Was ist On-Site-Management? – Definition, Vorteile und Aufgaben

Brauchst du kurzfristig Arbeitskräfte, um einen Auftrag fertigzustellen, dann sind Leiharbeitskräfte perfekt geeignet. Handelt es sich dabei nur um eine einzige Arbeitskraft, ist die Organisation noch kein Problem. Was aber, wenn du viele Arbeitskräfte ausleihen möchtest und das vielleicht sogar von verschiedenen Entleihern?

Genau für dieses Problem gibt es On-Site Manager:innen. Diese kümmern sich um die Organisation von Leiharbeitskräften, sodass du dich währenddessen um deine anderen Aufgaben kümmern kannst.

Definition: Was ist On-Site-Management?

On-Site-Management oder auch OnSite Management lässt sich übersetzen mit „Vor-Ort-Management” oder „Vor-Ort-Steuerung”.

Es handelt sich dabei um eine Dienstleistung des Personaldienstleisters. Personaldienstleister umfassen die gesamte Bandbreite an Dienstleistungen rund um die Gewinnung, den Einsatz und die Freisetzung von Personal.

On-Site-Management richtet sich speziell an Unternehmen, die häufig die Dienste von Leiharbeitsfirmen in Anspruch nehmen. Das sind gleichzeitig auch oft größere Unternehmen.

Mit dem Einsatz von Leiharbeitskräften können diese Unternehmen flexibler auf ihre Auftragslage reagieren. Gibt es gerade viele Aufträge, so lassen sich diese durch Leiharbeiter:innen schnell und kostengünstig abarbeiten.

Diese sind dabei nicht im Betrieb selbst angestellt, sondern werden von einer Leiharbeitsfirma an Unternehmen ausgeliehen. Diese Überlassung wird durch einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag geregelt.

Erfahre jetzt, was du bei der Arbeitnehmerüberlassung beachten musst und wie du sie für dich einsetzen kannst.

Da es oft vorkommt, dass ein Unternehmen mehrere Zeitarbeitskräfte von unterschiedlichen Personaldienstleistern beschäftigt, kann das Ganze schnell unübersichtlich werden. Wer kommt wann? Welche Arbeitskraft kümmert sich um welche Aufgabe? Wie sehen die Verträge mit den verschiedenen Leiharbeitskräften aus?

On-Site-Manager:innen kümmern sich um alle Aufgaben, die in Zusammenhang mit den Leiharbeiter:innen in deinem Unternehmen anfallen. Die Aufgaben von On-Site-Manager:innen findest du weiter unten im Artikel.

Ziele – Das soll durch den Einsatz eines On-Site Managers gewährleistet werden

• Produktivitätsmaximierung für Unternehmen, die viele Zeitarbeitskräfte gleichzeitig einsetzen.
• Entlastung der Personalabteilung, sodass diese sich auf andere Aufgaben konzentrieren können.
• Den Personalbedarf flexibel decken und schnelle Einarbeitung der Arbeitskräfte sicherstellen.
• Verkürzte Reaktionszeiten, schnellere Kommunikationswege und eine Optimierung der Abläufe.

Unterscheidung: Outsourcing vs. On-Site-Management

Outsourcing bezeichnet die Abgabe von Unternehmensaufgaben und -strukturen an externe Dienstleister. Das heißt: Ganze Prozesse werden hier ausgegliedert und in die Verantwortung von Personaldienstleistern gelegt.

Beim On-Site-Management bleibt das Personal des Kundenbetriebes im Einsatz. Es wird also nicht die ganze Abteilung ausgegliedert, sondern nur die Organisation übernommen. Dazu werden zum Beispiel externe Ressourcen herangezogen, wenn sie benötigt werden.

Was ist das Master-Vendor-Modell?

Das Master-Vendor-Modell ist eine besondere Form des On-Site-Managements.

Wenn du eine große Anzahl an Arbeitskräften benötigst, kann es sein, dass der Personalbedarf deines Unternehmens von mehreren Personaldienstleistern abgedeckt werden muss. Das heißt: Zeitarbeitskräfte von mehreren verschiedenen Unternehmen arbeiten bei dir.

In dem Fall nimmt ein Personaldienstleister die Rolle des Hauptdienstleisters ein. Dieser Personaldienstleister stellt dann einen On-Site Manager oder eine On-Site-Managerin, der oder die in deinem Unternehmen vor Ort die Organisation übernimmt. Und zwar nicht nur für die eigenen Arbeitskräfte, sondern auch für die Arbeitskräfte von anderen Personaldienstleistern.

Master Vendor kann übersetzt werden mit „Hauptverkäufer:in”. Es gibt also einen Personaldienstleister, der das Management seiner eigenen Arbeitskräfte und die der anderen Personaldienstleister für dich übernimmt.

Aufgaben des On-Site Managers

On-Site-Manager:innen arbeitet meistens direkt bei dir vor Ort, um den bestmöglichen Überblick über die Situation zu bekommen. Sie koordinieren den Einsatz der Zeitarbeitskräfte über verschiedene Verleiher.

Die Aufgabe von On-Site Manager:innen ist das komplette Management von den Leiharbeitskräften. Darunter fallen Aufgaben wie:

• Beratung
• Bedarfsermittlung
• Recruiting
• Einarbeitung
• Koordination
• Organisation
• Optimierung

Natürlich kannst du auch nur einige dieser Aufgabenbereiche dem On-Site Manager oder der On-Site-Managerin zuteilen. Was in welchem Umfang übernommen werden soll, kannst du ganz auf dein Unternehmen abstimmen.

Außerdem kommen die Aufgaben auf das spezielle On-Site-Management an und darauf, welche Dienstleistungen überhaupt angeboten werden. Informiere dich über verschiedene Dienstleister und wähle diesen so aus, dass er zu deinen Anforderungen passt.

Beratung

On-Site Manager:innen stehen jederzeit als Ansprechpartner:innen zur Verfügung. Sind Zeitarbeitskräfte überhaupt die richtige Lösung für dein Unternehmen? Wie können diese eingesetzt werden? On-Site Manager:innen sind dabei nicht nur Ansprechpartner:innen für dich, sondern auch für alle anderen Angestellten. Dadurch werden kurze Kommunikationswege garantiert und Probleme können schnell und unkompliziert gelöst werden

Bedarfsermittlung

Zuerst muss der Personalbedarf festgestellt werden: Wie viele Arbeitskräfte benötigt dein Unternehmen? Wann werden diese benötigt? Welche Qualifikationen sollen diese mitbringen? On-Site Manager:innen analysieren dein Unternehmen und planen mit dir zusammen, wie es weitergeht.

Hier erfährst du, wie Personalplanung Schritt für Schritt funktioniert und worauf du dabei achten musst.

Recruiting

Von der Stellenanzeige bis zum Einstellungsgespräch organisiere On-Site Manager:innen die Suche nach den passenden Arbeitskräften und sind damit in den gesamten Recruiting-Prozess involviert.

Hier ist es vor allem wichtig, dass es auch mal schnell gehen muss. Wenn eine Stelle benötigt wird, können On-Site Manager:innen schnell Zugang zu Fachkräften herstellen. Oft bestehen dafür bereits Talent-Pools, auf die sie jederzeit zugreifen können, um passende Arbeitskräfte für dein Unternehmen zu finden.

Einarbeitung

Eine gute Einarbeitung ist wichtig, damit die neuen Arbeitskräfte sich in ihrem Umfeld wohl fühlen. Erst wenn sie sich mit der Arbeitsweise vertraut gemacht haben und sich integriert haben, können sie eine gute Leistung erbringen. On-Site Manager:innen kümmern sich um das Onboarding und stehen den Arbeitskräften immer für Fragen zur Verfügung.

Koordination

Stehen erstmal Arbeitskräfte zur Verfügung, muss der Einsatz genauer geplant werden. Vor allem wenn mehrere Arbeitskräfte von verschiedenen Leihunternehmen eingesetzt werden, ist es wichtig, den Überblick zu behalten und den Ablauf und die Arbeitszeiten der verschiedenen Arbeitskräfte gut zu organisieren.

Organisation

Nach der Suche und Einstellung der Mitarbeiter:innen muss außerdem sichergestellt werden, dass alle rechtlichen Voraussetzungen eingehalten werden. Dazu gehört neben der Arbeitszeitkontrolle auch das Erstellen von Rechnungen und die Überprüfung der Einhaltung von Gesetzen.

Optimierung

Um Prozesse für die Zukunft optimieren zu können, analysieren On-Site Manager:innen die derzeitigen Abläufe und arbeitet daran, diese effizienter zu gestalten.

On-Site-Management: Vorteile

Kurz und knapp hier nochmal alle Vorteile, die On-Site-Management mit sich bringt, wenn du häufig mit Zeitarbeitskräften zusammenarbeitest:

• Schnelle Reaktionszeit durch kurze Kommunikationswege
• Produktivitätssteigerung
• Kostensenkung
• schnelle und flexible Deckung von Personalbedarf
• Entlastung der Personalabteilung
• Vermeidung von Reibungsverlusten

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