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Lea Pietsch

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Die wichtigsten Recruiting-KPIs: So klappt die Erfolgskontrolle

Der effektivste Recruiting-Funnel bringt dir wenig, wenn du nicht weißt, welche Maßnahme den Erfolg ausmacht. Erst, wenn du deine Recruiting-Maßnahmen datenbasiert analysierst, kannst du verlässlich beurteilen, was sich in welcher Weise auf das Endergebnis auswirkt.

Es gibt viele verschiedene Recruiting-KPIs beziehungsweise Recruiting-Kennzahlen, anhand derer du den Recruiting-Prozess verfolgen und beurteilen kannst. In diesem Artikel geben wir dir eine Übersicht über die wichtigsten KPIs und zeigen dir, wie du mit den Daten arbeiten kannst.

Inhalt

Was sind Recruiting-KPIs eigentlich?

KPIs steht für Key Performance Indicators und meint ein Set an Kennzahlen, die dir dabei helfen, die Leistung eines Prozesses zu messen und zu bewerten. Im Recruiting gewinnst du mithilfe der KPIs eine datenbasierte Einsicht in den Prozess der Personalsuche und Einstellung.

Anhand der Messwerte kannst du sehen, welche Maßnahme und welcher Kanal besonders effektiv ist oder an welchen Stellen der Recruiting-Prozess noch optimiert werden kann. Du siehst zum Beispiel, wo besonders hohe Kosten entstehen und wieviel Zeit du für die Besetzung einer bestimmten Stelle einplanen musst.

Du kannst die Recruiting-KPIs nicht nur für die Optimierung des Recruitings verwenden. Sie sind zusätzlich eine gute und nachvollziehbare Grundlage, um den Beitrag des Recruiting-Teams zu den Unternehmenszielen zu belegen und der Geschäftsführung oder anderen Abteilungen darzulegen sowie sie zu motivieren, bei ihrem Anteil am Recruiting-Prozess noch mehr Gas zu geben.

Für ein gelungenes Reporting solltest du deine Daten und Fakten visuell aufbereiten. Hier erfährst du, wie du mit einem Recruiting-Dashboard deine Daten in aufschlussreiche Diagramme verwandelst.

So wählst du die richtigen Recruiting-KPIs aus

Jedes Unternehmen verfolgt eigene Ziele und auch die Prioritäten des Recruiting-Teams können unterschiedlich ausfallen beziehungsweise sich je nach ausgeschriebener Position unterscheiden. Daher solltest du auch nur die Recruiting-KPIs erheben und analysieren, die dir bei deiner konkreten Aufgabenstellung weiterhelfen.

Tipp: Da der Großteil des Recruiting-Prozesses mittlerweile von digitalen Tools unterstützt wird, stehen dir sehr viele Daten zur Verfügung. Du solltest dir also genau überlegen, bei welchen KPIs sich das Tracking wirklich lohnt. Denn je mehr KPIs du beobachtest, desto größer ist auch der Arbeitsaufwand.

Mithilfe der richtigen Recruiting-KPIs kannst du den Recruiting-Prozess aus verschiedenen Perspektiven betrachten und analysieren:

Abbildung Recruiting-KPIs

Es gibt einige Recruiting-KPIs, die den Recruiting-Prozess quantitativ erfassen. Die quantitativen KPIs messen Parameter wie die Dauer einzelner Prozessschritte, die Kosten, die im Recruiting entstehen, oder die Anzahl der Bewerbungen in einer bestimmten Phase.

Doch es gibt auch noch qualitative Recruiting-KPIs, die vielleicht nicht ganz so präzise zu erfassen sind, aber deshalb nicht weniger wichtig sind. Die qualitativen Recruiting-KPIs können zum Beispiel die Candidate Experience während des Bewerbungsverfahrens, die Eignung der Neueinstellungen für die Stelle oder die Zufriedenheit der Hiring Manager mit dem Ergebnis abbilden.

Es ist zwar schwierig, subjektive Recruiting-KPIs systematisch zu erfassen, doch gemeinsam mit quantitativen Werten helfen sie dir dabei, den Recruiting-Prozess einzuschätzen. So gibt zum Beispiel die Absagequote in einem gewissen Maß Auskunft über die Qualität eines Recruiting-Kanals, aber wenn du zusätzlich die subjektive Einschätzung des Hiring Managers einbeziehst, kannst du den Kanal noch fundierter bewerten.

Du solltest darauf achten, dass du sowohl quantitative als auch qualitative Recruiting-KPIs berücksichtigst, um den Bewerbungsprozess zu analysieren. So ergibt sich ein ganzheitliches Bild der Wirkung der Recruiting-Maßnahmen und du kannst bei der Bewertung verschiedene Dimensionen berücksichtigen.

Möchtest du beispielsweise herausfinden, welcher Recruiting-Kanal am effektivsten ist, ist es sinnvoller, neben den bloßen Zahlen auch das qualitative Ergebnis zu berücksichtigen. Über den einen Kanal erhältst du vielleicht mehr Bewerbungen für das eingesetzte Budget, doch über den anderen erreichst du eventuell Kandidat:innen, die besser zum Unternehmen passen, und der höhere Kostenaufwand ist gerechtfertigt.

Die Bedeutung der einzelnen Recruiting-KPIs ergibt sich erst im Kontext mehrerer unterschiedlicher Messwerte. Daher solltest du dir, bevor du mit dem Tracking beginnst, eine Strategie überlegen, die dich bei deinen Recruiting-Zielen unterstützt, und dir klar machen, in welchem Verhältnis die Recruiting-KPIs zueinander stehen.

Wie eine datengetriebene Recruiting-Strategie aussehen kann, liest du in unserem Artikel zum Thema Data Driven Recruiting.

Du solltest dir bei der Auswahl der Recruiting-KPIs auch über die praktische Seite Gedanken machen. Denn ein KPI muss lückenlos und konsistent über einen längeren Zeitraum erfassbar sein, um eine verlässliche Aussage daraus ableiten zu können. Du solltest dich also fragen, ob du die nötigen Daten dauerhaft und ohne zu großen Mehraufwand erheben kannst.

Erfasst dein Bewerbermanagementsystem eine Kennzahl automatisch, ist es für dich kein Problem, die Entwicklung des Werts kontinuierlich zu beobachten. Die Erfassung anderer Recruiting-KPIs kann aufwändiger sein.

Willst du zum Beispiel die Candidate Satisfaction einbeziehen, musst du zuerst einen Fragebogen oder ähnliches aufsetzen und im Anschluss subjektive Antworten auswerten und in eine quantifizierbare Form bringen. Die Candidate Satisfaction ist zwar ein wichtiger Recruiting-KPI, aber wenn du nicht die Kapazitäten hast, diese Kennzahl regelmäßig auszuwerten, ist sie für dich vielleicht nicht sinnvoll.

Für die Interpretation der Recruiting-KPIs ist es wichtig, über Vergleichswerte, die sogenannten Benchmarks zu verfügen. Liegen dir für ein Recruiting-KPI zum Beispiel regions- oder branchenspezifische Vergleichswerte vor? Kannst du dich mit anderen Recruiter:innen oder HR-Verantwortlichen austauschen?

Tipp: Linkedin ist eine gute Anlaufstelle, wenn du dich mit anderen Recruiter:innen auszutauschen möchtest. In der Linkedin-Gruppe The Recruitment Network von Workwise findet du viele HR-Verantwortliche, die dich mit ihren Erfahrungen unterstützen können.

Du kannst dich bei dem Vergleich auch auf deine internen Messwerte beschränken und beispielsweise den Recruiting-Prozess zweier unterschiedlicher Stellen gegenüberstellen, doch externe Benchmarks sind grundsätzlich sehr hilfreich für die Einschätzung deiner Arbeit.

So ist zum Beispiel eine Time-to-Hire von 20 Tagen im Gesundheitswesen sehr gut, doch in der Gastronomie kannst du mit diesem Wert niemanden beeindrucken. Auch die Region, in der du nach neuen Mitarbeiter:innen suchst, kann die Recruiting-KPIs beeinflussen. So ist es in ländlichen Regionen meist schwieriger, passende Kandidat:innen zu finden, und die Time-to-Hire ist länger.

Die wichtigsten Recruiting-KPIs

Verwendest du ein digitales Bewerbermanagementsystem und/oder Recruiting-Software, um das Recruiting zu organisieren, verfügst du automatisch über eine riesige Fülle an Daten. Mit einem Bewerbermanagementsystem kannst du deine ausgeschriebenen Stellen und eingehenden Bewerbungen verwalten. Im Hintergrund werden zahlreiche Daten gesammelt, die du direkt zur Bestimmung der relevanten Recruiting-KPIs heranziehen kannst.

Tipp: Beim Multiposting wird deine Stellenanzeige automatisch auf vielen verschiedenen Recruiting-Kanälen verteilt. So erreichst du nicht nur sehr schnell viele potenzielle Bewerber:innen, sondern produzierst auch in Windeseile eine enorme Menge an Daten, auf die du zurückgreifen kannst, um dein Vorgehen zu optimieren.

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Andere KPIs können nicht direkt erfasst werden. Hierzu zählt zum Beispiel die Zufriedenheit der Kandidat:innen mit dem Bewerbungsprozess. Diese Recruiting-KPIs kannst du mit standardisierten Fragebögen oder Feedback-Gesprächen, die in das Auswahlverfahren integriert sind, in Erfahrung bringen. Hier ist die Erfassung zwar aufwändiger, doch die Mühe lohnt sich, wenn du einen ganzheitlichen Eindruck deines Recruiting-Prozesses gewinnen willst. Gerade auch über ein Freitextfeld mit einer offenen Frage erhältst du möglicherweise Einblicke, die du andernfalls nicht bekommen hättest.

Da die Auswahl an Recruiting-KPIs so groß ist, haben wir hier für dich die Wichtigsten aufgelistet:

Die Klassiker unter den Recruiting-KPIs

  • Time-to-Hire: Die Time-to-Hire gibt die Zeit an, die von der Bewerbung auf eine Stellenanzeige bis zur Neueinstellung vergeht, und beschreibt damit die Länge des Einstellungsprozesses aus Sicht der Kandidat:innen. Dieser Recruiting-KPI zeigt dir die Schnelligkeit des Recruiting-Prozesses. Hier gilt: je schneller, desto besser. Die Kandidat:innen schätzen einen schnellen, reibungslosen Prozess und auch für dein Unternehmen rentiert es sich, eine Stelle nicht lange unbesetzt zu lassen. Du kannst dir auch alternativ die Time-to-Interview anschauen, um die Schnelligkeit des Verfahrens zu beurteilen.
Dein Recruiting-Prozess gerät oft ins Stocken? Hier erfährst du, wie du die Time-to-Hire optimierst.
  • Cost-per-Hire: Genau wie die Time-to-Hire wird die Cost-per-Hire herangezogen, um die Effizienz des Recruiting-Prozesses zu messen. Die Cost-per-Hire gibt die Summe aller Kosten an, die für eine Neueinstellung anfallen. Hier werden alle internen und externen Recruiting-Kosten betrachtet und durch die Anzahl der damit erreichten Einstellungen geteilt. Zu den internen Kosten zählen die Arbeitszeit des Recruiting-Teams, aber auch Faktoren wie Weiterbildungen oder Employer Branding Maßnahmen. Die externen Kosten setzen sich aus den Beträgen zusammen, die zum Beispiel für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen oder für Recruiting-Software genutzt werden.
Du verlierst schnell den Überblick über dein Budget? Hier erfährst du mehr zur Cost-per-Hire.
  • Channel Effectiveness / Candidate Conversion Rate: Die Channel Effectiveness zeigt dir, wie erfolgreich du über einen Recruiting-Kanal Kandidat:innen erreichst. Über die Tracking-Funktion deines Bewerbermanagementsystems oder des einzelnen Kanals erfährst du, wie oft eine Stellenanzeige angeklickt wurde. Setzt du diesen Wert mit der Anzahl der tatsächlich eingereichten Bewerbungen ins Verhältnis, siehst du wie effektiv der Kanal ist. Die Candidate Conversion Rate folgt einem ähnlichen Prinzip, doch in diesem Fall lässt sich der Recruiting-KPI auch auf spätere Stufen des Recruiting-Funnels anwenden. So erkennst du schnell, welche Phase des Recruiting-Prozesses optimiert werden sollte.
Du fragst dich, was es mit dem Recruiting-Funnel auf sich hat? Hier kannst du nachlesen, warum der Recruiting-Funnel so ein wichtiges Modell ist.
  • Absagequote: Die Absagequote bezieht sich auf den Anteil der unqualifizierten Bewerbungen an der Gesamtzahl der eingegangenen Bewerbungen. Erhältst du 100 Bewerbungen für eine ausgeschriebene Stelle klingt das erst einmal sehr gut, aber wenn du 90 davon direkt aussortieren musst, solltest du die Stellenanzeige noch einmal überdenken und eventuell die Anforderungen klarer formulieren. Anhand der Absagequote kannst du also Rückschlüsse auf die Qualität der Stellenanzeige ziehen.

Die Geheimtipps unter den Recruiting-KPIs

  • Quality-of-Hire: Die Quality-of-Hire besagt, wie gut eine Neueinstellung letztlich zum Unternehmen passt. Hier gilt: Je höher die Quality-of-Hire, desto erfolgreicher war das Recruiting. Um diesen Recruiting-KPI zu bestimmen, kannst du dir anschauen, wie schnell nach der Einstellung ein:e neue:r Mitarbeiter:in aktiv zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Um dir hier einen Eindruck zu verschaffen, bist du stark auf die Einschätzung der Mitarbeiter:innen der einzelnen Fachbereiche angewiesen. Ihr könnt euch zum Beispiel nach einem Monat zu einem Feedback-Gespräch verabreden, um die Quality-of-Hire auszuwerten. Verbindest du diesen Recruiting-KPI mit anderen Indikatoren wie der Channel Effectiveness, kannst du herausfinden, über welchen Kanal du die besten Bewerber:innen ansprichst.
  • Hiring Manager Satisfaction: Der Hiring Manager ist nicht Teil der HR-Abteilung, sondern stammt aus dem Fachbereich, für den neue Mitarbeiter:innen gesucht werden. Damit das Recruiting erfolgreich ist, müssen Recruiter:innen und Hiring Manager eng zusammenarbeiten. Daher solltest du die Hiring Manager unbedingt um Feedback zum gemeinsamen Prozess bitten und ihre Wünsche und Vorschläge für die Optimierung des Recruiting-Prozesses nutzen.
Du brauchst Tipps, wie es mit der Zusammenarbeit im Hiring-Team klappt? In diesem Artikel erfährst du, wie du Hiring Manager besser einbindest.
  • Frühfluktuation: Du solltest dir anschauen, wie viele der neuen Mitarbeiter:innen dein Unternehmen schon innerhalb der ersten sechs Monate nach der Einstellung wieder verlassen. Es kann immer mal passieren, dass es zwischen Unternehmen und Kandidat:in doch nicht passt. Doch wenn die Frühfluktuation in einem Bereich außergewöhnlich hoch ist, stimmen hier eventuell die Erwartungen der Bewerber:innen und der Arbeitsalltag nicht überein und du solltest überdenken, wie du die Stelle im Laufe des Bewerbungsprozesses kommunizierst. Das Problem kann allerdings auch außerhalb des Bewerbungsprozesses liegen und mit internen Herausforderungen der Abteilung zu tun haben. Auch hier solltest du für die Interpretation weitere Faktoren wie die Hiring Mangager Satisfaction heranziehen und genügend Zeit in das Offboarding der Mitarbeiter:innen investieren, um die Gründe für den Betriebsaustritt zu erfahren.
Du fragst dich, wie du mit einer hohen Fluktuation umgehen sollst? Hier erfährst du, wie du die Fluktuationsrate senken kannst.
  • Cost-of-Vacancy: Ein:e Mitarbeiter:in trägt zu dem Erfolg und damit zum Umsatz des Unternehmens bei. Je nach Art der freien Stelle geht dem Unternehmen also auch ein Teil dieses Umsatzes verloren. Wie hoch diese Kosten ausfallen, wird mithilfe der Cost-of-Vacancy angegeben. Dieser Recruiting-KPI kann dir als Argumentationshilfe dienen, um das Recruiting-Budget auszuhandeln. Darüber hinaus kannst du diesen Wert nutzen, um deine Prioritäten zu setzen. Ist die Cost-of-Vacancy für eine freie Position höher als für eine andere, solltest du diese zuerst angehen.
Du weißt nicht, wie du die Cost-of-Vacancy berechnest? Hier findest du die passende Formel und einen praktischen Opportunitätskosten-Rechner.
  • Candidate Satisfaction: Die Candidate Satisfaction zeigt an, wie zufrieden deine Bewerber:innen mit dem Recruiting-Prozess sind. Dieser Recruiting-KPI ist wichtig, da zufriedene Kandidat:innen gerne von ihren positiven Erfahrungen berichten und so weitere Talente auf dein Unternehmen aufmerksam machen. Betrachtest du den Recruiting-Funnel und siehst, dass beim Wechsel von einer Stufe in die nächste besonders viele Kandidat:innen abspringen, spricht dies dafür, dass hier Optimierungsbedarf besteht. Konkret kann dies zum Beispiel ein Bewerbungsformular sein, das nicht für mobile Geräte optimiert ist. Du kannst deine Bewerber:innen aber auch direkt nach ihrer Zufriedenheit fragen und Feedback-Formate in den Bewerbungsprozess einbauen.

Abbildung Recruiting Funnel

  • Offer Acceptance Rate: Die Offer Acceptance Rate gibt an, wie viele der ausgesprochenen Jobangebote auch angenommen werden. Ist hier der Anteil der abgelehnten Angebote vergleichsweise hoch, ist der Recruiting-Prozess eventuell zu langsam und die Kandidat:innen haben in der Zwischenzeit bereits einen anderen Job angenommen, oder dein Unternehmen wird als weniger attraktiv wahrgenommen als andere Organisationen deiner Branche. Hier kann vielleicht eine Employer-Branding-Kampagne hilfreich sein.

Fazit: Recruiting-KPIs richtig nutzen

Jedes Recruiting-Team verfolgt eigene Ziele und sollte sich ein individuelles Set an passenden Recruiting-KPIs zusammenstellen, welches es hierbei unterstützt. Aber es steht fest, dass die systematische Erfassung von Recruiting-KPIs entscheidend ist, um die eigene Recruiting-Praxis weiterzuentwickeln.

Gerade, wenn du neue Kanäle für die Personalsuche testen möchtest oder den Aufbau deiner Stellenanzeigen neu gestaltest, benötigst du verlässliche Anhaltspunkte, die dir verraten, welche Initiative den gewünschten Effekt hatte.

Verfolgst du die Recruiting-KPIs regelmäßig, verstehst du mit der Zeit deine Zielgruppe und deinen Recruiting-Prozess immer besser und kannst mit passgenauen Maßnahmen Optimierungen vornehmen.

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Veröffentlicht am 12.04.2022, aktualisiert am 08.12.2022

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