So planst du dein Recruiting-Budget und setzt es optimal ein

Ohne das richtige Team, kann keine Organisation erfolgreich sein. Doch die passenden Talente zu finden, kann in Zeiten des Fachkräftemangels schnell kostspielig werden.

Daher solltest du alle Kostenpunkte im Blick behalten und die Ausgaben im Recruiting in einem Budget-Plan festhalten und planen.

In diesem Artikel erfährst du, wie du dein Recruiting-Budget systematisch planen und am effektivsten einsetzen kannst.

Die Kostenfaktoren des Recruiting-Budgets und dessen Zusammensetzung

Genau wie jeder andere Unternehmensbereich, verfolgt auch das Recruiting konkrete Ziele. Soll beispielsweise eine Abteilung innerhalb eines Quartals ihren Output wesentlich vergrößern, ist die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen in diesem Bereich wahrscheinlich eine Voraussetzung für dieses Wachstum.

Je nachdem, wie diese Zielsetzungen aussehen, erhältst du ein Recruiting-Budget, um diese Ziele umzusetzen. Damit deine finanziellen Mittel auch ausreichen, um alle offenen Stellen in dem betreffenden Zeitraum zu füllen, solltest du dir frühzeitig einen genauen Budgetplan erstellen.

Der Budgetplan hilft dir dabei, dir einen Überblick über alle anfallenden Kosten zu verschaffen und sie zu beobachten. Die Kostenaufstellung kannst du ebenfalls nutzen, um den finanziellen Aufwand und den Nutzen einer bestimmten Recruiting-Maßnahme gegenüberzustellen.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Betreibst du bereits <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/data-driven-recruiting" target="_blank">Data Driven Recruiting</a>, verfolgst du deine Ausgaben und pro Neueinstellung wahrscheinlich schon. Die <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/cost-per-hire" target="_blank">Cost-per-Hire</a> ist eine spannende Kennzahl, um die Effektivität des Recruitings zu messen. Doch du solltest auch das gesamte Recruiting-Budget im Auge behalten.</p></div>

Im Recruiting entstehen sowohl intern als auch extern Kosten für ein Unternehmen. Die internen Kosten beziehen sich vor allen Dingen auf die Arbeitszeit der beteiligten Mitarbeiter:innen, aber auch auf Maßnahmen zum Employer Branding oder die Weiterbildung des Recruiting-Teams. Manche Unternehmen zählen hierzu sogar die Ausgaben für das Onboarding neuer Kolleg:innen und Teambuilding-Aktivitäten.

Um sicherzustellen, dass die Personalkosten nicht zu hoch ausfallen, sollte die Struktur der Personalabteilung strategisch geplant werden.

Die externen Kosten beziehen sich auf alle Tools und Maßnahmen, die darüber hinaus im Recruiting anfallen. Dies bezieht sich auf Gebühren für die Nutzung verschiedener Software-Lösungen oder die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf unterschiedlichen Jobbörsen oder zum Beispiel auch das Honorar für externe Headhunter, wenn du diese Services in Anspruch nimmst.

Jobbörse ist nicht gleich Jobbörse. Hier liest du, worauf Workwise-Gründer Martin bei der Auswahl der Jobbörsen achtet.

Welche Kosten in deinem Recruiting-Team tatsächlich anfallen, hängt stark von der Größe deines Unternehmens, der Branche und der Phase ab, in der sich die Organisation aktuell befindet. Auch welche Kostenpunkte tatsächlich in das Recruiting-Budget hineinspielen und dementsprechend auch bei der Budgetierung bedacht werden müssen, ist häufig nicht eindeutig und solltest du auch unter anderem mit dem Finance-Team absprechen.

Ob beispielsweise das Onboarding-Programm zum Recruiting zählt und die Ausgaben hierfür auch von dem Recruiting-Budget abgedeckt werden müssen, kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gehandhabt werden.

Wichtig ist allerdings, dass allen Beteiligten von Beginn an klar ist, welche Posten das Recruiting-Budget umfassen muss. Nur so hast du Planungssicherheit und kannst die verfügbaren finanziellen Mittel effektiv auf die verschiedenen Aspekte des Recruitings verteilen.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Bei der Evaluation des Nutzens deiner Ausgaben ist es wichtig, auf Einheitlichkeit zu achten. Betrachtest du in einem Quartal die Kosten für das Weiterbildungsprogramm des Recruiting-Teams als Teil des Recruiting-Budgets, solltest du derartige Ausgaben auch in Zukunft dazu zählen. Nur so erhältst du eine belastbare Aussage über die Entwicklung.</p></div>

Die Zusammensetzung eines Recruiting-Budgets

<ul><li><strong>interne Kosten:</strong><ul><li>Personalkosten für die Arbeitszeit deines Teams</li><li>Employer Branding Maßnahmen</li><li>Weiterbildungen (zum Beispiel auch Zugänge zu Learning-Plattformen)</li></ul></li><li><strong>externe Kosten</strong><ul><li>Kosten für das <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/organisationsentwicklung/bewerbermanagementsystem" target="_blank">Bewerbermanagementsystem</a> und andere Software</li><li>Schalten von Stellenanzeigen</li><li><a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/personalvermittlung" target="_blank">Personalvermittlung</a></li><li>Headhunter-Services</li></ul></li></ul>

Obwohl die genaue Zusammensetzung und die Höhe des Recruiting-Budgets von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist, zeichnen sich über die Branchen und Unternehmensgrößen hinweg einige Trends ab. Talention führte im Dezember 2021 eine Umfrage unter 1.500 Recruiter:innen durch, um Einblicke in ihre Recruiting-Praxis zu erhalten.

Nur 10% Befragten gaben an, dass sie in 2021 ein kleineres Recruiting-Budget einplanen. Rund 30% der Unternehmen planten Investitionen in gleicher Höhe wie im Vorjahr und weitere 30% wollten das Recruiting-Budget sogar erhöhen. In absoluten Zahlen bewegte sich das geplante Recruiting-Budget des Großteils der Unternehmen zwischen bis zu 10.000 und 50.000 €.

Es wurde nicht erfasst, inwiefern sich die Bewertung im Ausgabeverhalten der Recruiter:innen widerspiegelt, doch die Studie erfasste ebenfalls, welche 5 Themen von den Befragten als besonders wichtig für ihre Recruiting-Praxis erachtet werden:

1. Employer Branding: 75% halten diesen Bereich für sehr wichtig oder wichtig
2. Active Sourcing: beinahe 75% halten diesen Bereich für sehr wichtig oder wichtig
3. Candidate Experience: 50% halten dieses Thema für sehr wichtig
4. Zusammenarbeit mit Hiring Managern: Diesen Punkt halten ebenfalls 50% für sehr wichtig
5. Social Media Recruiting: Diesen Aspekt halten knapp 45% für sehr wichtig

Aus den Erkenntnissen der Studie lässt sich keine allgemeingültige Empfehlung ableiten, in welche Recruiting-Maßnahme in welcher Höhe investiert wird. Doch die Umfrageergebnisse zeigen, dass du diese Themen bei der Planung deines Recruiting-Budgets nicht vergessen solltest.

Um zusätzlich herauszufinden, welche Kostenfaktoren den größten Anteil des tatsächlichen Recruiting-Budgets ausmachen, haben wir unter unseren Leser:innen eine eigene Umfrage durchgeführt.

Wir haben unsere Leser:innen gefragt, was die drei größten Kostenpunkte in ihrem Recruiting-Budget sind. Aus dem Anteil aller abgegebenen Stimmen, die auf einen Kostenfaktor entfallen, können Rückschlüsse darauf gezogen werden, wie wichtig dieser Kostenfaktor durchschnittlich ist:

Die Ergebnisse zeigen, dass die Personalkosten 40,9% aller abgegebenen Stimmen erhalten haben und somit durchschnittlich der größte Kostenfaktor im Recruiting-Budget ist.

Die Kostenpunkte externe Services wie zum Beispiel Headhunting, die Veröffentlichung von Stellenanzeigen sowie Software und Tools wurden jeweils wesentlich seltener als einer der größten Kostenfaktoren angegeben.

Die Umfrage zeigt, dass der Großteil des Recruiting-Budgets in laufende Kosten investiert wird. Umso wichtiger ist es, einen umfassenden Budget-Plan aufzustellen, der alle Kostenfaktoren berücksichtigt. Nur so hast du Planungssicherheit und kannst zum Beispiel auch in Initiativen zum Employer Branding investieren.

In diesen 7 Schritten planst du dein Recruiting-Budget

Um dein Recruiting-Budget möglichst effizient einzusetzen, benötigst du einen detaillierten Plan, der alle deine verfügbaren Mittel in einem Zeitraum und die Maßnahmen, die damit finanziert werden, abbildet.

In diesen 7 Schritten stellst du diesen Plan für dein Recruiting-Budget auf:

1. Zielsetzung

Bevor es losgeht mit der Planung konkreter Recruiting-Maßnahmen, die du in diesem Monat, Quartal oder Jahr umsetzen willst, solltest du dir einmal vor Augen führen, was du damit erreichen willst. Eines dieser Ziele kann beispielsweise sein, die Buchhaltungsabteilung auf zehn Mitarbeiter:innen auszubauen.

Um das Ziel möglichst konkret zu formulieren, solltest du dich frühzeitig mit den Hiring Managern austauschen. Die Verantwortlichen in den Fachabteilungen können von deinen Erfahrungen in der Personalplanung profitieren und so ihren Bedarf besser einschätzen. Gemeinsam könnt ihr das vage Vorhaben, eine bestimmte Abteilung auszubauen, genauer definieren und das Entwicklungsziel mit einer exakten Zahl ausdrücken. Sprecht dabei auch Dinge wie das ideale Startdatum und die Priorität der unterschiedlichen Positionen ab.

2. Herausforderung

‍Die Herausforderung ist eng mit dem Ziel verknüpft. Für die Verdeutlichung des Zielvorhabens kann es hilfreich sein, sich die Diskrepanz zwischen dem gewünschten Zustand und dem Status Quo anzuschauen.

Beispiel: Sind aktuell 5 Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung beschäftigt und das Ziel besteht darin, dass am Ende des Betrachtungszeitraums 10 Teammitglieder dort beschäftigt sind, besteht die Herausforderung darin, 5 neue Mitarbeiter:innen einzustellen.

3. Planungsprämissen

Nachdem du die Ausgangslage innerhalb deines Unternehmens festgestellt hast, solltest du die externen Gegebenheiten betrachten und in deinen Plan aufnehmen. Hier spielen zum Beispiel die erwartete Entwicklung des Arbeitsmarkts oder das Verhalten anderer Organisationen deiner Branche eine Rolle.

Befindet sich ein Konkurrenzunternehmen eventuell ebenfalls in einer Wachstumsphase und wird vermutlich auch neue freie Stellen ausschreiben? Dann musst du damit rechnen, dass es vielleicht schwieriger wird, passende Bewerber:innen zu erreichen und solltest deshalb bereits sehr frühzeitig mit dem Recruiting-Prozess beginnen.

4. Maßnahmen

‍Sind Zielsetzung und Ausgangslage definiert, kannst du dich mit der Umsetzung befassen. In diesem Schritt gilt es, verschiedene Maßnahmen zur Lösung des Problems gegeneinander abzuwägen und die beste Alternative zu bestimmen.

Du kannst dir anhand verschiedener Recruiting-KPIs ein Bild von deinen Optionen machen. Hier bieten sich zum Beispiel die Time-to-Hire und die Cost-per-Hire der verschiedenen Recruiting-Kanäle an. Anhand der Kennzahlen kannst du eine Prognose darüber abgeben, wie sich welche Maßnahme auswirkt, falls sie umgesetzt wird. So kannst du zum Beispiel abschätzen, wie schnell du mit ersten Erfolgen rechnen kannst oder wie hoch die Kosten für die Neueinstellungen sein werden.

Welche Maßnahme beziehungsweise welcher Recruiting-Kanal die beste Alternative für dein Vorhaben – in diesem Fall die Einstellung von 5 neuen Mitarbeiter:innen – ist, richtet sich nach deinen individuellen Prioritäten. Grundsätzlich solltest du dich für die Vorgehensweise entscheiden, die das Ziel am besten erreicht und dabei am wenigsten Nebenwirkungen verursacht.

Nebenwirkungen können zum Beispiel die Kosten für ein Software-Abonnement sein, das du aufgenommen hast, um deine Recruiting-Ziele besser zu erreichen. Das bedeutet nicht, dass du zwangsläufig auf ein Software-Abonnement verzichten musst. Aber du solltest darauf achten, dass Kosten und Nutzen in einem guten Verhältnis zueinander stehen.

Hierzu gehören aber zum Beispiel auch die Jobsuchenden, die deine Stellenanzeige zwar gesehen haben, aber nicht zu der freien Position passen. Ihre Aufmerksamkeit für dein Inserat hat Kosten verursacht, ist aber kein gewünschtes Ergebnis und solltest du deshalb bei der Auswahl der Maßnahme im Blick behalten. Auf welchen Kanälen ist diese Zahl der sogenannten „Streuverluste“ besonders hoch?

Du kannst zum Beispiel das Hauptaugenmerk auf die Kosteneffizienz legen oder die Schnelligkeit bei der Zielerreichung in den Vordergrund rücken. Die Personalsuche über deine eigene Karriereseite dauert beispielsweise länger als über Stepstone, ist aber dafür auch deutlich günstiger. Je nachdem, was dir wichtiger ist, können beide Kanäle die richtige Wahl sein.

5. Ressourcen

‍Jede Maßnahme wie die Veröffentlichung einer Stellenanzeige auf einer Jobbörse oder die Teilnahme an einer Karrieremesse für Absolvent:innen benötigt Ressourcen in Form von Geld, Arbeitsleistung oder Material.

Du solltest schon in der Planungsphase genau darlegen, welche Ressource in welcher Menge benötigt wird, welchen Nutzen du dir von einer bestimmten Maßnahme versprichst und wie lange es dauern wird, bis dadurch das Ziel erreicht wird.

Diese Angaben helfen dir nicht nur, deinen Recruiting-Prozess genauer zu planen, du benötigst sie auch für die Budgetverhandlung beziehungsweise für die Genehmigung des Recruiting-Budgets.

6. Planungsträger:innen

‍In deinem Budget-Plan solltest du neben dem zeitlichen Ablaufplan auch die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter:innen benennen.

Ist von vorneherein festgelegt, wer für die Durchführung, Kontrolle sowie die abschließende Auswertung der unterschiedlichen Maßnahmen zuständig ist, fällt es dir und dem Recruiting-Team leichter, den Überblick zu behalten und eure Ziele stringent zu verfolgen sowie kurzfristige Budget-Änderungen einzukalkulieren.

Fällt etwa ein Mitglied deines Recruiting-Teams aus, musst du eventuell spontan einen Freelancer dazubuchen, um alle Bewerbungen sichten zu können

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Übrigens:</strong> HR-Dienstleister:in <a href="https://hire.workwise.io/blog/success-story-sd-worx-gmbh" target="_blank">SD Worx</a> erhält oft eine große Fülle an Bewerbungen und benötigt die Hilfe von Freelancerin Marina Cale, um alle zu sichten. Auch die Vorselektion durch Workwise hilft dem Unternehmen dabei, bei all den eingehenden Bewerbungen nicht den Überblick zu verlieren.</p></div>

7. Ergebnis

‍Abschließend solltest du das erwartete Ergebnis der Maßnahmen festhalten. Anders als bei der Zielformulierung solltest du hier neben dem gewünschten Ergebnis auch die einkalkulierten Nebenwirkungen und Kosten erfassen.

Ein gewissenhaft ausgearbeiteter Budgetplan, der diesen 7 Schritten folgt, ist die Grundlage für eine erfolgreiche Budgetverhandlung. Doch wir verraten dir noch ein paar zusätzliche Tipps, die es dir leichter machen, für ein effektiveres Recruiting-Budget zu argumentieren:

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Budgetverhandlung: So setzt du dein Recruiting-Budget durch

Ein ausgefeilter Plan ist zwar unverzichtbar für die Budgetverhandlung, doch er nützt dir wenig, wenn er nicht auch deine Vorgesetzten überzeugt. Daher solltest du auch an das Verhandlungsgespräch nicht unbedacht herangehen.

Selbst wenn mittlerweile viele Unternehmen erkannt haben, dass eine leistungsstarke Recruiting-Abteilung – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels – maßgeblich zu dem Erfolg der gesamten Organisation beiträgt, solltest du nicht davon ausgehen, dass dein Recruiting-Budget ohne Einwände durchgewunken wird.

Daher solltest du schon frühzeitig deinen Budgetplan ausarbeiten und mit deinen Vorgesetzten besprechen. So hast du im Zweifelsfall noch genügend Zeit, Anpassungen vorzunehmen, falls nicht alle deine geplanten Maßnahmen umsetzbar sind. Nicht nur wegen dem Zeitfaktor ist eine gute Vorbereitung das A und O.

Du solltest alle deine Entscheidungen und vorgeschlagenen mit den dazugehörigen Kennzahlen belegen können. Hier kannst du die KPIs heranziehen, mit denen du ohnehin deinen Recruiting-Prozess beobachtest, und wenn du neue Kanäle oder Tools implementieren möchtest, sind Benchmarks aus deiner Branche ein überzeugendes Hilfsmittel.

Mit Abstand die wichtigste Kennzahl in diesem Zusammenhang ist die Angabe der Opportunitätskosten. Die Opportunitätskosten geben darüber Auskunft, was eine nicht besetzte Stelle für ein Unternehmen bedeutet: Durch ein:e fehlende:n Mitarbeiter:in fehlt die Arbeitsleistung, die die Neueinstellung erbringen würde.

Dies hat einen direkten Einfluss auf den erzielten Umsatz des Unternehmens. Darüber hinaus werden die vorhandenen Mitarbeiter:innen stärker belastet und ihre Leistung verringert sich mit der Zeit. <span class="blog_marked">Eine unbesetzte Position verursacht also indirekt hohe Kosten und behindert Organisationen in ihrem Wachstum.</span>

Du kannst bei der Verhandlung des Recruiting-Budgets entweder die Kosten einer unbesetzten Stelle anführen oder positiv argumentieren und den langfristigen Gewinn anführen, den die Investition in Neueinstellungen für das Unternehmen generiert, beschreiben.

Ein weiterer überzeugender Punkt ist die Möglichkeit, durch eine Investition langfristig Geld einzusparen. Diese Argumentationstaktik ist besonders hilfreich, wenn du neue Tools finanzieren möchtest. Oft sparst du durch neue Technik und bessere Softwarelösungen nicht nur Zeit ein und der Arbeitsaufwand verringert sich, es ist oft auch rentabler, alle Arbeitsschritte im Recruiting über ein zentrales Tool abzuwickeln als viele verschiedene Anbieter zu nutzen.

<div class="blog_primary-box"><h2>Mehr Recruiting-Budget rausholen: Mit Arturs Experten-Tipps klappt's!</h2><p>In unserem <strong>Podcast Recruiting Talk</strong> spricht Host und Workwise-Gründer Martin Trenkle mit echten Recruiter:innen über alltäglichen Herausforderungen.</p><p><strong>Das größte Problem: Zu wenige Bewerbungen.</strong></p><p>Aber Podcast-Gast Artur Reich ist davon überzeugt: Es liegt — zumindest nicht allein — am Fachkräftemangel. Oft steckt nämlich ein <strong>Mangel an Ressourcen und an Commitment</strong> der Geschäftsführung und der Hiring Manager:innen hinter unbesetzten Stellen.</p><p>Im Gespräch mit Martin erzählt er, wie er bei dem Pharmaunternehmen Boehringer Ingelheim für eine reibungslose Zusammenarbeit sorgt und wie du deine Stellen besser besetzen kannst.</p><p><strong>Jetzt reinhören!</strong></p>

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Tipp: Das Recruiting-Budget strategisch einsetzen

So erfolgreich deine Budgetverhandlung auch verläuft, letztlich wirst du mit einem begrenzten Recruiting-Budget arbeiten müssen. Um hier das meiste aus deinen Mitteln herauszuholen, lohnt sich eine durchdachte Strategie.

Es ist zwar wichtig, für die eigenen Stellenanzeigen eine große Sichtbarkeit zu erreichen. Doch du solltest dennoch dein Recruiting-Budget nicht einfach zu gleichen Teilen auf viele verschiedene Kanäle verteilen. So wird deine Anzeige zwar von vielen Jobsuchenden gesehen, aber nicht unbedingt von denen, die für die freie Position in Frage kommen.

Gerade für Stellen, die ein spezielles Profil erfordern, lohnt sich eine tiefe Analyse, bevor du dein Recruiting-Budget planst. In einem ersten Schritt solltest du deine Zielgruppe besser kennenlernen und herausfinden, auf welchen Plattformen sie auf Jobsuche geht.

Du willst deine Zielgruppe besser kennenlernen? Hier erfährst du, wie du eine Candidate Persona erstellst und in deinem Recruiting-Prozess einsetzt.

Konzentrierst du dein Recruiting-Budget in der Folge auf die Kanäle, die sich in der Vergangenheit als besonders effektiv herausgestellt haben, um eine spezielle Zielgruppe anzusprechen, kannst du mit deinem Recruiting-Budget mehr erreichen.

Suchst du nach Programmierer:innen oder Führungspersonen für dein Team, gehören alle erreichten Jobsuchenden, die diesem Profil nicht entsprechen, zu den unerwünschten Nebenwirkungen der Recruiting-Maßnahme.

Um dein Recruiting-Budget in jedem Zyklus noch gezielter einzusetzen und die Kosten für derartige Nebenwirkungen langfristig immer weiter zu reduzieren, solltest du deinen Recruiting-Plan nach dem Abschluss bewerten und überprüfen. Nur so weißt du, ob deine Prognosen für die Zielerreichung in Erfüllung gegangen sind.

Auch während der Durchführung solltest du immer ein Auge darauf haben, ob sich deine Ausgaben für bestimmte Recruiting-Kanäle so entwickeln, wie du es dir erhoffst. Im Zweifelsfall kannst du so korrigierend eingreifen.

Während es für die Besetzung spezialisierter Stellen sinnvoll ist, das verfügbare Recruiting-Budget zielgenau für einige wenige Maßnahmen einzusetzen, ist bei anderen eine möglichst breite Veröffentlichung der Anzeigen am effektivsten.

Ist eine bestimmte Stelle nicht mit einem besonderen Anforderungsprofil verbunden und du möchtest möglichst schnell so viele Bewerber:innen wie möglich erreichen, solltest du auf eine große Reichweite setzen. Auch wenn eine Stelle häufig neu besetzt werden soll, weil es sich zum Beispiel um einen Praktikumsplatz handelt, kann es durchaus sinnvoll sein, das Stellenangebot auf vielen Kanälen gleichzeitig zu präsentieren.

Potenzielle Bewerber:innen benötigen meist mehrere Touchpoints mit deinem Unternehmen, ehe sie sich bewerben. Hier erfährst du, wie du diese Touchpoints schaffst und deinen Recruiting-Funnel verbreiterst.

Doch auch in diesen Fällen solltest du strategisch vorgehen. Hier lohnen sich eventuell Premium- oder Nischenjobbörsen weniger und treiben lediglich deine Kosten in die Höhe. Es könnte sein, dass du hier auch mit kostenlosen Jobpostings erfolgreich bist, die permanent online sind oder je nach Bedarf schnell aktiviert und deaktiviert werden können.

Recruiting über Workwise – für jedes Budget die passende Jobbörse

Über Workwise kannst du deine Stellenanzeigen auf hunderten Jobbörsen veröffentlichen. Unabhängig davon, wie deine Strategie aufgebaut ist und wie du dein Recruiting-Budget einsetzten möchtest – bei uns findest du genau die richtigen Recruiting-Kanäle, um deine Ziele umzusetzen und dein Budget bestmöglich auszuschöpfen.

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