
• Weiterbildungsmöglichkeiten und Fortbildungen

Outplacement Beratungen können in verschiedenen Formen stattfinden und unterscheiden sich dabei vor allem in ihrer Intensität, Dauer und Gestaltung. Bevor du dich allerdings für eine oder (idealerweise) mehrere Outplacement Maßnahmen entscheidest, solltest du dir über folgende Aspekte Gedanken machen:

<ul>        <li><span class="blog_marked"><strong>Einzel-Outplacement oder Gruppen-Outplacement:</strong></span> In Einzelgesprächen werden deine Teammitglieder <strong>individuell beraten</strong> und es kann spezifisch auf ihre jeweilige Situation sowie ihre Wünsche und Sorgen eingegangen werden. Gruppen-Outplacements wiederum finden meist als Workshop statt und sind vor allem dann sinnvoll, wenn du <strong>einen größeren Personalabbau vorhast</strong> – zum Beispiel durch einen Führungs- oder Strategiewechsel. Du kannst dann Workshops zu spezifischen Themen, etwa der Bewerbung, anbieten und im Idealfall mit weiterführenden <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/mitarbeiterfuehrung/mitarbeitergespraech" target="_blank">Mitarbeitergesprächen</a> kombinieren. So kannst du sicherstellen, dass sich jeder deiner Mitarbeitenden wahrgenommen und wertgeschätzt fühlt.</li>        <li><span class="blog_marked"><strong>Dauer der Outplacement Beratung:</strong></span> Die Dauer und Intensität der Outplacement Beratung hängt ganz <strong>von dir, deinen Ressourcen und deinen Zielen</strong> ab. Bei Outplacement Programmen kannst du bereits ein einstündiges Beratungsgespräch buchen – oder direkt Outplacement für 6 Monate bestellen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn du in der kommenden Zeit viele Mitarbeiter:innen gehen lassen wirst. Zeitlich nicht limitierte Programme stellen eine besonders intensive Vorbereitung auf das weitere Arbeitsleben deiner Teammitglieder dar. Mit einer ganzheitlichen Vorbereitung von der Jobsuche bis hin zur Vertragsunterschrift oder sogar bis zum Abschluss der Probezeit kannst du deine scheidenden Angestellten beim Einstieg in den neuen Job begleiten.</li>        <li><span class="blog_marked"><strong>Zielgruppe der Outplacement Beratung:</strong></span> Outplacement richtet sich grundsätzlich <strong>nicht an eine bestimmte Gruppe</strong> von Arbeitnehmer:innen und ist auch branchenübergreifend sinnvoll. Trotzdem wird in der Praxis meist von Betriebsrat oder Arbeitgeber:in festgelegt, welchen Mitarbeiter:innen ein Outplacement Programm geboten wird. Diese Entscheidung wird oft abhängig vom Alter der Teammitglieder, ihrer Betriebszugehörigkeit und ihrem Hierarchielevel getroffen.</li></ul>

Du hast derzeit zu viele Mitarbeiter:innen in deinem Unternehmen beschäftigt, aber Kündigungen kommen für dich nicht in Frage? Dann könnte die Personalfreisetzung die Lösung sein!

Wie läuft Outplacement ab? – Die 5 Phasen der Outplacement Beratung

Ein Outplacement Programm kann je nach Berater:in, zur Verfügung stehender Ressourcen und deiner Zielsetzung ganz unterschiedlich gestaltet sein. Dennoch kann der Ablauf in der Regel in einige klar getrennte Phasen eingeteilt werden, die wir dir hier bildlich dargestellt haben:

Grundsätzlich kannst du dich also an folgendem Ablauf orientieren:

1. Bestandsaufnahme und Analyse der aktuellen Situation

Zunächst gilt es, die aktuelle berufliche und private Situation des Teammitglieds zu bestimmen und zu analysieren. Welche Erfahrungen und beruflichen Erfolge können verzeichnet werden? Über welche Kenntnisse rund um die Jobsuche und Bewerbung verfügt das Teammitglied bereits? Welche müssen noch aufgearbeitet werden?

Außerdem sollten (bisherige, aber auch für die Zukunft wichtige) Stärken, Schwächen und Interessen herausgefunden werden, damit klar wird, in welche Richtung die berufliche Neuorientierung gehen soll – und welche Schritte dafür notwendig sind. Neben einer umfassenden Potenzialanalyse der jeweiligen Mitarbeiter:innen wird daher ein individuelles Qualifikationsprofil erstellt.

2. Ausarbeitung der beruflichen Zielsetzung

Welche Wünsche, Vorstellungen und Ideen – aber auch Sorgen – bestehen in Hinblick auf die berufliche Zukunft des jeweiligen Angestellten? Welche Jobs könnte sich das ausscheidende Teammitglied vorstellen und wie sieht der Stellenmarkt diesbezüglich aktuell aus? Wieviel Verantwortung möchte die Person in Zukunft tragen?

Diese Fragen sollen in dieser Phase beantwortet werden, um klare Ziele für die Zukunft definieren zu können, wie es für die Mitarbeiter:innen beruflich weiter geht. Vielleicht möchte dein Teammitglied auch gar nicht weiter als Arbeitnehmer:in arbeiten, sondern lieber in die Selbstständigkeit gehen?

Es wird also eine grundlegende Analyse der zukünftigen Optionen auf Basis der Ergebnisse der ersten Phase durchgeführt, um handfeste Strategien zu entwickeln und einen konkreten Plan zu erstellen, wie die berufliche Zukunft aussehen soll, der dann in die Tat umgesetzt werden kann.

3. Optimierung der Bewerbungsstrategie und der Bewerbungsunterlagen

Um jedoch einen neuen Job finden zu können, müssen die Bewerbungsunterlagen up to date und kreativ gestaltet sein. Hier muss häufig nachgearbeitet werden, denn oftmals sind die Bewerbungsunterlagen und Social Media Profile nach langjähriger Betriebszugehörigkeit alles andere als aktuell.

Die Outplacement Beratung hilft dabei, Bewerbungsunterlagen wie das Anschreiben oder den Lebenslauf sowie Social Media Profile zu erstellen oder zu optimieren. Möchte sich das ausscheidende Teammitglied selbstständig machen, dann werden in dieser Phase die Strategien zur Selbstständigkeit ausgearbeitet.

Sind nun die Bewerbungsunterlagen wie gewünscht erstellt, geht es daran, die Bewerbungsstrategie in Angriff zu nehmen. Denn auch die einzelnen Schritte bei einer Bewerbung müssen geübt sein. Dafür werden häufig Vorbereitungsworkshops für Vorstellungsgespräche angeboten, in denen nicht nur auf persönliche Jobinterviews sondern häufig auch auf Video- und Telefoninterviews vorbereitet wird.

4. Hilfe bei der Jobsuche

Nun geht es ans Eingemachte: Ein neuer, passender Job soll gefunden werden. Das Teammitglied wird in dieser Phase des Outplacement Prozesses ganzheitlich dabei unterstützt, sich gezielt auf die Suche nach dem richtigen Job zu machen. Dabei werden die Ergebnisse der Analysen aus den vorherigen Phasen herangezogen und die erarbeiteten Strategien umgesetzt. Das Teammitglied weiß nun also genau, wie die eigene berufliche Zukunft aussehen soll, und kann sich gezielt auf passende Stellenanzeigen bewerben.

Damit dies einfach und unkompliziert funktioniert, können auf Jobbörsen oder Personalvermittlungen wie Workwise Suchprofile erstellt werden, mit denen passende Jobangebote herausgefiltert werden können. Wie gut passt der Job zu der jeweiligen Person und warum ist das wichtig? Erfahre hier mehr über den Person-Job-Fit.

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5. Optional: Vertragsabschluss und Probezeit

Nicht alle Outplacement Programme gehen bis zu dem Punkt des Vertragsabschlusses, denn Outplacement endet häufig bereits mit der Hilfe bei der Jobsuche. Dennoch wird vom ehemaligen Unternehmen oft Unterstützung bis hin zur Gehaltsverhandlung und dem Abschluss eines neuen Arbeitsvertrags angeboten.

Auch die Begleitung in der Probezeit gehört teilweise noch zur Outplacement Beratung dazu. Damit kannst du sicherstellen, dass dein ehemaliges Teammitglied einen erfolgreichen Start in den neuen Arbeitsalltag hat und sich rundum wohl fühlt – da bleibt kein Platz für negative Gefühle gegenüber dem oder der vorherigen Arbeitgeber:in.

Outplacement Kosten: Damit musst du rechnen

Da die Outplacement Programme ganz unterschiedlich ausfallen und es die verschiedensten Anbieter:innen gibt, variiert der Kostenaufwand stark. Meist werden die Honorare nach festen Sätzen oder nach einem bestimmten Prozentsatz, beispielsweise anhand dem letzten Bruttojahreseinkommen des Teammitglieds, festgelegt. Für eine Outplacement Beratung solltest du etwa 20% des zu erwartenden Bruttolohns des Teammitglieds einplanen.

Im Durchschnitt liegen die Outplacement Kosten bei Gruppen Outplacement bei 3.000 € bis 6.000 € – Spesenpauschalen nicht einberechnet. Grundsätzlich müssen die Kosten aber detailliert vorliegen, bevor du den Vertrag mit der Beratungsagentur unterschreibst.

Arbeitnehmer:innen können Outplacement mit geringeren Kosten nutzen, denn bis zu 70% der Outplacement Kosten musst du als Arbeitgeber:in selbst übernehmen. Jedoch besteht nach § 110 SGB III die Möglichkeit, 30-50% der Kosten durch einen staatlichen Zuschuss decken zu lassen – jedoch höchstens 2500 € pro gefördertem Teammitglied.

Grundsätzlich gilt: Auch wenn es teuer erscheint, lohnt sich der Einsatz einer professionellen Outplacement Beratung, wie beispielsweise von Outplacement-Consultings.de. Profis können sicherstellen, dass optimal auf die individuelle Situation deiner Teammitglieder eingegangen wird und die jeweilige Zielsetzung erreicht wird.

Schlussendlich rentiert sich das für dich – denn zufriedene Ex-Mitarbeiter:innen verlieren keine schlechten Worte über dich und sorgen so dafür, dass dein Unternehmensimage positiv und deine Arbeitgebermarke attraktiv bleibt. Das ist auch für dein weiteres Recruiting von großem Vorteil. Denn es garantiert dir zufriedene Kund:innen, Mitarbeiter:innen und – ganz wichtig – viele Bewerber:innen für offene Stellen in deinem Unternehmen.

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Tipps für ein erfolgreiches Outplacement

Um dein Outplacement effektiv einsetzen zu können, sodass du und deine Mitarbeiter:innen das Bestmögliche herausholen können, solltest du ein paar wichtige Aspekte beachten. Wir haben dir hier die drei wichtigsten Tipps zusammengestellt, über die du dir bei der Outplacement Beratung Gedanken machen solltest:

Finde die richtige Outplacement Beratung

Du scheust keine Kosten und Mühen, deinen Mitarbeiter:innen einen angenehmen Abschied zu ermöglichen – also solltest du darauf achten, dass du Coaches und Berater:innen auswählst, die ihren Job gut machen. Eine kritische Prüfung, ob deine Anforderungen erfüllt werden, darf bei der Auswahl der Berater:innen also nicht fehlen.

Du bist dir nicht sicher, welche Voraussetzungen und Qualifikationen ein Coach für die Outplacement Beratung mitbringen sollte? Ganz einfach:

• Empathie sowie die Fähigkeit, zuzuhören
• Berufserfahrung in verschiedenen Positionen, am besten auch Erfahrung im Management
• Fundiertes Wissen über wirtschaftliche, politische und soziale Zusammenhänge
• Ein akademischer Hintergrund ist grundsätzlich von Vorteil, aber nicht notwendig

Übrigens: Es gibt auch den Ansatz, deinen Teammitgliedern ein festgelegtes Budget zur Verfügung zu stellen und ihnen die Möglichkeit zu geben, nach eigenen Kriterien eine:n Berater:in auszusuchen.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Wichtig:</strong> Die Bezeichnung eines Coaches oder eines Outplacement Beraters sind <b>rechtlich nicht geschützt </b>und es steht auch keine festgelegte Berufsausbildung dahinter. Deswegen ist ein Double-Check der Kompetenzen und das Einholen von Referenzen sinnvoll.</p></div>

Wähle den richtigen Zeitpunkt für die Outplacement Beratung

Outplacement beginnt bereits vor dem Zeitpunkt der Kündigung des Teammitglieds. Denn: Indem du deinen Angestellten von Vornherein eine Zukunftsperspektive bietest, vermeidest du, dass übermäßiger Frust oder Gefühle bis hin zu Wut entstehen. So ermöglichst du dem Teammitglied einen angenehmen Abschied und ihr geht im Guten auseinander.

Du kannst dadurch außerdem für einen fließenden Übergang sorgen – aus dem alten Job direkt rein in ein neues, passendes Anstellungsverhältnis oder in die Selbstständigkeit. Um diesen Übergang zu schaffen, musst du das Outplacement zeitlich aber perfekt timen. Mach dir also im Vorfeld bereits Gedanken darüber, welches Programm du für das Teammitglied nutzen möchtest und wieviel Zeit das in Anspruch nehmen wird. So kannst du den richtigen Zeitpunkt vor der Kündigung herausfinden, an dem der Outplacement Prozess beginnen sollte.

Entscheide überlegt, ob Outplacement der richtige Weg ist

Outplacement ist nicht für jedes Unternehmen und auch nicht für alle Mitarbeiter:innen das Richtige. Manchmal scheitert es an fehlenden Ressourcen, manchmal passt der Zeitpunkt einfach nicht und in einigen Fällen möchte dein Teammitglied nicht an einer Outplacement Beratung teilnehmen.

Überlege dir also im Vorfeld gut, ob du Outplacement nutzen möchtest und wenn ja, für welche Mitarbeiter:innen diese Beratung in Frage kommt. Lass in dieser Überlegungen auch mit einfließen, wie viele Mitarbeiter:innen du in der nahen Zukunft entlassen wirst – lohnt sich vielleicht ein Gruppen-Outplacement? Oder sind Einzel-Outplacements sinnvoller?

Sollten die Ressourcen knapp sein, dann bedenke auch, dass dir nach § 110 SGB III ein Zuschuss pro gefördertem Mitarbeiter bzw. geförderter Mitarbeiter:in zusteht. So kannst du dir Outplacement für deine Teammitglieder leisten, wenn du und sie es wünschen. Denn die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Outplacement Programm ist, dass deine Mitarbeiter:innen sich offen dafür zeigen und die angebotene Hilfe auch annehmen wollen.

Frage daher deine Mitarbeiter:innen, welche Unterstützung sie sich wünschen und informiere sie über ihre Möglichkeiten. So stellst du sicher, in jedem Fall dein Bestes gegeben zu haben, und kannst die Entscheidung getrost deinen Mitarbeiter:innen überlassen.

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