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Lea Pietsch

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Bewerbungsabsage – Muster und Tipps fürs Absageschreiben

Auf dem Weg der Personalauswahl musst du nicht nur die passende Person finden, sondern vielen Bewerber:innen absagen.

Das ist kein Zuckerschlecken, gehört aber nun mal zu den Routineaufgaben in deinem Job.

Wie es ein wenig leichter geht, erfährst du hier.

Inhalt

Warum eigentlich eine Bewerbungsabsage schreiben?

Berechtigte Frage, denn letztlich ist es dir freigestellt, ob du für eine Bewerbung eine Absage schreibst oder nicht. Und Gründe für deine Entscheidung musst du schon drei Mal nicht nennen.

Mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) im Hinterkopf empfiehlt das wahrscheinlich auch dein Anwalt – einfach um abgelehnten Bewerber:innen keine juristische Angriffsfläche zu bieten.

Aber das fühlt sich nicht richtig an, oder?

Schließlich haben sich die Bewerber:innen Mühe gegeben und du weißt selbst: Die schlechteste Antwort ist keine Antwort zu bekommen.

Auch Bewerber:innen tappen nicht gerne im Dunkeln. Auf Platz 2 und 3 der nervigsten Dinge, die Unternehmen tun können, stehen: “Nach der Bewerbung nichts mehr vom Unternehmen hören” und “Nach dem Bewerbungsgespräch keine Rückmeldung bekommen”. 

Versäumst du es also, nach einer Bewerbung – oder schlimmer – nach einem Vorstellungsgespräch abzusagen, so wirkt sich das negativ auf deine Candidate Experience aus. Und so etwas spricht sich schnell weiter. Vor allem in Zeiten von Kununu und Co. 

9 Tipps, wie du Bewerber:innen absagen kannst

Passenden Kandidat:innen durch deinen Bewerbungsprozess zu lotsen und vom Unternehmen zu überzeugen, ist eine Herausforderung – keine Frage. Kandidat:innen jedoch so abzusagen, dass diese von deinem Unternehmen weiterhin überzeugt sind, ist die wirkliche Kunst. So kannst du Bewerbungsabsagen gleichzeitig dafür einsetzen, Employer Branding zu betreiben.

Employer Branding meint den Prozess eines Unternehmens eine Arbeitgebermarke zu etablieren. Alle Employer Branding Maßnahmen zielen darauf ab, das Verhältnis von Unternehmen und (potenziellen) Teammitgliedern positiv zu beeinflussen. Es gilt dann als erfolgreich, wenn das Unternehmen in den Köpfen von (zukünftigen) Mitarbeiter:innen als attraktives Unternehmen bewertet wird.

Obwohl eine Absage stets eine der zwei möglichen Endstationen im Bewerbungsprozess darstellt, wird sie in ihrer Wirkung immer noch unterschätzt.

Dabei bieten gerade Bewerbungsabsagen die Möglichkeit, sich als faires Unternehmen zu beweisen und Bewerber:innen wertzuschätzen.

Um bei Bewerber:innen positiv aufzufallen, solltest du dir unsere Tipps genau durchlesen und diese im besten Fall verinnerlichen. Dann steht einem guten Eindruck nichts mehr im Weg – trotz Bewerbungsabsage.

1. Zeitnah antworten

Erinnerst du dich an dein letztes Mal, als du auf eine wichtige Antwort gewartet hast? Warten ist ätzend. Das finden Bewerber:innen auch und greifen dann gerne zum Hörer, um bei dir nachzufragen. Tu dir selbst den Gefallen und vermeide es, dich jetzt rar zu machen. Sobald du eine Entscheidung gefällt hast, solltest du das den Bewerber:innen auch kommunizieren.

Ab einer bestimmten Bewerbungsanzahl empfiehlt sich die Nutzung eines Bewerbermanagementsystems. Mit diesem kannst du sämtliche Bewerbungen im Blick behalten und im besten Fall sogar mit einem Klick zu- oder absagen. Hier erfährst du, was so ein Bewerbermanagementsystem können muss und welche Vorteile es für dich im Recruiting haben kann.

Aber Vorsicht: Mit „zeitnah" sind nicht 10 Minuten gemeint. Die Absage einer Bewerbung sollte idealerweise 2 bis 14 Tage nach Erhalt erfolgen – andernfalls könnten Kandidat:innen das Gefühl bekommen, ihre Bewerbung sei gar nicht richtig geprüft worden. Oder noch schlimmer: dass ein Algorithmus ihn vorab automatisch aussortiert hat. 

2. Auf die richtige Ansprache achten

Bewerber:innen abzusagen beginnt damit, sie richtig anzusprechen. Erspar dir die Peinlichkeit, deine automatischen Absagen als solche kenntlich zu machen und überprüfe nochmals die Ansprache auf den Nachnamen sowie die Form. Nur durch eine korrekte Ansprache fühlten sich Kandidat:innen auch wirklich angesprochen und nehmen deine Nachricht ernst.

3. Wertschätzung und Dankbarkeit kommunizieren

Wenn du Bewerber:innen absagst, ist es wichtig, dass du dich für ihren Aufwand bedankst. Natürlich geben sich nicht alle Kandidat:innen die Mühe, sich intensiv mit deinem Unternehmen auseinanderzusetzen. Trotzdem wurden Lebensläufe aktualisiert, Anschreiben geschrieben und sich für Vorstellungsgespräche vorbereitet – das solltest du wertschätzen. Sich für die Anstrengung zu bedanken, ist in Absagen immer auch ein Trost und glättet die enttäuschten Erwartungen der Bewerber:innen.

4. Eindeutige Aussagen verwenden

Absagen sollten einfach und direkt erkennbar sein. Vermeide Verneinungen und schreibe aktiv. Ein nicht wird schnell überlesen. Die Enttäuschung, die sich beim zweiten Lesen einstellt, ist dann oftmals noch größer. Am besten ist es, wenn du direkt absagst, nachdem du dich für die Mühe bedankt hast. Ohne große Umwege.

5. Höflich bleiben und Feedback geben

Eine Absage ist ein Nein und das sollte auch genau so kommuniziert werden, jedoch macht hierbei der Ton die Musik. Sei also freundlich, aber bestimmt. 

Du musst Bewerber:innen übrigens rechtlich gesehen keine Begründung liefern, auch nicht, wenn diese nachfragen. Doch du kannst deine Absage so formulieren, dass sie ihnen dennoch einen Mehrwert bietet. Beispielsweise indem du konstruktives Feedback gibst, wenn dir eine Person besonders aufgefallen ist.

Bleibe in jedem Fall höflich und achte darauf, dass du die Richtlinien des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes einhältst.

6. Talente an die Organisation binden (Talentpool)

Manchmal fällt die Auswahl der richtigen Bewerber:innen schwer und du hast Kandidat:innen, die dich menschlich und fachlich einfach überzeugt haben. Trotzdem passen diese nicht auf die ausgeschriebene Stelle oder jemand anders war einfach einen Tick besser. Behalte deine Personalplanung im Kopf und gib solchen Kandidat:innen die Chance, mit dir in Kontakt zu bleiben. Dadurch baust du einen Pool an Talenten auf, auf den du bei Bedarf zurückgreifen kannst.

Achtung Datenschutz! Bei der Speicherung von personenbezogenen Daten der Bewerber:innen, muss eine ausdrückliche Zustimmung vorliegen, da sonst der Datenschutz im Bewerbungsprozess nicht erfüllt ist. Zusätzlich musst du ihnen den genauen Grund für die Speicherung angeben.

Was du als Personaler im Umgang mit Bewerber- und Personaldaten zum Datenschutz beachten musst, erfährst du hier.

7. Absage einer Bewerbung per Skype oder Telefon

Du musst nicht unbedingt eine Absage schreiben. Ein noch bessere Methode der Bewerbungsabsage ist nämlich die per Telefon oder Skype. Dies hat für dich gleich mehrere Vorteile:

Erstens kannst du Bewerber:innen im persönlichen Gespräch viel besser erläutern, warum es nicht geklappt hat und in welchen Punkten sie oder er sich noch verbessern könnte. Achte hierbei unbedingt darauf, deine Kritik so konstruktiv wie möglich zu halten und baue, wenn möglich, auch ehrliches Lob ein. Auch solltest du mit keinem deiner Aussagen die Persönlichkeitsrechte der Kandidat:innen verletzen und dich stets an die Regelungen des AGG halten.

Zweitens kannst du interessante Bewerber:innen viel leichter fragen, ob du sie in deinen Talentpool aufnehmen darfst. Dank des persönlichen Anrufs und des vorangegangenen Gesprächs, werden sie sich wertgeschätzter fühlen und viel wahrscheinlicher Einwilligen, als bei einem vergleichsweise „unpersönlichen" Schreiben.

8. Auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik achten

Eigentlich sollte das hier kein Tipp sein, sondern eine Selbstverständlichkeit. Trotzdem schleichen sich durch das Zusammenkopieren von Vorlagen schnell Rechtschreibfehler und Grammatikfehler ein – das ist ärgerlich und unprofessionell. Lies dir Absageschreiben daher am besten immer nochmal durch und versichere dich, dass alles korrekt ist.

9. Richtiger Umgang mit Kritik

Werden Bewerber:innen im Bewerbungsprozess unfair behandelt, bekommen sie beispielsweise lange Zeit kein Absageschreiben und nach drei Monaten dann eine Standardabsage gefüllt mit Floskeln, bleibt das nicht unbemerkt. Vor allem, wenn du Bewerber:innen nach dem Vorstellungsgespräch absagst und die Mühe auf beiden Seiten groß war, solltest du freundlich und fair sein.

Kritik auf Portalen wie Kununu oder gar auf der unternehmenseigenen Facebookseite zu bekommen, ist heutzutage ein gängiges Verhalten von Bewerber:innen, um solche Erlebnisse zu teilen. Dadurch werden nicht nur neue Bewerber:innen abgeschreckt sondern auch deine gesamte Employer Brand negativ beeinflusst.

Tipp: Falls dir ein Fehler unterläuft, stehe dazu. Am besten ist es, wenn du diesen direkt eingestehst und dich zeitnah entschuldigst. So bleibst du authentisch und zeigst, dass dir die Meinung und das Wohlbefinden deiner Bewerber:innen am Herzen liegt. 

Absageschreiben: Muster zum Zusammenklicken

Nachdem du jetzt weißt, worauf du achten musst, stellt sich nun die alles entscheidende Frage: Wie formuliere ich eine Absage?

Wir haben dir für deine nächsten Absageschreiben ein paar Muster erstellt, damit du die oben genannten Tipps auch gleich fehlerfrei umsetzen kannst – ohne Stunden deiner Arbeitszeit dafür investieren zu müssen. Aktuell sind wir dabei, einen Generator für dich zu erstellen, der dir das Zusammenstellen einer Absage noch leichter machen wird. Bis dahin findest du einige Vorlagen für eine Bewerbungsabsage als PDF zum Download.

Bewerbungsabsage – Cover

Diese Textbausteine kannst du problemlos für deine Absageschreiben verwenden und du berücksichtigst damit automatisch alle Tipps, die es für ein Absageschreiben zu beachten gilt. Trotzdem solltest du die jeweilige Vorlage nochmals auf Bewerber:innen individuell anpassen und einheitlich bei der Sie- oder Du-Ansprache bleiben.

Rechtssichere Bewerbungsabsage

Für Absageschreiben gibt es neben formalen und allgemeinen inhaltlichen Vorgaben auch rechtliche Richtlinien. Diese beziehen sich auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), welches vorschreibt, dass Bewerber:innen nicht aus den falschen Gründen abgelehnt werden dürfen.

Bewerber:innen werden mit dem AGG vor Diskriminierung geschützt und können beim Verstoß gegen das Gesetz eine Klage gegen dich erheben. Das gilt es zu vermeiden, indem folgende Gründe im Absageschreiben absolut tabu sind:

  • Geschlecht
  • Alter
  • Rasse und ethnische Herkunft
  • Religion und Weltanschauung
  • Sexuelle Orientierung und Identität
  • Behinderung

Ertappst du dich bei der Begründung deiner Absage dabei, einen der genannten Gründe zu nennen, lass es einfach sein. Lässt sich dein Absageschreiben und die darin genannte Begründung argumentativ (auch nur im Entferntesten) auf einen der Gründe zurückführen, kann das nämlich rechtliche Konsequenzen für dich haben.

Beispiele für Diskriminierungen finden sich in folgenden Aussagen:

  • “…aufgrund Ihrer fehlenden Qualifikation, Deutsch als Muttersprache zu sprechen…” = Diskriminierung ausländischer Bewerber.
  • “…da wir für die zu besetzende Stelle gezielt auf der Suche nach einer Person sind, die unser junges dynamisches Team bestmöglich ergänzt…” = Diskriminierung aufgrund des Alters.

 

Das AGG schafft die rechtliche Grundlage für Gleichberechtigung über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg. Das beginnt bereits mit deiner Stellenanzeige. Damit dir nicht schon bei der Ausschreibung ein Missgeschick passiert, haben wir natürlich vorgesorgt.

Wie du deine Stellenanzeige rechtlich einwandfrei formulierst und gestaltest, zeigen wir dir in unserem Leitfaden.

Und falls dir der gesamte organisatorische Aufwand rund um den Bewerbungsprozess zu viel ist, lass uns dir helfen. Mit unserem kostenlosen Bewerbermanagementsystem kannst du Bewerber:innen ganz einfach per Klick absagen und entweder eine persönliche Nachricht anhängen oder einen unserer AGG-Konformen Absagegründe auswählen. Wir übernehmen dann den Rest für dich.

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Veröffentlicht am 17.09.2021, aktualisiert am 02.03.2022