Büroorganisation: Tipps und Tricks für dein perfektes Büro

Die richtige Büroorganisation ist entscheidend für die Produktivität deiner Mitarbeiter:innen.

Egal, ob du gerade ein Startup gegründet hast, dein erstes größeres Büro suchst oder eine Umstrukturierung für ein größeres Unternehmen planst, die Büroorganisation spielt eine wichtige Rolle, wenn du die Produktivität deiner Mitarbeiter:innen steigern möchtest.

Hier findest du alle Tipps, wie du dein Büro organisieren und gestalten kannst und welche Tools dir und deinen Mitarbeiter:innen bei der täglichen Arbeit helfen.

Was ist Büroorganisation?

Bei dem Begriff Büroorganisation ist erstmal nicht ganz klar, was genau damit gemeint ist. Ganz einfach gesagt ist die Büroorganisation die Steuerung und Organisation von verschiedenen Abläufen im Büro.

Zu solchen Abläufen zählen nicht nur die Ablage und die Ordnung des Schreibtisches, sondern auch die Optimierung von Tätigkeiten am Schreibtisch, die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen und der tägliche Arbeitsalltag.

Zur Büroorganisation gehören zum Beispiel:

• Gestaltung der Büroflächen
• Ablage und Archivierung von Dokumenten und Daten
• Software für einen geregelten Ablauf von Tätigkeiten
• Kommunikation zwischen den Mitarbeiter:innen

Produktivität durch Büroorganisation

Durch eine gute Büroorganisation kann Zeit gespart werden – vor allem bei der Suche nach Dokumenten. Deine Mitarbeiter:innen können mit der richtigen Organisation produktiver arbeiten, wenn sie genau wissen, wo sie etwas finden können, und nicht erst ewig auf die Suche gehen müssen.

Damit das HR-Team produktiv arbeiten kann, muss neben der Büroorganisation auch die Struktur der Personalabteilung stimmen.

Außerdem ist es so viel leichter, neue Mitarbeiter:innen einzuweisen. Wenn alles seinen Platz hat und gut strukturiert ist, kommt auch eine Person, die sich noch nicht auskennt, schneller damit klar.

Das Ziel der Büroorganisation: Den Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsalltag erleichtern. So kannst du eine gute Zusammenarbeit, die Produktivität und das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter:innen fördern.

Denn nicht nur die Arbeit der Mitarbeiter:innen wird so effektiver, sondern auch das allgemeine Wohlbefinden kann sich verbessern. Läuft alles rund bei der Arbeit, sind Mitarbeiter:innen weniger gestresst. Wer sich auch mal in eine ruhige Ecke setzen und die Seele baumeln lassen kann, kann danach wieder voller Energie durchstarten.

Wenn deine Mitarbeiter:innen sich bei der Arbeit wohl fühlen kann, sind sie automatisch zufriedener und können auch mehr leisten.

Wie geht Büroorganisation?

Um dein Büro optimal zu organisieren solltest du an verschiedenen Bereichen arbeiten. Wir haben dir hier ein paar Tipps zusammengestellt, was du beachten solltest. Ganz am Anfang steht erstmal das Grundgerüst für die Arbeit. Die Büros selbst:

1. Gestaltung der Büroflächen

Hier muss unterschieden werden zwischen verschiedenen Büro-Formen. Es gibt Einzelbüros, kleine Büros für Teams oder Großraumbüros (oder auch Open Office). Noch dazu kommt in letzter Zeit das Homeoffice, welches auch immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Welche Art des Büros ist jetzt am besten?

Wobei früher die Einzelbüros sehr verbreitet waren, sind heutzutage die Großraumbüros voll im Trend. Vor allem bei Startups wird diese Art des Büros häufig eingesetzt. Denn gerade dort beginnt die Arbeit in einem sehr kleinen Team.

Wenn die Zahl der Mitarbeiter:innen steigt, werden zwar verschiedene Abteilungen immer weiter abgegrenzt, aber durch eine offene Gestaltung der Büros soll das Zusammengehörigkeitsgefühl und Teamwork bestehen bleiben.

Durch die offene Gestaltung des Büros wird die Teamarbeit angeregt. Es kann besser kommuniziert und gemeinsam an einem Projekt gearbeitet werden.

Aber Vorsicht: Diskussionen, Meetings und auch der Kaffeeklatsch sollten nicht auf der Open Office Fläche stattfinden, das lenkt nur andere Mitarbeiter:innen ab. Dafür solltest du geeignete Meetingräume oder kleine Bereiche zum Austausch zwischen Mitarbeiter:innen einplanen.

Wichtig: Durch die Kommunikation zwischen deinen Mitarbeiter:innen kann es auch mal ganz schön laut werden. Dagegen solltest du Maßnahmen ergreifen, dass das für andere Mitarbeiter:innen nicht zu einem Störfaktor wird:

• Teppiche und Deckenelemente: Reduzierung des Schalls.
• Abtrennungen zwischen einzelnen Abteilungen: Am besten aus Glas, so werden zwar die Geräusche unterdrückt, aber die Mitarbeiter:innen sind nicht komplett voneinander getrennt.
• Pflanzen als Alleskönner: Diese schlucken Lärm, können als Raumtrenner eingesetzt werden, sorgen für ein gutes Klima in den Räumen und können sogar Stress reduzieren.

Gerade die Gesundheit ist ein immer wichtiger werdender Faktor in der Arbeitswelt: Du solltest dafür sorgen, dass genügend Belichtung und frische Luft in dein Büro kommt. Auch ergonomische Büromöbel bieten deinen Mitarbeiter:innen einen angenehmen Arbeitstag. Höhenverstellbare Tische und ergonomische Stühle sollten nicht fehlen.

Was in modernen Großraumbüros nicht zu vernachlässigen ist: Rückzugsorte. Räumlich abgetrennte Bereiche können von Mitarbeiter:innen genutzt werden, um sich besser konzentrieren zu können, um einfach nur kurz zu entspannen oder sich bei einer Tasse Kaffee mit einem Kolleg:innen auszutauschen.

<div class="blog_primary-box"><p>Hier haben wir das <strong>Wichtigste zur Bürogestaltung</strong> zusammengefasst:</p><ul><li><strong>Offene Büroflächen</strong> fördern die Teamarbeit und den Teamgedanken.</li><li>Gute <strong>Belichtung</strong>, frische <strong>Luft</strong> und ergonomische <strong>Möbel</strong> sorgen für gesunde Mitarbeiter:innen.</li><li><strong>Abtrennungen</strong> von verschiedenen Abteilungen schaffen mehr Ruhe am Arbeitsplatz.</li><li><strong>Rückzugsorte</strong> helfen bei der Produktivität und Kreativität deiner Mitarbeiter:innen.</li></ul></div>

Im Homeoffice sind deine Mitarbeiter:innen in ihren eigenen vier Wänden, die Büroorganisation ist aber auch dann wichtig: Zwar steht für diese nicht die Belichtung im Büro im Vordergrund, aber besonders die geregelte Kommunikation und Software für Team Projekte sind dann entscheidend.

2. Ordnung schaffen

Ein Hauptelement für produktive Arbeit: Ordnung.

Wer kann sich schon an einem unaufgeräumten Schreibtisch gut konzentrieren? Wenn alle möglichen verschiedenen Papiere herumliegen, Stifte und Kabel sind kreuz und quer verteilt und noch dazu liegt wahrscheinlich das eine Dokument, welches du gerade suchst, ganz unten versteckt auf deinem Schreibtisch.

Der Arbeitsplatz sollte daher immer ordentlich sein und aufgeräumt werden. Am besten ist es, wenn gar keine Ablenkungen auf dem Schreibtisch liegen, sondern im Idealfall nur dein Laptop oder Computer.

Für sonstige Utensilien – wie Locher, Stifte oder Kabel – die zwar nicht ständig, aber öfter mal gebraucht werden, sollte ein Rollcontainer oder eine Ablage auf dem Schreibtisch genutzt werden. Ordner sollten, wenn möglich, sortiert werden und dann in Regalen verschwinden.

Was natürlich ideal ist: Gar keine unnötigen Papiere mehr im Büro. Ein papierloses Büro ist zudem umweltfreundlicher. Dank verschiedener Software müssen Dokumente gar nicht mehr ausgedruckt werden, sondern können ganz einfach auf dem Computer aufbewahrt werden. Ohne Papiere, die schnell verloren gehen, klappt die Ordnung auch viel besser.

Was nicht heißt, dass hier nicht aufgeräumt werden muss. Auch das digitale Dokumentenmanagement darf nicht vernachlässigt werden:

• E-Mail-Postfächer sollten sortiert und aufgeräumt werden.
• Der Desktop sollte nicht als Zwischenspeicher ausgenutzt werden: Dokumente immer direkt mit dem richtigen Namen an der richtigen Stelle abspeichern.
• Dokumente in einer Cloud speichern für bestmögliche Zusammenarbeit.

In der Cloud können Dokumente gespeichert werden und direkt mit Mitarbeiter:innen geteilt werden. Hier sollten eine ordentliche Ordnerstruktur und richtige Benennungen beachtet werden, sodass Dokumente leicht zu finden sind. Dokumente und Ordner können dann für einzelne Mitarbeiter:innen oder Abteilungen freigegeben werden.

Wichtig: Speichere Backups von Dokumenten, sonst kann es passieren, dass Mitarbeiter:innen versehentlich wichtige Daten löschen.

3. Die richtige Software

Die Software spielt eine große Rolle bei der Effektivität der Arbeit. Software kann nämlich eine große Menge an Arbeit übernehmen, indem Prozesse automatisiert werden, die sonst von Mitarbeiter:innen manuell durchgeführt werden müssen.

Wie kann Software bei der Büroorganisation helfen?

1. Zeiterfassung: Es gibt eine Vielzahl an Methoden, um die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter:innen zu erfassen. Zum Beispiel Zeiterfassung über eine Stempeluhr oder über den Dienstplan.

Gerade für Startups und kleine Unternehmen ist Excel eine einfache Lösung für die Arbeitszeiterfassung. Damit kann jeder Mitarbeiter seine tägliche Arbeitszeit erfassen. Danach können automatisch Minus- oder Überstunden berechnet werden und Monatsübersichten erstellt werden. Das gibt einerseits deinen Mitarbeiter:innen einen guten Überblick über die geleisteten Stunden und andererseits heißt das für die Personalabteilung weniger Aufwand.

Hört sich gut an? Hier findest du eine ausführliche Anleitung mit Tipps, wie du mit Excel die Arbeitszeit erfassen kannst.

2. Dokumentenmanagement: Dieser Begriff bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

Die Zusammenarbeit an Dokumenten sollte vor allem innerhalb einer Abteilung oder eines Teams so einfach wie möglich gemacht werden. Das funktioniert am besten, wenn alle Mitglieder, die an einem Projekt arbeiten, auch Zugriff auf die gleichen Informationen haben. Wie? Mit einer Cloud – wie beispielsweise Google Drive – können Dokumente leicht geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.

G Suite von Google bietet neben einer Cloud zum gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten auch ein E-Mail Postfach und gemeinsame Kalender an.

Alternative Dokumentenmanagementsysteme sind zum Beispiel Bynder, Amango oder Fluix.

3. Projektmanagement: Als Projektmanagement wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet.

Genauso wichtig, wie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist auch das Projektmanagement. So haben alle Mitarbeiter:innen einen Überblick über Projekte, Deadlines und Fortschritte.

Mit dem Projektmanagement Tool Asana können Benutzer:innen Aufgaben und Checklisten erstellen, Projektziele eintragen und Abhängigkeiten definieren. Außerdem kann so gleichzeitig zusammen mit Teams an mehreren Projekten gearbeitet werden.

Alternative Programme: AceProject, Basecamp oder Copper Project.

So kann auch mit Mitarbeiter:innen, die sich nicht an einem Standort befinden, zusammengearbeitet werden.

4. Rechnungstools: Der Überblick über den Kontostand, die Ein- und Ausgaben ist gerade in Startups besonders wichtig. Aber auch in größeren Unternehmen müssen die Finanzen ständig kontrolliert werden.

Smoice, FastBill und Lexoffice können dir dabei helfen, Daten zu visualisieren und Rechnungen zu erstellen.

5. Interne Kommunikation: Über Projekte und bestimmte Aufgaben kann über das Projektmanagement Tool kommuniziert werden. Aber was ist mit der Kommunikation außerhalb bestimmter Projekte. Wie werden Neuigkeiten über deine Firma oder Prozesse intern verbreitet? Der Austausch beim Mittagessen erreicht dabei lange nicht alle Mitarbeiter:innen.

Über Chat-Programme können Nachrichten an alle Mitarbeiter:innen verschickt werden und auch Gruppen erstellt werden, um die Kommunikation innerhalb eines Teams zu fördern. Ganz besonders wichtig ist dieses Thema, wenn wir über Homeoffice sprechen: Dabei können deine Mitarbeiter:innen nicht mal eben mit den Kolleg:innen am anderen Ende des Tischen etwas klären.

Tipps und 5 Schritte von Benedikt Ilg, CEO und Co-Founder der Mitarbeiter-App Flip, findest du in seinem Gastartikel zur Verbesserung der internen Kommunikation.

Klar, es gibt auch Mails. Aber Chat-Programme nehmen bei der Kommunikation weniger Zeit in Anspruch. Außerdem nutzen die jüngeren Generationen immer mehr Chat-Programme und Social Media zur Kommunikation.

Junge und moderne Unternehmen machen es daher nicht anders: Programme wie Slack, Microsoft Teams und Skype for Business bieten eine schnelle und direkte Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen.

Noch mehr Software Tipps gefällig? Hier findest du verschiedene HR-Softwares im Vergleich sowie eine Übersicht der wichtigsten Recruiting-Tools.

4. Koordination der verschiedenen Bereiche

Jetzt muss es nur noch geschafft werden, diese ganzen Tools miteinander zu verknüpfen und so einen reibungslosen Ablauf von den verschiedenen Prozessen sicherzustellen.

Nur ein Dokumentenmanagement alleine reicht nicht, um die Arbeit zu optimieren. Die verschiedenen Tools und Systeme sollten ineinander greifen und sich gegenseitig unterstützen.

Hast du ein Projektmanagement Tool, dann müssen auch Dokumente für das Projekt für alle Mitarbeiter:innen aus dem Team zugänglich sein. Für Meetings müssen Termine erstellt (am besten in einem gemeinsamen Kalender), Räume gebucht und die richtige Technik zur Verfügung gestellt werden.

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