Übersichtlichkeit garantiert: Das perfekte Recruiting-Dashboard

Datenanalysen können ein wertvolles Werkzeug sein, um die eigenen Recruiting-Prozesse besser zu verstehen und sie auf einer fundierten Grundlage zu optimieren. Gerade, wenn du deine Stellenanzeigen durch Multiposting verteilst, entstehen in kurzer Zeit sehr viele Daten, die du für die Optimierung nutzen kannst.

Doch damit Data Driven Recruiting tatsächlich zielführend ist und du nicht den Großteil deiner Zeit damit verbringst, die richtigen Daten zusammenzusuchen und zu interpretieren, kommt es auf die Aufbereitung an.

Ein übersichtliches Recruiting-Dashboard zeigt dir auf einen Blick, wie sich die Recruiting-Prozesse entwickeln und wo Optimierungsbedarf besteht.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du ein Recruiting-Dashboard aufsetzt, das dich beim Recruiting optimal unterstützt, und mit welchen Tools du arbeiten kannst.

Was ist ein Recruiting-Dashboard?

Mit einem Recruiting-Dashboard werden verschiedene Recruiting KPIs dargestellt. Dazu gehören Daten zu den Bewerber:innen, den ausgeschriebenen Stellen, den Einstellungen, deinen laufenden Recruiting-Kampagnen und dem Budget.

Die einzelnen Kennzahlen werden nicht wahllos auf dem Recruiting-Dashboard dargestellt, sondern stehen in Verbindung miteinander, sodass du auf einen Blick die Entwicklung eines bestimmten Zielvorhabens ablesen kannst.

Auf deinem Recruiting-Dashboard kannst du verschiedene Kennzahlen durch unterschiedliche visuelle Mittel wie zum Beispiel Diagramme oder Tabellen veranschaulichen.

Was bringt dir ein Recruiting-Dashboard?

Liegen Daten bloß in endlosen Tabellen oder Listen vor, sind sie sehr schwer zu überblicken und zu interpretieren – vor allem, wenn eine große Masse an Daten verfügbar ist. Die einzelnen Zahlen ergeben erst in Zusammenhang mit weiteren Werten Sinn. Daher ist die Durchsicht und Interpretation der Daten sehr mühselig und zeitaufwendig, wenn du nicht auf digitale Tools zur Visualisierung zurückgreifst.

Daten sind ein hilfreiches Tool für die Optimierung des Recruitings. Hier erfährst du mehr über die Optimierungsmöglichkeiten, die Data Driven Recruiting mit sich bringt.

So ein Analytics-Tool kann unterschiedliche Datenquellen automatisch in dem gewünschten Bezug zueinander auswerten und liefert dir eine Aussage, mit der du gleich weiterarbeiten kannst.

So kann beispielsweise anstatt der Anzahl der Aufrufe deiner Stellenanzeige und den Kosten für die Platzierung auf der jeweiligen Jobbörse, ohne Umwege die Cost-per-Click betrachtet werden. Anhand dieses Werts kannst du die Performance verschiedener Recruiting-Kanäle direkt miteinander vergleichen.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Beim Multiposting verteilst du deine Stellenanzeigen gleichzeitig auf vielen verschiedenen Recruiting-Kanälen. Organisierst du die dabei entstehenden Daten mit einem Recruiting-Dashboard, siehst du gleich, welche Plattform den größten Mehrwert bietet. So kannst du deine Multiposting-Strategie immer weiter optimieren.</p><a class="blog_button-secondary" href="https://recruiting.workwise.io/jobangebot-schalten">Teste jetzt die Multiposting-Funktion von Workwise</a></div>

Wenn Daten in visuellen Schaubildern aufbereitet sind, fällt es sehr viel leichter, ihre Aussage zu begreifen. Wir Menschen nehmen unsere Umwelt vorrangig über den Sehnerv wahr und können daher visuelle Informationen besser verarbeiten. So nehmen behalten wir rund 80% der Inhalte, die uns bildlich vermittelt wurden, 20% der gelesenen und nur 10% der gehörten Informationen.

Das bedeutet, auf dem Recruiting-Dashboard können nicht nur direkt die Zusammenhänge zwischen den Daten abgelesen werden, durch die bildliche Darstellung der verschiedenen Werte fällt es uns zudem leichter, die Aussagen zu verstehen.

Ein weiterer Vorteil eines Recruiting-Dashboards besteht darin, dass du mithilfe von anschaulichen Diagrammen auch Kolleg:innen aus anderen Unternehmensbereichen die Fortschritte im Recruiting schnell nahe bringen kannst. Wenn du regelmäßig an jemanden reportest, hast du so die aktuellen Daten immer passend aufbereitet parat.

Die Grundlage des Recruiting-Dashboards sind die Daten

Daten können eine wichtige Ergänzung zu Intuition und Erfahrung sein, wenn es darum geht, die Recruiting-Strategie neu auszurichten. Daten sind erstmal objektiv und präzise und ermöglichen dir, den Recruiting-Prozess aus einer quantitativen Perspektive zu betrachten und zu interpretieren.

Doch damit du dich auch auf die Aussagekraft der Daten verlassen kannst und dir auf Grundlage deines Recruiting-Dashboards korrekt informierte Entscheidungen treffen kannst, musst du auf die Qualität der Daten achten.

Die Qualität eines Datensatzes bemisst sich an mehreren Kriterien. Zu den Wichtigsten zählen Vollständigkeit, Korrektheit, Genauigkeit sowie die Aktualität der Daten. Ist ein Datensatz durch mehrere Quellen belegt, spricht dies für die Richtigkeit der Informationen.

Doch auch wenn eine Überprüfung durch mehrere Quellen nicht möglich ist, gibt es Mittel, die Qualität deiner Daten zu überprüfen beziehungsweise sicherzustellen:

• Das First-Time-Right-Prinzip: Es ist um einiges aufwändiger, im Nachhinein einen Fehler in einem Datensatz zu finden, als schon bei der Dateneingabe extra sorgfältig vorzugehen. Gibst du zum Beispiel eine Liste der Kosten für verschiedene Recruiting-Kanäle ein, solltest du die Daten durch ein anderes Teammitglied noch einmal überprüfen lassen.
• Data Cleansing & Data Profiling: Du kannst auf spezielle Anwendungen und Algorithmen zurückgreifen, um deine Datenbestände zu kontrollieren. Verwendest du eine Excel-Tabelle für die Datenaufbereitung, kannst du beispielsweise den Power Query Editor hierfür verwenden. So werden doppelte Einträge automatisiert gelöscht und Inkonsistenzen und Widersprüchlichkeiten in der Datenbank ausfindig gemacht.
• Das Closed-Loop-Prinzip: Du solltest die Qualitätssicherung deiner Daten als dauerhaften Prozess verstehen und permanent an der Verbesserung der Erhebung arbeiten und irrelevante Daten, die nicht mehr aktuell oder mehrfach vorhanden sind, aussortieren.

Tools für dein Recruiting-Dashboard

Du kannst verschiedene digitale Tools verwenden, um dein Recruiting-Dashboard zu bauen. Welche Lösung für dich am sinnvollsten ist, hängt davon ab, wie der HR- und Recruiting-Bereich in deinem Unternehmen organisiert ist und welche Software du bereits in Betrieb hast.

Möchtest du mit deinem Recruiting-Dashboard Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, solltest du darauf achten, dass das mit der gewählten Variante auch möglich ist.

Du kannst mithilfe von Spreadsheet-Programmen Daten visualisieren und dir so ein Recruiting-Dashboard gestalten. Bei vielen Programmen wie zum Beispiel Microsoft Excel, Google Sheets oder LibreOffice Calc kannst du zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Vorlagen für die bildliche Darstellung wählen.

Viele HR-Software-Lösungen und Bewerbermanagementsysteme (BMS) bieten dir eine vorgefertigte Übersicht an wichtigen Kennzahlen, die du als Recruiting-Dashboard verwenden kannst. Meist beinhalten Bewerbermanagementsysteme schon Tracking-Tools, die die Recruiting-Prozesse in Daten erfassen und auswerten.

Auch in dem kostenlosen Bewerbermanagementsystem von Workwise findest du eine übersichtliche Darstellung der wichtigsten Recruiting KPIs:

Es ist aber auch möglich, eine Verbindung zwischen verschiedenen HR-Tools zu schaffen und so auch externe Datenquellen in das Recruiting-Dashboard in deinem Bewerbermanagementsystem zu integrieren. Hierfür ist allerdings eine weitere Software notwendig.

Du fragst dich, was ein BMS noch alles kann? Hier erfährst du alles zum Thema Bewerbermanagementsystem.

Mit einer Business Dashboard Software oder auch Business Intelligence Tool wie Smartsheet, Klipfolio, Zoho Analytics, Tableau oder Datapine kannst du ebenfalls Daten veranschaulichen und auf einem Recruiting-Dashboard sammeln. Diese Programme sind allerdings mit vergleichsweise hohen Kosten verbunden und benötigen eine wesentlich längere Einarbeitungsphase sowie detaillierte Auseinandersetzung.

Aufbau und Gestaltung des Recruiting-Dashboards

Das Recruiting-Dashboard ist nicht bloß die Sammlung unterschiedlicher Recruiting KPIs. <span class="blog_marked">Ein gutes Recruiting-Dashboard ist genau geplant und auf ein definiertes Ziel ausgerichtet.</span> Erst durch die Abstimmung der unterschiedlichen Elemente entfaltet das Recruiting-Dashboard sein ganzes Potenzial und lässt dich den Recruiting-Prozess optimal analysieren.

Dementsprechend viel Mühe solltest du in den Aufbau und die Gestaltung des Dashboards investieren. In diesen sechs Schritten baust du dir ein perfektes Recruiting-Dashboard:

1. Utility

Bevor du dich näher mit den Details deines Recruiting-Dashboards beschäftigst, musst du den Zweck des Dashboards definieren – so vermeidest du, dass du einfach wild Daten sammelst, die erst einmal spannend klingen. Nur mit einem konkreten Ziel vor Augen, vermeidest du, dass du dich verzettelst.

Hierbei wird zwischen zwei Kategorien unterschieden:

• Operativ: Willst du mit deinem Dashboard alle aktuellen Entwicklungen im Recruiting-Prozess erfassen, um schnell reagieren zu können, bietet sich diese Variante an. Hier werden die aktuellen Ausschreibungen und eingehenden Bewerbungen angezeigt, auch die anstehenden Deadlines behältst du so im Auge.
• Analytisch: Möchtest du die langfristige Entwicklung der Recruiting-Prozesse generell betrachten, um den Recruiting-Funnel zu optimieren oder die Time-to-Hire und die Cost-per-Hire über verschiedene Stellenausschreibungen hinweg zu vergleichen, solltest du bei der Gestaltung des Recruiting-Dashboards auf analytische Elemente achten.

2. Auswahl der Metriken

Dein individuelles Recruiting-Dashboard sollte eine bestimmte Fragestellung beantworten, die für die Weiterentwicklung deiner Recruiting-Maßnahmen entscheidend ist. Dies richtet sich nach den individuellen Zielsetzungen deines Unternehmens. Du könntest dich beispielsweise fragen, wie du die Time-to-Hire verkürzt oder auf welcher Jobbörse du die meisten qualifizierten Bewerber:innen erreichst, um zu entscheiden, wo du dein Recruiting Budget einsetzen solltest.

Je nachdem, welche Frage du dir stellst, solltest du mit unterschiedlichen Kennzahlen arbeiten. Bei der Auswahl der dargestellten KPIs ist weniger mehr: Das Ziel eines Recruiting-Dashboards ist es, dir eine schnell zu erfassende Übersicht zu bieten. Daher solltest du auf die Werte, die für deine Frage nicht relevant sind, lieber verzichten.

3. Anordnung

Damit dein Recruiting-Dashboard eine Unterstützung für dich ist, solltest du bei der Anordnung der unterschiedlichen Elemente ebenfalls auf die Usability achten. Das Design des Recruiting-Dashboards sollte dem Gedankenfluss folgen und logisch von allgemeinen Werten zu den Detailfragen führen.

So kann zum Beispiel auf eine übergeordnete Ansicht aller eingehenden Bewerbungen je ausgeschriebener Position die Aufteilung auf die verwendeten Jobbörsen folgen. Auf diese Weise spiegelt der Aufbau des Recruiting-Dashboards den logischen Gedankenverlauf wider und die Bedienung des Dashboards erfolgt intuitiv.

Es ist außerdem hilfreich, aufeinander aufbauende Fragestellungen auf einer Seite darzustellen. Interessierst du dich beispielsweise dafür, woher die meisten qualifizierten Bewerber:innen kommen, solltest du alle relevanten Informationen zu diesem Thema auf einen Blick erfassen können.

Musst du zwischen verschiedenen Ansichten springen, um den gesamten Zusammenhang nachzuvollziehen, ist die Arbeit mit dem Recruiting-Dashboard sehr mühselig.

4. Diagramm-Auswahl

Da die visuelle Aufbereitung der Daten für das Verständnis so essentiell ist, solltest du dir die Art und Weise der Darstellung sehr genau überlegen. Für unterschiedliche Informationen bieten sich auch verschiedene Darstellungsformen an.

Möchtest du zum Beispiel Trends und Entwicklungen über einen bestimmten Zeitraum ausdrücken, eignen sich Balken- oder Liniendiagramme. Geht es um Zusammensetzungen – beispielsweise der Bewerber:innen nach Recruiting-Plattform – ist ein Tortendiagramm sinnvoll. Du kannst die Zeit- und die Zusammensetzungsebene auch kombinieren und die Balken entsprechend der verschiedenen Anteile farblich unterteilen.

Die bildliche Darstellung unterstützt nicht nur das Verständnis, es beeinflusst auch die Interpretation der Aussagen der Daten. Je nachdem, wie du zum Beispiel die X-Achse eines Diagramms wählst, werden die Entwicklungskurven abgeflacht oder gestaucht. Drückst du auf der X-Achse einen größeren Zeitraum aus, ohne die tatsächliche Linie zu verlängern, ergeben dieselben Daten auf einmal eine sehr viel steilere Kurve.

<span class="blog_marked">Dies kann sich auf das Verständnis der Daten und letztlich auch auf die daraus abgeleiteten Aktionen auswirken</span>, da die Entwicklung dramatischer erscheint, als sie ist. Du solltest auch bedenken, dass sich die Ansicht je nach Ausgabegerät unterscheiden kann. Erscheint eine Entwicklung auf einmal viel gravierender, wenn du dein Recruiting-Dashboard über ein mobiles Gerät aufrufst, ist dies vielleicht auf die kleinere Bildschirmgröße zurückzuführen und spiegelt nicht unbedingt die Realität wider.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Wenn du bei der Analyse bei einer einheitlichen Ansicht bleibst, kannst du solchen Irritationen vorbeugen. Um verschiedene Diagramme besser vergleichen zu können, solltest du außerdem bei gleich aufgebauten Achsen bleiben. So siehst du zum Beispiel gleich, über welche von zwei Jobbörsen in zwei Monaten mehr Bewerbungen eingereicht wurden.</p></div>

5. Farbwahl

Die meisten Tools, mit denen du dein Recruiting-Dashboard erstellen kannst, bieten vorgefertigte Farbpaletten für die Gestaltung an, aber wenn du die Farben für die Visualisierung selbst auswählst, solltest du auch hier bedachte Entscheidungen treffen. Grundsätzlich solltest du dich auf zwei bis drei verschiedene Farben festlegen. Dadurch bleibt das Recruiting-Dashboard übersichtlich.

Für die Interpretation der Diagramme macht es einen Unterschied, ob du komplementäre oder analoge Farben verwendest – also Farben, die auf dem Farbrad einander gegenüber oder nebeneinander liegen. Während komplementäre Farben auf eine Gegensätzlichkeit hindeuten, können analoge Farben zum Beispiel eine Abhängigkeit zwischen zwei Werten ausdrücken. Du kannst auch mit Abstufungen eines Farbtons arbeiten, um Intensitäten auszudrücken.

Verschiedene Farben sind weiterhin mit unterschiedlichen Bedeutungen belegt. So wird beispielsweise Grün in der Regel mit einer positiven Entwicklung verbunden, Rot hingegen zeigt einen negativen Trend an. Du kannst bei der Gestaltung deines Recruiting-Dashboards diese inhärenten Bedeutungen einbeziehen oder sie bewusst vermeiden, indem du dich für neutrale Farben entscheidest.

6. Datenmanagement

Damit dein Recruiting-Dashboard ein hilfreiches Werkzeug ist und auch bleibt, solltest du regelmäßige Abläufe etablieren, die die dauerhafte Verlässlichkeit der Daten sicherstellen.

Arbeitest du mit einem Recruiting-Team zusammen, sollten die Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte klar definiert sein. So kannst du die Datenpflege effizienter gestalten und den Schutz der Daten gewährleisten.

Bei allen Tools, die du verwendest, solltest du darauf achten, dass sie die Ansprüche der DSGVO erfüllen. Hier kannst du nachlesen, welche Kriterien nach der Datenschutzgrundverordnung erfüllt sein müssen.

Wahrscheinlich beziehst du die Daten für dein Recruiting-Dashboard nicht nur aus einer Quelle, sondern speist die Daten aus verschiedenen HR- und Recruiting-Tools ein. Hierbei musst du darauf achten, dass bestimmte Daten nicht mehrfach eingebracht werden. Sammeln beispielsweise zwei verschiedene Tools die Daten, die Auskunft über die eingehenden Bewerbungen geben, und beide Quellen werden in die Darstellung auf dem Recruiting-Dashboard einbezogen, wird das Ergebnis verfälscht.

Sollte es an einer Stelle erforderlich sein, dass du die Daten manuell in das Recruiting-Dashboard überträgst, solltest du regelmäßig überprüfen, ob die Daten noch aktuell sind.

Recruiting-Dashboard für Einsteiger:innen

Wenn du dich gerade erst an das Thema Recruitment Analytics herantastest und bisher noch nicht mit den Visualisierungsmöglichkeiten von Spreadsheet-Tools beschäftigt hast, kann der Anfang schwierig sein.

Deshalb stellen wir dir hier eine Excel-Tabelle zur Verfügung, die du als erste Inspirationsquelle oder Ausgangspunkt deines Recruiting-Dashboards nutzen kannst.

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