Alle erfolgreichen Unternehmen eine entscheidende Gemeinsamkeit haben: Sie stellen engagierte Mitarbeiter:innen ein, die zum Unternehmen und den Herausforderungen perfekt passen.

Das Wachstum eines Unternehmens wird in der Recruiting-Abteilung gemacht. Aber wirst du und dein Team dieser Verantwortung auch gerecht?

Wenn es dir so geht wie beinahe 40% der Recruiting-Verantwortlichen, die im Rahmen des Trend-Reports 2023 von Gem befragt wurden, dann rechnest du für 2023 mit mehr offenen Stellen als qualitativen Bewerbungen. Deshalb wird es Zeit, den Recruiting-Prozess zu optimieren.

Aber was genau solltest du optimieren?

Beantworte jetzt die Fragen in unserem Recruiting-Quiz und finde heraus, wo du gerade mit deinem Recruiting stehst und wie du dich, dein Team und alle am Recruiting Beteiligten zielgerichtet weiterentwickeln kannst.

Eine Analyse von Lisa Schlegel <hr class="blog_horizontal-ruler"/>

Maturity-Level im Recruiting: Nach diesen Regeln wird gespielt

Das Reifegradmodell oder das Capability Maturity Model (CMM) hat sich das Software Engineering Institute einfallen lassen. Seit den 90er Jahren wird es verwendet, um die Qualität beziehungsweise die Reife eines Prozesses zu messen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Ursprünglich bezieht sich das Capability Maturity Model auf die Softwareentwicklung. Doch als Simon davon erfahren hat, war er überzeugt: „Das ist so hilfreich, das brauchen wir unbedingt auch fürs Recruiting.”

Simon hat als Praktikant bei Workwise gestartet – als Workwise noch Campusjäger hieß. Heute ist er Head of Account Management und unterstützt die Account Manager:innen, ihren Kund:innen optimal zur Seite zu stehen.

Schon gehört? In der 2. Folge des Podcasts Recruiting Talk erzählt Workwise Gründer und Host Martin unter anderem, wie aus „Interngewächsen” wie Simon „extrem tragende Säulen” eines Unternehmens werden.

Und was wäre ein besseres Hilfsmittel als ein Modell, mit dem die Account Manager:innen auf einen Blick sehen, wo in deinem Recruiting-Prozess Optimierungspotenzial vorhanden ist?

Deswegen hat Simon ein Quiz ausgearbeitet, mit dem du in wenigen Minuten das Maturity-Level deines Recruitings bestimmen kannst.

Die Regeln sind einfach: Du beantwortest die Fragen zu deinem Vorgehen in den verschiedenen Phasen des Recruiting-Prozesses. Das Ergebnis zeigt dir, auf welchem dieser 5 Level du dich gerade bewegst:

Initial
Repeatable
Defined
Managed
Optimized

Disclaimer: Hier geht es nicht um die Qualität deiner Hires oder deine Leistung als Einzelperson, sondern darum, wie ausgereift die Prozesse sind, die hinter deinem Recruiting stehen.

Und das Ergebnis könnte überraschend ausfallen:

„Bevor ich mich selbst durch das Quiz durchgeklickt hatte, dachte ich, in vielen Dingen sind wir schon richtig gut”, erzählt Simon. „Aber durch die Fragestellungen ist mir dann aufgefallen, dass wir oft auch einfach aus Zufall gut waren.”

Wenn du willst, dass du deine Erfolge gezielt wiederholen kannst, musst du den Weg zum Ziel nachvollziehen können. Welche Maßnahme dir dabei weiterhilft, hängt von dem Maturity-Level deines Recruitings ab.

Also höchste Zeit, dass du loslegst:

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Der Status Quo ist geklärt – wie geht es weiter?

Jetzt weißt du, ob dein Recruiting noch in den Kinderschuhen steckt oder mit einem Racing-Car mithalten kann.

Und jetzt?

Wenn du effektiv an deinem Recruiting arbeiten willst, um unter den Top 5% zu landen, brauchst du nicht zwangsläufig mehr Budget oder Mitarbeiter:innen im Recruiting.

„Das Erfolgsgeheimnis besteht darin, standardisiert und in regelmäßigen Abständen die eigenen Arbeitsabläufe zu kontrollieren und zu schauen, wo du noch besser werden kannst”, sagt Simon.

Damit du bei der Optimierung nicht planlos von Checkpoint zu Checkpoint stolpern musst, haben wir dir ein Cheat-Sheet zusammengestellt.

Hier kannst du nachlesen, was jedes der Level für dein Recruiting bedeutet und welche Knöpfe du drücken musst, um das Nächste zu erreichen:

Level 1: In den Kinderschuhen (Initial)

Du stehst noch am Anfang mit deinem Recruiting.

Du schreibst neue Stellen spontan aus und entscheidest von Stelle zu Stelle, wie du dabei vorgehst. Manchmal geht es auch etwas chaotisch zu, wenn es der Fachbereich besonders eilig hat mit der Stellenbesetzung.

Es gelingt dir zwar, die Positionen irgendwann passend zu besetzen. Doch du kannst im Vorhinein nicht abschätzen, wie lange der Prozess dauern wird oder welche Ressourcen du dafür benötigen wirst. Der Erfolg deines Teams beruht auf dem Engagement von Einzelpersonen und eure Vorgehensweisen folgen keiner einheitlichen Struktur.

Du verbringst wahrscheinlich einen erheblichen Teil deiner Arbeitszeit mit Aufgaben, die nicht direkt mit Recruiting zu tun haben. Vielleicht kümmerst du dich gleichzeitig um klassische HR-Aufgaben wie die Lohnabrechnung und hast wenig Zeit, dich auf der strategischen Ebene mit Recruiting zu befassen.

Wie gehst du vor, um von hier aus weiterzukommen?

Für dich ist es jetzt am wichtigsten, einen Überblick über den Recruiting-Prozess zu bekommen und die Aufgaben im Team zu organisieren.

Legt Verantwortlichkeiten und Kompetenzen klar fest und geht die einzelnen Phasen von der Stellenausschreibung bis zur erfolgreichen Besetzung der Position durch. Welche Arbeitsschritte müssen erledigt werden und bei welchen davon kannst du Zeit einsparen?

Setzt zum Beispiel Vorlagen und Muster für Dokumente ein, die ihr häufig benötigt. Mit einer Muster-Stellenbeschreibung kannst du eine Stellenanzeige schneller aufsetzen. Außerdem schaffst du auf diese Weise eine standardisierte Grundlage für alle deine Stellenanzeigen, die ihr im Team immer weiter verbessern könnt.

Welches Level erreicht dein Recruiting? Teste dich jetzt im Reality-Check.

Level 2: Ein solides Fundament (Repeatable)

Du hast für das Recruiting deines Unternehmens eine stabile Basis geschaffen.

Du dokumentierst den Recruiting-Prozess und erfasst einige wichtige Kennzahlen, wie zum Beispiel die Time-to-Hire.

So hast du einen Überblick darüber, was du in den Recruiting-Prozess reinsteckst, um ein Ergebnis zu erzielen. Diese Erfahrungen berücksichtigst du wiederum, wenn du die Recruiting-Maßnahmen für die Zukunft planst.

Anhand deiner Kennzahlen kannst du überprüfen, ob du deine Ziele erreichst. Allerdings schaffst du es nicht immer, die offenen Stellen in dem vorgesehenen Zeitrahmen oder mit dem geplanten Recruiting-Budget zu besetzen.

Kannst du dich mit der Beschreibung identifizieren? Mach das Quiz und erfahre, ob deine Selbsteinschätzung stimmt.

Die Unternehmensführung weiß, wie wichtig das Recruiting ist und verlangt viel von dir. Du und dein Team versucht, diesen Erwartungen gerecht zu werden, doch ihr werdet durch ineffiziente Arbeitsabläufe ausgebremst. So habt ihr auch kaum Zeit, euch tiefer mit der strategischen Ausrichtung des Recruitings auseinanderzusetzen.

Wenn du jetzt das nächste Level erreichen möchtest, kommt es deshalb besonders auf eines an: Effizienz.

Um von Level 2 auf 3 aufzusteigen, solltest du dich mit deinen Arbeitsabläufen und Recruiting-Tools eingehender beschäftigen. Welche Tools nutzt du bereits und wie lässt sich der Tool-Stack optimieren, sodass du effektiver arbeiten kannst?

Aber Achtung: Du solltest nicht blind neue Tools integrieren. Schaue dir lieber an, welche Aufgaben regelmäßig zu viel Zeit fressen. Anschließend kannst du überlegen, ob du hier deine bestehenden Tools einsetzen kannst, um die Abläufe reibungsloser zu gestalten. Vielleicht ist aber auch die Funktionsweise der Anwendungen das Hindernis. Dann solltest du über einen Tool-Wechsel nachdenken.

Wenn interne Absprachen mit den Hiring Manager:innen beispielsweise regelmäßig für Verzögerungen sorgen, kannst du dies mit einem passenden Tool beschleunigen:

Einige Bewerbermanagementsysteme beinhalten eine Chatfunktion, über die du dich schnell und unkompliziert mit den Mitgliedern des Hiring-Teams austauschen kannst.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Übrigens:</strong> Das kostenlose Bewerbermanagementsystem von Workwise vereinfacht nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch den Austausch mit den Bewerber:innen.</p><p>Die Terminabstimmung für das Vorstellungsgespräch erfordert nur wenige Klicks und über die Chatfunktion kannst du dich direkt mit deinen Kolleg:innen und Kandidat:innen abstimmen.</p><a class="blog_button-secondary" href="https://hire.workwise.io/applicant-tracking-system">Jetzt ausprobieren</a></div>

Wenn du die richtigen Tools klug nutzt und Bottlenecks in euren Arbeitsabläufen erkennst und eliminierst, hast du mehr Zeit, dich auf das eigentliche Recruiting zu konzentrieren.

Level 3: Wahrsager:in in Ausbildung (Defined)

Herzlichen Glückwunsch!

Dein Recruiting-Prozess ist bereits ziemlich ausgefeilt.

Das dritte Level zeichnet sich dadurch aus, dass dein Recruiting einem standardisierten Prozess folgt. Alle Recruiting-Verantwortlichen gehen nach einem einheitlichen Muster vor, um neue Mitarbeiter zu finden, und gemeinsam arbeitet ihr daran, diesen Prozess zu verbessern.

Du trackst deine Kennzahlen kontinuierlich und führst gezielte Experimente durch, um zum Beispiel den Einfluss des Stellentitels auf die Time-to-Hire zu beobachten. Deine Erkenntnisse hältst du fest und teilst sie mit dem Team.

Um dein Data Driven Recruiting auf das nächste Level zu heben, fehlen dir aber an manchen Stellen wichtige Einblicke.

Du verfolgst bereits den richtigen Ansatz und triffst deine Entscheidungen datenbasiert. Aber um ganzheitlich Data Driven zu arbeiten, musst du an deinem Tracking arbeiten, weitere Datenquellen erschließen und sicherstellen, dass du daraus die richtigen Maßnahmen ableitest.

Vielleicht ist deine Tracking-Tabelle nicht optimal aufgebaut und du kannst die Werte, die dich interessieren, nicht auf einen Blick abrufen.

Du solltest darauf achten, dass du nur die Daten erfasst, die du wirklich brauchst, damit die Tabelle übersichtlich bleibt. Falls du noch keines hast, lohnt es sich für dich, ein Recruiting-Dashboard anzulegen. Darin kannst du deine Daten visuell darstellen und Entwicklungen schneller ablesen.

Wenn du noch Probleme damit hast, vorherzusagen, wie gut deine Kandidat:innen letztlich zum Unternehmen und den jeweiligen Rollen passen, solltest du zusätzlich zu den quantitativen ein paar qualitative Recruiting-KPIs beobachten.

Du kannst zum Beispiel die Quality-of-Hire bewerten, indem du die Hiring Manager:innen befragst. In diesem Zusammenhang kann auch die Dauer der Beschäftigung oder die Zeit bis zur ersten Beförderung einer Neueinstellung aufschlussreich sein.

Du willst den Deep-Dive Data Driven Recruiting? Expertin Rebekka kennt alle Tricks.

Level 4: Racing-Car beim Boxenstopp (Managed)

Nicht schlecht!

Dein Recruiting ist bereits überdurchschnittlich gut organisiert.

Aber wie wir dich kennen – beziehungsweise per Quiz kennengelernt haben –, gibst du dich mit diesem Level nicht zufrieden – du willst unter den besten 5% landen.

Du bist sehr gut aufgestellt: Du arbeitest Data Driven und kannst deinen Recruiting-Erfolg in der Regel präzise vorhersagen und deine Maßnahmen immer weiter verbessern.

Das Recruiting ist eine tragende Säule des unternehmerischen Erfolgs und so wird die Abteilung in deiner Organisation auch gesehen.

Deine Recruiting-Strategie richtet sich nach den übergeordneten Zielen des Unternehmens. Dank eingespielten Arbeitsabläufe bist du fast immer in der Lage, deine Ziele zu erreichen.

Was unterscheidet dein Recruiting vom Top-Recruiting?

Auf diesem Maturity-Level konkurrierst du wahrscheinlich mit den Besten deiner Branche um hoch qualifizierte Kandidat:innen mit einem spezialisierten Skill-Set.

Um dich hier konsequent durchzusetzen, brauchst du nicht nur einen ausgereiften Recruiting-Prozess.

Du musst außerdem flexibel auf die Marktsituation und Trends reagieren können. Hier besteht eventuell noch Nachholbedarf. Dein Prozess ist zwar gut geölt und läuft reibungslos, doch du solltest immer ein wenig Raum für Experimente und neue Initiativen lassen.

Oft ist zum Beispiel der Kanal, auf dem deine Employer Branding Kampagne stattfindet, entscheidend. Ob der Kanal optimal auf deine Zielgruppe abgestimmt ist, kann den ausschlaggebenden Unterschied machen.

Auf Level 4 das Recruiting schon bestens mit dem Management vernetzt und du leitest deine Ziele aus den Zielen des Unternehmens ab. Aber wie sieht es umgekehrt aus?

Um das Top-Level zu erreichen, sollte auch die Recruiting-Abteilung ihren Input für die strategische Ausrichtung des Unternehmens geben. Du bist die Expert:in für den Arbeitsmarkt und kannst am besten beurteilen, wo das Unternehmen im Wettbewerb um die Top-Kandidat:innen einzuordnen ist.

Schaffe ein Format, um dich aktiv in die Unternehmensstrategie einzubringen. So kannst du dem Management deine Einschätzung dazu liefern, wie ihr euch als Arbeitgeber noch besser positionieren könnt und was es braucht, um Top-Talente zu akquirieren, im Unternehmen zu halten und zu motivieren.

Level 5: Unter den Top 5% (Optimized)

Wow, dein Recruiting ist wirklich Next-Level.

Du hast eines der besten Recruiting- und Hiring-Programme auf die Beine gestellt und gehst nicht nur auf aktuelle Trends auf dem Recruiting-Markt ein, sondern bestimmst diese.

Das Recruiting geht Hand in Hand mit der Unternehmensführung und hilft dabei, den strategischen Kurs des Unternehmens zu bestimmen.

Doch was kommt nach dem Top-Level?

Wenn du wirklich zu den besten 5% gehörst, weißt du: Das Spiel ist hier noch lange nicht vorbei. Die ständige Optimierung deiner Prozesse gehört dazu, wenn du konstant die erste Wahl der Kandidat:innen sein willst.

Gehörst du zu den besten 5%? Finde es heraus, im Reality-Check.

Deine Recruiting-Prozesse funktionieren zwar einwandfrei, doch sie sind mittlerweile auch sehr komplex.

Deine größte Herausforderung besteht jetzt darin, dafür zu sorgen, dass der Wissenstransfer innerhalb des Teams und das Onboarding neuer Teammitglieder im Recruiting oder neuer Hiring Manager:innen gut funktioniert. Denn jede einzelne Person hinterlässt einen Eindruck und das spricht sich herum.

Außerdem solltest du das Thema Mitarbeiterbindung und internes Recruiting stärker in den Blick nehmen.

Wenn du den bestehenden Mitarbeiter:innen ermöglichst, sich intern weiterzuentwickeln und auch in andere Abteilungen zu wechseln, werden sie dem Unternehmen länger erhalten bleiben.

Fazit: The Game’s never over

„In den letzten 5 Jahren hat sich im Recruiting so viel getan”, sagt Simon. „Ich würde sagen, sogar mehr als in den 20 bis 30 Jahren davor. Und ich glaube, dass den meisten Unternehmen gar nicht bewusst ist, was heute beim Recruiting alles berücksichtigt werden muss.”

Genau hier setzt das Recruiting-Quiz an: Erst wenn du weißt, wo du stehst und wo deine Schwachstellen sind, kannst du dich effektiv weiterentwickeln.

Das Capability Maturity Model bietet dir einen Anhaltspunkt, um mit Anderen darüber zu sprechen. Das Quiz zeigt dir sehr konkret auf, wo du mit deinem Recruiting gerade stehst und was du und dein Team brauchen, um besser zu werden – insbesondere wenn es um Budget-Verhandlungen geht, ist so eine Gesprächsgrundlage Gold wert.

Mit einem besseren Verständnis deiner aktuellen Baustellen kannst du den Business-Value des Recruitings besser argumentieren.

„Die Geschäftsführer:innen haben in der Regel nicht auf dem Schirm, was die kritischen Erfolgsfaktoren im Recruiting sind”, meint Simon. „So eine klare Einstufung kann helfen, das Thema Recruiting auf den Tisch zu bringen und konkrete Verbesserungen anzustoßen.”

Teste jetzt den Reifegrad deines Recruitings und besorge dir den perfekten Gesprächseinstieg in die nächste Budget-verhandlung:

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<div class="blog_primary-box"><h2>Werde Performance Recruiter:in — mit den Experten-Tipps von Faris</h2><p>240 neue Mitarbeiter:innen in einem Jahr finden? Klingt ja verrückt. Aber genau das hat <strong>Podcast-Gast Faris Wonigeit</strong> für die Jameda GmbH geschafft.</p><p>Dahinter steckt kein großes Geheimnis, sondern die kompromisslose Optimierung und Automatisierung von Prozessen.</p><p>In der 2. Folge unseres Podcasts <strong><a href="hr.workwise.io/podcast">Recruiting Talk</a></strong> spricht Host und Workwise-Gründer Martin mit seinem Gast Faris darüber, wie du aus deinem Recruiting-Budget das Meiste herausholst.</p><p>Bonus: Faris' Quick-Wins für die Optimierung von Stellenanzeigen.</p><p>Höre jetzt rein und erfahre, wie dein Recruiting mit dem Unternehmenswachstum mithält!</p>

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Simon Zeidler

Head of Account Management bei Workwise, Gründer bei Studidruck & Karlsruhe Copyshop

Simon Zeidler

Head of Account Management bei Workwise, Gründer bei Studidruck & Karlsruhe Copyshop

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Ich leite die Kundenbetreuung von Workwise und sorge so dafür, dass wir als erste Anlaufstelle für Recruiting-Fragen bei jedem Unternehmen in Deutschland (und zukünftig weltweit) wahrgenommen werden.