Wer im Recruiting erfolgreich sein will, muss sich auf andere Personen einlassen können. Du brauchst Kommunikationsstärke und eine gute Menschenkenntnis.

Hast du gerade innerlich zugestimmt?

Das ist auch richtig, aber noch lange nicht alles.

Rebekka kümmert sich mit ihrem Team bei Workwise darum, neue Kund:innen zu akquirieren – ganz ähnlich wie du Bewerber:innen suchst. Dabei weiß sie: Eine solide Datengrundlage ist in beiden Fällen ein Muss ist.

Wenn du als Recruiter:in trotz Fachkräftemangel passende Kandidat:innen finden willst, musst du wissen:

Auf welcher Jobbörse kannst du mit wie vielen Bewerbungen rechnen?
Wie viel Zeit musst du für den Recruiting-Prozess einplanen?
Welches Profil passt am besten zu den Aufgaben der offenen Stelle?

Wenn du die Antworten nicht raten oder nach Gefühl beantworten willst, solltest du Data Driven Recruiter:in werden.

Im Interview erklärt dir Rebekka, worauf es dabei ankommt:

Ein Interview von Lisa Schlegel <hr class="blog_horizontal-ruler"/>

Die Basis: eine Data Driven Culture leben

Datengetrieben zu arbeiten bedeutet, Entscheidungen nicht aus dem Bauch heraus zu treffen. Stattdessen wird hierfür eine Datenanalyse herangezogen, die frühere Erfolge und Misserfolge nachvollziehbar macht und solide Vorhersagen für die Zukunft zulässt.

Das klingt erst einmal nach einem schlüssigen Prinzip. Doch im Alltag ist es gar nicht so einfach, konsequent danach zu handeln.

Wie entscheidest du zum Beispiel, wie viel Budget du in die Schaltung der Stellenanzeige auf Indeed stecken solltest und wie viel in die Platzierung auf Stepstone?

Rebekka weiß durch ihre jahrelange Erfahrung im Kontakt mit Recruiter:innen: In deutschen Recruiting-Teams gibt es in Sachen Data Driven Recruiting noch großen Nachholbedarf. „Oft läuft es im Recruiting so ab, dass Entscheidungen nur aufgrund von Vermutungen und Erfahrungswerten getroffen werden”, sagt sie.

„Die Unternehmen in Deutschland – vor allem diejenigen, die aktuell besonders untergehen, weil sie eben noch nicht auf digitale Prozesse und diverse Marketingmaßnahmen umgestellt haben, erfassen zu großen Teilen noch gar keine Daten”, sagt Rebekka.

Soll das ganze Unternehmen den datengetriebenen Ansatz nachhaltig verinnerlichen, ist es wichtig, ein gemeinsames Zielbild zu schaffen. Alle Beteiligten sollten abgeholt und in den Prozess involviert werden.

Rebekka rät: „Workshops und individuelle Schulungen können dazu beitragen, die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse im Team zu vermitteln. Außerdem ist es hilfreich, den zeitlichen Horizont für die Umstellung auf eine Data Driven Culture zu definieren und klar zu kommunizieren.”

„Die Dauer des Prozesses hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe des Unternehmens, der vorhandenen Dateninfrastruktur, der Einstellung der Mitarbeiter:innen und anderen Faktoren”, sagt Rebekka.

Aber lasse dich nicht entmutigen, wenn dir ein unternehmensweiter Kulturwandel eine Nummer zu groß erscheint. „Es muss kein Mammut-Projekt mit gigantischer Theorie dahinter aufgesetzt werden – viel besser ist es, wenn du gleich mit kleinen hands-on Experimenten beginnst.”

Also: Nicht lange brüten und hypothetische Ideen aufschreiben. Lieber direkt in die Welt der Daten und Datengenerierung eintauchen und prüfen, was man eigentlich schon alles an Daten vorliegen hat, um erste Ideen umzusetzen.

Bevor es losgeht: Die richtigen Ziele sind ein Muss

Eine Data Driven Culture oder Mentalität zeichnet sich dadurch aus, dass Daten erfasst und systematisch auf ein bestimmtes Ziel hin analysiert und interpretiert werden.

„Du musst dir die Frage stellen, zu welchem Zweck und mit welchem Ziel erhebe ich Daten?”, sagt Rebekka.

In den meisten Fällen lautet die Antwort dann: Um die Unternehmensziele zu erreichen, also Kund:innen und Nutzer:innen besser zu bedienen. Im Fall von HR und Recruiting sind das die Bewerber:innen oder Mitarbeiter:innen.

Wenn du dir Ziele setzt, solltest du darauf achten, dass sie auch SMART sind.

Ja, natürlich sollten deine Ziele auch ausgefuchst und clever sein. In diesem Zusammenhang meint „SMART” allerdings etwas anderes.

Das Akronym steht für:

Spezifisch
Messbar
Ausführbar
Realistisch
Terminiert

Konkret könnte ein SMARTes Recruiting-Ziel so aussehen: „Im nächsten Quartal erhöhen wir unsere Response-Rate von X% auf Y% bei Active-Sourcing-Nachrichten.”

Noch mehr Inspiration gefällig? Hier haben wir 80+ HR-Ziele gesammelt.

Datenquellen erschließen: So kommst du an dein Material

Wenn du weißt, welches konkrete Ziel du verfolgst, weißt du auch, welche Kennzahlen du beobachten solltest.

Wenn du zum Beispiel die Kosten pro Neueinstellung senken möchtest, solltest du beobachten, wie viel Budget du auf verschiedenen Jobbörsen pro Bewerbung oder qualitativer Bewerbung ausgibst. Es ist ebenfalls interessant, sich anzuschauen, wie groß der Pool passender Kandidat:innen-Profile auf einer Jobbörse ist, und dies mit den Kosten abzugleichen.

Frische jetzt dein Wissen über Recruiting-KPIs auf.

„Die KPIs richten sich nach den Unternehmenszielen”, sagt Rebekka. „Es ist auch wichtig, KPIs zu wählen, die quantifizierbar und einfach zu messen sind. Für eine erfolgreiche Data Driven Culture sollten die KPIs zudem regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.”

Es gibt allerdings auch qualitative KPIs, die du nicht vernachlässigen solltest. Aspekte wie zum Beispiel die Candidate Experience oder die Quality-of-Hire sind zwar schwieriger in Zahlen auszudrücken, aber trotzdem wichtig, um dein Recruiting zu bewerten.

„Zu der Erfassung der Mitarbeiterzufriedenheit fallen mir gleich Mitarbeiterbefragungen wie zum Beispiel ein eNPS ein”, meint Rebekka. „Um die Quality-of-Hire zu beurteilen, kannst du beispielsweise Daten über die Dauer der Beschäftigung von Mitarbeiter:innen oder die Anzahl der beförderten Mitarbeiter:innen anschauen.”

Um die nötigen Daten hierfür zu erheben, gibt es eine Vielzahl an digitalen Tools, die dir dabei helfen können. „Im Bereich HR und Talent Acquisition gibt es Tools, die dir helfen, Kandidat:innen zu finden, Bewerbungsunterlagen und Lebensläufe analysieren oder das Bewerber:innen-Verhalten abbilden”, sagt Rebekka.

„Welche Tools sinnvoll sind, hängt jedoch von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab”, meint sie. Bei der Auswahl von Recruiting-Tools solltest du auf die Benutzerfreundlichkeit, die Integration mit anderen Systemen, die Skalierbarkeit und den Preis berücksichtigen.

„Ich würde bei der Tool-Auswahl auch immer überprüfen, wie gut das Tool dokumentiert ist – also wie viele Anleitungen und Informationen es dazu gibt – und ob es einfach zu bedienen ist. So stellst du sicher, dass es alle Mitarbeiter verwenden können”, sagt sie.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Hinweis:</strong> Achte bei jedem Tool darauf, ob es die Richtlinien der Datenschutzrichtlinien erfüllt. Insbesondere, wenn du die Daten deiner Bewerber:innen verarbeitest, kommst du nicht darum herum.</p><p><a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/arbeitsrecht/dsgvo-bewerbermanagement" target="_blank">So funktioniert DSGVO-konformes Bewerbermanagement.</a></p></div>

Damit du dein Recruiting besser einschätzen und sicher vorhersagen kannst, welche Effekte deine Recruiting-Maßnahmen erzeugen werden, reichen deine internen Daten nicht aus: Du benötigst ein datenbasiertes Bild des Arbeitsmarkts und deiner Konkurrenz.

„Echte Arbeitsmarktdaten gibt es meistens sehr gut auf Anfrage bei der Arbeitsagentur. Es gibt zudem einige große Jobbörsen, die dazu sehr starke Studien veröffentlichen”, sagt Rebekka. „Zumindest für deine Region solltest du dies im Blick haben.”

„Ich habe mehr als einmal selbst miterlebt, dass sich auf einem HR-Netzwerk-Event eine Person A darüber beschwert, wie schwer es gerade ist, Position XY zu besetzen. Das hört Person B und trägt die Aussage in ihr Unternehmen – ohne sie mit der tatsächlichen Marktlage abzugleichen”, erzählt sie.

Wenn du keine verlässlichen Quellen hast, triffst du im Recruiting oder bei der Einstellung eventuell die falschen Entscheidungen. Rebekka sagt: „Das endet dann zum Beispiel darin, dass man Positionen mit einer Junior-Person oder Quereinsteiger:innen besetzt – weil man nicht prüft, welche Maßnahmen noch angegangen werden können.”

Die Datenanalyse: vom Reporting zur Interpretation

Um deine Daten effektiv zu nutzen, ist eine übersichtliche Erfassung unerlässlich. „Strukturiere deine Daten am besten schon bei der Erfassung, um sie später schnell auffinden und verarbeiten zu können”, rät Rebekka. „Visuelle Darstellungen wie Tabellen, Diagramme und Grafiken können dir dabei helfen, die Daten übersichtlicher und verständlicher zu machen.”

Bei der Strukturierung der Daten solltest du darauf achten, dass die Ordnung logisch aus dem Ziel der Analyse hervorgeht.

Möchtest du zum Beispiel ein Wachstum über Zeit beobachten? Dann solltest du das Reporting so aufbauen, dass die Veränderung über Zeit darin erkennbar ist.

Hast du einmal den Einstieg in Data Driven Recruiting gefunden, passiert es schnell, sich im Reporting der Daten zu verlieren.

Alle KPIs erscheinen dir interessant und je mehr Wissen du sammelst, umso besser, oder?

Nicht unbedingt.

„Wenn du dich zu granular mit den Daten auseinandersetzt, verlierst du schnell den Blick für das große Ganze. Außerdem kann das Erfassen von Daten viel Zeit in Anspruch nehmen. Du solltest also aufpassen, nicht zu viel Zeit in das Reporting zu stecken, damit du noch Zeit dafür hast, deine Zahlen mit Aktionen zu beeinflussen”, meint Rebekka.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Rebekkas Tipp:</strong> Lege auf wöchentlicher Basis mit deinem Team 1–3 relevante KPIs als Kommunikationsinstrumente fest und orientiere dich an diesen. Dein Fokus sollte darauf liegen, wie du deine KPIs beeinflussen kannst.</p></div>

Anhand deiner KPIs kannst du beurteilen, wie erfolgreich deine Recruiting-Maßnahmen in der Vergangenheit waren. Hast du bei der letzten Stellenausschreibung in der Sales Abteilung den Titel der Anzeige angepasst? Dein Reporting verrät dir, wie sich dies auf die Anzahl der Bewerbungen ausgewirkt hat.

Mithilfe dieser Erkenntnisse kannst du deinen Recruiting-Prozess nach und nach immer weiter optimieren. Beispiele hierfür können die Anpassung von Stellenanzeigen, die Optimierung des Bewerbungsprozesses oder die gezielte Ansprache von Kandidaten auf bestimmten Plattformen sein.

Data Driven Recruiting: Mache dein Recruiting menschlicher!

Bei der Personalsuche geht es um Menschen, nicht um Werte in einer Tabelle.

Es sind die Mitarbeiter:innen, die ein Unternehmen prägen und voranbringen. Und im Bewerbungsprozess wäre es fatal, die Kandidat:innen nur auf die abgehakten Punkte im Lebenslauf zu reduzieren.

Ansonsten läufst du Gefahr, Quereinsteiger:innen zu benachteiligen, und lässt den Cultural Fit außen vor.

„Durch neue Technologien und künstliche Intelligenz stehen wir ethisch gesehen vor großen Herausforderungen”, meint Rebekka. „Während Diversität und Empathie auf dem Arbeitnehmermarkt immer stärker in den Vordergrund rücken, gibt es immer mehr Tools, die Mitarbeiter:innen überwachen, durchleuchten, analysieren und in Schubladen stecken.”

„Aber: Daten können auch dazu beitragen, das Recruiting menschlicher und fairer zu machen”, sagt sie. „Wenn ich einen datengetriebenen Ansatz verfolge, treffe ich Entscheidungen auf einer objektiven Grundlage, nicht anhand von Vermutungen und meinen persönlichen Einschätzungen.”

Wenn du die Daten klug und bedacht nutzt, kannst du den Recruiting-Prozess auf die Wünsche der Bewerber:innen abstimmen und ihre Experience verbessern und gleichzeitig einen fairen, objektiven Auswahlprozess gewährleisten – richtig ausgeführt stellt Data Driven Recruiting die Menschen in den Vordergrund.

<div class="blog_primary-box"><h2>Werde Performance Recruiter:in — mit den Experten-Tipps von Faris</h2><p>240 neue Mitarbeiter:innen in einem Jahr finden? Klingt ja verrückt. Aber genau das hat <strong>Podcast-Gast Faris Wonigeit</strong> für die Jameda GmbH geschafft.</p><p>Dahinter steckt kein großes Geheimnis, sondern die kompromisslose Optimierung und Automatisierung von Prozessen.</p><p>In der 2. Folge unseres Podcasts <strong>Recruiting Talk</strong> spricht Host und Workwise-Gründer Martin mit seinem Gast Faris darüber, wie du aus deinem Recruiting-Budget das Meiste herausholst.</p><p>Bonus: Faris' Quick-Wins für die Optimierung von Stellenanzeigen.</p><p>Höre jetzt rein und erfahre, wie dein Recruiting mit dem Unternehmenswachstum mithält!</p>

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