Probearbeiten – Rechte und Pflichten als Unternehmen

Hast du dich schon mal gefragt, wie du nach einem Bewerbungsgespräch entscheiden sollst, ob diese Person – am besten für die nächsten Jahre – zur Stelle und vor allem zum Unternehmen passt?

Schwierig, oder? Also mal ernsthaft: Die Entscheidung kann ganz schön überfordern. Sind nach dem Gespräch noch Fragen offen geblieben? Sollst du dich nur auf Fakten verlassen oder auch auf dein Bauchgefühl? Willst du die Person mal im Einsatz sehen?

Wenn du Bewerber:innen zum Probearbeiten einlädst, könnt ihr euch beide ein besseres Bild machen. Welche Rechte und Pflichten du als Unternehmen hast und wie du das Probearbeiten vorbereiten kannst, erfährst du hier.

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Was ist der Sinn und Zweck der Probearbeit?

Wie schon gesagt: Das Bewerbungsgespräch allein reicht dir vielleicht nicht, um entscheiden zu können, ob Bewerber:innen für die Stelle geeignet sind oder gut ins Team passen. Ein Probetag kann dir ein besseres Bild von den Hard und Soft Skills vermitteln. Unter anderem siehst du:

• wie der Umgang mit realitätsnahen Aufgaben ist
• wie selbständig die Arbeitsweise ist
• wie die Person sich gegenüber anderen Teammitgliedern und Vorgesetzten verhält

Dadurch kannst du prüfen, ob sie den Anforderungen der Stelle gewachsen ist und ob der Cultural Fit passt. Außerdem können Bewerber:innen dadurch ebenfalls feststellen, ob die Stelle und das Unternehmen zu ihren Vorstellungen passt.

Ein wenig Spielraum sei hier jedem vergönnt: Die gleiche Position in verschiedenen Unternehmen erfordert meistens doch geringfügig unterschiedliche Kenntnisse und Fähigkeiten – und wenn es nur die Software ist. Daher wird immer etwas Einarbeitungszeit notwendig sein, auch nach dem Probetag.

Ob du die Probearbeit zusätzlich zum Bewerbungsgespräch in den Bewerbungsprozess integrierst, das Gespräch dadurch ersetzt oder das Gespräch in den Probetag verschiebst, ist dir überlassen.

Was sagt das Arbeitsrecht zur Probearbeit?

Arbeitsrechtlich ist das Probearbeiten eine legitime Form der Personalauswahl und gilt als Einfühlungsverhältnis. Ohne den Druck und die Verpflichtungen eines richtigen Arbeitsverhältnisses, hast du die Möglichkeit, Kandidat:innen unverbindlich kennenzulernen und siehst, ob ihr langfristig zusammenarbeiten möchtet.

Da kein Arbeitsverhältnis besteht, hast du allerdings auch keine Weisungsbefugnis (aber natürlich dein Hausrecht). Du kannst also niemanden zwingen oder belangen, wenn Aufgaben nicht nachgekommen wird. Alles passiert auf freiwilliger Basis – natürlich ist es aber sinnvoll, wenn die Person sich an der ein oder anderen Aufgabe versucht, um das Unternehmen und die Arbeit besser kennenzulernen.

Allerdings gibt es ein paar Dinge, auf die du achten musst, damit aus der Probearbeit nicht versehentlich ein Anstellungsverhältnis wird. Dazu gehören unter anderem die Dauer des Probearbeitens, die Vergütung und die Aufgaben.

Übrigens: Probearbeit und Probezeit werden gerne synonym verwendet, meinen aber zwei unterschiedliche Dinge: Die Probearbeit geht dem Arbeitsverhältnis voraus und ist auf wenige Tage beschränkt, die Probezeit beschreibt hingegen die ersten Monate eine Arbeitsverhältnisses.

Die Ausrede, dass kein Vertrag unterschrieben wurde oder ausschließlich ein Probearbeiten vereinbart wurde, zählt nicht. Denn der Inhalt ist entscheidend: Werden Bewerber:innen wie reguläre Mitarbeitende behandelt, besteht ein Arbeitsverhältnis.

Das kann übrigens auch mündlich geschlossen werden – ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist nicht zwangsläufig notwendig. Wenn die Grenzen des Einfühlungsverhältnisses überschritten werden, wird das als stillschweigender Abschluss eines Arbeitsverhältnisses gewertet. Indizien, die das Arbeitsgericht gegebenenfalls für ein Arbeitsverhältnis auslegen kann, sind:

• Bewerber:innen sollen am Probetag bestimmte Arbeitszeiten (und Pausenzeiten) einhalten.
• Bewerber:innen erhalten eine Vergütung für die Probearbeit.
• Bewerber:innen sollen Dienstkleidung tragen.
• Bewerber:innen erhalten Aufgaben von Vorgesetzten, die den Aufgaben regulärer Teammitglieder gleichen.
• Bewerber:innen müssen bestimmte Arbeitsorte aufsuchen.

Was, wenn du versehentlich ein Arbeitsverhältnis geschlossen hast?

Falls trotz aller Bemühungen die Grenzen des Einfühlungverhältnisses überschritten wurden und dies auch vor Gericht bestätigt wurde, besteht ein Arbeitsverhältnis. Zunächst heißt das erstmal, dass die bisher geleistete Arbeit vergütet werden muss.

Zusätzlich muss (falls du das willst) das Arbeitsverhältnis ordentlich gekündigt werden. Das heißt auch, dass du die gesetzlichen Kündigungsfristen einhalten musst. Und auch, wenn du das sofort umsetzt, musst du dich wohl auf die Zahlung von mindestens einem Monatsgehalt gefasst machen.

Muss Probearbeiten bezahlt werden?

Grundsätzlich nicht. Jedenfalls solange es sich tatsächlich um ein Probearbeiten handelt. Aber rutschst du in ein Arbeitsverhältnis, haben Bewerber:innen (bzw. dann schon Mitarbeitende) natürlich das Recht auf eine angemessene Vergütung.

Was du aber machen kannst: Bewerber:innen eine Aufwandsentschädigung bezahlen. Zum Beispiel kannst du die Fahrtkosten übernehmen oder den Zeitaufwand honorieren. Hierbei muss aber eindeutig festgehalten werden, dass es sich dabei nicht um eine Vergütung für die erbrachte Arbeitsleistung handelt. Denn dies würde wiederum für ein ordentliches Arbeitsverhältnis sprechen.

Wie lange ist Probearbeiten erlaubt?

Da Probearbeit gesetzlich eher locker gehandhabt ist, gibt es auch keine direkte Vorgabe, wie lange du Bewerber:innen maximal zum Probearbeiten einladen darfst. Am häufigsten kommt es aber zu einem Probearbeitstag. Oft sind auch nur einige Stunden vormittags oder nachmittags ausreichend.

Je nach Job und Branche kann es aber sein, dass dieser kurze Zeitraum nicht ausreicht, um sinnvolle Aussagen zu treffen. Beispielsweise können durch feststehende Arbeitsprozesse wesentliche Aufgaben an unterschiedlichen Tagen anfallen. Gehören diese Prozesse zum zukünftigen Berufsalltag der Person, ist es in Ordnung, das Probearbeiten auf mehrere Tage auszuweiten.

Länger als eine Woche sollte das Probearbeiten aber nicht dauern. Sonst stellt sich berechtigterweise die Frage, ob es sich nicht viel eher um ein ordentliches Arbeitsverhältnis handelt – mit den entsprechenden Konsequenzen für Arbeitnehmer:innen und das Unternehmen. Daher gilt: je kürzer, desto besser.

Welche Aufgaben dürfen an einem Probetag gestellt werden?

Bewerber:innen kannst du nicht einfach die gleichen Aufgaben geben, wie deinen Mitarbeitenden. Am besten hospitieren sie nur, sprich: Sie schauen sich an, wie der Arbeitsalltag bei dir aussieht.

Dabei gewinnst du aber kaum Einblicke in die Arbeitsweise der Kandidat:innen. Daher ist es auch in Ordnung, wenn kleinere Aufgaben oder Teilaufgaben selbständig übernommen werden. Diese sollten aber nach Möglichkeit keine verwertbare Arbeitsleistung darstellen, denn das würde bereits wieder auf ein Arbeitsverhältnis hindeuten.

In jedem Fall sollte zu Beginn des Tages darauf hingewiesen werden, dass Bewerber:innen nicht dazu verpflichtet sind, den Aufforderungen nachzukommen, sondern alles auf freiwilliger Basis tun.

Hier findest du eine kleine Auswahl an Aufgaben für Bewerber:innen.

Benötigt man für das Probearbeiten Versicherungen?

Auch ein klarer Fall: Besteht kein Arbeitsverhältnis, gilt auch nicht der gesetzliche Versicherungsschutz. Stattdessen greift im Falle eines Unfalls die private Unfallversicherung der Bewerber:innen.

Aber: Wird festgestellt, dass bereits ein Arbeitsverhältnis bestand, greift zwar die gesetzliche Versicherung, allerdings musst du gegebenenfalls mit Forderungen seitens der Berufsgenossenschaft rechnen.

Ausnahme sind arbeitslose Bewerber:innen, die arbeitssuchend gemeldet sind. Werden sie von der Agentur für Arbeit angewiesen, zum Probearbeiten zu erscheinen, besteht der gesetzliche Versicherungsschutz.

Bei Sachschäden an Firmeneigentum greift die private Haftpflichtversicherung der Bewerber:innen. Daher ist es gegebenenfalls in deinem Interesse, vor dem Probearbeiten zu überprüfen, ob die Bewerber:innen versichert sind.

Muss man das Probearbeiten anmelden?

Nein. Bewerber:innen, die zum Probearbeiten eingeladen werden, müssen weder dem Finanzamt noch den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden. Das aber auch nur, solange es eben beim Probearbeiten bleibt.

Ist ein Vertrag fürs Probearbeiten sinnvoll?

Aus den bisher genannten Gründen lohnt es sich, im Vorfeld eine Vereinbarung zu erstellen. Diese kann im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung als Grundlage dienen. Denk aber daran, dass trotz dieser Vereinbarung ein Arbeitsverhältnis entstehen kann, sobald die Limitierungen überschritten werden.

Die Vereinbarung über das Probearbeiten sollte mindestens beinhalten:

• den Namen der Person und des Unternehmens
• den Ort und Zeitraum des Probearbeitens
• die Ansprechperson der Bewerber:innen
• einen Hinweis darauf, dass Bewerber:innen nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet sind und daher auch keine Vergütung erhalten
• Vermerk, dass das Hausrecht des Unternehmens gültig ist
• Vermerk, dass das Probearbeiten jederzeit sowohl von Bewerber:innen als auch dem Unternehmen mündlich beendet werden kann

Auch wenn dir ein Vertrag unnütz erscheint, solltest du zumindest eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben lassen. Immerhin erhalten die Bewerber:innen Einblicke in dein Unternehmen, die nicht jeder bekommt – mitunter vielleicht auch in vertrauliche Daten.

Wie kann man den Probearbeitstag vorbereiten?

Egal ob es sich nun um Stunden, einen oder mehrere Tage handelt: Das Probearbeiten sollte von dir genauso gut vorbereitet sein wie das Bewerbungsgespräch, damit du die knappe Zeit für das Wesentliche nutzen kannst.

Du solltest dich daher vor allem fragen, was du dir von den Bewerber:innen versprichst und welche Anforderungen diese mitbringen sollten ( Stichwort: Personalauswahl). Was erwartest du? Was musst du wissen, um eine Entscheidung treffen zu können? Was sollen die Bewerber:innen auf jeden Fall kennenlernen? Welche Teammitglieder sollten einbezogen werden?

In dem Rahmen kannst du dir dann auch überlegen, inwiefern du Bewerber:innen in die Arbeitsprozesse einbeziehen kannst und welche kleineren Aufgaben sie selbständig erledigen können (natürlich unter Beachtung der oben genannten Tipps).

Konkret heißt das:

• Ernenne eine Ansprechperson, die in dieser Zeit für Bewerber:innen verantwortlich ist.
• Bereite einen Arbeitsplatz vor und lege wichtige Arbeitsmaterialien bereit.
• Erzähl deinem Team, dass eine:r Bewerber:in vor Ort ist und stelle ihn oder sie vor.

Grundsätzlich solltest du das Probearbeiten als Teil eines mehrstufigen Bewerbungsprozesses sehen: Bewerbung – Vorstellungsgespräch – Probearbeiten – Einstellung. Beschäftigst du dich mit jedem dieser Schritte intensiv, erreichst du die besten Ergebnisse und kannst dich über Mitarbeiter:innen freuen, die wirklich in dein Unternehmen passen.

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