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Lea Pietsch

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Personalbeschaffung – Wie du gezielt Stellen besetzen kannst

Du brauchst Mitarbeiter:innen und oder möchtest dein Unternehmen wachsen lassen? Die Personalbeschaffung hilft dir dabei, dein Team gezielt zu erweitern. Denn zu wenig Personal ist weder für deine Mitarbeiter:innen noch für dein Unternehmen von Vorteil.

Finde hier heraus, was der Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung ist, welche Vor-und Nachteile sowie Methoden jede Art der Personalbeschaffung hat und welche Maßnahme für dich die passende ist.

Inhalt

Personalbeschaffung Definition: Was ist das überhaupt?

Die Personalbeschaffung ist ein Teilbereich des Personalmanagements und hat die Aufgabe, genau die Arbeitskräfte zu beschaffen, die im Unternehmen benötigt werden. Es fallen also alle Maßnahmen und Aktivitäten unter diesen Begriff, mit denen neue Mitarbeiter:innen gewonnen werden sollen.

Der Personalbedarf wird dabei bereits vor der Personalbeschaffung definiert – häufig im Zuge der Personalplanung. Dieser Personalbedarf wird dann durch die Personalbeschaffung möglichst schnell und effizient gedeckelt. Der Fokus liegt hier allerdings auch darauf, die passenden Bewerber:innen zu identifizieren und das Team als Ganzes zu stärken.

Denn das Ziel der Personalbeschaffung ist es, die Talente zu finden, deren Qualifikationen und Fähigkeiten zu der Unternehmenskultur und der ausgeschriebenen Stelle passen, und diese Bewerber:innen dann von der Position zu überzeugen. In der Personalbeschaffung wird also auch und vor allem geprüft, ob die Person zu der freien Stelle und dem Unternehmen passt.

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Interne Personalbeschaffung: Definition

Bei der internen Personalbeschaffung wird der Fokus im Personalrecruiting auf das Personal gelegt, das bereits in deinem Unternehmen arbeitet. Offene Positionen werden also mit bereits vorhandenen Mitarbeiter:innen besetzt, wodurch die Personalbeschaffung schnell und effizient abläuft.

Diese Möglichkeit der Personalbeschaffung ist sowohl zeit- als auch kostengünstig, da du deine Stellen nicht extern auf Jobbörsen posten musst und der Recruiting-Prozess häufig verkürzt ist. Allerdings musst du beachten, dass die Personen, mit denen du deine offenen Stellen besetzen kannst, ihre alten Positionen verlassen, wodurch erneut ein Personalbedarf entstehen kann.

Häufig kannst du auch Job Enrichment einsetzen. Dadurch bildest du deine Angestellten gezielt weiter und gibst ihnen neue Herausforderungen, um sie so auf höhere und verantwortungsvollere Positionen vorzubereiten. Interne Personalbeschaffung kann also sowohl kurzfristig als auch geplant ablaufen. Den neu entstandenen Personalbedarf kannst du dann ebenfalls frühzeitig decken.

Vorteile und Nachteile interner Personalbeschaffung

Den Personalbedarf durch interne Methoden der Personalbeschaffung zu decken, hat für dich einige Vorteile – aber auch Nachteile. Im Folgenden haben wir dir die wichtigsten aufgelistet:

Vorteile interner Personalbeschaffung:

  • Reduzierte Kosten: Du benötigst keine externen Programme und musst deine Stellenanzeige nicht auf Jobbörsen oder anderen Recruiting-Kanälen veröffentlichen. Außerdem wird der Bedarf nach Weiterbildungen im Recruiting- und HR-Bereichgeringer. Auch dadurch sparst du Kosten.
  • Reduzierter Zeitaufwand: Der Recruiting-Prozess wird durch die interne Personalbeschaffung verkürzt, da du nicht erst viele Bewerbung durchgehen und die Personen herausfiltern musst, die über die notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten verfügen.
  • Passende Unternehmenswerte: Du kennst die Person bereits und weißt, dass sie garantiert gut in dein Unternehmen und in dein Team passt. Du musst dir also keine Gedanken mehr darüber machen, ob die Person deinen Unternehmenswerten entspricht.
  • Reduzierte Einarbeitungszeit: Das Onboarding sowie die Zeit, die du benötigst, um die Person einzuarbeiten, wird teilweise deutlich reduziert. Natürlich musst du sie in ihre neue Rolle und die neuen Aufgaben einführen, aber die Person ist mit den im Unternehmen verwendeten Tools und Programmen in der Regel bereits vertraut und kann sich direkt auf den Inhalte der neuen Position konzentrieren.
  • Reduzierter HR-Aufwand: Auch der Aufwand für HR wird bei interner Personalbeschaffung geringer, da bereits alle notwendigen Informationen der Mitarbeiter:innen vorliegen.
  • Kurzfristigkeit: Die offene Stelle kannst du durch interne Personalbeschaffung häufig schnell und kurzfristig füllen.
  • Gestiegene Mitarbeiterzufriedenheit: Du bietest deinen Mitarbeiter:innen Karrieremöglichkeiten und Aufstiegschancen in deinem Unternehmen. Dies hat auch positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung und die Positionierung einer attraktiven Arbeitgebermarke.

Nachteile interner Personalbeschaffung:

  • Neuer Personalbedarf: Die Umbesetzung von Mitarbeiter:innen löst dein Problem von fehlendem Personal nicht vollständig, denn an einer anderen Stelle entsteht plötzlich erneut Personalbedarf.
  • Verstärktes Konkurrenzdenken: Die interne Personalbeschaffung kann unter deinen Mitarbeiter:innen zu einem Konkurrenzdruck führen, wodurch sowohl die Arbeitsatmosphäre als auch die Zufriedenheit und Produktivität deiner Angestellten leiden kann.
  • Frustration: Bewirbt sich ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin auf die offene Stelle im Unternehmen und bekommt diese nicht, kann sich schnell Frustration und Demotivation ausbreiten.
  • Zusätzliche Kosten: Versetzt du eine Person oder möchtest ein:e Mitarbeiter:in auf ihre neue Rolle vorbereiten, können häufig Fortbildungen – wie etwa Upskilling – sinnvoll sein, die wiederum mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.
  • Begrenzte Auswahl: Durch interne Personalbeschaffung bist du auf deinen bestehenden Stamm an Mitarbeiter:innen festgelegt. Möglicherweise könntest du deine freie Stelle aber durch externe Personalbeschaffung besser besetzen.

Interne Personalbeschaffung: Beispiele und Maßnahmen

Die interne Personalbeschaffung kann in Maßnahmen mit Personalbewegung und Maßnahmen ohne Personalbewegung unterteilt werden. Bei der internen Personalbeschaffung mit Personalbewegung verlassen Mitarbeiter:innen ihre bisherigen Stellen vollständig und treten eine komplett neue Position an, wodurch eine Stellenneubesetzung notwendig wird. Konkrete Methoden dafür sind:

  • Innerbetriebliche Ausschreibungen: Die Stelle wird dabei nur für die Mitarbeiter:innen des Unternehmens ausgeschrieben. Kanäle dafür sind beispielsweise die Stellenanzeige in der Unternehmenszeitung oder dem internen Newsletter, ein Aushang am Schwarzen Brett, eine E-Mail an alle Mitarbeiter:innen oder eine Veröffentlichung im Intranet. Wichtig ist, dass du allen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit gibst, sich zu bewerben. Aber natürlich ist die Grundvoraussetzung dennoch, dass die Qualifikationen und Fähigkeiten stimmen.
  • Versetzung: Dabei wird ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin vorübergehend oder dauerhaft in einer anderen Abteilung oder an einem anderen Standort eingesetzt. Um eine produktive Arbeitsatmosphäre und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen gewährleisten zu können, solltest du darauf achten, dass du eine mögliche Versetzung immer mit dem oder der jeweiligen Mitarbeitenden planst.
  • Empfehlung der Vorgesetzten: Du kannst dir im Zuge der internen Personalbeschaffung auch die Einschätzung von Vorgesetzten einholen. Denn die Teamleiter und Führungskräfte kennen ihre Teammitglieder in der Regel recht gut und können sowohl ihre Stärken als auch ihre Schwächen in bestimmten Bereichen zuverlässig einschätzen. Dadurch können sie konkrete Mitarbeiter:innen für offene Stellen empfehlen. Ist eine Person von ihrem Vorgesetzten vorgeschlagen worden, dann kann in einem Personalgespräch genauer über das Vorhaben gesprochen werden.

Die interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung wiederum zielt darauf ab, einen kurzfristigen Mehrbedarf an Mitarbeiter:innen intern zu decken – die Mitarbeiter:innen behalten also ihre alte Position und werden lediglich kurzzeitig anderweitig eingesetzt, wodurch in der Regel eine erhöhte Arbeitsbelastung entsteht. Konkrete Methoden dafür sind:

  • Änderung der Urlaubsplanung: Um einen Mehrbedarf an Personal kurzfristig zu decken, kannst du die Urlaubsplanung deiner Mitarbeiter:innen ändern. Achte allerdings darauf, eine mögliche Verschiebung zuvor mit deinen Mitarbeiter:innen konkret zu besprechen, um ihre Zufriedenheit und Motivation nicht leiden zu lassen.
  • Versetzung: Eine kurzfristige Versetzung, also der Einsatz von Mitarbeiter:innen in einer anderen Abteilung oder an einem anderen Standort, kann auch Teil der internen Personalbeschaffung ohne Personalbewegung sein. Die Versetzung ist allerdings nicht dauerhaft.
  • Verstärkter Einsatz von Mitarbeiter:innen: Neben der Änderung der Urlaubsplanung kannst du auch darüber nachdenken, einzelne Mitarbeiter:innen verstärkt einzusetzen. Dadurch entsteht für diese Mitarbeiter:innen allerdings häufig eine erhöhte Arbeitsbelastung. Die geleisteten Überstunden sollten selbstverständlich abgebaut werden, sobald der konkrete Personalbedarf in deinem Unternehmen langfristig gedeckt ist. Denn diese Maßnahme gibt dir lediglich vorübergehend die Möglichkeit, auf zusätzliches Personal zu verzichten. Aufgrund der Belastung deiner Mitarbeiter:innen solltest du dich darum kümmern, die Situation so schnell wie möglich zu entlasten.

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Externe Personalbeschaffung: Definition

Bei der externen Personalbeschaffung findet die Mitarbeitersuche außerhalb des Unternehmens und damit extern statt. Es geht also darum, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und potenzielle Bewerber:innen vom eigenen Unternehmen zu überzeugen. Die Stelle wird damit gezielt außerhalb des Unternehmens ausgeschrieben. Die Gründe dafür können vielfältig sein, doch häufig besteht ein Zusammenhang damit, dass intern nicht ausreichend Kapazitäten vorhanden sind.

Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es noch immer die am häufigsten genutzte Form der Personalbeschaffung, da die interne Auswahl begrenzt ist. Und auch Unternehmen, die sich vergrößern wollen, kommen nicht um externe Einstellungen herum.

Möchtest du externe Personalbeschaffung betreiben, solltest du in jedem Fall einen Fokus auf dein Employer Branding legen, damit du potenziellen Bewerber:innen positiv auffällst und so mehr Bewerbungen von guten Kandidat:innen generieren kannst.

Vorteile und Nachteile externer Personalbeschaffung

Den Personalbedarf durch externe Methoden der Personalbeschaffung zu decken, hat für dich einige Vorteile – aber auch Nachteile. Im Folgenden haben wir dir die wichtigsten aufgelistet:

Vorteile externer Personalbeschaffung:

  • Größere Auswahl: Da du am Arbeitsmarkt auf zahlreiche Talente triffst und im besten Fall ausreichend Bewerbungen generieren kannst, ist die Auswahl bei der externen Personalbeschaffung in der Regel größer, als wenn du dich ausschließlich in deinem Unternehmen umschaust.
  • Keine oder geringe Fortbildungskosten: Da du deine Bewerber:innen bereits nach Qualifikationen und Fähigkeiten auswählst und zum Bewerbungsgespräch einlädst, kannst du dir sicher sein, dass sie den notwendigen Anforderungen entsprechen. Eine Fortbildung wird demnach nicht notwendig sein.
  • Frische Impulse: Neue Mitarbeiter:innen, die bisher noch nicht in deinem Unternehmen gearbeitet haben, bringen häufig neue Ideen und frische Impulse. Dadurch kann eine bereits festgefahrene Struktur aufgelockert werden und wer weiß, vielleicht führen die Ideen deiner neuen Teammitglieder sogar zu effizienteren Arbeitsweisen und mehr Produktivität.
  • Langfristige Deckung des Personalbedarfs: Anders als bei der internen Personalbeschaffung wird der Personalbedarf bei der externen Personalbeschaffung auch tatsächlich langfristig gedeckt. Das Personal wird also nicht einfach umverteilt, wodurch eine erhöhte Arbeitsbelastung oder erneuter Personalbedarf entsteht, sondern langfristig aufgestockt. Das führt auch zu mehr Zufriedenheit unter deinen Mitarbeiter:innen.

Nachteile externer Personalbeschaffung:

  • Gefahr einer Fehlbesetzung: Die Gefahr, die ausgeschriebene Stelle mit einer nicht passenden Person zu besetzen, ist bei der externen Personalbeschaffung deutlich erhöht, da du die Person bisher noch nicht kennst und sie sich in einem Team in deinem Unternehmen bewährt hat. Stellst du fest, dass die Person doch nicht zu deinen Unternehmenswerten oder dem Team passt, musst du erneut auf die Suche gehen.
  • Höhere Kosten: Da du die Stellenanzeige auf externen Plattformen und Jobbörsen posten musst, entstehen für dich deutlich mehr Kosten, als wenn du einfach innerhalb deines Unternehmens suchst. Du solltest dir bereits im Vorfeld ein Recruiting-Budget setzen, um die Kosten möglichst nicht ausufern zu lassen.
  • Erhöhter Zeitaufwand: Neben den höheren Kosten musst du bei der externen Personalbeschaffung grundsätzlich auch mehr Zeit einrechnen. Denn du musst eine optimale Stellenanzeige formulieren, deine Zielgruppe identifizieren und die passenden Recruiting-Kanäle auswählen – und das alles, bevor du deine Bewerber:innen überhaupt kennenlernst.
  • Frustration: Es besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter:innen aus deinem Unternehmen, die sich gerne auf die Stelle beworben hätten oder sie als Aufstiegschance gesehen haben, durch die externe Personalbeschaffung an Motivation verlieren. Dies kann sich negativ auf die Zufriedenheit und Produktivität deiner Mitarbeiter:innen auswirken.

Externe Personalbeschaffung: Beispiele und Maßnahmen

Bei der externen Personalbeschaffung wird zwischen passiven und aktiven Methoden unterschieden. Bei der passiven Personalbeschaffung wird der Personalbedarf durch eingehende Initiativbewerbungen gedeckt, die nicht auf Werbung oder Recruiting-Kanäle zurückzuführen sind.

Konkrete Methoden der passiven, externen Personalbeschaffung können sein:

  • Talent Pools: Baust du einen Talent Pool auf und pflegst ihn regelmäßig, kannst du jederzeit auf ihn und damit auf potenzielle Bewerber:innen zurückgreifen, die gut in dein Unternehmen passen.
  • Employer Branding: Alle Maßnahmen, die die Attraktivität deiner Arbeitgebermarke steigern, fallen ebenfalls unter die passive Personalbeschaffung. Denn wenn du dein Employer Branding – gegebenenfalls auch durch Videos – stärkst und potenzielle Bewerber:innen von dir als Arbeitgeber:in überzeugst, dann ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sich Talente mit Initiativbewerbungen direkt bei dir melden.
  • Bewerbungen sammeln: Indem du Initiativbewerbungen sammelst, kannst du gegebenenfalls später auf die Kandidat:innen zurückgreifen. Denn die Tatsache, dass sie dir eine Initiativbewerbung geschickt haben, spricht dafür, dass sie dein Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv finden und gerne bei dir arbeiten möchten.

Neben der passiven Personalbeschaffung besteht auch die Möglichkeit der aktiven Personalbeschaffung. Dabei werden offene Stellen aktiv durch verschiedene Medien beworben. Potenzielle Bewerber:innen kannst du dabei sowohl über Online- als auch über Offline-Kanäle ansprechen. Behalte hier allerdings immer deine Zielgruppe im Hinterkopf, denn sonst kann es sein, dass du nicht die Bewerbungen bekommst, die du haben möchtest.

Konkrete Methoden der aktiven, externen Personalbeschaffung sind:

  • Ausgewählte Jobbörsen: Wenn du deine Zielgruppe festgelegt hast, dann kannst du gezielt Jobbörsen identifizieren, auf denen du deine Stellenanzeige posten kannst. So erreichst du die passenden Personen. Ein Jobbörsen-Vergleich hilft dir dabei, einen Überblick über die wichtigsten Jobplattformen zu bekommen.
  • Eigene Karriereseite: Du kannst deine Stellenanzeige auf deiner eigenen Karriereseite veröffentlichen, um Kandidat:innen, die sich bereits für dein Unternehmen interessieren, auf die offene Stelle aufmerksam zu machen.

Tipp: Du möchtest eine eigene Karriereseite erstellen und für das Recruiting nutzen, weißt aber nicht, worauf du achten sollst? Workwise bietet dir die Möglichkeit, deine eigene Karriereseite ganz unkompliziert zu erstellen – und das sogar kostenlos. Probier’s einfach mal aus!

  • Social Media: Je nach Zielgruppe ist es außerdem sinnvoll, deine Stellenanzeige auf den sozialen Netzwerken zu teilen. Finde heraus, was du über Social Media Recruiting wissen musst und welche Möglichkeiten du hast.
  • Jobmessen und Karriereveranstaltungen: Auf Jobmessen und Karriereveranstaltungen triffst du auf zahlreiche Jobsuchende und kannst sie direkt ansprechen. Du stärkst zudem dein Employer Branding, indem du auf solchen Messen oder bei HR-Events präsent bist.
  • Mobiles Recruiting: Auch das Mobile Recruiting kann für dich je nach Zielgruppe sinnvoll sein. Es kann dir außerdem dabei helfen, Prozesse im Recruiting zu optimieren und für Smartphones zu verbessern – und so die Zahl deiner Bewerbungen zu erhöhen.
  • Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Auch Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Kampagnen helfen dir bei der aktiven Personalbeschaffung weiter. Denn vielleicht kennen deine Mitarbeiter:innen bereits die perfekte Person für die Stelle, die du ausgeschrieben hast. Das solltest du unbedingt nutzen.
  • Active Sourcing: Durch Active Sourcing kannst du insbesondere für solche Stellen Bewerber:innen finden, die beispielsweise aufgrund des Fachkräftemangels schwer zu besetzen sind und so zu hohen Einstellungskosten führen.
Um deine aktive Personalbeschaffung effektiv umzusetzen, brauchst du eine aussagekräftige Stellenbeschreibung, die zu der offenen Position passt. Dafür kannst du ganz einfach eines unserer 80 Muster für bestimmte Jobbeschreibungen verwenden.

Personalbeschaffung mit Workwise

Workwise erleichtert dir die Personalbeschaffung auf allen Ebenen. Du kannst nicht nur deine Stellenanzeige auf der Karriereseite veröffentlichen, sondern auch unser kostenloses Bewerbermanagementsystem nutzen, um immer den Überblick über alle Bewerbungen zu behalten.

Auch deine Stellenanzeigen kannst du mit unserem Recruiting-Service kostenlos und risikofrei veröffentlichen – zahlen musst du erst, wenn du erfolgreich jemanden eingestellt hast.

Brauchst du bei einer Stellenanzeige besondere Unterstützung, sind wir selbstverständlich auch für dich da. Dein optimiertes Jobangebot kannst du dann sogar mithilfe von Multiposting gezielt auf mehreren Kanälen gleichzeitig posten und so deutlich Zeit sparen.

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Veröffentlicht am 22.09.2022, aktualisiert am 30.09.2022

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