Es gibt verschiedene Möglichkeiten, HR-Prozesse mithilfe von Software-Lösungen zu digitalisieren und organisieren. Für das Recruiting werden beispielsweise Tools angeboten, die das Bewerbermanagement zentral steuern und die Bewerbersuche optimieren können.

Software-Komplettlösungen, mit welchen nicht nur der Recruitingprozess, sondern das gesamte Personalmanagement organisiert werden kann, unterscheiden sich in einigen wichtigen Punkten von Bewerbermanagementsystemen.

Es stellt sich die Frage: Ist es sinnvoller, eine All-In-One-Software zu verwenden, oder auf spezifische Tools wie ein Bewerbermanagementsystem zurückzugreifen?

In diesem Artikel erfährst du, welche Vorteile beide Möglichkeiten mit sich bringen und wie eine optimale Lösung aussehen kann.

Bewerbermanagementsystem oder HR-Komplettlösung: Unterschiede

Schauen wir uns zunächst die Merkmale der beiden Tools an:

Mithilfe eines Bewerbermanagementsystems, auch als Applicant Tracking System (ATS) bezeichnet, kannst du dein Bewerbermanagement zentral organisieren. Prozesse rund um die Mitarbeitersuche können zeit- und kosteneffizient gestaltet werden. Vom Ausschreiben der Stellenanzeige bis hin zur Vertragsunterschrift wird alles digital gesteuert und Abläufe optimiert.

Ein Bewerbermanagementsystem ist in seiner speziellen Funktion begrenzt: Es unterstützt dich beim gesamten Recruitingprozess, dem Finden neuer Mitarbeiter und dem Verwalten von Bewerberdaten. Der Fokus liegt damit auf den Personen, welche noch nicht Teil des Unternehmens sind.

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Eine ganzheitliche HR-Software, auch als Human Capital Management System (HCM) oder Human Resource Information System (HRIS) bezeichnet, bietet im Gegensatz dazu eine Komplettlösung für alle Bereiche des Personalmanagements.

Im Zentrum stehen dabei vor allem Funktionen für Prozesse innerhalb des Unternehmens – das heißt, ein HCM-System wird für die Personaldatenverwaltung bereits eingestellter Mitarbeiter genutzt. Verschiedenste Aufgaben, wie beispielsweise die Stammdatenverwaltung, Einsatzplanung, Abrechnungen oder Personalentwicklung lassen sich damit digital und zentral bearbeiten.

Auch für das Recruiting bieten HCM-Systeme einige Funktionen mit an – meist liegt der Fokus jedoch nicht darauf.

Unterschied spezialisierter Bewerbermanagementtools und ganzheitlichen HR-Lösungen

Vorteile einer ganzheitlichen HR-Software

Ein solches System deckt die gesamte Bandbreite an Funktionen ab, die du für das Personalmanagement benötigst. Dementsprechend kannst du für jeden Prozess dasselbe Tool verwenden.

Welche weiteren Vorteile ergeben sich aus der Verwendung eines HCM-Systems?

Übersichtlichkeit: Alle Personal- und Bewerberdaten sind an einem Ort gespeichert. Die Funktionen können leicht miteinander kombiniert und HR-Prozesse zentral gesteuert werden.
Effizienz: Interne HR-Prozesse lassen sich damit effizient und unkompliziert abwickeln, das Personal wird somit von vielen administrativen Aufgaben entlastet.
Datenübertragung: Die Datenübertragung und -verwaltung ist unkompliziert: Sobald ein Bewerber als Mitarbeiter eingestellt wird, können die entsprechenden Bewerberdaten automatisch als Personaldaten übernommen werden.
Datenschutz: Da du dich nur einmal damit auseinandersetzen musst, ob das gewählte Tool DSGVO-konform ist und die Zugriffsrechte auf sensible Daten richtig eingestellt sind, bedeutet ein HCM-System bezüglich des Datenschutzes vergleichsweise wenig Aufwand.
Aufwand: Ein einziges Tool für alle HR-Prozesse kann weniger Aufwand beim Einlernen und Verstehen des Systems bedeuten.
Kosten: Es fallen nur Kosten für einen Softwareanbieter an.

<div class="blog_primary-box"><p>Ein HCM-System ist sinnvoll, um – unabhängig der Mitarbeiterzahl – Aufgaben schnell und effizient erledigen und ein zuverlässiges HR gewährleisten zu können.</p></div>

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Vorteile eines spezialisierten Recruiting-Tools

Passende Mitarbeiter zu finden und einzustellen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Zukunft und Weiterentwicklung deines Unternehmens. Deswegen kann es sinnvoll sein, dass du hierfür auch die bestmöglichsten, spezialisierten Tools verwendest.

Was für Vorteile bietet ein ATS konkret für dich?

Spezialisierung: Der Fokus des Tools liegt auf dem Recruiting neuer Mitarbeiter. Daher sind Bewerbermanagementsysteme auch genau auf diese Funktion optimiert.
Möglichkeiten: Mit einem ATS lässt sich der gesamte Recruitingprozess von Anfang bis Ende zentral steuern und abwickeln. Nicht nur die Bewerberdatenverwaltung, sondern auch die Kommunikation mit Kandidaten, Koordination von Terminen oder die strukturierte Übersicht über Bewerbungen mit teils automatisierten Screening ermöglichen es Unternehmen, Entscheidungen schnell und effizient zu treffen. Die Candidate Experience wird von einem schnellen Bewerbungsprozess und attraktiven Arbeitgeberauftritt positiv beeinflusst.
People Analytics: Häufig bietet ein ATS auch die Möglichkeit, Kandidaten automatisch anhand von verschiedenen Kriterien zu priorisieren. Damit sparst du Zeit bei der Auswahl von möglichen Kandidaten und kannst mehr Ressourcen investieren, um diese kennenzulernen.
Aktualität: Eine spezialisierte Software entwickelt nur Funktionen für dessen Kerntätigkeit. Neue Funktionen können deutlich schneller entwickelt werden und somit rechtliche Anforderungen oder Trends direkter abgebildet werden.
Flexibilität: Beim Einsatz einer spezialisierten Software für das Bewerbermanagement bist du in der Regel flexibler. Das betrifft nicht nur die Auswahl des Systems, welche dann nicht die kompletten Prozesse im Unternehmen betrifft – und damit auch intern viele Stakeholder mitzusprechen haben. Sondern auch die anschließende Nutzung, die du ganz nach deinen Bedürfnissen und den deines HR- oder Recruiting-Teams einrichten kannst.

Du suchst nach einem spezialisierten Recruiting-Tool? Hier findest du eine Übersicht über die wichtigsten Recruiting-Tools.

Verbindung der beiden Tools: Die optimale Lösung?

Das Wichtigste schon mal vorweg: Es kann – abhängig von deinen Anforderungen – durchaus sinnvoll sein, für das Recruiting eine anderes Tool zu verwenden als für das restliche Personalmanagement. Indem du auf eine spezialisierte Software zurückgreifst, kannst du die Vorteile dieser optimal für dein Unternehmen ausnutzen.

Unternehmen unterscheiden sich in ihrer Struktur und ihrem Aufbau voneinander und haben dementsprechend auch verschiedene Anforderungen an HR-Tools. Gerade deswegen ist es bei der Auswahl einer All-in-One-HR-Software oft schwierig, allen Anforderungen gerecht zu werden.

Die Komplettlösung deckt außerdem häufig nicht die gesamte Bandbreite an Funktionen ab, die ein Unternehmen für ein erfolgreiches Recruiting braucht.

Beispiele hierfür sind der Außenauftritt oder die Vermarktung von Jobangeboten: Eine mobiloptimierte und ansprechende Karriereseite , die Bewerber überzeugt, oder die Anbindung des Systems an bekannte Jobbörsen für schnelleres Posting sind oft nicht teil einer HR-Komplettlösung.

Ein Bewerbermanagementsystem bietet an dieser Stelle deutlich mehr Funktionen, welche spezifische Anforderungen erfüllen und ein effizientes Recruiting ermöglichen können.

Indem du deine HR-Lösung mit einem spezialisierten Recruiting-Tool kombinierst, kannst du also das Meiste aus deinen HR-Prozessen herausholen. Ein ATS stellt eine geeignete Ergänzung zu deinem HCM-System dar, wenn du bereits eines hast oder einen Anbieter im Blick hast, der die Anforderungen für das Recruiting nicht erfüllt.

Unternehmensinterne Prozesse und Bewerbermanagement können durch eine Kombination der Tools flexibel gesteuert werden. So kannst du die Vorteile beider Systeme optimal für dich nutzen und deine gesamten HR-Prozesse so effizient wie möglich gestalten.

<div class="blog_primary-box"><p>Es gilt: Zwei spezialisierte Tools können besser für dich arbeiten als ein Tool, das alles kann – aber keinen Fokus auf deinen Anforderungen hat. Du solltest dir deshalb bei der Auswahl der Tools eine Checkliste anlegen und zunächst wichtige Anforderungen ausarbeiten. Es kann sinnvoll sein, für beide Bereiche die bestpassendsten Systeme zu nutzen und <b>keine Kompromisse einzugehen.</b></p></div>

Schnittstelle: Die Datenübertragung zwischen den zwei Tools

Du fragst dich, wie das mit der Datenübertragung klappen soll? Auch wenn die zentrale Datenspeicherung einer HR-Komplettlösung ein Vorteil darstellt – die Anbindung der Bewerbermanagementsoftware an dein HCM-System kann auch durch eine Schnittstelle gewährleistet werden.

Über eine Schnittstelle, zum Beispiel von Softgarden, können Daten von einem ins andere System übertragen werden, ohne dass du die Daten von Hand ins neue System eingeben musst.

Die sogenannte API (Application Programming Interfaces) sorgt also dafür, dass eine Recruiting-Software problemlos in ein HCM-System integriert werden kann und für dich dabei kein Mehraufwand entsteht. Alle Bewerberdaten werden über diese Schnittstelle schnell und einfach ins andere System übertragen.

Damit hast du die Möglichkeit, die Vorteile aus beiden Systemen zu nutzen und gleichzeitig eine spezialisierte und passende Lösung für dein HR-Management zur Verfügung stehen.

Und das Beste? Du kannst jederzeit flexibel Tools updaten oder neue Tools in deine bestehende HR-Software integrieren und so immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Beispiele für beide Lösungen

Damit du einen Überblick darüber erhältst, welche Systeme überhaupt für welche Funktionen angeboten werden, haben wir dir einige Beispiele aufgelistet.

Reine Bewerbermanagementsysteme:

HR-Komplettlösungen:

Einen ausführlichen Anbietervergleich über Bewerbermanagementsysteme oder Komplettlösungen mit integriertem Bewerbermanagement findest du hier. Eine Übersicht über die besten HR-Tools haben wir dir hier zusammengestellt.

Key-Take-Aways

<div class="blog_primary-box"><ul><li>HR-Komplettlösungen bieten Funktionen für das <strong>gesamte Personalmanagement</strong> eines Unternehmens. Mit ihnen lassen sich verschiedene Strukturen innerhalb des Unternehmens organisieren und Personal- und Bewerberdaten zentral verwalten.</li><li>Bewerbermanagementsysteme dagegen sind rein auf <strong>Recruiting</strong> spezialisiert und bieten dir deshalb in diesem Bereich mehr und häufig aktuellere Möglichkeiten, passende Mitarbeiter zu finden.</li><li><strong>Es ist nicht zwingend notwendig, eine HR-Komplettlösung zu verwenden</strong>. Durch die Verwendung einer Schnittstelle ist die Datenübertragung unproblematisch und bedeutet damit in der Regel keinen Mehraufwand für dich. Durch eine Kombination beider Lösungen kannst du deine HR-Prozesse optimal und individuell gestalten.</li></ul></div>

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