Gegen mehr Effizienz und eine möglichst schlanke Time-to-hire hat wohl kein:e Recruiter:in etwas einzuwenden. Und auch die Kandidat:innen wissen es zu schätzen, wenn sich das im Bewerbungsverfahrens widerspiegelt. Die Softgarden-Umfrage Candidate Experience hat ergeben, dass sich 75% der Bewerber:innen im Auswahlverfahren vor allem eines wünschen: schnelle und transparente Prozesse.

Du willst deinen Recruiting-Prozess beschleunigen, aber die Kapazitäten deines Teams sind ausgereizt? Ein Applicant Tracking System kann die Lösung sein.

Ein sogenanntes Applicant Tracking System (ATS) ist eine Software, die die Arbeit im Hiring-Team vereinfacht und euch ermöglicht, eure Ressourcen möglichst gezielt einzusetzen. So spart ihr Zeit und Kosten und gleichzeitig wird die Candidate Experience verbessert.

Dank ATS: Auftrumpfen mit Schnelligkeit

Die Bewerber:innen erwarten Schnelligkeit. Die Candidate-Experience-Umfrage von Softgarden hat gezeigt, dass sich rund 60% der befragten Jobsuchenden höchstens zehn Minuten für das Abschicken einen Online-Bewerbung nehmen wollen. Haben sie ihre Bewerbung eingereicht, erwarten sogar 75% der Bewerber:innen innerhalb von zwei Wochen eine Rückmeldung von dem Unternehmen.

Du fragst dich, wie du diesen Ansprüchen gerecht werden kannst? Mit den richtigen technischen Hilfsmitteln, ist dieser zeitliche Rahmen gar kein Problem.

Unter einem Applicant Tracking System (ATS) wird eine Softwareanwendung verstanden, die alle eingehenden Bewerbungen zentral bündelt und allen Mitgliedern des verantwortlichen Hiring-Teams zugänglich macht. Durch das Programm wird die elektronische Verarbeitung der Bewerbungen erleichtert. Je nach verwendeter Software, kann das ATS den Bewerbungsprozess im Hintergrund unterstützen oder den Beteiligten als Plattform dienen.

Die verbesserte Datenverwaltung ermöglicht dir, die Ressourcen des Hiring-Teams zielgerichteter einzusetzen und gleichzeitig den Bewerbungsprozess für die Kandidat:innen schneller und angenehmer zu gestalten.

Welche Applicant Management Software ist die richtige?

In den Grundzügen sind sich alle verfügbaren Applicant Tracking Systeme ähnlich: Sie verwalten die eingehenden Bewerbungen und helfen dir, die Personalsuche zu koordinieren. Doch es gibt eine Vielzahl an Anbietenden, die unterschiedliche zusätzliche Features im Repertoire haben und verschiedene Preismodelle anwenden. Die Abrechnung kann zum Beispiel monatlich oder jährlich erfolgen oder sich nach der Anzahl der beteiligten Recruiter:innen oder der ausgeschrieben Stellen richten.

Du solltest auch im voraus genau abwägen, welche Funktionen einen echten Mehrwert für dein Team erzeugen, an welchen Stellen im Recruiting-Prozess Automatisierung Sinn ergibt und wie hoch das Budget ist, das für diesen Zweck investiert werden kann.

Gerade zu Beginn ist die Arbeit mit einem Applicant Tracking System recht aufwendig. Abhängig davon, welche Funktionen dein ATS haben soll, kann die Software auch recht kostspielig sein. Gerade für kleinere Unternehmen, die nur wenige freie Stellen ausgeschrieben haben, lohnt sich hier der Umstieg von einer umfassenden HR-Software eventuell nicht.

Download kostenloses Whitepaper: Übersicht Applicant Tracking Systeme

Lade dir das Whitepaper jetzt kostenlos herunter und finde heraus, worauf du bei der Auswahl achten musst und welche Anbieter du unter anderem zur Verfügung hast.

Die Funktionen der Applicant Tracking Systeme

Damit du besser beurteilen kannst, welche Features für dich unbedingt inbegriffen sein müssen und welche du gerne einmal ausprobieren möchtest, ist hier eine Auflistung möglicher Funktionen, die ein ATS dir bieten kann:

✔ One-Click-Bewerbungen & Bewerbungsformulare: Die Bewerber:innen wünschen sich, dass das Bewerbungsverfahren so unkompliziert wie möglich ist. Mit einem vorgefertigten Bewerbungsformular nimmst du deinen Kandidat:innen die Arbeit ab, die sie in ein Anschreiben oder ein Motivationsschreiben investieren müssten, und du erhältst die Informationen, die dich wirklich interessieren.

Noch einfacher geht der Austausch über eine One-Click-Bewerbung. Hier können die Bewerber:innen ihre Daten direkt von ihrem Xing- oder Linkedin-Account importieren.

Die One-Click-Bewerbung gehört zu den wichtigsten Recruiting-Trends 2023 und wird uns noch eine Weile begleiten. Hier liest du, was noch auf der Liste der neuesten Recruiting-Trends steht.

✔ CV-Parsing: Beim CV-Parsing liest eine Software die Daten eines hochgeladenen Lebenslaufs aus und trägt sie automatisch in die passenden Felder im Bewerbungsformular ein. So sorgst du dafür, dass der Bewerbungsprozess für die Kandidat:innen so angenehm und flüssig wie möglich ist.

✔ Matching und Application Scores: Viele Applicant Tracking Systeme geben dir die Möglichkeit, die eingehenden Bewerbungen automatisch nach vorher festgelegten Kriterien zu bewerten und ihren individuellen Application Score zu berechnen. Wenn du sehr viele Bewerbungen erhältst, hilft dir diese Funktion dabei, den Überblick zu behalten und die unqualifizierten Bewerbungen auszusortieren.

Bedenke aber auch, dass Quereinsteiger:innen auf diese Weise eher durch dein Raster fallen. Durch die Filterung der Bewerbungen nach ganz bestimmten Schlüsselwörtern entgehen dir eventuell spannende Kontakte, die zwar eine bestimmte Qualifikation nicht vorweisen können, aber eventuell mit ihren Soft-Skills überzeugen könnten.

✔ Kommunikation: In einigen Applicant Tracking Systemen kannst du dich direkt mit deinen Kolleg:innen im Hiring-Team über die Bewerber:innen und den Prozess austauschen. Das erleichtert und beschleunigt die Zusammenarbeit im Hiring-Team. Damit der notwendige Datenschutz gewährleistet wird, können an unterschiedliche Teammitglieder unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben werden.

Außerdem kannst du über das System den Kontakt zu den Bewerber:innen aufnehmen, sie zu Vorstellungsgesprächen einladen oder Absagen versenden. Dies kann in Form automatisierter Status-Updates erfolgen oder aber über individuelle E-Mails oder Chat-Nachrichten. Manche ATS beinhalten auch Video-Chat-Funktionen, über die sogar erste Kennenlerngespräche abgehalten werden können.

✔ Terminplanung: Viele Applicant Tracking Systeme beinhalten ein Kalender-Tool, über den Termine für Vorstellungsgespräche oder Probetage vereinbart werden können. So werden alle Beteiligten automatisch über die Termine informiert und können diese annehmen oder einen Alternativtermin vorschlagen, sollte es bei ihnen nicht passen.

✔ Anbindung an das HR-System: Über eine Schnittstelle mit deiner Personalverwaltungssoftware lassen sich die Kandidat:innen-Daten im Falle einer Einstellung ganz bequem vom ATS in die Personaldatenbank übernehmen.

✔ Karriereseite: Auf einer Karriereseite können sich potenzielle Bewerber:innen über die Kultur und die Arbeitsweise deines Unternehmens informieren. Du kannst hier direkt alle deine offenen Stellen veröffentlichen. Du solltest darauf achten, dass die Karriereseite auch auf mobilen Endgeräten korrekt angezeigt wird, da mittlerweile ein Großteil der Bewerber:innen das Handy für die Jobsuche nutzt.

✔ Suchmaschinenoptimierung (SEO): Die Suchmaschinenoptimierung deiner Stellenanzeigen ist wichtig, damit die Ausschreibung möglichst weit oben in der Google-Suche erscheint. Einige Applicant Tracking Systeme optimieren deine Anzeigen schon während du sie erstellst, indem sie dir beispielsweise passende Keywords oder SEO-Metatexte vorschlagen.

✔ Multiposting: Beim Multiposting wird deine Stellenanzeige automatisch auf eine Vielzahl verschiedener Online-Jobbörsen verteilt. Dies kann das ATS für dich vornehmen.

✔ Sprachen: Gerade für international tätige Unternehmen, die in mehreren Ländern nach neuen Mitarbeiter:innen suchen, spielen die verfügbaren Sprachen in einem Applicant Tracking System eine große Rolle.

✔ Datenschutz: Da du im Recruiting-Prozess die persönlichen Daten deiner Bewerber:innen verwaltest, musst du bei der Auswahl deines ATS darauf achten, dass die Software mit den Richtlinien der DSGVO vereinbar ist.

Diese Punkte müssen erfüllt werden:

Verschlüsselung der Daten
Transparenz und Informationspflicht
Einwilligung der Datenspeicherung
Zweckbindung der Datenspeicherung
Datenminimierung
Vertraulichkeit
Löschung der Daten
Auskunftsrecht
Dokumentation

Du bist dir noch unsicher, wie du personenbezogene Daten sicher verarbeitest? Hier erfährst du im Detail, wie du im Recruiting die Vorgaben der DSGVO erfüllst.

✔ Analyse wichtiger Kennzahlen: Ein ATS erfasst verschiedene Daten zu deinen Recruiting-Prozessen. Anhand derer kannst du unter anderem bestimmen, über welche Recruiting-Kanäle die meisten Neueinstellungen gefunden wurden. So hilft dir das ATS deine Prozesse weiter zu optimieren.

Diese zwölf Funktionen decken nicht das gesamte Spektrum möglicher Anwendungen eines Applicant Tracking Systems ab, sondern sollen dir eine Idee davon vermitteln, was du mit einem ATS alles machen kannst.

Neben den verfügbaren Features solltest du auch die Qualität des Supports und der Kund:innen-Betreuung durch den Anbietenden in die Auswahl des ATS-Tools mit einfließen lassen. Du solltest dich auch fragen, ob du eine Software verwenden möchtest, die du auf deinem Endgerät installieren musst, oder eine Cloud-basierte, die du über deinen Browser verwenden kannst.

Manchmal ist es schwierig, schon im vorhinein zu sagen, welche Funktionen man unbedingt einbinden möchte und welche keinen Mehrwert für die eigenen Recruiting-Prozesse mit sich bringen. Daher kann es hilfreich sein, zunächst ein kostenloses ATS zu testen, um bei der Auswahl eines kostenpflichtigen Programms auf erste Erfahrungswerte zurückgreifen zu können, oder mit einer kostenfreien Testversion verschiedene Systeme mit ein paar Testbewerbungen zu vergleichen.

Das Applicant Tracking System (ATS) von Workwise beinhaltet alle Kernfunktionen eines leistungsstarken ATS und ist völlig kostenfrei. Probiere es jetzt aus!

Mit einem ATS optimierst du deine Recruiting-Prozesse nachhaltig

Arbeitest du mit einem Applicant Tracking System, optimierst du den Recruiting-Prozess einerseits direkt: Durch die effiziente Kommunikation innerhalb des Hiring-Teams und mit den Bewerber:innen kannst du die Time-to-Hire merklich verkürzen und so letztlich auch die Cost-per-Hire verringern.

Der schnelle und direkte Austausch mit dem Unternehmen wird auch von den Bewerber:innen sehr geschätzt. In der Umfrage gaben die Befragten an, dass sie neben zeitnahen Rückmeldungen vor allem einen transparenten Prozess schätzen.

Die Jobsuchenden empfinden es als wertschätzend und professionell, wenn sie einen Überblick über den Ablauf des Bewerbungsprozesses und den zeitlichen Rahmen haben. Über die automatischen Status-Updates sorgst du dafür, dass die Kandidat:innen immer darüber im Bilde sind, an welchem Punkt des Bewerbungsprozesses sie sich gerade befinden.

Andererseits hast du durch den Einsatz einer ATS-Software die besten Voraussetzungen, den Recruiting-Prozess auf weiteren Ebenen zu optimieren. Über das Applicant Tracking System kannst du zum Beispiel feststellen, wie hoch der Anteil qualifizierter Bewerbungen an der Gesamtzahl der eingegangenen Bewerbungen ist. Daran kannst du ablesen, ob du deine Stellenanzeige überarbeiten oder auf andere Recruiting-Kanäle zurückgreifen solltest.

Ein leistungsstarkes ATS muss nichts kosten

Mit einem Applicant Tracking System (ATS) kannst du die Effizienz des Recruitings direkt erhöhen, weitere Felder, die einer Optimierung bedürfen, identifizieren und gleichzeitig die Candidate Experience deutlich verbessern.

Teste jetzt das kostenlose Applicant Tracking System von Workwise und hole noch mehr aus deinem Recruiting-Prozess heraus.

<a class="blog_button-primary" href="https://recruiting.workwise.io/bewerbermanagement-testen">Teste jetzt das kostenlose ATS von Workwise</a>