Trainee-Programm gestalten: Infos & Checkliste

Trainee-Programme werden bei Hochschulabsolvent:innen und Berufseinsteiger:innen immer beliebter und bieten auch für Unternehmen einige Vorteile im Kampf um die Fachkräfte von morgen. Damit das Programm den gewünschten Erfolg erzielt und für junge Talente attraktiv ist, sollte es jedoch ausreichend geplant und organisiert werden. Wie du das perfekte Trainee-Programm gestaltest und was du dabei beachten solltest, erfährst du hier.

Was ist ein Trainee Programm?

Ein Trainee-Programm ist eine Art Einstiegsprogramm in ein Unternehmen, bei welchem in der Regel Hochschulabsolvent:innen eine firmenspezifische Weiterbildung erhalten und zur Fach- oder Führungskraft ausgebildet werden.

Das Programm ist dabei zeitlich begrenzt und beinhaltet meist das Durchlaufen unterschiedlicher Bereiche und Abteilungen des Unternehmens. Trainees können aber auch – falls vorhanden – verschiedene Unternehmensstandorte  kennenlernen und so breite Einblicke gewinnen.

Zusätzlich zur unternehmensspezifischen Ausbildung werden für die Trainees während des Programms eine Menge Coachings und Seminare angeboten. Dabei sollen sie nicht nur ihre fachlichen Kenntnisse erweitern, sondern sich auch persönlich weiterentwickeln.

Ziel des Ganzen? Durch die Schnupperphasen in verschiedenen Abteilungen und das breite Angebot an Entwicklungsmöglichkeiten lernen sich Trainee und Unternehmen intensiv kennen. Trainees haben die Möglichkeit, nach dem Studium weiterzulernen, sich fachspezifisch zu entwickeln und gleichzeitig das Arbeitsleben in einem Unternehmen kennenzulernen.

Vorteile für Arbeitgeber – lohnen sich Trainee Programme?

Du fragst dich, welche Vorteile ein Trainee-Programm für dich bietet? Auch wenn es zunächst einmal nach Arbeitsaufwand klingt, birgt ein Trainee-Programm für ein Unternehmen einige Chancen. Wir haben im Folgenden zusammengefasst, warum sich ein Trainee-Programm für dich lohnen könnte:

• Bessere Chancen auf dem Bewerbermarkt: Traineeships können dir im Kampf um Fachkräfte einige Vorteile bieten. Vor allem Hochschulabsolventen bevorzugen oftmals den Einstieg über ein Trainee-Programm gegenüber dem direkten Berufseinstieg, da sie so ihre Ausbildung fortsetzen und verschiedene Bereiche eines Unternehmens kennenlernen können.
• Passende Mitarbeiter:innen finden: Durch Trainee-Programme sicherst du dir die Fachkräfte, Führungskräfte und Top-Mitarbeiter:innen der Zukunft. Durch firmenspezifische Qualifizierung und intensive Förderung kannst du bei ihrer Ausbildung mitwirken und so selbst für die hochqualifizierten Mitarbeiter:innen sorgen, die du brauchst. Am Ende des Traineeships steht dir dann top eingearbeitetes Personal zur Verfügung, welches mit dem Unternehmen bereits bestens vertraut ist.
• Win-Win-Situation: Trainees können während des Programms herausfinden, welcher Job am besten zu ihnen passt und sich in diesem Bereich weiterentwickeln. Gleichzeitig profitiert das Unternehmen, denn durch diese Kennenlernphase wird schnell klar, in welchem Bereich der Mitarbeiter:innen das Unternehmen am besten unterstützen kann. Sollte es zwischen Arbeitgeber:in und den Arbeitnehmer:in einmal nicht passen, so ist der Trainee-Vertrag befristet und bietet die Möglichkeit, anschließend getrennte Wege zu gehen.
• Weniger Fehlbesetzungen: Anknüpfend an die letzten beiden Punkte kann ein Trainee-Programm dafür sorgen, dass weniger Fehlentscheidungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen getroffen werden.
• Mitarbeiterbindung: Trainees lernen dein Unternehmen intensiv kennen und profitieren von den Ausbildungsmöglichkeiten. Dadurch bindest du sie langfristig an dein Unternehmen und profitierst auch durch hohe Mitarbeiterzufriedenheit und ein positives Unternehmensimage.
• Kosteneinsparung: Der Berufseinstieg durch Traineeships spart nicht nur Gehaltsausgaben, sondern auch die Kosten später anfallender fachlicher Weiterbildungen werden dadurch gesenkt.

Dagegen sollten natürlich auch die Kosten und der Arbeitsaufwand eines Trainee-Programmes abgewogen werden:

• Kosten für Programmentwicklung
• Betreuungskosten durch Mitarbeiter:innen
• Kosten für Schulungen und Coachings
• Kosten für das Recruiting

Gute Neuigkeiten: Das Recruiting von Trainees muss nicht zwangsläufig zeitaufwendig und teuer sein. Workwise erleichtert dir die Suche nach geeigneten Kandidat:innen, unterstützt dich von Anfang bis Ende im Recruitingprozess und sorgt dafür, dass sich passende Kandidat:innen bewerben, deren Qualifikationen zu dir und deinem Unternehmen passen.

Wie sehr du im Endeffekt von einem Trainee-Programm profitierst, hängt natürlich davon ab, wie viele Trainee-Plätze du zur Verfügung stellen willst, wie lange das Traineeship geht und in welchem Umfang Coachings und Weiterbildungen angeboten werden.

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Rahmenbedingungen für Trainee-Stellen

Damit du Bescheid weißt, welche Rahmenbedingungen für die Einstellung von Trainees gelten, haben wir alle wichtigen Infos für dich zusammengefasst:

• Dauer: Ein Traineeship ist immer zeitlich befristet und in der Regel zwischen 6 und 24 Monaten lang. Dabei lernt der Teilnehmer oder die Teilnehmerin im Schnitt fünf verschiedene Abteilungen des Unternehmens kennen.
• Gehalt: Das Gehalt eines Trainees sollte nur etwas geringer liegen als das Gehalt von direkten Berufseinsteiger:innen. Damit die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit sichergestellt wird, sollten Trainees nicht als Praktikant:innen, sondern als vollwertige Mitarbeiter:innen betrachtet werden. Das sollte sich auch in der Entlohnung widerspiegeln, denn Trainees besitzen immerhin im Normalfall ein abgeschlossenes Hochschulstudium. Je nach Branche liegt das Gehalt eines Trainees meist zwischen 2.000 und 4.000€ Brutto.
• Arbeitszeit und Urlaub: Ein Trainee sollte die normale Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag nicht überschreiten. Zusätzlich gilt der übliche Urlaubsanspruch von mindestens 20 Tagen pro Jahr.
• Verpflichtende Probezeit: Im Traineeship ist eine Probezeit verpflichtend. Sie beläuft sich in der Regel auf ein bis vier Monate.
• Übernahmeregelung: Ist die Traineeausbildung in ein Personalentwicklungsprogramm eingebettet, so können durch entsprechende Vertragsklauseln Vereinbarungen getroffen werden, wie lange der Trainee als Gegenleistung für die Weiterbildungs- und Schulungskosten im Anschluss an das Programm im Unternehmen verbleiben muss.

Der perfekte Aufbau eines Trainee-Programms

Was musst du bei der Gestaltung des Programms beachten? Wie gehst du am besten vor? Wir haben alle Infos und Tipps gesammelt, mit welchen das Trainee-Programm ein Erfolg für dich wird.

1. Konzeptentwicklung

Projektgruppe bilden: Für die Planung der Programmgestaltung ist es sinnvoll, eine entsprechende Projektgruppe zu bilden. Verantwortliche wie Vertreter:innen der Geschäftsführung, der Personalabteilung und der jeweiligen Fachabteilung können gemeinsam Ziele entwickeln und Absprachen halten. Wichtig dabei: Eine klare Aufgabenverteilung beugt späteren Unklarheiten vor und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Ziele definieren: Damit ein Trainee-Programm die gewünschten Vorteile bringt und alle Beteiligten zufrieden sind, sollten die Ziele des Programms im Vorhinein klar definiert werden. Die wichtigste Frage dabei lautet zunächst einmal: Soll das Traineeship fachspezifisch oder fachübergreifend sein?

• Ein Trainee-Programm für zukünftige Fachkräfte soll die Trainees in auf einen bestimmten Fachbereich vorbereiten und gezielt einarbeiten. Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sollte außerdem die Unternehmensbereiche rund um seinen Fachbereich kennenlernen, um später von diesem praktischen Wissen profitieren zu können. Neben dem Aufbau eines Netzwerkes erlangt der Trainee ein breites Praxiswissen und kann durch die Teilnahme an fachspezifischen Seminaren und Workshops relevante Qualifikationen erlangen.
• Das Traineeship als Entwicklungsmöglichkeit für Führungskräftenachwuchs ist weniger spezifisch aufgebaut. Viel eher ist es darauf ausgelegt, Führungskompetenzen zu vermitteln und einen Einblick in das Management des Unternehmens zu geben. Auch hier lernen die Trainees verschiedene Abteilungen des Unternehmens kennen, um relevante Abläufe zu verstehen und ihre Fähigkeiten und ihr Wissen zu erweitern.

Für beide Möglichkeiten gilt: Die Ausbildung sollte es den Trainees ermöglichen, alle relevanten Unternehmensbereiche kennenzulernen, wichtige Qualifikationen zu erlangen und Kontakte zu knüpfen.

Tätigkeitsfelder, Inhalte und Aufgaben festlegen: Damit das Trainee-Programm möglichst zielführend umgesetzt werden kann, ist es sinnvoll, die konkreten Inhalte und Aufgaben im Vorhinein festzulegen. Dazu gehört auch die Entscheidung, welche Bereiche und Abteilungen der Trainee durchlaufen wird.

Checkliste Konzeptentwicklung:

<div class="blog_primary-box"><p>✔ Welches Ziel wird mit dem Trainee-Programm verfolgt?</p><p>✔ Welche konkreten Inhalte sollen vermittelt werden?</p><p>✔ Welche Bereiche und Abteilungen soll der Trainee kennenlernen?</p><p>✔ Welche Mitarbeiter:innen sind in das Programm eingebunden und müssen entsprechend vorbereitet werden?</p><p>✔ In welcher Form (Seminare, Workshops) sollen nicht-fachspezifisches Wissen und Kompetenzen vermittelt werden?</p></div>

2. Durchführung des Trainee-Programms

Mitspracherecht für Trainees: Nicht nur sollten Inhalte und Aufgaben des Programms im Vorhinein an den Trainee kommuniziert werden – im besten Fall hat dieser dabei sogar noch ein Mitspracherecht. Interessen und Vorlieben zu berücksichtigen kann nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, sondern auch die Produktivität und den Enthusiasmus des Einzelnen steigern. Den Trainee in Entscheidungen einzubeziehen und ihm ein konkretes Mitspracherecht zuzugestehen, ist daher über die ganze Programmdauer sinnvoll.

Individuelle Betreuung: Gerade zu Beginn der Trainee-Ausbildung, aber auch für die gesamte Dauer des Programms ist es sinnvoll, jedem Trainee einen festen Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen. Dabei bietet es sich an, ein Paten- oder Mentorensystem einzuführen. Durch die intensive Betreuung können sowohl inhaltliche als auch persönliche Fragen schnell geklärt werden und die individuelle Weiterentwicklung gestärkt werden.

Feedback-Möglichkeiten: Persönliche Fördergespräche und die Möglichkeit, Feedback sowohl zu geben als auch einzuholen, sollten im Trainee-Programm auf keinen Fall fehlen. Für mehr Objektivität kann es sinnvoll sein, Fragen vorher festzulegen und anhand eines Protokolls vorzugehen. Persönliche Defizite können so schnell behoben und Qualifikationen verbessert werden.

Schulungen und Weiterbildungen: Da das Trainee-Programm eine Orientierungsphase ist und die Teilnehmer:innen viel lernen sollen, bieten sich unterschiedliche Weiterbildungsmöglichkeiten an. Denn nicht nur Hard-Skills sind in der Ausbildung wichtig – Soft Skills wie Zeitmanagement, Kommunikations- und und Präsentationstraining spielen ebenfalls eine zentrale Rolle.

Netzwerkveranstaltungen: Im Trainee-Programm ist es einer der wichtigsten Aspekte: Teilnehmer:innen wollen wichtige Kontakte knüpfen und ein Netzwerk aufbauen, welches ihnen in ihrer weiteren Karriereentwicklung hilfreich sein kann. Regelmäßige Netzwerkveranstaltungen, Alumni Konzepte und andere Programme zum Austausch von Wissen und Erfahrung bieten sich deshalb an.

Checkliste Programmdurchführung:

<div class="blog_primary-box"><p>✔ Wurden Aufgaben und Tätigkeitsfelder klar kommuniziert und mit dem Trainee abgesprochen?</p><p>✔ Entsprechen die Aufgaben und Tätigkeitsfelder den Vorstellungen des Trainees?</p><p>✔ Erfolgt eine individuelle fachliche Betreuung durch eine:n feste:n Ansprechpartner:in?</p><p>✔ Erfolgt eine persönliche Betreuung durch eine:n feste:n Ansprechpartner:in?</p><p>✔ Erfolgt klares und kontinuierliches Feedback?</p><p>✔ Hat der Trainee selbst die Möglichkeit, Feedback zu geben und Wünsche zu äußern?</p><p>✔ Erhält der Trainee ausreichend Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten, um Wissenslücken zu schließen?</p><p>✔ Hat der Trainee Zugang zu einem Netzwerk und die Möglichkeit, relevante Kontakte zu knüpfen?</p></div>

3. Nachbetreuung der Trainees

Feedbackprozess: Nicht nur der Teilnehmer oder die Teilnehmerin sollte zu Ende des Programms ein ausführliches Feedback erhalten, sondern auch das Unternehmen. Dies ist zentral, um das Programm stetig zu verbessern und neue Ideen umzusetzen. Auch involvierte Mitarbeiter:innen und Betreuer:innen des Trainees können dabei wichtiges Feedback geben.

Evaluation: Wichtig – am Ende des Programms sollte immer eine umfassende Evaluation der Trainee-Zeit stattfinden. Wurden alle Ziele erreicht? Welche Kompetenzen und Qualifikationen wurden erfolgreich vermittelt? Vielleicht hat der Trainee konkrete Wissenslücken, welche eine entsprechende Veränderung des Programms erfordern.

Checkliste zur Nachbetreuung:

<div class="blog_primary-box"><p>✔ Welche Aspekte des Programms haben dem Trainee gut, welche weniger gut gefallen?</p><p>✔ Welche konkreten Verbesserungsvorschläge hat er?</p><p>✔ Wurden die gesetzten Ziele des Programms erreicht?</p><p>✔ Welche (Wissens-)Lücken bestehen eventuell noch?</p><p>✔ Wurde dem Trainee ein positiver Gesamteindruck vermittelt?</p><p>✔ Welche Verbesserungsvorschläge haben Mitarbeiter:innen und Betreuer:innen des Trainee-Programms?</p></div>

Traineeship: So misst du den Erfolg des Programms

Nachdem viel Zeit, Energie und Planungsaufwand in das Trainee-Programm investiert wurde, sollte selbstverständlich auch sichergestellt werden, dass damit Erfolge erzielt wurden. Um den Erfolg des Programms zu messen ist deshalb nicht nur ein ausgiebiger Feedback-Prozess wichtig, sondern auch andere Aspekte sollten betrachtet werden:

• Haben sich die Anzahl der Bewerbungen und Initiativbewerbungen erhöht?
• Hat sich der Einarbeitungsaufwand der Mitarbeiter:innen im Vergleich zur Einarbeitung normaler Fachkräfte verringert?
• Gibt es weniger Fehlbesetzungen?
• Ist die Verbleibdauer im Unternehmen gestiegen?
• Ist ein besserer Person-Job-Fit und Cultural-Fit zu bemerken?

Können alle diese Fragen mit “Ja” beantwortet werden, so kannst du dir sicher sein: Dein Trainee-Programm erfüllt seinen Zweck und ist ein toller Erfolg für das Unternehmen.

Passende Kandidat:innen finden: So klappt es

Trainee-Programm planen schön und gut – du fragst dich, wie du überhaupt an geeignete Kandidat:innen dafür kommst? Wir haben Tipps für dich, wie du die richtigen Teilnehmer:innen für dein Programm findest.

• Zielgruppe definieren: Um die richtigen Kandidat:innen zu finden, sollte zunächst einmal die Zielgruppe definiert werden: Wer soll angesprochen werden und ist interessant für dich? Trainee-Programme richten sich meist vor allem an akademische Berufseinsteiger:innen – also sind vor allem Hochschulabgänger für dich von Interesse.
• Anforderungskatalog erstellen: Welche fachlichen Kenntnisse und persönliche Eigenschaften sollen Kandidat:innen mitbringen? Wie du den perfekten Anforderungskatalog für eine Stellenanzeige erstellst, erfährst du in unserem Artikel Anforderungsprofil erstellen.
• Trainee-Stellen auf dem Jobmarkt ausschreiben: Um die richtige Zielgruppe zu rekrutieren, ist es wichtig, diese erstmal zu erreichen. Workwise spricht gezielt Hochschulabsolvent:innen an und ist für dich damit der perfekte Weg, den Recruitingprozess so schnell und unkompliziert wie möglich zu halten. Durch unser Matching-Prinzip bekommst du nur relevante Kandidaten angezeigt, deren Qualifikationen deinen Anforderungen entsprechen und sparst dir damit eine Menge Aufwand. Gleichzeitig kümmern wir uns um alle Fragen der Kandidat:innen und sorgen dafür, dass du die perfekten Teilnehmer:innen für dein Trainee-Programm findest.

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