Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras – How-to-Start

Kostenfreie Getränke und Obst sind längst Standard und werden kaum mehr als Benefit von Mitarbeitenden wahrgenommen. Ähnlich sieht es auch bei betrieblicher Altersvorsorge oder dem Dienstwagen aus, auch wenn diesen noch ein höherer Stellenwert beigemessen wird.

Und das ist schon der springende Punkt, wenn es um Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras geht: Es kommt sozusagen auf die Zielgruppe und den Bedarf an, damit Benefits und Gehaltsextras so richtig gut bei Deinen Mitarbeiter:innen ankommen.

Artur Szymanis, CEO & Co-Founder bei Salfy, verrät dir hier im Gastartikel, worauf es wirklich ankommt. Aber zunächst mal der Reihe nach.

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Ein Gastbeitrag von Artur Szymanis<hr class="blog_horizontal-ruler"/>

Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras – Was ist das?

Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras sind vereinfacht ausgedrückt betriebliche Zusatzleistungen, die wahlweise zusätzlich oder auch im Tausch zum bisherigen Entgelt gewährt werden und somit über das Gehalt oder den Lohn hinausgehen. Dies können beispielsweise Gutscheine, Prämien, Dienstleistungen, Waren und materielle Vorteile sowie auch Geld in Form von Kostenerstattungen sein. Der Fantasie sind hier kaum Grenzen gesetzt.

Alle Benefits und Gehaltsextras stellen aus steuerrechtlicher Sicht einen sogenannten geldwerten Vorteil dar. Für jeden dieser geldwerten Vorteile gibt es Normen und Vorgaben, die im Einzelnen die steuerrechtliche Behandlung festlegen. So werden beispielsweise Freigrenzen und Freibeträge definiert, bis zu denen der geldwerte Vorteil steuerfrei bleibt. Gleichermaßen gibt es Benefits, die quasi standardisiert zu besteuern sind. Ein Beispiel ist die 1% Regelung bei Privatnutzung des Dienstwagens.

Du solltest also bei der Auswahl der Benefits und Gehaltsextras prüfen, welche geldwerten Vorteile gegebenenfalls steuerfrei sind, um so einen hohen Effekt für deine Mitarbeiter:innen zu realisieren und gleichzeitig Kosten aus Arbeitgebersicht zu schonen. Bei dieser Frage kann dir sicherlich auch ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin behilflich sein.  

Tipp: Die Entgelttransparenzrichtlinie der EU ist beschlossene Sache und wird spätestens im Juni 2026 auch im deutschen Recht umgesetzt sein. Achte daher darauf, auch Gehaltsextras transparent zu kommunizieren.

Finde jetzt heraus, welche Pflichten du als Arbeitgeber bei der Entgelttransparenzrichtlinie hast.

Welche Benefits und Gehaltsextras gibt es?

Um deine Fantasie bei der Auswahl geeigneter Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras anzuregen, stell ich dir nachfolgend einige Zusatzleistungen vor, die nach aktuellen Umfragen bei Mitarbeiter:innen besonders beliebt sind.

Diese 5 Mitarbeiter-Benefits Beispiele sind besonders beliebt:

• Flexible Arbeitszeitgestaltung
  Eine flexible Einteilung der Arbeitszeit und auch die Möglichkeit, variabel aus dem Office oder von zuhause zu arbeiten, erfreut Mitarbeiter:innen nicht erst seit Covid-19. Umfragen zufolge wünschen sich 70% der Arbeitnehmer:innen eine flexible Arbeitszeitgestaltung. Nicht zuletzt drücken Arbeitgeber:innen damit Vertrauen aus und zahlen auf eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Beschäftigten ein. Ein zu versteuernder, geldwerter Vorteil entsteht hierbei nicht.
  
• Job-Rad
  Das Dienstfahrrad – ganz gleich, ob Fahrrad oder E-Bike – vereint Gesundheit, Umweltschutz und Mobilität und erfreut sich wachsender Beliebtheit. Kein Wunder, denn bereits seit 2019 ist eine Überlassung eines betrieblichen Fahrrads an Mitarbeiter:innen zusätzlich zum geschuldeten Entgelt steuerfrei. Der geldwerte Vorteil der Privatnutzung muss also, anders als beim Dienstwagen, nicht versteuert werden.
  
• Essens- und Verpflegungszuschüsse
  Die wenigsten Arbeitgeber:innen können mit einer eigenen Betriebskantine punkten. Mit dem Benefit „Essenszuschuss“ gibt es allerdings eine Möglichkeit allen Mitarbeitenden Mahlzeiten zu bezuschussen und Kosten zu erstatten. Pro Arbeitstag dürfen maximal 6,57€ als Essenszuschuss angesetzt werden. Bei 20 Arbeitstagen im Monat beläuft sich der Nettovorteil auf beachtliche 131,40€. Am einfachsten zu realisieren, sind Essenszuschüsse in Form einer Erstattung entstandener Kosten. Mitarbeiter:innen erwerben Lebensmittel im Supermarkt, gehen im Restaurant essen oder lassen sich Mahlzeiten nach Hause liefern, reichen Belege ein und erhalten den Essenszuschuss direkt über das Gehalt ausgezahlt.
  
• Job-Ticket und Kostenerstattung für öffentliche Verkehrsmittel
  Insbesondere in Großstädten nutzen viele Mitarbeiter:innen die öffentlichen Verkehrsmittel, um zur Arbeit zu fahren. Insofern verwundert es nicht, dass rund 30% der Arbeitnehmer:innen sich ein Job-Ticket oder einen Kostenzuschuss wünschen. Auch das Job-Ticket zählt zu den steuerfreien Benefits, wenn es zusätzlich zum Gehalt gewährt wird. Der geldwerte Vorteil ist somit steuerfrei und daher als Benefit auch für Arbeitgeber:innen sehr interessant. Arbeitgeber:innen können dabei ihren Mitarbeitenden entweder ein Ticket überlassen oder entstandene Kosten einfach erstatten.
  
• Internetpauschale
  Bei der Internetpauschale handelt es sich um einen Benefit, der tatsächlich wenig bekannt ist, obwohl dieser seit mehr als 20 Jahren im Einkommenssteuerrecht definiert ist. Die Internetpauschale besagt, dass Arbeitgeber:innen ihren Mitarbeitenden Kosten für Aufwendungen privater Internetnutzung erstatten dürfen. Hierzu zählen insbesondere die Kosten für eine Flatrate, also der Internetanschluss zu Hause oder für das Smartphone. Bis zu 50€ im Monat dürfen Arbeitgeber pauschal erstatten, müssen diese allerdings mit 25% pauschal versteuern.
  
  Fun Fact: eine Nutzung des Internets aus beruflichem Anlass ist für die Gewährung der Internetpauschale keine Voraussetzung!

Anwendungsbeispiele für die Einführung von Mitarbeiter-Benefits

Typischerweise lassen sich Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras häufig am besten zu ganz konkreten Anlässen und Situationen im Unternehmen implementieren. Wir haben für dich drei Anwendungsbeispiele aufgeführt, die erfahrungsgemäß prädestiniert sind, um das ein oder andere Gehaltsextra einzuführen.

Gehaltserhöhung

Bei der Gehaltserhöhung – ob nun individuell je Mitarbeiter:in oder für die gesamte Belegschaft – geht es schlichtweg um die Frage der Höhe der Gehaltsanpassung. Zu oft bleibt leider die Frage nach dem effektiv spürbaren Vorteil für die Mitarbeitenden unbeantwortet.

Dabei weiß nahezu jeder, dass von einer Bruttoerhöhung von beispielsweise 100€ gut die Hälfte tatsächlich im Netto ankommt. Der Rest sind Steuern und Sozialabgaben. Alternativ zur Bruttoerhöhung können Mitarbeitenden verschiedene Benefits und Gehaltsextras angeboten werden.

Sind diese gänzlich steuerfrei, kommen bei 100€ Gehaltserhöhung auch tatsächlich 100€ an. Gleichzeitig sparst du aus Arbeitgebersicht Kosten.

Mehr zu den verschiedenen Vergütungssystemen, wie du Mitarbeiter:innen zeit- und leistungsorientiert entlohnen kannst, erfährst du hier.

Sonderzahlung

Einmalige Bonuszahlungen, Gratifikationen oder das Urlaubs- oder Weihnachtsgeld werden regelmäßig zur Motivation von Mitarbeiter:innen eingesetzt und sollen besondere Wertschätzung zum Ausdruck bringen.

So interessant sich auch ein 13. Gehalt oder ein hoher vier- oder sogar fünfstelliger Bonus anhört, die Überraschung folgt mit der Gehaltsabrechnung. Denn ein hohes Bruttogehalt führt zwangsläufig zu hohen Steuerabzügen und diese sind bei Sonderzahlungen überproportional.

Eine Möglichkeit die Steuerlast zu reduzieren und somit das Nettogehalt effektiv zu erhöhen, bieten Benefits und Gehaltsextras, die für ein ganzes Jahr kumuliert, Mitarbeiter:innen gewährt werden dürfen. Dazu zählt beispielsweise der Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel oder auch als weiterer, interessanter Benefit die Erholungsbeihilfe.

Neueinstellung

Hast du Bewerber:innen im Vorstellungsgespräch schon einmal nach ihrem Wunschgehalt gefragt? In den meisten Fällen wird dabei ein Bruttogehalt als Wunsch beziffert.

Benefits und Gehaltsextras zählen allerdings nicht zum Bruttogehalt. Erkundigst du dich hingegen nach dem gewünschten Netto, kann das Gehalt dahingehend flexibel gestaltet werden. Eine solche Gestaltung besteht typischerweise aus steuerpflichtigem Bruttogehalt, ergänzt mit einem oder auch mehreren Gehaltsextras.

Dadurch sinkt die gesamte Kostenbelastung aus Arbeitgebersicht. Diese frei gewordene Liquidität kann wiederum eingesetzt werden, um das Nettogehalt, beispielsweise nach erfolgreicher Probezeit zu erhöhen – zum Beispiel mit einem weiteren Mitarbeiter-Benefit.

Praxis-Tipps für einen reibungslosen Start

Diese Praxis-Tipps werden dir helfen Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras erfolgreich zu implementieren – also mit möglichst geringem, initialen Aufwand, nutzenbringend für alle Mitarbeiter:innen und kosteneffizient aus Arbeitgebersicht.

1. Mitarbeiterumfrage:
   Mit einer Umfrage lässt sich schnell und unkompliziert herausfinden, welche Benefits und Gehaltsextras bei den Mitarbeiter:innen aktuell gut ankommen. Stelle dabei möglichst einfache Fragen, die jedoch nicht nur mit ja und nein beantwortet werden. Eine Skala von 1 bis 10 bietet für die spätere Auswertung mehr Aussagekraft. Eine mögliche Frage wäre „Wie sehr würdest du dich über einen täglichen Essenszuschuss freuen?“
   
2. Recherche:
   Nachdem du die Mitarbeiter-Umfrage ausgewertet hast, wähle die fünf favorisierten Benefits aus. Es gilt jetzt alle notwendigen Informationen zu diesen Benefit zu sammeln, wie beispielsweise die steuerrechtliche Voraussetzungen.Dies musst du nicht allein im Internet recherchieren. Steuerberater sowie spezialisierte Dienstleister und sogar Produktanbieter einzelner Benefits können dir alle relevanten Informationen zur Verfügung stellen.
   
3. Information und Kommunikation:
   Sobald du die für dein Unternehmen passenden Benefits ausgewählt hast und der Startzeitpunkt klar ist, sollten alle Mitarbeiter:innen möglichst frühzeitig informiert werden. Eine kurze Zusammenfassung mit Beschreibung der Benefits und den Vorteilen hilft ihnen, sich zu entscheiden. Auch eine Muster-Gehaltsabrechnung zur Darstellung der Vorteile in Zahlen hilft hier weiter. Absolut empfehlenswert ist, dass Geschäftsführung und Führungskräfte die Idee der Mitarbeiter-Benefits der Belegschaft vermitteln und diese selbst nutzen.
   
4. Implementierung:
   Je nach Benefit und Gehaltsextra sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen. Das kann eine Dokumentation (beispielsweise eine arbeitsvertragliche Ergänzungsvereinbarung), korrekte Verarbeitung in der Lohnabrechnung oder auch eine Bestellung eines konkreten Produktes (wie etwa der Vertrag mit dem Dienstfahrradanbieter) sein. Auch bei diesen Aufgaben helfen Payroll-Verantwortliche sowie externe Dienstleister.
   
5. Und sonst?
   Bringe die Benefits und Gehaltsextras, die ihr im Unternehmen anbietet, unbedingt auf die Karriereseite. Auch hier zeigen Umfragen, dass Bewerber:innen vermehrt zu den Unternehmen tendieren, die echte Zusatzleistungen anbieten.

Fazit: Und warum das alles?

Das Warum ist sicherlich die alles entscheidende Frage und sollte von jedem Arbeitgeber und jeder Arbeitgeberin für sich selbst beantwortet werden. Gewiss sind Mitarbeiter-Benefits nicht das Maß aller Dinge, wenn es um eine gute Arbeitgebermarke oder Gewinnung neuer Talente geht. Dazu gibt es einfach zu viele unterschiedliche Einflussfaktoren.

Fakt jedoch ist, dass Benefits immer mehr an Beliebtheit gewinnen. Wie unsere Umfragen bei bis zu 2.000 Mitarbeitenden belegen, würden bis zu 20% der dieser auf Gehaltserhöhungen verzichten, um von bestimmten Benefits und Gehaltsextras zu profitieren. Auch bei kununu ist diese Erkenntnis das Resultat einer Studie mit über 4.800 Befragten, bei der Befragte auf durchschnittlich 11% ihres Gehalts verzichten würden, wenn sie dafür ihre gewünschten oder attraktive Sozialleistungen erhalten. Ganzheitlich betrachtet, tragen Zusatzleistungen zur Motivation und Bindung bei, nicht zuletzt durch höhere Nettogehälter.

Insofern wird es so ganz ohne Benefits und Gehaltsextras auf Dauer wohl nicht funktionieren. Das Gute dabei, sowohl Mitarbeiter:innen als auch Arbeitgeber:innen profitieren gleichermaßen.

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