Wir zeigen dir, welche Arten der Personalvermittlung dir zur Auswahl stehen, wo die genauen Unterschiede liegen und welche Vorteile und Nachteile du erwarten kannst.

Personalvermittlung: Definition

Unter Personalvermittlung (oder auch direkter Personalvermittlung) versteht man, dass Personaldienstleister:innen auf Anfrage hin neues, passendes Personal für dein Unternehmen finden.

In der Regel ist die Personalvermittlung beendet, nachdem die Stelle tatsächlich besetzt wurde, manchmal endet die Vermittlung aber auch schon, wenn die passenden Bewerberprofile an dich übergeben wurden.

Die Personalvermittlung gehört zu den am häufigsten genutzten Recruiting-Maßnahmen, vor allem, weil die Personalvermittlung als externe Dienstleistung den Bewerbungsprozess für dich vereinfachen kann.

Die Personalvermittlung ist übrigens nicht zu verwechseln mit der Arbeitsvermittlung: Bei der Personalvermittlung erteilst du den Auftrag und zahlst die Provision, während die Arbeitsvermittlung von Arbeitssuchenden in Anspruch genommen und bezahlt wird.

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Arten der Personalvermittlung

Egal ob Personalvermittlung in München, Berlin oder Karlsruhe – Personaldienstleister gibt es gefühlt in jeder Stadt. Doch Personalvermittlung ist nicht gleich Personalvermittlung.

Es gibt einige Begriffe, die zwar unterschiedliche Bedeutungen haben, aber trotzdem schnell in einen Topf geworfen werden: Direktvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung, Headhunter:innen, Personalberater:innen oder auch Recruiter:innen. Sie alle meinen ungefähr das Gleiche, unterscheiden sich aber in einigen wesentlichen Punkten.

Direktvermittlung

Mit einer Direktvermittlung, oft auch als direkte Personalvermittlung bezeichnet, verdienen Personalvermittler:innen ihr Geld. Sie bezeichnet nichts anderes als die erfolgreiche Vermittlung vorgeschlagener Bewerber:innen in ein Unternehmen – es kommt eben direkt zu einem Arbeitsvertrag, ohne Umwege über Leiharbeit oder Ähnlichem.

Diese Art der Personalvermittlung ist eigentlich für jede Unternehmensform geeignet – von kleinen Unternehmen, Mittelständlern bis hin zum Großkonzern.

Arbeitnehmerüberlassung

Allein hierfür gibt es auch schon wieder mehrere Bezeichnungen. Mit Leiharbeit, Mitarbeiterüberlassung, Zeitarbeit, Personalleasing und auch Temporärarbeit ist die Arbeitnehmerüberlassung gemeint. Im Prinzip ist sie das Gegenteil zur Direktvermittlung und wird entsprechend auch mal als indirekte Personalvermittlung bezeichnet.

In diesem Fall verleiht ein (Zeitarbeits-)Unternehmen seine Angestellten (Leiharbeiter:innen) vorübergehend an ein weiteres Unternehmen. Vorübergehend meint damit maximal 18 Monate. Das Arbeitsverhältnis besteht dabei zwischen Verleiher:in und Arbeitnehmer:in, während zwischen Verleiher:in und Entleiher:in ein Vertrag über die Überlassung besteht. Zwischen Entleiher:in und Leiharbeiter:in besteht kein Arbeitsverhältnis, aber als Entleiher:in kannst du die geliehenen Arbeitskräfte wie deine eigenen einsetzen.

Vorteile der Arbeitnehmerüberlassung sind die hohe Flexibilität, da Zeitarbeitsunternehmen auch kurzfristig eine recht hohe Zahl an Arbeitskräften ermöglichen können. Dabei bleiben die Kosten genau kalkulierbar, da Ausfälle durch Krankheit oder Urlaub durch die Verleiher:innen kompensiert werden und Entleiher:innen sparen sich aufwendige Bewerbungsverfahren.

Daher eignet sich diese Personalvermittlungsform vor allem für produzierende (Groß-)Unternehmen, die saisonal (beispielsweise zur Weihnachtszeit) oder kurzfristig mehr Arbeitskräfte benötigen.

Headhunter:innen und Personalberatungen

Headhunter und Personalberater:innen lassen sich am ehesten mit klassischen Personalvermittlungen vergleichen. Allerdings spezialisiert auf die Executive Search – der Suche nach hochqualifizierten Führungs- und Fachkräften. Branchenintern bezeichnen sie sich dementsprechend auch als “Executive Searcher”.

Möchtest du Headhunter engagieren, kannst du mit folgenden Leistungen rechnen:

gemeinsames Erstellen eines exakt zugeschnittenen Anforderungsprofils
Direktsuche von Kandidat:innen in bestehenden Positionen (z.B. auch bei der Konkurrenz)
Beurteilung der Kandidat:innen durch Eignungstests und Potenzialanalysen
Überprüfung der Zeugnisse und Referenzen ehemaliger Arbeitgeber:innen

Viele Headhunter waren selbst lange in hohen Managementpositionen und sind daher Fachkräfte auf ihrem Gebiet. Sie verfügen über Insiderwissen und haben ein großes Netzwerk, weswegen sie sich ihre Dienste auch teuer bezahlen lassen. Unternehmen legen dabei viel Wert auf ihre Objektivität und Diskretion und vertrauen ihnen, auch für höchst verantwortungsvolle Jobs die Richtigen zu finden.

Headhunter können durchaus sehr hilfreich sein, wenn du qualifizierte Führungskräfte oder Angestellte für besonders verantwortungsvolle Stellen suchst. Wegen der hohen Kosten sollte jedoch nur in solchen Ausnahmefällen auf sie zurückgegriffen werden – für die „alltägliche" Mitarbeitersuche ist diese Art der Personalvermittlung jedoch schlichtweg zu teuer. Spezialisierte Services wie etwa Personalberatungen im MINT-Bereich können dann Sinn ergeben, wenn nach qualifizierten Fachkräften gesucht wird.

Da die Berufsbezeichnung nicht geschützt ist, fällt es zudem oft schwer, seriöse von unseriösen Headhunter:innen zu unterscheiden. Laut der Recruiting-Agentur Hiral sollte man vor allem auf die folgenden Aspekte bei der Auswahl von Headhunter:innen achten:

Exklusivität: Gute Personalberater:innen arbeiten in der Regel exklusiv. Das bedeutet, dass alle Recruiting-Aktivitäten ausschließlich über sie laufen.
Professionalität: Zu einem professionellen Auftritt gehört eine gepflegte Online-Präsenz, die Aufführung von Referenzen und aktuelle Kontaktdaten.
Erfahrung: Insbesondere bei der Suche nach hochqualifizierten Kandidat:innen und Führungskräften sollte eine beratende Person über einschlägige Berufserfahrung verfügen, um die Anforderungen der zu besetzenden Position richtig verstehen zu können.
Branchenkenntnisse: Erfolgreiche Personalberater:innen müssen vertieftes Wissen in der jeweiligen Branche mitbringen, um sich auf dem umkämpften Markt behaupten zu können.
Netzwerk: Der größte Mehrwert von Personaldienstleistern ist das eigenen Netzwerk, über das sie Empfehlungen erhalten und neue Kontakte zu hochkarätigen Bewerber:innen aufbauen, die über reguläre Recruiting-Maßnahmen nicht erreichbar wären.
Spezialisierung: Die Stärke von Personalagenturen ist die Erfahrung, Expertise und die Kontakte, die sie mitbringt. Du solltest daher Wert auf die Spezialisierung auf einer Branche oder einen Tätigkeitsbereich legen.

Recruiter:innen

Auch Recruiter:innen haben viel gemein mit Personalvermittlungen. Sie sind aber oft auf ein Unternehmen spezialisiert oder sogar dort angestellt und arbeiten in der Personalabteilung. Dabei übernehmen sie Aufgaben aus dem gesamten Bewerbungsprozess – von der Stellenausschreibung über die Vorauswahl bis hin zu den Bewerbungsgesprächen und der Unterschrift.

Wenn sie dann noch Zeit haben, kümmern sie sich auch noch um das Personalmarketing und sorgen dafür, dass der Arbeitsplatz im Unternehmen so attraktiv wie möglich wahrgenommen wird. Falls du erfahren willst, wie du mit deinem Stellenangebot mehr und vor allem die richtigen Bewerber:innen erreichst, schau mal hier rein: Die perfekte Stellenanzeige schreiben.

Recruiter:innen machen den klassischen Personalvermittler:innen Konkurrenz. Durch die Digitalisierung und automatisierte Prozesse machen sich immer mehr Unternehmen verschiedene Recruiting-Kanäle zu eigen und bauen sich einen eigenen Bewerberpool auf. Dazu gehören Active Sourcing, Social Media Recruiting, Affiliate-Programme für Angestellte, und Candidate Relationship Management.

Hybridformen

In der heutigen Zeit lassen sich die bisher genannten Personalvermittlungsarten nicht mehr klar voneinander abgrenzen. In den letzten Jahren haben sich immer mehr „hybride" Formen des Recruitings gebildet. Wir von Workwise sehen uns beispielsweise auch als eine Mischung aus Recruiter:innen, Headhunter und Direktvermittler.

Wir erstellen zusammen mit dir als Unternehmen ein Anforderungsprofil, schauen uns potenziell passende Personen genau an, bevor wir sie tatsächlich vorschlagen und unsere Arbeit ist erst getan, wenn es zu einer erfolgreichen Vermittlung gekommen ist. Bei der Suche nach geeigneten Menschen für dein Unternehmen bedienen wir uns aber auch an den Instrumenten des Recruitings – wir verbreiten deine Stellenanzeige automatisiert auf allen gängigen Jobportalen, betreiben Social Media Recruiting und suchen auch in unserem Talentpool aktiv nach passenden Kandidat:innen.

Und das für jede Unternehmensart – egal ob kleines Familienunternehmen oder Großkonzern.

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Was sind die Aufgaben der Personalvermittlung?

Eine Vermittlung von Arbeitskräften kann, wie oben schon erwähnt, je nach Typ unterschiedlich ablaufen. Beispielsweise so:

Beauftragung der Personalvermittlung mit Bewerberprofil
Sichtung des Bewerberpools der Personalvermittlung
Schaltung zielgerichteter Stellenangebote auf verschiedenen Kanälen
(Vorauswahl und) Weitergabe der Bewerbungsunterlagen an das Unternehmen
Bewerbende durchlaufen unternehmenseigenen Bewerbungsprozess
Bei erfolgreicher Vermittlung erhält die Personalvermittlung eine Provision

Personalvermittlung: Vorteile und Nachteile

Für viele Unternehmen lohnt es sich, ihre Personalsuche komplett Personalvermittlungen zu übertragen oder sich zumindest dabei unterstützen zu lassen. Der Fachkräftemangel und der daraus entstandene „War for Talents" machen es schwerer, passendes Personal zu finden. Der Bewerbungsprozess dauert dadurch länger und kostet dich mehr.

Dennoch solltest du auch die Nachteile nicht aus dem Blick verlieren und gut abwägen, ob eine Personalvermittlung für dein Unternehmen tatsächlich sinnvoll und lohnenswert wäre – denn sie ist nicht immer die beste Wahl.

Nachteile einer Personalvermittlung

Kontrolle – Eine Medaille hat immer zwei Seiten. Einerseits kannst du dich zurücklehnen und die Suche jemand anderem überlassen, andererseits sitzt du jetzt auch nicht mehr am Steuer. Zwar bestimmst immer noch du, ob es letztendlich zum Vertrag kommt, aber wer überhaupt so weit kommt und wer unterwegs aussortiert wird, entscheidet die Mittelsperson.

Kosten – Personalvermittlungen kosten Geld, entweder bei erfolgreicher Vermittlung oder auf Honorarbasis. Hast du Zeit, ist es eventuell günstiger, die Stelle auszuschreiben und zu warten, statt Personalvermittler zu beauftragen. Hierbei solltest du aber auch mögliche Opportunitätskosten im Hinterkopf behalten.

Vertrauen – Um an die besten Bewerber:innen zu kommen, musst du eng mit der Personalvermittlung zusammenarbeiten. Dabei werden auch zwangsläufig Interna weitergegeben. Daher solltest du den Angestellten der Personalvermittlung voll und ganz vertrauen können. Achte deswegen darauf, dass vertraglich eine Geheimhaltungsklausel vereinbart ist, so bist du auf jeden Fall abgesichert.

Vorteile einer Personalvermittlung

Aufwand – Gerade für Startups, kleine und mittelständische Unternehmen kann eine Personalvermittlung geringere Kosten und Zeitaufwand bedeuten, da es eventuell keine oder nur eine kleine eigene Personalabteilung gibt. Zudem schätzen viele Unternehmen den persönlichen Kontakt und vertrauen auf das Knowhow der Vermittler:innen.

Profil erstellen – Headhunter und Personen der Personalvermittlung setzen ganz vorne an: beim Anforderungsprofil. Zusammen mit dir erstellen sie ein Profil anhand der Aufgaben und nötigen Qualifikationen, um den Kreis der potenziellen Arbeitskräfte einzugrenzen und schnell passende Kandidat:innen zu finden.

Bedarf – Auftragsschwankungen oder Mitarbeiterausfälle können ein Unternehmen von einem Tag auf den anderen überfordern. Personalvermittlungen und Zeitarbeitsfirmen können diesen Bedarf kurzfristig decken, sodass bei dir alles rund läuft.

Personalmangel entgegenwirken – Personalvermittlung ist gerade im IT-Bereich wichtig, denn die Nachfrage nach MINT-Fachkräften (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften, Technik) ist durch den digitalen Wandel hoch, woraus ein Fachkräftemangel resultiert. Vor allem, weil viele ITler:innen gar nicht auf Jobsuche sind und deswegen über traditionelle Methoden, wie Stellenanzeigen, nicht erreichbar sind.

IT-Personalvermittler lösen genau dieses Problem, indem sie moderne Methoden wie Headhunting und Talent Sourcing nutzen, um passende IT-Kräfte für dich zu finden.

Passgenaue Angestellte – Der große Pool der Personalvermittlungen ermöglicht es dir, für jede Stelle passende Menschen zu finden. Durch die hohe Vernetzung erreichen sie so auch Bewerber:innen, die dir auf normalem Weg verborgen geblieben wären.

Gerade rasch wachsende Unternehmen profitieren sehr von Personalvermittlern, da sie wegen ihres Wachstums wenig Ressourcen zur Verfügung haben, aber gleichzeitig schnell auf neue, qualifizierte Angestellte angewiesen sind.

Personalvermittlung: Kosten, Provision und Honorar

Die Kosten für eine Personalvermittlung variieren teilweise sehr stark. Oft wird eine Provision vereinbart, die sich am Bruttojahresgehalt der zu besetzenden Stelle orientiert. 20–30 Prozent entsprechen etwa dem Durchschnitt, hochspezialisierte Headhunter bewegen sich auch gerne mal noch darüber.

Die Provision oder das Honorar für die Personalvermittlung wird meist dann fällig, wenn die Stelle erfolgreich besetzt wurde. Ab und zu gibt es auch die Variante, dass 50 Prozent bei Auftragsvergabe gezahlt werden und bei Abschluss die andere Hälfte. Das ist vor allem bei Headhuntern und Personalberater:innen der Fall, die sich nach Aufwand und nicht erst bei erfolgreicher Vermittlung bezahlen lassen.

Um für den Anfang kein Risiko einzugehen, solltest du ein Angebot mit erfolgsbasiertem Bezahlungsmodell wählen oder versuchen, ein solches Modell auszuhandeln. So gehst du sicher, dass für dich erst Kosten entstehen, wenn es tatsächlich zu einer erfolgreichen Vermittlung gekommen ist.

Workwise geht in Vorleistung und sucht für dich passende Kandidat:innen. Ist niemand dabei, ist unser Service kostenlos. Findest du passende Angestellte mit uns, zahlst du eine Provision für die erfolgreiche Vermittlung. Durch die Geld-zurück-Garantie bist du auch für die ersten Wochen danach abgesichert.

Und du hast noch einen weiteren Vorteil: Da du die Preise von Workwise bei einer erfolgreichen Vermittlung bereits im Vorfeld kennst, kannst du auch die Cost-per-Hire berechnen, bevor du überhaupt die Stellenanzeige schaltest!

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Was bedeutet Personalvermittlung?

Wie funktioniert Personalvermittlung?

Was kostet eine Personalvermittlung?

Warum sollte man Personalvermittlung nutzen?