Als Recruiter lernst du oft vielversprechende Talente kennen und willst diese am liebsten gleich einstellen. Das Problem: Nicht immer ist eine Stelle frei, die zu der Person passt.

Die Lösung: Der Aufbau eines Talent Pools für dein Unternehmen. Hier kannst du interessante Kontakte sammeln, regelmäßig informieren und an einem späteren Zeitpunkt wieder auf sie zurückkommen. Hier erfährst du, wie du vorgehst.

Was ist ein Talent Pool? Definition und Ziele

Ein Talent Pool oder ein Kandidatenpool ist eine Datenbank, die aus Bewerber:innen, Angestellten und anderen Kontakten besteht. Aber nicht jede Person, die sich jemals beworben hat oder bei dir gearbeitet, landet dort. Im Talent Pool erfasst du alle Personen, bei denen du Potenzial siehst und mit denen du im Austausch bleiben möchtest:

Personen mit interessanten Initiativbewerbungen
Bewerber:innen, die es nur auf Platz 2 im Auswahlverfahren geschafft haben
Als High Potential bewiesene Praktikant:innen
Vielversprechende Kandidat:innen aus dem Active Sourcing

Den Talent Pool kannst du intern organisieren, zum Beispiel mit Excel. So ist er allerdings sehr aufwändig zu pflegen und kann schnell unübersichtlich werden. Als Alternative kannst du dafür spezielle Talent Pool Software nutzen – ein Bewerbermanagementsystem.

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Durch Talent Pools wird das Recruiting entlastet und der Prozess der Kandidatensuche vereinfacht: Bei Bedarf eines neuen Mitglieds für dein Team muss mit der Suche nicht bei null angefangen werden. Du kannst – bevor du andere Maßnahmen einleitest – in deinem Talent Pool nachsehen, vielleicht wartet dort schon die passende Person für den Job auf dich.

Kandidatenpool oder interner Talent Pool?

Unter einem Talent Pool kann auch eine Datenbank verstanden werden, die die Potenziale der bestehenden Mitarbeiter:innen erfasst. In dieser Art von Talent Pool existieren Profile zu allen Angestellten, in denen ihre fachlichen Qualifikationen sowie ihre Soft Skills erfasst sind.

Mithilfe eines internen Talent Pools kannst du das Entwicklungspotenzial einzelner Mitarbeiter:innen feststellen und sie gezielt mit Weiterbildungen oder Coaching-Angeboten unterstützen.

Oft ist es günstiger bestehende Mitarbeiter:innen zu fördern, als neue Teammitglieder einzustellen. Nutze Upskilling, um die Mitarbeiter:innen bei ihrer Entwicklung zu unterstützen.

In Abgrenzung zu dem internen Talent Pool kann der Begriff Kandidatenpool verwendet werden. Hier ist ausdrücklich eine Datenbank an qualifizierten Kandidat:innen, die für eine Neueinstellung in Frage kommen, gemeint.

Vorteile eines Talent Pools

Der Talent Pool ist ein wichtiges Werkzeug für erfolgreiches Recruiting. In deinem Talent Pool sammelst du die Kontaktdaten von vielversprechenden Kandidat:innen und kannst auf diese zurückgreifen, sobald du eine freie Stelle besetzen möchtest.

Betreibst du Talent Sourcing und nutzt deinen Talent Pool für die direkte Ansprache passender Kandidat:innen, dann sparst du bei dem Sortieren der Bewerber:innen wertvolle Zeit.

Du musst zwar aktiv auf die Kandidat:innen zugehen, doch beim Vorsortieren der Bewerbungen sparst du Zeit. Ist dein Talent Pool gepflegt und auf dem neuesten Stand, kannst du davon ausgehen, dass alle Personen, die du kontaktieren wirst, den fachlichen Anforderungen der freien Stelle entsprechen.

Kontaktierst du zum Beispiel ehemalige Praktikant:innen oder die Kontaktvorschläge der Mitarbeiter:innen, kannst du außerdem davon ausgehen, dass bei diesen Kandidat:innen auch der Cultural Fit kein Problem sein wird.

Hier siehst du die Vorteile eines Talentpools in der Übersicht:

Die Suche nach neuen Mitarbeiter:innen nimmt weniger Zeit in Anspruch.
Weniger Zeit bedeutet auch weniger Ausgaben im Recruiting. Die Cost-per-Hire verringert sich.
Verbesserte Active Sourcing-Strategie: Alle Infos über die Kandidat:innen sind bereits an einem Ort erfasst.
Bei Bedarf nach neuen Angestellten, hast du jederzeit qualifizierte Kandidat:innen im „Wartebereich“.
Die Candidate Experience wird verbessert: Auch abgelehnte Bewerber:innen fühlen sich durch die Aufnahme in den Talent Pool wertgeschätzt.
Du hast die Möglichkeit, mit interessanten Talenten in Kontakt zu bleiben und sie über Neuigkeiten zu informieren.

Du möchtest mehr darüber wissen, wie du deinen Talent Pool effektiv zur Suche neuer Mitarbeiter:innen einsetzen kannst? In unserem Artikel zu der richtigen Vorgehensweise beim Talent Sourcing erfährst du mehr.

Talent Pool aufbauen: So gehts

Der Aufbau deines Talent Pools sollte von Anfang bis Ende durchdacht sein. Wir zeigen dir in vier Schritten, wie du deinen Talent Pool aufbauen kannst und was du dabei beachten solltest:

1. Passende Kandidat:innen für den Talent Pool identifizieren – Was ist ein Talent?

Eine Person ist dann ein Talent, wenn sie etwas besonders gut macht und sich dabei von anderen abhebt. Im beruflichen Kontext bedeutet das normalerweise, dass die Person Stärken in einem Fachgebiet hat und diese bei der Arbeit einsetzen kann.

Wen genau du als Talent bezeichnen möchtest, hängt ganz von dir ab. Das kann jede:r sein:

Jemand mit bestimmten Fähigkeiten
Ein Experte oder eine Expertin auf einem speziellen Gebiet
Jemand mit einem besonders auffälligen Lebenslauf und Referenzen
Eine Person, die sehr gut in deine Unternehmenskultur passen würde
Eine Person, die bereits in dem Unternehmen beschäftigt war und gute Arbeit geleistet hat.

Der Begriff ist für Unternehmen stark branchenabhängig und wird von der Unternehmenskultur beeinflusst. Für dich ist ein Talent vielleicht jemand anderes, als für ein anderes Unternehmen.

Daher solltest du in regelmäßigen Abständen definieren, was für dich ein Talent ausmacht – also was diese Person haben oder wie sie sein sollte – um die Basis für ein erfolgreiches und effektives Talentmanagement zu schaffen. So stellst du sicher, dass alle Personen, die in deinem Talent Pool landen, bestimmte Anforderungen erfüllen, die für dich wichtig sind.

2. Geeignete Kandidat:innen für den Talent Pool finden

Spannende Menschen und Talente gibt es an jeder Ecke, du musst nur genau hinsehen und die Chance ergreifen, sie in deinen Talent Pool einzuladen. Was du machen kannst und wohin du gehen musst, um Talente zu finden:

Karriere- & Fachmessen besuchen
Hochschulmarketing nutzen
In Auswahlprozessen auf alle Kandidat:innen achten (Kandidat:innen, die nicht eingestellt wurden, für später merken)
Mitarbeiterempfehlungen für den Talent Pool heranziehen
Ehemalige (Angestellte, Praktikant:innen, Studierende, Azubis) ans Unternehmen binden
Karriereseite nutzen
Initiativbewerber:innen ernst nehmen
Social-Media-Kanäle aktivieren
Active Sourcing betreiben

Mit Workwise kannst du auch nach Talenten suchen und diese zu deinem Talent Pool auf der Plattform hinzufügen.

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Je größer dein Talent Pool wird, desto größer ist dein gesamtes Netzwerk. Denn neben dem beruflichen Netzwerk der Talente kommt oftmals noch deren privates Netzwerk hinzu, wo du positiv über dein Unternehmen sprechen kannst. Das solltest du zu jedem Zeitpunkt im Hinterkopf behalten.

Tipp: Beim Aufsetzen eines Talent Pools solltest du auf Qualität statt auf Quantität setzen. Es ist zwar erstmal einfacher, jede scheinbar gute Arbeitskraft zu deinem Talent Pool hinzuzufügen, aber Vorsicht: Am Ende hast du ein riesiges Netzwerk aufgebaut und musst trotzdem einen großen Aufwand betreiben, um unter den vielen Personen die passenden Kandidat:innen zu finden. Mit einem fokussierten, kleinen Talent Pool hast du weniger Streuverluste und Verwaltungsaufwand.

3. Segmentierung des Talent Pools

Um deinen Talent Pool effektiv nutzen zu können, fehlt noch ein wichtiger Schritt: Die Segmentierung der Talente. Der Talent Pool sollte von Anfang an strukturiert sein, damit du einen guten Überblick über alle Talente behältst. So kannst du schnell nach bestimmten Kriterien und Gruppen suchen.

Einige der am häufigsten genutzten Kriterien zur Segmentierung sind:

Standort: Kontinente, Länder, Städte ...
Verfügbarkeit: Zeitpunkt des Studienabschlusses ...
Abschluss: Abitur, Diplom ...
Qualifikation: Programmierkenntnisse, Fähigkeiten
Erfahrung: Berufsanfänger:in, Professional...
Wunschposition: Praktikum, Managementposition ...

Bei der Segmentierung solltest du natürlich auf die Situation deines Unternehmens eingehen. Welche Kriterien sind für dich besonders wichtig und was ist eher vernachlässigbar?

Hast du die relevanten Kriterien ausgewählt, kannst du gezielt Daten von deinen Talenten abfragen. Der Vorteil: Neue offene Stellen können zielgerichteter besetzt werden. Gleichzeitig kannst du das Angebot deines Talent Pools besser überblicken und dein Active Sourcing damit abgleichen.

4. Talente ans Unternehmen binden – Talent Pool Management

Das größte Problem an Talent Pools ist die richtige Pflege. Hast du erstmal die richtigen Personen in deinem Pool, sollten diese regelmäßig etwas von dir hören. Eine gute Beziehung zu deinen Talenten ist das A und O. Nur so schaffst du es, sie langfristig zu überzeugen.

Wir haben für dich ein paar Vorschläge gesammelt, wie du zu deinen Talenten Kontakt halten kannst:

Einladungen zu Messen oder Veranstaltungen: Biete deinen Talenten an, an Veranstaltungen teilzunehmen. Zum Beispiel stellen Workshops oder Meetups eine tolle Möglichkeit dar, deine Talente näher kennenzulernen und sie gleichzeitig wieder an dein Unternehmen zu erinnern.‍
Neuigkeiten und aktuelle Informationen zum Unternehmen: Informiere deine Talente über Änderungen oder relevante Neuigkeiten in deinem Unternehmen. Nicht jede Kleinigkeit ist für die Kandidat:innen in deinem Talent Pool interessant. Achte deshalb darauf, dass die geteilten Informationen einen Mehrwert für sie haben. Neue Standorte, neue Abteilungen und Stellen oder Ziele für das nächste Jahr könnten für potenzielle Angestellte interessant sein.‍
Feedback zum Recruiting-Prozess: Bitte die Personen aus deinem Talent Pool über ein Feedback zu deinem Recruiting-Prozess. Dadurch fühlen sich nicht nur deine Talente wertgeschätzt und haben die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern. Auch du hast Vorteile: Du kannst dein Recruiting weiter optimieren, sodass die Candidate Journey sich nachhaltig verbessert.‍
Geburtstagswünsche: Eine Möglichkeit, in Kontakt zu bleiben, auch wenn es gerade keine neuen Jobangebote für diesen Kandidat gibt. Schicke deinen Talenten an ihrem Geburtstag einen Gruß und lass sie wissen, dass sie noch ein wichtiger und wertvoller Teil deines Pools sind.

5. Den Talent Pool nutzen

Verfügst du über einen geordneten Talent Pool, der immer auf dem neuesten Stand ist, kannst du den Kandidatenpool für jede Art von Stelle als erste Quelle nutzen. Du kannst die Kandidat:innen in deinem Talent Pool gezielt nach den Eigenschaften filtern, die für die aktuelle Stelle entscheidend sind, und ihnen dein Jobangebot senden.

Auf diese Weise generierst du passgenaue Bewerbungen und hältst die Mitglieder deines Talent Pools immer über aktuelle Ausschreibungen auf dem Laufenden. Lieferst du ihnen relevante Jobvorschläge, erhöhst du auch die Bindung zu deinem Unternehmen.

6. Ausbau des Talent Pools zur Talent Community

Mithilfe der passenden HR-Software oder auch über zugangsbeschränkte Gruppen in sozialen Netzwerken, wie etwa Facebook oder Linkedin, kannst du deinen Talent Pool zu einer interaktiven Talent Community ausbauen, in der sich die Kandidat:innen untereinander oder mit dem Unternehmen austauschen können.

Hier kannst du beispielsweise neue Jobangebote oder anstehende Infoveranstaltungen, wie zum Beispiel ein Tag der offenen Tür, direkt mit einer größeren Gruppe teilen. Es ist auch möglich, dass sich die Kandidat:innen in deinem Talent Pool mit ihren Fragen zum Bewerbungsverfahren direkt an die Community oder über eine Chatfunktion an dich wenden können.

So bist du mit deinem Talent Pool erfolgreich

Ein Talent Pool muss Vorteile für beide Seiten bereithalten – für dein Unternehmen genauso wie für deine Talente. Ist kein Sinn hinter dem Talent Pool zu erkennen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sich die identifizierten Talente in deine Datenbank aufnehmen lassen oder auf deine Anfragen reagieren. Gleichzeitig verschwendest du Mühe und Zeit für dieses Projekt.

Unsere Tipps für den Aufbau eines erfolgreichen Talent Pools:

Ein Talent Pool muss nicht nur aus neuen Bewerber:innen bestehen, sondern kann auch Angestellte und Ehemalige beinhalten.
Achte auf Qualität statt Quantität bei der Auswahl der Talente.
Die richtige Segmentierung hilft dir bei der schnellen Suche nach neuen Mitarbeiter:innen aus deinem Talent Pool.
Der Talent Pool spart beim Recruiting nicht nur Geld sondern auch Zeit, trotzdem musst du regelmäßig den Kontakt zu deinen Talenten pflegen.

Talent Pool: Datenschutz beachten

Möchtest du Daten von Bewerber:innen in einem Talent Pool speichern, musst du besonders auf die Datenschutzregelungen achten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten unterliegt nämlich der Datenschutz-Grundverordnung. (DSGVO) Um deine Mitarbeitenden und potentiellen Bewerber:innen auf den Umgang mit personenbezogenen Daten vorzubereiten, ist die Verwendung eines Merkblatts zum Datenschutz für Mitarbeiter:innen empfehlenswert.

Nutzt du ein DSGVO-konformes Bewerbermanagementsystem musst du dir keine Sorgen über den Datenschutz machen, denn die Software sichert den Datenschutz deiner Kandidat:innen.

DSGVO-konformes Recruiting mit Workwise: Baust du deinen Talent Pool mit dem DSGVO-konformen Bewerbermanagemensystem von Workwise auf, ist der Datenschutz garantiert.

Was du als Personaler im Umgang mit den personenbezogenen Daten von Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen beachten musst, erfährst du hier.

Nutze den Talent Pool von Workwise

Mit Talent Pools bist du eher dazu in der Lage, deine offenen Stellen und Positionen zu füllen – und das mit deutlich weniger aufgewendeten Ressourcen. Von einem Talent Pool profitierst du in vielerlei Hinsicht. Trotzdem solltest du den Verwaltungsaufwand nicht unterschätzen.

Falls du keine Kapazitäten hast, einen eigenen Talent Pool aufzubauen, kannst du ganz einfach auf unseren zugreifen. Workwise verwaltet mittlerweile über 600.000 registrierte Talente. Für die unterschiedlichsten Stellen haben wir eine Vielzahl an registrierten Talenten.

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