Online Onboarding: Einarbeitung während Corona

Online Onboarding ist die Lösung, um neue Mitarbeiter:innen im Homeoffice einzuarbeiten – gerade in Zeiten von Corona eine sinnvolle Alterantive. Aber nicht nur in Ausnahmesituationen ist digitales Onboarding interessant, denn Unternehmen mit vereinzelten Mitarbeiter:innen im Ausland oder mit komplettem Remote Work-Konzept stellen regelmäßig neue Kolleg:innen ein.

Aber gerade die ersten Tage sind für die Mitarbeiterbindung wichtig – und die räumliche Distanz erschwert den Prozess. Wie du neue Mitarbeiter:innen auch ohne persönlichen Kontakt einarbeiten kannst und was bei Online Onboarding noch wichtig ist, erfährst du hier.

Online Onboarding vs. normales Onboarding: Welche Unterschiede gibt es?

Auch wenn das ganze Team im Homeoffice arbeitet, ist ein strukturierter Onboarding-Prozess wichtig – vielleicht sogar wichtiger als vorher. Denn durch die räumliche Distanz ist die Integration neuer Mitarbeiter:innen besonders schwierig. Gelingt das nicht, folgt möglicherweise die schnelle Kündigung.

Auch die Ziele des Onboardings gelten genauso für digitale Variante:

• Das Teammitglied soll mit seinem neuen Arbeitsumfeld vertraut gemacht werden. Dazu zählen neben technologischen Aspekten auch das Team und sein Arbeitsbereich.
• Du stellst sicher, dass sich das neue Teammitglied angenommen und sicher fühlt und motiviert ist, in seinem neuen Job durchzustarten.
• Mitarbeiterbindung: Im Schnitt bleiben Mitarbeiter:innen nach einem gut organisierten Onboarding länger im Unternehmen.

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Digitales Onboarding im Homeoffice: Die Besonderheiten

Die wenigsten starten ihren neuen Job im Homeoffice, daher bringt die Situation einige Herausforderungen mit sich, an die sich alle Beteiligten erst gewöhnen müssen. Mit diesen Tipps sollte dir das digitale Onboarding aber leicht fallen.

Daher solltest du schon im Bewerbungsprozess klar kommunizieren, wie die Einarbeitung ablaufen wird, damit das neue Teammitglied weiß, was auf ihn zukommt.

Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Kommunikation. Du solltest für die Einarbeitungsphase konkrete kurz- und langfristige Ziele und Erwartungen festlegen. Im täglichen Kontakt sollten diese transparent kommuniziert und Probleme besprochen werden.

Gerade weil ihr euch nicht persönlich trefft, ist es für neue Mitarbeiter:innen wichtig, jederzeit Kontakt zum Team und den Führungskräften zu haben und beispielsweise morgens regelmäßig die Ziele für den Tag gemeinsam abzustimmen. So kannst du neue Aufgaben besprechen und direkt auf Fragen eingehen.

Die persönliche Ebene stellt dabei eine besondere Herausforderung dar. Du weißt dabei noch nicht, ob wie dein Gegenüber normalerweise reagiert. Ist das neue Teammitglied eher eine ruhige Person? Musst du aktiv nachfragen, ob er alles verstanden hat oder wird er sich von selbst melden? Ab wann sprecht ihr über Persönliches oder was ihr so in der Freizeit tut?

Da die Zeit, in der ihr gemeinsam zum nächsten Meeting lauft, das kurze Treffen an der Kaffeemaschine und die ersten Mittagspausen wegfallen, solltest du auf das gegenseitige Kennenlernen – auch auf der persönlichen Ebene – im Online Onboarding besonders achten. Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen, die einander gut einschätzen können und sich persönlich verstehen, arbeiten besser zusammen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, digitales Onboarding anzugehen. Du kannst dich mit dem neuen Teammitglied und Zuständigen im Unternehmen abstimmen, ob der erste Arbeitstag zunächst vor Ort stattfindet. Wenn nur noch sehr wenige Kolleg:innen im Büro arbeiten, ist dieses sowieso fast leer. Dann würde das neue Teammitglied erst ab Tag zwei ins Homeoffice gehen.

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Tipps für den Ablauf des Online Onboardings

Digitales Onboarding bringt einige Herausforderungen mit sich. Um diese zu meistern, solltest du einige Punkte beachten. Damit du strukturiert Empfehlungen abarbeiten kannst, haben wir uns an den drei Phasen des Onboarding-Prozesses orientiert:

1) Planung & Vorbereitung des Onboardings

Zunächst solltest du das Team auf den neuen Kollegen oder die neue Kollegin vorbereiten und informieren sowie die Verantwortlichkeiten festlegen. Wer ist die Ansprechperson für das neue Teammitglied? Wer kümmert sich um die fachliche Vorbereitung? Alle Beteiligten sollten wissen, wer für was verantwortlich ist, damit nichts untergeht.

Das neue Teammitglied muss an seine Arbeitsmaterialien kommen. Dafür gibt es drei Wege:

1. Der erste Tag findet vor Ort statt und anschließend kann alles mitgenommen werden.
2. Ein Teammitglied bringt alle notwendigen Materialien vorbei und kann direkt bei der Einrichtung der IT helfen.
3. Per Post. Fertig eingerichtete Hardware und weitere notwendige Materialien werden per Post verschickt.

<div class="blog_primary-box">Übrigens: Als Arbeitgeber:in bist du laut des Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) dazu verpflichtet, für einen angemessene Arbeitsplatz für die <strong>Mitarbeiter:innen im Homeoffice</strong> zu sorgen.</div>

Zu den wichtigsten Arbeitsmaterialien zählen:

• Hardware (Laptop, Maus, Tastatur, zusätzlicher Bildschirm, ggf. Webcam und Mikrofon)
• Ausrüstung am Arbeitsplatz (Schreibtisch, Stuhl, ggf. Telefon)
• Willkommenspaket (gebrandete Kullis, T-Shirts sowie eine kleine Snack-Box fürs Homeoffice als nette Überraschung)
• Software und Login-Daten (VPN-Zugang, E-Mail, interne Tools, Intranet ...)

Mit einem Onboarding-Leitfaden erhalten neue Mitarbeiter:innen schnell einen Überblick über Schritte und Aufgaben, die für die ersten Tage und Wochen wichtig sind – zu den digitalen Möglichkeiten des Onboarding-Leitfaden kommen wir noch. Dieser kann für einzelne Mitarbeiter:innen und Abteilungen individuell angepasst werden. An der Entwicklung sollten sich neben Personaler:innen und Teamleiter auch das Team beteiligen, um einen umfassenden Guide mit allen Informationen bereitzustellen.

Organisiere ein Buddy-Programm: Durch die Zuordnung neuer Mitarbeiter:innen zu einem Buddy in einem anderen Team, können direkt neue Kontakte geknüpft werden. Außerdem ist so direkt eine zweite Ansprechperson im Unternehmen definiert, der Fragen beantworten kann. Ein Buddy kann sich, zum Beispiel auch bei einem Kaffee über Video-Chat, nach dem Wohlergehen erkundigen und mit anderen Kolleg:innen bekannt machen.

Letztlich ist es wichtig, mit dem zukünftigen Teammitglied den Ablauf und Erwartungen zu klären – zum Beispiel per E-Mail oder einfach mal kurz anrufen. Dabei solltet ihr besprechen:

• Ihr solltet euch über den Starttermin beziehungsweise die Uhrzeit am Starttag austauschen.
• Und auch das ungefähre Arbeitsende solltest du bereits mitteilen.
• Was das Unternehmen an Arbeitsmaterialien stellt und wie diese zum Mitarbeiter oder zur Mitarbeiterin kommen. Ob die Räumlichkeiten des neuen Teammitglieds eine geeignete Arbeitsumgebung hergeben oder wie du ihn dabei unterstützen kannst.
• Möglicherweise könnt ihr über den Dresscode sprechen – auch, wenn das Ganze nur über Video stattfindet.
• Falls der erste Tag vor Ort stattfindet, kannst du Tipps zur Anreise und der Parkplatzsuche geben sowie das neue Teammitflied informieren, ob es sich ein Mittagessen mitbringen sollte.
• Hast du einen Buddy organisiert, kannst du bereits den Namen dieser Person mitteilen.
• Letztlich solltest du nicht vergessen, die Login-Daten mitzuteilen.

Das alles sollte unbedingt vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein, sodass ein neues Teammitglied nicht plötzlich ohne Laptop oder ohne Zugänge Zuhause sitzt und nicht weiß, wie er loslegen soll.

2) Orientierung: Der erste Arbeitstag

Besonders wichtig ist es am ersten Arbeitstag, dass du vor dem neuen Teammitglied online bist. Dann geht es los:

• Begrüßen und den Ablauf des ersten Tages kurz durchsprechen
• Alle notwendigen Materialien mitgeben (z.B. den Onboarding-Leitfaden)
• Administrative Dinge: Wenn noch Daten oder Unterschriften fehlen, könnt ihr das direkt klären. Gegebenenfalls helfen Anwendungen wie eversign, DocuSign oder Adobe Sign.
• Alles besprechen, das dir wichtig ist.
• Erste Fragen des neuen Teammitglieds klären.

Über den Tag hinweg sollte das neue Teammitglied immer eine Ansprechperson erreichen können. Bleib daher in engem Kontakt oder hole noch weitere Kolleg:innen mit ins Boot, falls du nicht immer erreichbar sein kannst.

Unternehmenskultur vermitteln: Durch Ressourcen wie Präsentationen, Guides oder Videos zur Unternehmenskultur, Produkten und Arbeitsweisen könnt ihr dem neuen Teammitglied einen Einblick geben, was ihn erwartet.

Willkommensansprache oder Begrüßung durch den Gründer oder CEO: Dies ist eine gängige Praxis in vielen Unternehmen und kann natürlich gut durch eine Videoübertragung ersetzt werden. Weitere Ideen zur Mitarbeiterbindung findet ihr hier.

3) Orientierung: Die erste Arbeitswoche

Achtet darauf, dass ihr regelmäßige Meetings habt und plant auch Gruppen-Calls mit dem Team. Auch Gespräche zum Kennenlernen mit anderen Abteilungen, mit denen das neue Teammitglied zusammenarbeiten soll, planst du am besten direkt mit ein – das sollte nicht alles am ersten Tag stattfinden, um das neue Teammitglied nicht zu überfordern.

Bei einem Meeting mit allen Mitarbeiter:innen des Unternehmens oder – je nach Größe – der Abteilung, können sich alle neuen Mitarbeiter:innen gesammelt vorstellen. So weiß jeder Bescheid und die Neuen kennen sich untereinander, sodass sie sich gegenseitig auch kontaktieren können.

Training: Achte darauf, dass je nach Erfahrungsgrad des neuen Teammitglieds die Einarbeitung wirklich erfolgt. Durch Bildschirmfreigabe kannst du zum Beispiel komplexe Tools erklären. E-Learning und Weiterbildungsangebote können ergänzend eingesetzt werden.

Feedback-Gespräche sind ein wichtiger Teil der ersten Woche. Nicht nur, weil du das neue Teammitglied unterstützt, sondern auch, damit du den Onboarding-Prozess stetig verbessern kannst. Fragen dieser Art solltest du adressieren:

• Hat sie oder ihn etwas gestört oder besonders gefallen?
• Wie hat er oder sie selbst den Onboarding-Prozess wahrgenommen?
• Gibt es konkrete Probleme mit den Tools oder den Aufgaben oder administrative Probleme?
• Was war die bisher größte Herausforderung?
• Welche zukünftigen Erwartungen hat das neue Teammitglied an seinen Arbeitsplatz?

Integration

Während der gesamten Probezeit gilt es, das neue Teammitglied einzuarbeiten und zu integrieren. Dabei können auch gemeinsame Mittagspausen per Webcam, Workouts oder Remote-Spieleabende mit Pub Quizzes helfen. Wenn Teammitglieder so etwas bereits veranstalten, ermuntere sie, neue Mitarbeiter:innen einzuladen.

Arbeitet ihr mit dem Remote-Work-Konzept, dann sollte dennoch im ersten halben Jahr mindestens ein persönliches Treffen stattfinden. Auch bei einer weiteren Anreise lohnt es sich, das neue Teammitglied ins Büro einmal einzuladen und möglicherweise ein Team-Event einzubauen.

Beim Gespräch am Ende der Probezeit könnt ihr über Themen wie Kommunikation, Verhalten und Rolle des Teammitglieds sprechen. Aber auch die Leistung im letzten halben Jahr sollte Thema sein. Die Leistungsbeurteilung ist dabei nicht immer ganz einfach und sollte gut vorbereitet sein.

Digitaler Einarbeitungsplan

Wie bereits erwähnt, kann ein Onboarding-Leitfaden alle Schritte und Aufgaben umfassen, die zur Einarbeitung nötig sind. Kurzfristig sind damit To-Do's für den ersten Tag und die erste Woche, aber auch der langfristige Einarbeitungsplan, gemeint.

Die Ziele des Einarbeitungsplans sind:

• Benötigte Informationen von Beginn an zur Verfügung stellen.
• Eine möglichst eigenständige Erarbeitung schaffen.
• Verantwortlichkeiten und Aufgaben des neuen Teammitglieds strukturieren und gliedern: Welche Themen können direkt zu Beginn übernommen werden? Welche kommen nach und nach dazu? Welche Projekte gibt es, die das neue Teammitglied bereits komplett übernimmt?
• Priorisieren der Aufgaben und Info geben über die benötigten Ressourcen. Dazu können die jeweils richtigen Kontakte und Ansprechperson vermerkt werden.

Dieser Einarbeitungsplan kann natürlich in Papier-Form oder als PDF mit dem oder der Angestellten geteilt werden. Damit bei der Erstellung und Bearbeitung auch andere Ansprechpersonen teilnehmen können, ist ein digitaler, interaktiver Plan von Vorteil. Beim Online Onboarding ist eine digitale Version unumgänglich. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Projektmanagement-Tools

Mit Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder die Microsoft Teams-App Workstream.ai kannst du ein eigenes Projekt anlegen, welches das Onboarding des neuen Beschäftigten zum Thema hat. Alle Aufgaben können dort strukturiert eingetragen werden. Du kannst Links und Zugänge erfassen und die entsprechenden Personen, an die sich der oder die neue Angestellte wenden soll, direkt mit in die Aufgabe reinnehmen.

Der Fortschritt lässt sich gut überschauen und das neue Teammitglied kann weitestgehend selbstständig damit arbeiten.

Digitale Onboarding Software

Einige Anbieter:innen – vor allem aus dem E-Learning- und Personalsoftware-Bereich – bieten spezielle Software für den Onboarding-Prozess an. elearnio legt dabei den Fokus auf interaktive Lerninhalte und Kurse, die du für deine Mitarbeiter:innen anlegen kannst, um mit dem Unternehmen vertraut zu werden. Haufe myOnboarding ist Teil der HR-Software von Haufe und ist als App und Web-App verfügbar. Die Onboarding-Software beinhaltet sowohl die Erstellung von individuellen Inhalten als auch das Task-Management und verknüpft dich und deine Mitarbeiter:innen über eine Online-Plattform.

Vorteile von digitaler Onboarding Software:

• Die meisten Anbieter sind auf E-Learning und HR spezialisiert, sodass die Software auf Mitarbeiterbefähigung durch Informationen, Videos und aufbereitetem Wissen ausgelegt sind.
• Durch die Software wird der gesamte Onboarding-Prozess klarer strukturiert und visuell aufbereitet. Dadurch kann die Onboarding Experience verbessert werden.
• Der Lernprozess kann aufgezeigt werden und durch Feedback stetig verbessert werden.

Nachteile von digitaler Onboarding Software:

• Die Erstellung der einzelnen Inhalte und die Abbildung des gesamten Prozesses kann je nach Software viel Arbeit bedeuten, da diese detailliert ausgearbeitet werden müssen. Damit dies möglich ist, müssen verschiedene Teammitglieder und Ansprechpersonen miteinbezogen werden.
• Je nach Anbieter variiert der Preis der Software-Lösung. Für kleine Unternehmen und Startups ist diese Investition eventuell zu teuer. Häufig lohnt sich die digitale Onboarding-Software erst ab einer bestimmten Nutzerzahl und demnach ab einer hinreichend hohen Einstellungsrate.

Onboarding mit den Google-Produkten

Besonders für geringere Budgets bietet sich die Nutzung der Google Suite für den Onboarding-Prozess an – vor allem, wenn du bereits Google Basis, Business oder Enterprise nutzt. Durch Google Forms lassen sich Checklisten erstellen, die abgearbeitet werden können. Du kannst die einzelnen Aufgaben mit den jeweiligen Informationen und Ressourcen verknüpfen, indem du die passenden Dokumente verlinkst.

Mit Google Sites kannst du jedem neuen Teammitglied eine individuelle Onboarding-Page erstellen, die ihn Willkommen heißt und eine Übersicht über den digitalen Einarbeitungsplan darstellt.

Tipps, wie du die Google Suite zum Onboarding neuer Mitarbeiter:innen nutzt, findest du hier im Google-Blog oder hier im G Suite Learning Center.

Onboarding in Corona-Zeiten: Ängste nehmen

Ist ein Vertrag bereits unterschrieben, aber dein neues Teammitglied hat seinen ersten Arbeitstag noch vor sich, dann kennt ihr euch meist noch nicht so gut. Besonders, wenn der Arbeitsbeginn noch eine Weile hin ist, kann es zu Unsicherheiten kommen.

Fragen wie "Braucht mich das Unternehmen in der aktuellen Situation noch?" und "Wird es noch genug für mich zu tun geben?" beschäftigen ihn möglicherweise. Besonders für Berufseinsteiger:innen ist es schwierig, die Auswirkungen auf das Geschäftsmodell einzuschätzen.

Indem du offen mit deinem neuen Kollegen oder deiner neuen Kollegin kommunizierst, hilfst du Unsicherheiten zu reduzieren. Melde dich bei allen Starter:innen, die bereits eine Zusage von dir haben und in den nächsten Monaten anfangen. Erkläre ihnen die Situation und eventuelle Veränderungen.

Auch bei Mitarbeiter:innen in der Probezeit kannst du im Gespräch solche Sorgen ansprechen und für Klarheit sorgen, damit sich alle auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Fazit

Wie du siehst, gibt es viele Punkte, die es zu beachten gibt, um einen Onboarding-Prozess digital abzubilden. Den Arbeitsbeginn wegen Unsicherheiten im Onboarding hinauszuzögern, muss nicht sein. Gib dir Mühe, deine neuen Kolleg:innen kennenzulernen und bei Fragen immer schnell zu reagieren.

Durch kreative Lösungen und Willen auf beiden Seiten, kann das Online Onboarding sogar zum Pluspunkt werden und neue Mitarbeiter:innen zusätzlich überzeugen. Um ein Online Onboarding effizient zu gestalten, solltest du jedoch alle wichtigen Regelungen für das Homeoffice kennen – und ggf. eine Zusatzvereinbarung zur Telearbeit verwenden. Lade dir dazu das Muster zu der Zusatzvereinbarung herunter.

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