HR-PraxisPfeil rechts SymbolPersonalsuchePfeil rechts SymbolHR-Software im Mittelstand: Funktionen, Kosten und Vergleich [2022]

HR-Software im Mittelstand: Funktionen, Kosten und Vergleich [2022]

HR-Tools machen dir das Arbeitsleben leichter: Sie integrieren Features für das Recruiting, übernehmen administrative Aufgaben des Bewerber- sowie Personalmanagements und vereinfachen die Kommunikation innerhalb der Personalabteilung. So wirken sie sich kosten- und zeitsparend auf deinen Alltag aus.

Für unterschiedliche Branchen, Unternehmensgrößen und Zwecke bieten sich dabei unterschiedliche HR-Tools an. Bei der Fülle an Angeboten ist es schwierig, den Überblick zu behalten und herauszufinden, welche HR-Software die Richtige für das eigene Unternehmen ist.

Was HR-Softwares alles können sollten und worauf du bei der Auswahl achten solltest, erfährst du hier.

Inhalt

HR-Software: Definition – Wofür brauche ich überhaupt ein Tool?

Die richtige Software für das Personalmanagement hilft dir dabei, kompetente Mitarbeiter:innen schneller und effizienter zu finden, Personaldaten datenschutzkonform zu speichern und interne Prozesse in der Personalabteilung einfacher zu koordinieren.

Die Funktionen reichen dabei von spezifischen Tools, die einen Teil des Recruiting-Prozesses oder der Personalverwaltung unterstützen, bis hin zu Komplettlösungen, mit denen du Online-Recruiting betreiben, Onboardings durchführen, Fort- und Weiterbildungen planen und die Lohnabrechnung regeln kannst. Solche administrative Aufgaben sind mühselig, kosten Zeit und sind deshalb teuer. HR-Tools können dabei Abhilfe schaffen!

Was sollten HR-Tools können?

  • Funktionsumfang & angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis: Je umfangreicher, desto teurer sind HR-Tools in der Regel. Daher solltest du dir genau überlegen, welche Funktionen du wirklich gebrauchen kannst.
  • Übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche: Sicher willst du nicht lange nach Funktionen suchen müssen. Je einfacher die Bedienung, desto besser.
  • HR-Software KPIs: Bestimmte Kennzahlen helfen dir, deine Prozesse und Ziele zu überwachen und wenn nötig zu optimieren.
  • Kollaboration mit Kolleg:innen: HR-Prozesse sind oft Teamarbeit. So kannst du mit deinen Kolleg:innen zusammenarbeiten und Prozesse schneller abwickeln.
  • Kompetenter und schneller Support: Läuft mal etwas nicht so wie geplant, ist es wichtig, dass du schnell jemanden erreichen kannst, der oder die dir weiterhelfen kann.
  • Datenschutz beachten: Daten von Mitarbeiter:innen und Bewerber:innen sind personenbezogene Daten und unterliegen daher der DSGVO. Ist das Tool bereits DSGVO-konform, macht dir das das Leben leichter. Zudem ist es empfehlenswert, ein Merkblatt zum Datenschutz für Mitarbeiter:innen zur Aufklärung zu verwenden – das entlastet deine HR-Abteilung.
Du suchst speziell nach einem Tool, dass dir dein Recruiting erleichtert? Hier findest du eine Übersicht über die wichtigsten Recruiting-Tools.

HR-Software für kleine und mittelständische Unternehmen – Eine Lösung?

Kleine und mittelständische Unternehmen sind mit besonderen Herausforderungen konfrontiert, die in größeren Unternehmen kaum relevant sind:

  • Personal: In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind oft nur wenige Personen für Personalfragen verantwortlich. Alles was mit HR zu tun hat, muss deshalb so effizient wie möglich organisiert werden.
  • Finanzierung: Kleinere Unternehmen müssen oft stärker darauf achten, wie viel Geld ausgegeben werden kann. Das betrifft sowohl Personalkosten als auch HR-Software, die ins Budget passen muss. Trotz geringer Kosten muss die HR-Software trotzdem eine hohe Effizienz bieten können.

Lohnt es sich bei diesen Herausforderungen für KMUs überhaupt, eine HR-Software anzuschaffen? Ja, denn sie hilft dir dabei, die Prozesse in der Personalverwaltung effizient und sicher zu gestalten. So sparst du auf lange Sicht nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Allerdings solltest du bei der Wahl der HR-Software besonders aufmerksam sein. Denn die HR-Software sollte für dich nicht nur ins Budget, sondern auch zu deinen Prozessen passen und für dein Team wirklich gut funktionieren. Du solltest außerdem darauf achten, welchen Schwerpunkt deine HR-Software hat, oder ob eine Gesamtlösung für deine Unternehmensgröße bereits sinnvoll ist.

Grundsätzlich gilt: Hohe Qualität zu einem möglichst ökonomischen Preis. Du kannst dir auch eine HR-Software zu einem bestimmten Bereich suchen.

HR-Software: Diese Kosten kommen auf dich zu

Warum der Einsatz von HR-Software langfristig auch Kosten einsparen kann? Prozesse können etwa automatisiert werden, wodurch weniger Arbeitszeit benötigt und vor allem im Recruiting kann die Time-to-hire verkürzt werden.

Bevor du dich für eine HR-Software entscheidest, solltest du dennoch die Kosten verschiedener Systeme vergleichen und abwägen, welche sich für dich am meisten lohnen.

Wichtig ist dabei natürlich auch, dass das gewählte Tool wirklich genutzt wird – wenige bis keine HR-Tools gleichzeitig eingesetzt werden oder der Umstieg auf den digitalen Prozess gar nicht erst stattfindet.

Bevor du dich also für eine HR-Software entscheidest, solltest du die Kosten verschiedener Systeme vergleichen und abwägen, welche HR-Software sich für dich und die Prozesse in deinem Unternehmen am meisten lohnt.

Die Kosten für HR-Tools sind allerdings leider oft wenig transparent und unterscheiden sich je nach gewähltem Anbieter stark. Zusätzlich können die Kosten zum Beispiel variieren, je nachdem wie viele Mitarbeiter:innen dein Unternehmen beschäftigt oder in welcher Branche dein Unternehmen tätig ist.

Nehmen wir die HR-Software von Personio als Beispiel: Du kannst zunächst zwischen den drei Paketen Essential, Professional und Enterprise wählen. Der Preis hängt dann davon ab, welches Paket du wählst, wieviele Mitarbeiter:innen dein Unternehmen hat und ob du die Recruiting-Option oder weitere Add-Ons (z.B. Automatation Plus) dazuwählen möchtest. Bei 0-25 Mitarbeitenden und ohne Recruiting-Option oder Add-Ons zahlst du bei Essential 99 € monatlich. Das Professional-Paket kostet dich bei den gleichen Vorgaben 149 €. Hier findest du mehr zu den Preisen von Personio.

Neben den Kosten für die eigentliche Software fallen oft noch weitere Kosten an, die du bei der Anschaffung im Hinterkopf behalten musst:

  • Installationssupport
  • Updates
  • Schulungen

Übrigens: Workwise kannst du kostenlos nutzen.

Unsere Bewerbermanagement-Software ist für dich komplett kostenfrei. Buchst du unseren Recruiting-Service für eine größere Reichweite und Unterstützung fallen nur dann Kosten an, wenn du auch wirklich passende Kandidat:innen eingestellt hast.

Informiere dich jetzt über die umfassende Recruiting-Lösung von Workwise

Recruiting-Service

Bewerbermanagement-Software

HR-Software: Vergleich – Welches Tool passt zu dir?

HR-Software gibt es für so gut wie jeden Anwendungsfall – daher ist es kaum möglich, eine vollständige Liste anzufertigen.

Um dir die Auswahl und Entscheidung für eine HR-Software zu erleichtern, haben wir dir verschiedene Softwares aufgelistet. Einige der HR-Tools sind auf spezielle Aufgaben bzw. Bereich ausgerichtet (wie etwas die Arbeitszeiterfassung), andere sind sogenannte „Komplettlösungen” und bieten dir umfangreiche Funktionen für deine Personalverwaltung.

Hier schonmal eine erste Übersicht über verschiedene HR-Software-Anbietende in der DACH-Region mit der Info, für welchen Bereich die jeweilige Software spezialisiert wurde:

Übersicht der 100 Recruiting-Tools der DACH-Region

HR-Software mit DATEV-Schnittstelle

DATEV ist eine Software zur Unterstützung im Rechnungswesen, für die Personalwirtschaft, zur betriebswirtschaftlichen Beratung, für Steuern, Organisation und Planung. Du löst mit dieser Software viele verschiedene Probeleme und sparst dir nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Natürlich brauchst du nicht zwangsläufig eine DATEV-Schnittstelle in deiner HR-Software, um DATEV nutzen zu können. Eine solche Schnittstelle erleichtert jedoch die Nutzung.

Diese Anbietenden haben eine DATEV-Schnittstelle in ihrer HR-Software:

  • Personio: Durch eine nahtlose Integration der DATEV-Lohnprogramme kannst du die Lohndaten deiner Mitarbeiter:innen per Mausklick an das DATEV-Rechenzentrum schicken und die Lohnbuchhaltung insgesamt effizienter gestalten.
  • HRworks: Die Personaldaten werden gesammelt und nach Freigabe der Gehalts- und Stammdaten verschlüsselt an DATEV weitergeleitet – so kannst du nicht nur die Lohnabrechnungen sondern auch das Reisekostenmanagement schnell und einfach machen.

HR-Software mit Lohnabrechnung

Du kannst mit einer HR-Software mit Lohn- und Gehaltsverwaltung Gehaltsdaten erfassen, Jahresgehälter berechnen und Gehaltsdokumente online übermitteln.

Eine HR-Software mit Lohnabrechnung zu verwenden, ist insbesondere dann sinnvoll, wenn du nicht auf eine „Allround”-Software, wie beispielsweise DATEV, in der Personalwirtschaft zurückzugreifen möchtest.

Mit diesen HR-Software-Programmen kannst du deine Lohnabrechnungen digital verwalten:

  • Sage: Das Programm integriert automatisch Änderungen der Rechtslage, sodass du diese nicht selbst auf dem Schirm haben musst. Zudem hilft dir ein Abrechnungsassistent bei der Erstellung der Gehalts- & Lohnabrechnungen.
  • LohnFix: Mit dieser Software kannst du Lohnabrechnungen für beliebig viele Arbeitnehmer:innen erstellen. Fehl- und Urlaubszeiten kannst du in einer übersichtlichen Zeiterfassung einsehen.

HR-Software mit Zeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist einigen Fällen ebenfalls in die HR-Software integriert – andernfalls gibt es oft Schnittstellen für bestimmte Zeiterfassungssoftware. Mit einer Zeiterfassungssoftware lassen sich Arbeitszeiten und Projektzeiten individuell erfassen. Auch Urlaube und Abwesenheiten können effizient geplant und organisiert werden.

Mit diesen Tools kannst du die Zeiterfassung deiner Mitarbeiter:innen effizient gestalten:

  • Clockodo: Seit 10 Jahren auf dem Markt setzen inzwischen 6.000 Unternehmen diese digitale Zeiterfassungssoftware täglich ein, um Arbeits- und Projektzeiten zu erfassen.
  • TimeTac: Du kannst alle Softwaremodule zur Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung einzeln wählen oder sie miteinander kombinieren und an deine Vorgaben und bestehenden Prozesse im Unternehmen anpassen.
  • Excel: Excel ist wahrscheinlich nicht deine erste Wahl, aber: Mit Excel kennt sich fast jede:r zumindest ein wenig aus, als Teil von Microsoft Office haben viele Unternehmen das Programm bereits und die Dateien sind in der Regel mit alternativen Programmen kompatibel. Damit bietet Excel gerade für kleinere Unternehme eine einfache Lösung, um die tägliche Arbeitszeit zu erfassen.

Wie die Zeiterfassung mit Excel aussehen kann, kannst du in diesem Artikel nachlesen: Arbeitszeiterfassung mit Excel [Vorlage als Download]

Übrigens: In unserer Workwise-Toolbox haben wir alle Infos über verschiedene HR-Tools gesammelt.

Zur Workwise-Toolbox

HR-Software mit Bewerbermanagement

Oft ist auch ein Bewerbermanagementsystem Teil einer HR-Software. Du kannst damit dein Recruiting vereinfachen und effizienter gestalten. Das wirkt sich für dich nicht nur zeit-, sondern auch kostensparend aus.

Du kannst Bewerbungen zentral organisieren, dich mit Kolleg:innen abstimmen, die Kommunikation mit Beweber:innen leicht koordinieren und behältst den Überblick über dein Recruiting.

Mit diesen HR-Software-Programme kannst du dein Bewerbermanagement leicht umsetzen:

  • d.vinci HR Systems GmbH: Bei d.vinci HR Systems kannst du zwischen einem Bewerbermanagementsystem und/oder einer Onboarding-Software wählen. Die Preise richten sich dabei an der Zahl deiner Mitarbeiter:innen. Das Bewerbermanagementsystem bekommst du ab 245€/Monat, die Onboarding-Software ab 200€/Monat.
  • Recruitee: Mit dieser umfangreichen Recruiting-Software kannst du dein Bewerbermanagement international erfolgreich gestalten. Das Bewerbermanagementsystem erhältst du ab 199€/Monat.

Workwise bietet dir ein kostenloses Bewerbermanagementsystem

Workwise übernimmt für Unternehmen jeder Größe das Recruiting und damit sämtliche Aufgaben im Bewerbungsprozess.

Die Bewerbermanagement-Software kannst du dabei komplett kostenfrei nutzen, um deine Kandidat:innen zu verwalten. Außerdem lässt sie sich gut mit einer HR-Software kombinieren, die zum Beispiel keine Recruiting-Funktionen bietet. Mit der Schnittstelle, die von Workwise angeboten wird, können Daten automatisch in die Personaldatenverwaltung übertragen werden.

Erhalte jetzt alle Infos zum Bewerbermanagementsystem von Workwise:

Vorschaubild zur Infobroschüre über das Workwise Bewerbermanagementsystem

Teste jetzt das kostenlose Bewerbermanagement von Workwise

HR-Software: Komplettlösungen für deine Personalverwaltung

Einige der bisher vorgestellten Tools bieten Lösungen für sehr konkrete Anwendungsfälle. Es gibt allerdings auch HR-Softwares, die umfangreicher sind. Solche Komplettlösungen haben sich zum Teil aus kleineren Tools entwickelt und haben daher individuelle Schwerpunkte. Es ist auch hier wieder wichtig, dass du dich über die jeweiligen Funktionen informierst und ein Tool auswählst, dass zu dir und deinen Bedürfnissen passt.

Stelle in ersten Gesprächen mit den Sales Mitarbeiter:innen deines Unternehmens Fragen wie: Auf welcher Funktion liegt euer Fokus? Welche Funktionen sind neu? Gibt es Pläne, das Tool künftig weiterzuentwickeln? Woran arbeitet ihr gerade? Das hilft dir dabei, die richtige HR-Software zu wählen.

Hier sind ein paar HR-Software-Programme, die als Komplettlösungen bezeichnet werden können:

  • SAP Successfactors: SAP SuccessFactors ist die HR-Software von SAP und bietet dir umfangreiche Lösungen für die Prozesse in der Personalverwaltung und Personalwirtschaft. Aufgaben und Prozesse wie beispielsweise Recruiting, Lohnabrechnungen, Datenverwaltung und Personalschulung können mit dieser HR-Software automatisiert werden.
  • Personio: Bei Personio hast du alle HR-Pozesse in einer Software – vom Personalmanagement über das Recruiting bis hin zur Lohnabrechnung. Die verschiedenen Funktionen ermöglichen es dir, mehr Zeit für entscheidende Aufgaben zu gewinnen, da aufwendige Prozesse teilweise automatisiert werden.

Gesamtlösung oder Bewerbermanagementsystem?

Ist es nun sinnvoller, eine Gesamtlösung zu verwenden, oder auf spezifische Tools, wie ein Bewerbermanagementsystem oder auch eine Lösung mit Employee Self Service System zurückzugreifen? Was besser passt, hängt ganz von deinem Unternehmen und deinen Ansprüchen ab.

Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir eine HR-Gesamtlösung und ein Bewerbermanagementsystem miteinander verglichen und die jeweiligen Vorteile gesammelt.

Finde heraus, welche Software zu dir passt

Veröffentlicht am 14.01.2022, aktualisiert am 30.09.2022

Beliebteste Artikel