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Lea Pietsch

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HR-Software im Mittelstand: Zweck, Kosten und Vergleich [2022]

HR-Tools machen das Arbeitsleben von heute leichter. Sie integrieren Features für das Recruiting, übernehmen administrative Aufgaben des Bewerber- sowie Personalmanagements und vereinfachen die Kommunikation innerhalb der Personalabteilung.

Für unterschiedliche Branchen, Unternehmensgrößen und Zwecke bieten sich dabei unterschiedliche Tools an. Bei der Fülle an Angeboten ist es schwierig, einen Überblick zu behalten und herauszufinden, welches Tool das Richtige für das eigene Unternehmen ist.

Welche es gibt, was sie können sollten und worauf du bei der Auswahl achten solltest, erfährst du hier.

Inhalt

HR-Software: Definition und Zweck

Die richtige Software für das Personalmanagement hilft dir dabei, schneller und effizienter an kompetente Mitarbeiter:innen zu kommen, Personaldaten datenschutzkonform zu speichern und interne Prozesse in der Personalabteilung zu koordinieren.

Die Funktionen reichen dabei von spezifischen Tools, die einen Teil des Recruiting-Prozesses unterstützen, bis hin zu Komplettlösungen, mit denen du nach Kandidat:innen suchen kannst, Onboardings durchführst, Fort- und Weiterbildungen planst und die Lohnabrechnung regelst. Solche administrative Aufgaben sind mühselig, kosten Zeit und sind deshalb teuer.

Ist es nun sinnvoller, eine Gesamtlösung zu verwenden, oder auf spezifische Tools, wie ein Bewerbermanagementsystem oder auch Employee Self Service zurückzugreifen? Was besser passt, hängt ganz von deinem Unternehmen und deinen Ansprüchen ab.

Um dir die Entscheidung leichter zu machen, haben wir eine HR-Gesamtlösung und ein Bewerbermanagementsystem miteinander verglichen und die jeweiligen Vorteile gesammelt. Finde heraus, welche Software zu dir passt.

Was sollten HR-Tools können?

  • Ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis: Je umfangreicher, desto teurer sind HR-Tools in der Regel. Daher solltest du dir genau überlegen, welche Funktionen wirklich gebraucht werden.
  • Ein kompetenter und schneller Support: Läuft mal etwas nicht so wie geplant, ist es wichtig, dass du schnell jemanden erreichen kannst, der dir weiterhilft.
  • Übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche: Sicher willst du nicht lange nach Funktionen suchen müssen. Je einfacher die Bedienung, desto besser.
  • HR-Software KPIs: Bestimmte Kennzahlen helfen dir, deine Prozesse und Ziele zu überwachen und wenn nötig zu optimieren.
  • Kollaboration mit Kolleg:innen: HR-Prozesse sind oft Teamarbeit. So kannst du mit deinen Kolleg:innen zusammenarbeiten und Prozesse schneller abwickeln.
  • Datenschutz beachten: Daten von Bewerber:innen sind personenbezogene Daten und unterliegen daher der DSGVO. Ist das Tool bereits DSGVO-konform, macht dir das das Leben leichter. Zudem ist ein Merkblatt zum Datenschutz für Mitarbeiter empfehlenswert, da es deine HR-Abteilung entlastet.
Du suchst speziell nach einem Tool, dass dir dein Recruiting erleichtert? Hier findest du eine Übersicht über die wichtigsten Recruiting-Tools.

Herausforderungen für kleine und mittelständische Unternehmen

1. Personal: In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind oft nur wenige Personen für Personalfragen verantwortlich. Alles was mit HR zu tun hat, muss deshalb so effizient wie möglich organisiert werden.

2. Finanzierung: Kleinere Unternehmen müssen oft stärker darauf achten, wie viel Geld ausgegeben werden kann. Das betrifft sowohl Personalkosten, als auch HR-Software, die ins Budget passen muss. Trotz geringen Kosten muss diese trotzdem eine hohe Effizienz bieten.

3. Aufmerksamkeit: Trotz weniger Personal und finanziellen Mitteln sollen Kandidat:innen auch auf kleinere Unternehmen aufmerksam gemacht werden. Auch eine gute Candidate Experience soll geboten werden.

Workwise hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen, ihre Herausforderungen im Recruiting zu bewältigen. Mit unserem Recruiting-Service übernehmen wir für dich die Vermarktung deiner Jobangebote und unterstützen dich im gesamten Prozess bis hin zur Einstellung der passenden Kandidat:innen.

Unseren Recruiting-Service kannst du ohne Risiko nutzen, denn wir arbeiten erfolgsbasiert. Nur wenn du eine passende Arbeitskraft eingestellt hast, wird eine Prämie fällig.

Informiere dich jetzt über unseren Recruiting-Service

HR-Software: Kosten

In den meisten Fällen ist HR-Software mit Ausgaben verbunden, dennoch können Kosten durch den Einsatz von Software langfristig eingespart werden.

Zum Beispiel können Prozesse automatisiert werden, wodurch weniger Arbeitszeit benötigt wird und die Time-to-hire verkürzt wird.

Bevor du dich für eine HR-Software entscheidest, solltest du dennoch die Kosten verschiedener Systeme vergleichen und abwägen, welche sich für dich am meisten lohnen.

Kosten für HR-Software sind oft wenig transparent. So können die Kosten zum Beispiel variieren, je nachdem wie viele Mitarbeiter:innen dein Unternehmen beschäftigt oder in welcher Branche dein Unternehmen ist.

Neben den Kosten für die eigentliche Software fallen oft noch weitere Kosten an:

  • Installationssupport
  • Updateservice
  • Schulungen

Übrigens: Workwise kannst du kostenlos nutzen.

Unsere Bewerbermanagement-Software ist für dich komplett kostenfrei. Buchst du unseren Recruiting-Service fallen nur dann Kosten an, wenn du auch wirklich passende Kandidat:innen eingestellt hast.

Informiere dich jetzt über die umfassende Recruiting-Lösung von Workwise

Recruiting-Service

Bewerbermanagement-Software

HR-Software: Vergleich

HR-Software gibt es für so gut wie jeden Anwendungsfall – von Nischenprodukten bis hin zu weltweit bekannten Tools. Daher ist es kaum möglich, eine vollständige Liste anzufertigen.

Übersicht über verschiedene HR-Software-Anbieter in der DACH-Region:

Übersicht der 100 Recruiting-Tools der DACH-Region

HR-Software mit DATEV-Schnittstelle

DATEV ist eine Software zur Unterstützung im Rechnungswesen, für die Personalwirtschaft, zur betriebswirtschaftlichen Beratung, für Steuern, Organisation und Planung.

Diese Anbietenden haben in ihrer HR-Software eine DATEV-Schnittstelle:

HR-Software mit Lohnabrechnung

Mit HR-Software mit Lohn- und Gehalts-Verwaltung können Gehaltsdaten erfasst werden, Jahresgehälter berechnet und Gehaltsdokumente online übermittelt werden.

Mit dieser Software kannst du deine Lohnabrechnungen digital verwalten:

  • Sage
  • LohnFix

HR-Software mit Zeiterfassung

Zeiterfassung ist manchmal auch in die HR-Software integriert. Mit einer Zeiterfassungssoftware lassen sich Arbeitszeiten und Projektzeiten individuell erfassen. Auch Urlaube und Abwesenheiten können effizient geplant und organisiert werden.

  • Clockodo
  • TimeTac
  • Excel

Excel ist wahrscheinlich nicht deine erste Wahl, aber: Mit Excel kennt sich fast jeder zumindest ein wenig aus, als Teil von Microsoft Office haben viele Unternehmen das Programm bereits und die Dateien sind in der Regel mit alternativen Programmen kompatibel. Damit bietet Excel gerade für kleinere Unternehme eine einfache Lösung, um die tägliche Arbeitszeit zu erfassen.

Wie du Zeiterfassung mit Excel aussehen kann, kannst du in diesem Artikel nachlesen: Arbeitszeiterfassung mit Excel [Vorlage als Download]

Übrigens: In unserer Workwise-Toolbox haben wir alle Infos über verschiedene HR-Tools gesammelt.

Zur Workwise-Toolbox

HR-Software: Komplettlösung für deine Personalverwaltung

Einige der bisher vorgestellten Tools bieten Lösungen für sehr konkrete Anwendungsfälle. Es gibt allerdings auch Software, die umfangreicher ist und größere Bereiche, zum Beispiel den kompletten Recruiting-Prozess abdeckt.

Solche Komplettlösungen haben sich oft aus kleineren Tools entwickelt und haben daher individuelle Schwerpunkte. Daher ist es auch hier wieder wichtig, dass du dich über die jeweiligen Funktionen informierst und ein Tool auswählst, dass zu dir und deinen Bedürfnissen passt.

Workwise

Workwise übernimmt für Unternehmen jeder Größe das Recruiting. Dazu gehören sämtliche Aufgaben im Bewerbungsprozess, beispielsweise Stellenangebote verfassen, diese auf Jobbörsen und anderen Kanälen schalten sowie Vorstellungsgespräche mit den Kandidaten koordinieren. Gemeinsam mit deiner persönlichen Ansprechperson besprichst du den genauen Personalbedarf. Über die Plattform kannst du ebenfalls Bewerbungsgespräche per Video führen.

Der Service von Workwise ist von der Stellenanzeige bis zum Bewerbungsgespräch kostenlos, erst bei erfolgreicher Vermittlung wird eine Prämie fällig. Sollte sich nach kurzer Zeit herausstellen, dass Bewerber:innen doch nicht zu euch passen, bietet Workwise eine Geld-zurück-Garantie an.

Die Bewerbermanagement-Software kannst du komplett kostenfrei nutzen, um deine Kandidat:innen zu verwalten. Außerdem lässt diese sich gut mit einer HR-Software kombinieren, die zum Beispiel keine Recruiting-Funktionen bietet. Mit der Schnittstelle, die von Workwise angeboten wird, können Daten automatisch in die Personaldatenverwaltung übertragen werden.

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Veröffentlicht am 21.12.2018, aktualisiert am 14.01.2022

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