HR-PraxisPfeil Symbol nach rechtsPersonalsuchePfeil Symbol nach rechtsTime-to-hire: Definition und wie du sie optimierst [2023]

Time-to-hire: Definition und wie du sie optimierst [2023]

Immer wieder springen potenzielle Kandidat:innen im Bewerbungsprozess ab. Einer der Gründe dafür: Eine zu hohe Time-to-hire. Schon 44 % der Recruiter:innen nutzen die Time-to-hire als Kennzahl, um ihren Bewerbungsprozess zu optimieren. Erfahre auch du, was die Time-to-hire eigentlich ist, warum es so wichtig ist sie zu optimieren und wie dir das gelingen kann.

Inhalt

Time-to-hire: Definition und Übersetzung

Time-to-hire (Übersetzung: Vakanzzeit oder Zeit bis zur Einstellung) ist per Definition der Zeitraum den Personaler:innen benötigen, um ausgewählte Kandidat:innen einzustellen. Die Time-to-hire beginnt mit der Bewerbung potenzieller Kandidat:innen auf eine ausgeschriebene Stelle und endet damit, dass der Job besetzt wird. Somit bildet die Time-to-hire die Länge des Einstellungsprozesses aus Sicht der Kandidat:innen ab.

Übrigens: Time-to-hire ist nicht zu verwechseln mit Time-to-fill. Time-to-hire ist nämlich ein Teil der Time-to-fill. Time-to-fill bezeichnet über die Time-to-hire hinaus den Zeitraum ab der Entscheidung, dass eine Stelle zu besetzen ist, bis die Stelle tatsächlich besetzt ist. Time-to-fill bietet dir somit einen Überblick darüber, wie lange der gesamte Einstellungsprozess dauert.

Zwischen der Bewerbung potenzieller Kandidat:innen und der tatsächlichen Besetzung der Stelle gibt es einige Aufgaben, die auf Recruiter:innen zukommen. 

  1. Bewerbungen prüfen
  2. Telefoninterview bzw. Vorabprüfung der Bewerber:innen planen und durchführen
  3. Vorstellungsgespräche planen und durchführen
  4. Bewerber:innen beurteilen
  5. Hintergrund der Bewerber:innen prüfen
  6. Auswahlentscheidung treffen
  7. Antragstellung der Einstellung
  8. Arbeitsvertrag aufsetzen und verhandeln
  9. Einstellungsprozess: Arbeitsvertrag unterschreiben etc.

Time-to-hire Berechnung: Mit dieser Formel kannst du ganz einfach die Vakanzzeit berechnen

Um die Time-to-hire zu berechnen, brauchst du keine komplizierte Formel. Du benötigst die folgenden Variablen: 

  1. Die Anzahl der Tage vom Ausschreibungsdatum bis die Stelle besetzt ist
  2. Die Anzahl der Tage vom Ausschreibungsdatum bis sich ein Kandidat oder eine Kandidatin auf die Stelle beworben hat

Time-to-hire Anfang bis Ende

Die Time-to-hire erhältst du dann aus den Variablen, indem du die Anzahl der Tage bis sich Kandidat:innen beworben haben von der Anzahl der Tage abziehst, die es dauert, bis die Stelle angenommen wird.

Beispiel: Nehmen wir an, dass die Anzahl der Tage vom Ausschreibungsdatum bis die Stelle angenommen wird (Variable 1), 90 Tage dauert und die Anzahl der Tage bis sich der oder die Kandidat:in beworben hat (Variable 2) 5 Tage. Dann ergibt sich die Vakanzzeit für diesen Fall aus 90-5, und beträgt somit 85 Tage.

Alternativ kannst du auch die Dauer der einzelnen Prozessschritte betrachten und diese aufsummieren. Das ist zwar mit etwas mehr Aufwand verbunden, hat jedoch den Vorteil, dass du direkt im Blick hast, welche Prozessschritte besonders lange brauchen und Optimierungsbedarf haben.

Wenn du die Time-to-hire für mehrere Fälle berechnet und dokumentiert hast, ist es sinnvoll den Durchschnitt zu ermitteln, um eine aussagekräftige Kennzahl zu erhalten. 

Diese Kennzahl ist ein guter Indikator dafür, ob deine Recruiting-Strategie Verbesserungsbedarf hat und die Organisation des Recruiting-Prozesses optimiert werden sollte. 

Außerdem kannst du deine Vakanzzeit dadurch mit anderen Unternehmen vergleichen. Wie lange die Time-to-hire durchschnittlich dauert, behandeln wir später im Artikel.

Wir bei Workwise behalten den Bewerbungsprozess der Kandidat:innen für dich immer genau im Auge und stehen in engen Kontakt zu den Bewerber:innen, damit der Bewerbungsprozess so angenehm wie möglich ist. Erfahre hier mehr zu uns und wie du durch unseren Recruiting-Prozess profitierst.

Du möchtest einen effizienten Bewerbungsprozess definieren oder ihn optimieren? Finde jetzt heraus, wie das geht!

Diese Kosten entstehen durch die Time-to-hire

Mit der Time-to-hire gehen zwei Arten von Kosten einher: Einmal direkte und einmal indirekte Kosten. Während unter den direkten Kosten vor allem Kosten für das Recruiting verstanden werden, umfassen indirekte Kosten insbesondere Opportunitätskosten, die dadurch entstehen, dass die Stelle nicht besetzt ist.

Weil eine ineffiziente Time-to-hire die Kosten um ein Vielfaches erhöhen kann, schauen wir uns genauer an, welche Kosten durch eine lange Time-to-hire entstehen: 

Direkte Kosten:

Die Recruiting-Kosten, die direkt mit der Time-to-hire in Zusammenhang stehen, sind alle Kosten, die dadurch zustande kommen, dass Stellenanzeigen geschaltet und überwacht werden müssen. Je länger die Time-to-hire ist, desto mehr direkte Kosten entstehen, weil Stellenanzeigen wiederholt oder zusätzlich geschaltet werden müssen und mehr Arbeitszeit zum Management dieser Anzeigen gebraucht wird.

Indirekte Kosten:

Etwas versteckter sind die indirekten Kosten, die mit einer suboptimalen Time-to-hire in Verbindung gebracht werden können. Diese ganzen Kosten werden auch als Opportunitätskosten verstanden, weil sie dadurch entstehen, dass Gewinne entfallen, weil die Stelle noch nicht besetzt ist. Und sie werden immer höher, je länger die Time-to-hire ist.

In unserem Artikel zu Opportunitätskosten findest du noch mehr Insights zu anfallenden Kosten im Bewerbungsprozess

Eine unbesetzte Stelle kann schnell zu Umsatzausfällen oder Produktionseinschränkungen führen. Aber auch entgangene Gewinne, die dadurch entstehen, dass andere Firmen Talente vor dir einstellen. Nicht zu vergessen die Kosten die verursacht werden, weil Aufgaben der fehlenden Person durch vorhandenes Personal zusätzlich erfüllt werden müssen. Das führt nämlich nicht selten zu Performance-Einbußen

Indirekte Kosten können dank des kostenlosen Bewerbermanagementsystems von Workwise ganz leicht reduziert werden, weil dadurch die Schritte des Einstellungsverfahrens vereinfacht werden. Hier findest du alle unsere Services im Überblick. 

Time-to-hire Benchmark: So viel Zeit beanspruchte die Vakanzzeit 2020 durchschnittlich in Deutschland

Der Durchschnitt der Time-to-hire in Deutschland lag 2020 bei 78 Tagen. Gleichzeitig liegt die durchschnittliche Einstellungszeit für Talente nur bei 10 Tagen. Das bedeutet, dass die Time-to-hire bei vielen Unternehmen viel zu lange dauert und die gesuchten Talente von Organisationen eingestellt werden, die besonders schnell sind.

Eine Studie hat ergeben, dass die Zeit zwischen dem Absenden der Bewerbung und der finalen Zu- oder Absage durch das Unternehmen die Candidate Experience immer stärker beeinflusst. Am zufriedensten sind die Bewerber:innen, die einen maximal zweiwöchigen Bewerbungsprozess erlebt haben.

Wie du siehst, erwarten Kandidat:innen eine deutlich kürzere Zeit bis zur Einstellung als aktuell praktiziert wird. Wenn du dir also einen Vorteil verschaffen willst, ist es an der Zeit die Time-to-hire zu reduzieren. Wie du das hinbekommst, erklären wir dir im nächsten Abschnitt.

Wie du die Time-to-hire beschleunigst

Um die Time-to-hire zu optimieren, gibt es mehrere Stellschrauben, an denen du ansetzen kannst. Die Liste der Aufgaben, die auf Recruiter:innen im Einstellungsprozess zukommen, ist lang und kann den Vorgang in die Länge ziehen. Die folgenden 6 Ansatzpunkte können als Hebel dienen Recruiting-Prozesse schlanker zu gestalten, um die Vakanzzeit zu verringern:

Bewerbungsprozess überarbeiten

Nimm dir die Zeit, deinen Bewerbungsprozess genau unter die Lupe zu nehmen und überprüfe, welche Schritte notwendig sind und welche eben nicht. Wenn du die Time-to-hire berechnest, indem du die einzelnen Schritte aufsummierst, siehst du auf einen Blick welche Prozessschritte länger dauern als andere und wo du optimieren kannst.

Ein gutes Beispiel sind die Abstimmungen bevor neue Mitarbeiter:innen eingestellt werden, die meistens in mehrere Etappen erfolgen. Dieser Schritt lässt sich ganz einfach verkürzen, indem zentraler und einer Stufe abgestimmt wird. Stelle sicher, dass nur die wirklich betroffenen Personen/Abteilungen entscheiden.

Eine gute Möglichkeit den Bewerbungsprozess zu optimieren sind Bewerbermanagementsysteme, weil die einzelnen Schritte zur Einstellung neuer Kandidat:innen zentral verwaltet werden können. Statt mit viel Aufwand ein Meeting zur Abstimmung zu organisieren, können deine Kolleg:innen und du euch mit wenigen Klicks abstimmen. Lies hier gerne mehr darüber, wie Bewerbermanagementsysteme deinen Bewerbungsprozess optimieren können.

Wenn du über Workwise neue Kandidat:innen suchst, steht dir das Bewerbermanagementsystem kostenlos zur Verfügung. Um diese Funktion nutzen zu können musst du dich einfach nur bei uns registrieren.

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Verkürze die Time-to-Hire effektiv — mit den Experten-Tipps von Faris

240 neue Mitarbeiter:innen in einem Jahr finden? Klingt ja verrückt. Aber genau das hat Podcast-Gast Faris Wonigeit für die Jameda GmbH geschafft.

Dahinter steckt kein großes Geheimnis, sondern die kompromisslose Optimierung und Automatisierung von Prozessen.

In der 2. Folge unseres Podcasts Recruiting Talk spricht Host und Workwise-Gründer Martin mit seinem Gast Faris darüber, wie du aus deinem Recruiting-Budget das Meiste herausholst.

Bonus: Faris' Quick-Wins für die Optimierung von Stellenanzeigen.

Höre jetzt rein und erfahre, wie dein Recruiting mit dem Unternehmenswachstum mithält!

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Candidate Experience

Wie die Kandidat:innen den Bewerbungsprozess wahrnehmen beginnt schon mit dem Besuch der Karriereseite. Aber auch die Kommunikation zwischen dir und Bewerber:innen ist ausschlaggebend. Gestalte diesen Prozess deswegen für Bewerber:innen so angenehm wie möglich. Fokussiere dich auf einfache Prozesse und stelle sicher, klar und offen mit Bewerber:innen zu kommunizieren. Erkläre ihnen nach jedem Schritt was sie als nächstes erwartet und wie lange es bis dahin dauern wird.

Außerdem kannst du zum Beispiel kurze Feedbackgespräche nach den Bewerbungsgesprächen durchführen, um aus erster Hand zu erfahren, wie dein Bewerbungsprozess wahrgenommen wird und wo noch Optimierungsbedarf besteht. 

Durch den strukturierten Bewerbungsprozess und die zentrale Kommunikation wissen Kandidat:innen immer, wie es um ihre Bewerbung steht. Wie das genau aussieht, erfährst du mit unserem Recruiting-Service.

Interne Kommunikation

Lange interne Kommunikationswege und komplizierte Abstimmungen über mehrere Abteilungen hinweg verursachen vor allem eins: Eine hohe Time-to-hire. Bewerbermanagement-Tools und -Softwares können die interne Kommunikation vereinfachen, denn so können alle Mitarbeiter:innen den Status von Bewerbungen einsehen und über das System miteinander kommunizieren.

Melde dich gerne kostenlos bei uns an und fang schon heute damit an, deinen Recruiting-Prozess zu optimieren.

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Active Sourcing

Auch ohne Talentpool musst du bei ausgeschriebenen Stellen nicht warten bis Bewerber:innen dich finden. Active Sourcing bietet dir nämlich die Möglichkeit, selbst nach passenden Kandidat:innen auf verschiedenen Plattformen wie Xing und LinkedIn, aber auch auf Karrieremessen Ausschau zu halten.

Übrigens: Workwise bietet dir mit der Candidate Search ebenfalls die Möglichkeit, aktiv auf die Suche nach passenden Kandidat:innen zu gehen, die jetzt auf der Jobsuche sind. Dabei hast du direkten Zugriff auf einen Talent Pool von über 600.000 Kandidat:innen – und jeden Tag kommen 600 Kandidat:innen dazu.

Die Candidate Search ist erfolgsbasiert und für dich komplett risikofrei. Denn eine Provision wird erst fällig, wenn du deine Stelle erfolgreich besetzt hast.

Registriere dich direkt und schaue dir den Workwise Pool an!

Employer Branding

Präsentiere potenziellen Kandidat:innen deine Unternehmenskultur, das Arbeitsklima und vor allem die Alleinstellungsmerkmale deiner Organisation. Denn dadurch hebst du dich von anderen Unternehmen ab und Bewerber:innen sehen so Anreize dafür, genau dein Unternehmen zu wählen. Je attraktiver diese Alleinstehungsmermale sind, desto schneller finden sich Interessent:innen um die offene Stelle zu besetzen und desto kürzer ist die Time-to-hire.

Lies hier gerne noch einmal nach, wie du für eine optimale Employer Branding Strategie vorgehen kannst. 

Talentpools

Du hast aktuell nur eine Stelle zu besetzen aber mehrere Talents gefunden, die eine Bereicherung für dein Unternehmen wären? Das muss nicht bedeuten, dass du die anderen Personen verlieren muss.

Lade sie in deinen Talentpool ein und bleib so in Kontakt zu diesen Kandidat:innen. Sobald eine neue, passende Stelle entsteht, hast du durch den Talentpool die Möglichkeit, erneut Kontakt aufzunehmen und dieses Talent für dich zu gewinnen. Damit wird die Time-to-hire verschwindend klein, denn du musst nicht erst auf Bewerbungen warten und hast zudem auch direkt Kandidat:innen bereit die zu deinem Unternehmen passen.

Bei Workwise kannst du alle Bewerbungen mit dem kostenlosen Bewerbermanagementsystem ganz einfach organisieren, Talentpools aufbauen und hast deine Time-to-hire immer im Blick.

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Time-to-hire: Alle wichtigen Fakten im Überblick

Was ist die Definition von Time-to-hire?

Time-to-hire bezeichnet den Zeitraum, ab dem eine Stellenanzeige geschaltet wird, bis diese Stelle durch einen passenden Kandidaten oder eine passende Kandidatin besetzt wurde. Hier findest du mehr Informationen

Wie berechnet man die Time-to-hire

Um die Vakanzzeit zu berechnen, musst du einfach nur die Anzahl der Tage, bis sich eine Person auf die Stelle beworben hat, von der Anzahl der Tage, bis die Stelle besetzt wird, abziehen. Hier findest du mehr Informationen

Welche Kosten sind verbunden mit der Time-to-hire?

Eine lange Time-to-hire verursacht nicht nur höhere direkte Kosten, sondern vor allem Opportunitätskosten. Hier findest du mehr Informationen

Wie lang ist die Time-to-hire durchschnittlich?

Über die Hälfte der Kandidat:innen erwarten eine maximale Time-to-hire von 4 Wochen, während die durchschnittliche Vakanzzeit tatsächlich 78 Tage beträgt. Das heißt, es wird eine kürzere Time-to-hire erwartet als durchschnittlich umgesetzt wird und deshalb ist es umso wichtiger die Time-to-hire zu optimieren. Hier findest du mehr Informationen

Wie optimiert man die Time-to-hire?

Es gibt mehrere Stellschrauben, um die Time-to-hire zu beschleunigen: Dazu gehört nicht nur die Optimierung des Bewerbungsprozesses, sondern beispielsweise auch dein Unternehmen für potenzielle Kandidat:innen so attraktiv wie möglich zu präsentieren. Hier findest du mehr Informationen

Veröffentlicht am 04.01.2022, aktualisiert am 21.09.2023