Self-Service-Recruiting: Definition, Aufgaben und Ziele

Schnelligkeit im Recruitingprozess ist heutzutage mit am Wichtigsten. Kein:e Bewerber:in möchte lange Bewerbungsprozesse auf sich nehmen oder ewig auf eine Rückmeldung warten.

Genauso ist Schnelligkeit aber auch ein bedeutender Faktor für Unternehmen. Stellen schnell zu besetzen, ist deshalb so wichtig, weil sonst die Gefahr besteht, dass vor dir ein anderes Unternehmen die Talente wegschnappt.

Mit Self-Service-Recruitment soll dieses Problem gelöst werden: Durch andere Abläufe beim Recruiting soll der Bewerbungsprozess für Kandidat:innen und Unternehmen effizienter und einfacher gestaltet werden.

Begriffserklärung: Was ist Self-Service-Recruiting?

Self-Service-Recruiting oder Self-Service-Recruitment ist erstmal noch nicht so bekannt und deswegen ist auch nicht direkt ersichtlich, um was es dabei geht.

Self-Service bedeutet auf deutsch Selbstbedienung. Damit wissen wir also schonmal, dass irgendjemand in diesem Prozess etwas selbst macht. Wer und was? Dazu kommen wir gleich.

Recruiting befasst sich damit, den Personalbedarf in einem Unternehmen zu decken. Dafür werden normalerweise Recruiter:innen eingesetzt, die die Aufgabe haben, Kandidat:innen zu identifizieren, anzusprechen, auszuwählen und einzustellen.

Der Sinn hinter Self-Service-Recruiting ist, dass nicht nur Recruiter:innen neue Teammitglieder einstellen, sondern dass das Recruiting auch für andere Personengruppen im Unternehmen möglich gemacht wird.

Dabei sollen die Personalverantwortlichen – vor allem aus anderen Abteilungen (nicht der Personalabteilung) – mehr Verantwortung im Recruiting bekommen, die Recruiter:innen hingegen sind nicht mehr in jeder Phase beteiligt.

Solche Personalverantwortliche können zum Beispiel Personen sein, die als Teamleitung in einer Abteilung arbeiten oder sogar bestimmte einzelne Fachkräfte, die damit etwas mehr Verantwortung bekommen.

Die Personalverantwortlichen aus dem Unternehmen können so, wenn nötig, selbstständig neue Talente einstellen. Der Self-Service bezieht sich also auf die Unternehmen und die Personalverantwortlichen, die die Möglichkeit bekommen, selbst Aufgaben im Recruiting zu übernehmen.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Übrigens</strong>: Der Begriff Self-Service-Recruiting kann auch in einem anderen Zusammenhang verwendet werden. Und zwar als das eigene Recherchieren und Entscheiden für ein Unternehmen und für einen Job von Kandidat:innen. Das kommt vor allem dann vor, wenn es nicht ausreichend Informationen zu einem Jobangebot oder einem Unternehmen auf der Karriereseite gibt. Ähnlich wie Konsumierende Kaufentscheidungen – basierend auf Rezensionen und Recherchen im Internet – treffen, gehen dabei auch Jobsuchende vor.</p></div>

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Tipps fürs Self-Service-Recruiting für dein Unternehmen

Wie soll das Self-Service-Recruiting jetzt in deinem Unternehmen umgesetzt werden? Wir haben Tipps für dich, wie du den neuen Recruitingprozess vorbereitest und wie du ihn anschließend in deinem Unternehmen einführen und nutzen kannst:

Vorbereitung ist das A und O

Zuerst sollten alle Aufgaben, die zum Recruitingprozess gehören, definiert werden. Nur wenn genau bekannt ist, welche Schritte erfolgen müssen, können später die Aufgaben an verschiedene Personalverantwortliche verteilt werden.

• Welche Schritte werden beim Recruitingprozess durchlaufen?
• Welche dieser Schritte gehören aktuell noch nicht zu eurem Prozess?
• Was soll in Zukunft umgesetzt werden?

Alle Aufgaben und vor allem der Umfang der jeweiligen Aufgabe sollten im Voraus analysiert werden, sodass der Prozess später optimal ablaufen kann. So weißt du genau, wie viele Schritte der ganze Prozess hat, wie aufwendig die Aufgaben sind und welche Qualifikationen für einzelne Vorgänge benötigt werden.

Nicht nur der Recruitingprozess selbst sollte analysiert werden, sondern auch das Profil der gesuchten Kandidat:innen. Personalverantwortliche und Recruiter:innen müssen ein gemeinsames Verständnis davon haben, welche Personen gesucht werden.

• Welche Hard Skills und Soft Skills sind für die Stelle von Nutzen?
• Wie soll die Person sein, damit sie in das zukünftige Team passt?

Nur wenn diese Fragen beantwortet werden, können Recruiter:innen und Personalverantwortliche an einem Strang ziehen und die passendsten Bewerber:innen finden und einstellen.

Anforderungsprofil erstellen – So gehts

Die richtige Verteilung der Aufgaben: Wer macht was beim Self-Service-Recruitment?

Hast du die Aufgaben, die zum Recruitingprozess gehören, festgelegt, muss als nächstes entschieden werden, wer diese übernimmt.

• Was macht der Personalverantwortliche und was macht der Recruiter oder die Recruiterin?
• An welchen Stellen muss zusammengearbeitet werden? Wo sind wichtige Übergabepunkte?

Die Personalabteilung beschäftigt sich normalerweise ausschließlich mit Personalfragen: Verwaltungsaufgaben, Personalentwicklung, Entlassung und Einstellung von Mitarbeiter:innen. Das Ganze kann allerdings auch schnell recht zeitaufwendig werden.

Beim Self-Service-Recruiting werden die Rollen anders verteilt. Der Recruiter oder die Recruitertin übernimmt nicht mehr alle Aufgaben von der Suche bis zur Einstellung selbst. Sondern er unterstützt, berät und hat immer den Überblick, so können andere Abteilungen den Recruitingprozess teilweise selbst in die Hand nehmen, Zeit einsparen und besonders passende Bewerber:innen einstellen.

Jetzt muss nur noch entschieden werden, welche Aufgaben der Recruiter oder die Recruiterin übernimmt und welche Aufgaben abgegeben werden.

Je nach den Vorkenntnissen der Personalverantwortlichen kann der Recruiter oder die Recruiterin entweder mehr oder weniger im Prozess unterstützen.

Die Recruiter:innen können zum Beispiel beim Recruitingprozess helfen, indem sie den ganzen Prozess überblicken und organisieren: Sie schreiben die Stelle aus, beraten bei der Entscheidung und beenden den Prozess, wenn eine geeignete Arbeitskraft gefunden wurde.

Die Personalverantwortlichen können alle Aufgaben dazwischen übernehmen: Bewerbungen sichten, Interviews führen und Verträge aushandeln.

Eine pauschale Verteilung gibt es dabei nicht: Es kann individuell auf die einzelnen Bedürfnisse und Erfahrungen zugeschnitten werden.

Wichtig ist dabei nur, dass auch immer jemand für diese Zwischenschritte verantwortlich ist, wenn nicht der Recruiter oder die Recruiterin die Aufgaben übernimmt. Durch die Zusammenarbeit mit den Recruiter:innen, müssen Personalverantwortliche die Zeit, Tools und Kenntnisse haben, die Recruiting-Aufgaben auszuführen, um eine gute Candidate Experience zu garantieren.

Außerdem muss geregelt sein, wie die Zusammenarbeit zwischen Recruiter:innen und Personalverantwortlichen ablaufen soll. Was erwarten Recruiter:innen und andersherum welche Erwartungen werden an ihn gestellt?

Wie kann Self-Service-Recruiting eingeführt werden?

So kannst du zum Beispiel den Self-Service-Recruiting-Prozess in deinem Unternehmen gestalten:

1. Die Personalverantwortlichen informieren die Recruiter:innen, wer oder was gesucht wird.
2. Die Recruiter:innen veröffentlichen die Stellenanzeige.
3. Die Recruiter:innen machen einen Termin für die Vorauswahl aus (am besten per Videocall) und führen das Gespräch durch.
4. Die Recruiter:innen machen den Termin für einen Probetag oder ein Bewerbungsgespräch aus. (Hier müssen sich die Recruiter:innen gegebenenfalls mit den Personalverantwortlichen abstimmen.)
5. Die Personalverantwortlichen führen den Probetag oder das Gespräch durch und geben den Recruiter:innen eine Rückmeldung.
6. Die Recruiter:innen geben dem Bewerber oder der Bewerberin eine Zusage oder Absage.
7. Die Recruiter:innen leitet den Rest in die Wege. (Zum Beispiel Vertragsverhandlungen und Onboarding)

Das Wichtigste dabei: <span class="blog_marked">Das alles ist flexibel</span>. Je nachdem, was du in deinem Unternehmen gerade brauchst und welche Ressourcen du zur Verfügung hast – du kannst den Prozess genau darauf abstimmen.

Um den Prozess immer weiter zu optimieren, solltest du regelmäßig evaluieren, ob er so noch sinnvoll ist oder ob du etwas ändern solltest.

• Verändert sich die Candidate Experience durch deinen Prozess?
• Kommen die Personalverantwortlichen mit den zusätzlichen Aufgaben klar?
• Ist die Zusammenarbeit zwischen Recruiter:innen und Personalverantwortlichen produktiv?

Je nachdem, was bei deiner Analyse heraus kommt, kannst du überlegen, ob du so weiter machen möchtest oder lieber einige Aspekte änderst (ob du zum Beispiel die Aufgaben anders verteilst oder andere Mitarbeiter:innen einsetzt).

Self-Service-Recruitment-Software

Self-Service-Recruitment-Software bezeichnet oft ein Bewerbermanagementsystem. Damit kannst du dein Bewerbermanagement zentral organisieren.

Mit dem Bewerbermanagementsystem sollen alle Prozesse rund um die Mitarbeitersuche – vom Veröffentlichen einer Stellenanzeige bis hin zum Aufsetzen des Arbeitsvertrages – gestaltet werden.

Personalverantwortliche können damit Interviews organisieren, Dokumente anfordern, Kandidat:innen im eigenen Talentpool speichern und vor allem: Kollegen können gemeinsam den Recruitingprozess in die Hand nehmen. Durch die richtige Dokumentation und Kommentare im System kann jeder Personalverantwortliche zu jeder Zeit den Stand der Dinge einsehen und Aufgaben übernehmen oder weitergeben.

Vorteile einer Self-Service-Recruitment-Software …

… für Unternehmen:

• Die Kommunikation zwischen Recruiter:innen und Personalverantwortlichen wird einfacher.
• Der Fortschritt der Bewerbungen kann bequem verfolgt werden.
• Lebensläufe können gesichtet und sortiert werden.
• Interviews können einfach vereinbart und organisiert werden.
• Bewerber:innen können schnell verglichen werden.
• Der benötigte Zeitaufwand fürs Recruiting und dadurch auch die Kosten werden minimiert.
• Die Anzahl der Tage, bis ein neues Teammitglied eingestellt wird, wird reduziert.

… für Kandidat:innen:

• Bewerbende haben eine bessere Candidate Experience.
• Einfache und schnelle Bewerbungen sind möglich.
• Der Status der Bewerbung kann jederzeit verfolgt werden.

Insgesamt kann der Prozess also durch ein Bewerbermanagementsystem schneller und effizienter werden. Außerdem lassen sich damit bestimmte Kennzahlen (Anzahl der Bewerbungen, Zeit bis Kandidat:in eingestellt wird …) verfolgen, sodass der Prozess in Zukunft noch weiter optimiert werden kann.

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Wir übernehmen für dich Aufgaben aus deinem Recruitingprozess und finden die passenden Talente für dein Unternehmen, sodass du mehr Zeit für deine anderen Projekte hast.

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