Langwierige Prozesse beim Bewerbermanagement führen zu einer hohen Time-to-hire, was wiederum die Gefahr birgt, dass geeignete Kandidat:innen abspringen und die Opportunitätskosten sich erhöhen.

Warum digitales Bewerbermanagement sinnvoll ist, was professionelles Bewerbermanagement ausmacht und wie du Aufgaben und Prozesse effizient gestalten kannst – inklusive einer kostenlosen Excel-Vorlage – erfährst du hier.

Bewerbermanagement Definition: Was ist das überhaupt?

Bewerbermanagement umfasst die Verwaltung von Bewerbungen, die Kommunikation mit Bewerber:innen und die interne Abstimmung mit Kolleg:innen, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind.

Ziel eines professionellen Bewerbermanagements ist es einerseits, durch effiziente Recruiting-Prozesse schnell, kostengünstig und transparent zu einer Entscheidung zu kommen.

Andererseits geht es um eine klare Kommunikation mit Bewerber:innen und damit auch um die Außenwahrnehmung des Unternehmens.

Was gehört zum Bewerbermanagement?

Bewerbermanagement umfasst die verschiedenen Verwaltungsaufgaben, die den Ablauf und die Struktur des Bewerbungsprozesses bestimmen. Das Bewerbermanagement beginnt üblicherweise mit der Verwaltung von eingehenden Bewerbungen und endet bei der Einstellung.

Doch da auch das Stellenanzeigenmanagement ein wichtiger Bestandteil des Recruitings ist, bieten viele Bewerbermanagement-Tools auch diese Funktion an. Daher wird auch das Stellenanzeigenmanagement oft in die Definition von Bewerbermanagement aufgenommen.

Die Aufgaben des Bewerbermanagements

Führst du Aufgaben des Bewerbermanagements durch, geht es dir in erster Linie darum, die Verwaltung der Bewerber:innen effizient zu gestalten und interne Prozesse zu strukturieren. Daher kannst du das Bewerbermanagement in diese konkreten Aufgaben unterteilen:

Verwaltung von Stellenanzeigen
Verwaltung der Bewerber:innen
Kommunikation mit Bewerber:innen
Kommunikation innerhalb des Hiring Teams
Vorauswahl von Kandidat:innen
Vorstellungsgespräche planen
Einstellungszusagen beziehungsweise Bewerbungsabsagen mitteilen

Langfristig kann auch die Marktbetrachtung sowie der Aufbau und die Pflege eines Talentpools als Teilaufgabe des Bewerbermanagements betrachtet werden.

Wie du siehst, kannst du mithilfe eines professionell umgesetzten Bewerbermanagements viele Prozesse innerhalb des Recruitings steuern und so Zeit und Kosten sparen. Durch die Zeitersparnis und die kürzeren Prozesse sorgst du für eine bessere Candidate Experience und durch die übersichtliche Struktur der Abläufe erkennst du schneller, an welchen Stellen du den Bewerbungsprozess noch optimieren kannst.

Bewerbermanagement: Die Vorteile

So profitierst du davon, wenn du ein effizientes Bewerbermanagement umsetzt:

Geringerer administrativer Aufwand: Klar strukturierte Prozesse sorgen für einen einfacheren Ablauf und dafür, dass nichts vergessen wird. Dadurch hast du mehr Zeit, dich auf die Menschen hinter den Bewerbungen zu konzentrieren.
Schnelle Abstimmung: Klare Verantwortlichkeiten und eindeutige Prozesse im Team verkürzen die Entscheidungswege.
Kürzere Time-to-hire: Je schneller du neue Teammitglieder finden und einstellen kannst, desto weniger Opportunitätskosten hast du und kannst auch besser auf kurzfristige Abgänge reagieren.
Verbesserte Candidate Experience: Nur wenn du selbst den Überblick über den Bewerbungsprozess hast, kannst du den Ablauf optimieren. So hast du die Möglichkeit, die Erfahrung für deine Bewerber:innen positiv zu verändern.
Employer Branding: Einfache Prozesse und eine gute Kommunikation wirken sich auch positiv auf deine Arbeitgebermarke aus, wodurch du mehr Bewerbungen generieren kannst

Der Ablauf des Bewerbermanagements

Am Bewerbungsprozess sind mindestens zwei Personen beteiligt: Bewerber:innen und Recruiter:innen. Meistens haben aber auch noch Hiring Manager, Fachkräfte aus der jeweiligen Abteilung, Chef:innen oder Teamleiter:innen Mitspracherecht. Die Herausforderung des Bewerbermanagements ist es, alle Beteiligten und sämtliche Informationen zu organisieren und Prozesse effizient zu halten.

Dauert der Bewerbungsprozess länger als 6 Wochen, geht es vielen Bewerber:innen deutlich zu langsam. Eine Studie der Plattform stellenanzeigen.de, die sich 2021 und 2022 mit der Candidate Experience beschäftigt hat, ergab: Bewerber:innen, die bei der Umfrage teilgenommen und den Bewerbungsprozess innerhalb von 2 Wochen durchlaufen haben, weisen die höchsten Zufriedenheitswerte auf.

Ist die Verwaltung der Bewerber:innen zu schwerfällig und der Bewerbungsprozess zu langsam, kann es passieren, dass die Kandidat:innen ihre Bewerbung abbrechen, da sie von einem anderen Unternehmen eher eine Zusage erhalten haben und im Anschluss gegebenenfalls ihrem Frust bei Bekannten oder auf Bewertungsportalen Luft machen.

Der Bewerbungsprozess in 4 Schritten

Schritt 1: Stellenausschreibung

Es besteht Personalbedarf, denn eine Stelle wird frei oder eine neue Stelle wird geschaffen.
Erstelle zusammen mit der Fachabteilung, in der der Personalbedarf besteht, ein Anforderungsprofil erstellen.
Erstelle die Stellenanzeige auf Basis des Anforderungsprofils und der Arbeitgebermarke.
Beziehe hier die Fachabteilung mit ein: Deine Kolleg:innen wissen am besten, auf welchen Kanälen du passende Kandidat:innen erreichst und wie die Stellenanzeige gestaltet werden sollte.
Veröffentliche die ausgeschriebene Stelle auf deiner Karriereseite.
Platziere die Stellenanzeige zusätzlich auf passenden Recruiting-Kanälen.

Schritt 2: Bewerbungseingang

Sende eine Eingangsbestätigung an die Bewerber:innen.
Erfasse und sichte die eingehenden Bewerbungen.
Gleiche die Kompetenzen mit dem Anforderungsprofil ab.
Leite passende Bewerber:innen an interne Ansprechpartner:innen weiter und stimme dich mit ihnen ab.
Wählt vielversprechende Bewerber:innen aus.

Schritt 3: Kontaktaufnahme

Lade die Bewerber:innen zum Vorstellungsgespräch ein.
Vereinbare einen Termin mit den Bewerber:innen.
Führe den Termin durch.

Schritt 4: Bewerberauswahl

Stimme dich mit dem Hiring Team ab und werte die Vorstellungsgespräche aus.
Teile dem oder der Bewerber:in die Zu- oder Absage mit.
Setze den Arbeitsvertrag auf. (ab diesem Schritt übernimmt die Personalverwaltung)

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Hier findest du den Ablauf des Bewerbungsprozesses noch einmal in einer Übersicht:

Den Ablauf optimieren: Das macht gutes Bewerbermanagement aus

Wie gut dein digitales Bewerbermanagement funktioniert, misst sich daran, wie schnell und effizient die Verwaltungsprozesse vonstatten gehen und wie angenehm der Vorgang für dich und die Bewerber:innen ist.

Um diese Punkte verlässlich zu gewährleisten, solltest du dein Bewerbermanagement regelmäßig kontrollieren und wichtige Recruiting-KPIs, also Kennzahlen wie beispielsweise die Time-to-Hire, beobachten. Diese Aspekte des Bewerbermanagements solltest du dabei im Auge behalten:

Bewerber:innen anwerben: Damit Jobsuchende auf dein Unternehmen aufmerksam werden, musst du die Jobangebote und dich als Arbeitgeber:in attraktiv präsentieren. Prägnante und transparente Stellenanzeigen, eine übersichtliche Karriereseite und positive Arbeitgeberbewertungen auf verschiedenen Portalen verhelfen dir dazu.‍
Nutzerfreundliche Bewerbungen: Wenn der Bewerbungsprozess in den ersten Schritten schon zu kompliziert ist, springen Kandidat:innen möglicherweise direkt ab. Damit das nicht passiert, solltest du diese Schritte für Bewerber:innen so einfach wie möglich gestalten. Sorge beispielsweise dafür, dass sie sich direkt über bekannte Jobportale wie Xing und LinkedIn bewerben können, weil sie dadurch nicht extra einen neuen Account anlegen müssen. Stelle zudem sicher, dass die Formulare in deinem Bewerberportal mobil optimiert sind, denn Jobsuchende bewerben sich mittlerweile immer häufiger über ihr Smartphone.‍
Schnelligkeit und Transparenz: Eine geringe Time-to-hire sorgt nicht nur für geringere Opportunitätskosten, sondern stellt auch sicher, dass dir keine Kandidat:innen von schnelleren Unternehmen weggeschnappt werden. Bearbeite die Bewerbungen deswegen schnellstmöglich und benachrichtige Bewerber:innen direkt über den Eingang und Status ihrer Bewerbung. Automatisierte E-Mails sind dafür eine gute Unterstützung. Stelle dabei sicher, dass du mit den Bewerber:innen immer auf Augenhöhe kommunizierst und keine offensichtlich kopierten Vorlagen verwendest.

Du möchtest den Bewerbungsprozess in deinem Unternehmen optimieren und mehr Bewerbungen generieren? Finde heraus, wie das geht!

Bewerbermanagement: Excel-Vorlage

Um dein modernes Bewerbermanagement noch erfolgreicher zu gestalten, solltest du in jedem Fall einen guten Überblick haben. Mit unserer kostenlosen Excel-Vorlage kannst du dein Bewerbermanagement effektiv organisieren.

Die drei Tabellenblätter der Excel-Vorlage geben dir eine gute Übersicht über dein Bewerbermanagement. Du kannst eingegangene Bewerbungen im ersten Tabellenblatt eintragen und den jeweiligen Status der Bewerbung dokumentieren. So weißt du direkt, ob du die Bewerbung noch bearbeiten musst oder nicht.

Im zweiten Tabellenblatt trägst du alle deine Jobangebote ein. Auch hier kannst du anhand des Status direkt erkennen, in welcher Phase sich die Stellenanzeige befindet. Du kannst außerdem auf einen Blick sehen, auf welchen Kanälen du dein Jobangebot veröffentlicht hast.

Einen Überblick über dein Recruiting kannst du dir über das Reporting im dritten Tabellenblatt verschaffen. Mithilfe verschiedener Formeln und Diagrammen siehst du direkt:

wie viele Jobangebote noch offen oder bereits besetzt sind sowie die Anzahl der Jobagebote pro Status.
wie hoch dein ausgegebenes Recruiting-Budget ist und wie viel dir für die Mitarbeitersuche noch zur Verfügung steht.
wie viele Bewerbungen du bearbeiten musst, beziehungsweise wie viele Bewerbungen sich in welchem Status befinden.

Nutze jetzt die kostenlose Excel-Vorlage für dein Bewerbermanagement:

4 Tipps für das Bewerbermanagement mit Excel

Behalte den Recruiting-Funnelim Blick: Wenn du dein Bewerbermanagement über Excel organisierst, solltest du darauf achten, dass du dort immer den aktuellen Status der Bewerber:innen festhältst. So behältst du den Überblick darüber, wie viele Kandidat:innen sich in welcher Phase des Bewerbungsprozesses befinden und kannst dich gezielt darum kümmern, sie auf die nächste Stufe zu konvertieren.‍
Nutze Grafiken: Mit Excel kannst du dir ein Recruiting-Dashboard bauen und wichtige Kennzahlen wie zum Beispiel die Cost-per-Hire in übersichtlichen Grafiken darstellen. Auf diese Weise kannst du den Fortschritt deines Recruitings auf einen Blick erfassen und die Ergebnisse deiner Arbeit besser an deine Kolleg:innen in anderen Abteilungen reporten. Alternativ stehen dir auch verschiedene weitere Reporting-Tools im Internet zur Verfügung.‍
Erfasse die Gründe für Absagen gleich mit: Hat ein Bewerber oder eine Bewerberin doch nicht zum Unternehmen gepasst, ist hier die Verwaltung der Bewerber:innen oft zu Ende. Es kann allerdings hilfreich sein, dir die Gründe für die Absage zu notieren. So erkennst du schnell, ob sich hier ein Muster abzeichnet. Werden viele Bewerber:innen aufgrund ähnlicher Gründe abgelehnt, musst du eventuell deine Recruiting-Strategie anpassen, da du nicht die passenden Kandidat:innen erreichst.‍
Halte das Bewerbermanagement übersichtlich: Mit ein wenig Übung kannst du mithilfe von Excel in deinem Bewerbermanagement eine große Menge verschiedener Kennzahlen erfassen und beobachten. Doch du solltest auch immer hinterfragen, welche KPIs wirklich wichtig sind, um die Ziele deines Recruitings zu erreichen. Ansonsten wird das Bewerbermanagement schnell unübersichtlich und du musst zu viel Zeit darauf verwenden, die Daten zu pflegen – ohne dass sie dir wirklich etwas nützen.

Digitales Bewerbermanagement: Software & Tools

Viele der Schritte für ein gutes und modernes Bewerbermanagement lassen sich mittlerweile durch Online-Recruiting-Softwares deutlich vereinfachen. Digitale HR-Software-Lösungen sorgen vor allem dafür, dass die Recruiting-Prozesse schneller erledigt und vereinfacht werden, beispielsweise durch Automatisierung. Diese Tools bezeichnet man auch als Bewerbermanagementsystem.

Zwischen den Tools gibt es teils große Unterschiede. Vergleiche jetzt die besten Anbieter für Bewerbermanagement-Software.

Datenschutz im Bewerbermanagement

Als Recruitingverantwortliche:r arbeitest du mit personenbezogenen Daten. Diese müssen besonders geschützt werden und du bist verpflichtet, hier besonders sorgfältig zu arbeiten. Vor allem neue Technologien bringen oft Datenschutzrisiken mit sich. Das heißt aber nicht, dass sich nur Unternehmen, die ihr modernes Bewerbermanagement digital organisieren, aktiv um die Gewährleistung des Datenschutzes bemühen müssen.

Auch heute werden teilweise Bewerbungen oder andere Dokumente, die personenbezogene enthalten, per Post an Unternehmen versendet und in einer Akte zurückgelegt.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Grundsätzlich gilt:</strong> Personenbezogene Daten von Bewerber:innen, egal in welcher Form, müssen gelöscht beziehungsweise vernichtet werden, sobald sie ihren Zweck erfüllt haben.</p><p>Im Bewerbermanagement ist das meistens der Fall, wenn Bewerber:innen abgelehnt werden. Möchte man die abgelehnten Bewerber:innen beispielsweise zum Talentpool hinzufügen, braucht man dafür deren explizites Einverständnis.</p></div>

Mehr Informationen und wie du Datenschutz im Bewerbermanagement umsetzen kannst, findest du in unserem Artikel DSGVO-konformes Bewerbermanagement.

Bewerbermanagement: Key Takeaways

Damit der Bewerbungsprozess deinen Bewerber:innen so positiv wie möglich in Erinnerung bleibt und du deine offenen Stellen so schnell wie möglich besetzen kannst, musst du für eine reibungslose und effiziente Bewerber:innen-Verwaltung sorgen.

Hierfür ist ein gut organisiertes Bewerbermanagement unerlässlich.

Um deine Verwaltungsprozesse zu organisieren und zu evaluieren, kannst du mit Excel arbeiten und das Tracking selbst übernehmen. Wenn dir dies zu aufwändig ist, kannst du alternativ die Unterstützung verschiedener Tools und Bewerbermanagement-Softwarelösungen setzen, die dir dabei helfen, dein Bewerbermanagement bestmöglich zu gestalten.

Das kostenlose Bewerbermanagementsystem von Workwise

Wenn dir Bewerbermanagement mit Excel zu aufwändig ist und du die Verwaltung der Bewerber:innen dennoch effizient strukturieren und erfassen möchtest, kannst du das kostenlose Bewerbermanagementsystem (BMS) von Workwise nutzen.

Das Bewerbermanagement von Workwise bietet dir eine Vielzahl praktischer Funktionen: Du kannst dich beispielsweise direkt über das BMS mit deinen Kolleg:innen und den Top-Kandidaten und Top-Kandidatinnen austauschen, diese in einem Talent Pool sammeln, Termine vereinbaren und die eingehenden Bewerbungen mithilfe von CV Parsing schneller sichten.

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Was ist Bewerbermanagement?

Wie funktioniert Bewerbermanagement?

Was beinhaltet das Bewerbermanagement?

Welche Vorteile bietet das Bewerbermanagement?