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Bewerbermanagement: Aufgaben & Prozess [inkl. Excel-Vorlage]

Bewerbermanagement ist ein Teilbereich des Recruitings und umfasst alle Aktivitäten zur Steuerung des Bewerbungsprozesses.

Langwierige Prozesse führen zu einer hohen Time-to-hire, was wiederum die Gefahr birgt, dass geeignete Kandidat:innen abspringen und die Opportunitätskosten sich erhöhen.

Warum Bewerbermanagement sinnvoll ist, was professionelles Bewerbermanagement ausmacht und wie du Aufgaben und Prozesse effizient gestalten kannst – inklusive einer kostenlosen Excel-Vorlage – erfährst du hier.

Inhalt

Was ist Bewerbermanagement: Definition & Ziele

​​Bewerbermanagement umfasst die Verwaltung von Bewerbungen, die Kommunikation mit Bewerber:innen und die interne Abstimmung mit Kolleg:innen, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind.

Ziel eines professionellen Bewerbermanagements ist es einerseits, durch effiziente Prozesse schnell, kostengünstig und transparent zu einer Entscheidung zu kommen.

Andererseits geht es um eine klare Kommunikation mit Bewerber:innen und damit auch um die Außenwahrnehmung des Unternehmens (Stichwort: Employer Branding).

Was gehört zum Bewerbermanagement: Aufgaben & Vorteile

Bewerbermanagement umfasst verschiedene Prozesse und verfolgt drei ambitionierte Ziele: Die Unterlagen von Bewerber:innen verwalten, mit ihnen Kommunizieren und dabei Kosten und Zeit einsparen. Das Bewerbermanagement beginnt mit der Verwaltung von Bewerbungen bis letztlich zur Einstellung, aber da Stellenanzeigen Management ein wichtiger Bestandteil des Recruitings ist, bieten viele Bewerbermanagement-Tools dieses auch an und Stellenanzeigen Management wird oft mit zur Definition von Bewerbermanagement aufgenommen.

Zu den konkreten Aufgaben gehören beispielsweise:

  • Verwaltung eingehender Bewerbungen
  • Kommunikation mit Bewerber:innen
  • Vorauswahl von Kandidat:innen
  • Vorstellungsgespräche planen und durchführen
  • Entscheidung mit relevanten Teammitgliedern
  • Zu- beziehungsweise Absage mitteilen

Strategie und Kreativität sind gefragt, wenn es um das Touchpoint-Management bei Bewerber:innen geht. Zusätzlich nehmen Kommunikationsskills eine wichtige Rolle ein, da nicht nur Bewerber:innen, sondern jegliche internen Schnittstellen in den Prozess eingebunden werden müssen.

Langfristig kann auch die Marktbetrachtung und der Aufbau eines Bewerberpools als Teilaufgabe im Bewerbermanagement betrachtet werden.

Wie du siehst, ist die Liste der Aufgaben lang, die auf Recruiter:innen zukommen Professionelles Bewerbermanagement ist eine Unterstützung für dich, diese Prozesse so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Durch die geregelte Struktur erkennst du leichter, wo der Prozess noch verbessert werden kann, und kannst entsprechend daran arbeiten.

Effizientes Bewerbermanagement verkürzt die einzelnen Schritte des Bewerbungsprozesses und bringt dadurch diese Vorteile mit sich:

  • Geringerer administrativer Aufwand: Klar strukturierte Prozesse sorgen für einen einfacheren Ablauf und dafür, dass nichts vergessen wird. Dadurch hast du mehr Zeit, dich auf den Menschen hinter der Bewerbung zu konzentrieren.
  • Schnelle Abstimmung: Klare Verantwortlichkeiten und eindeutige Prozesse im Team verkürzen die Entscheidungswege.
  • Kürzere Time-to-hire: Je schneller du neue Teammitglieder finden und einstellen kannst, desto weniger Opportunitätskosten hast du und kannst auch besser auf kurzfristige Abgänge reagieren.
  • Verbesserte Candidate Experience: Bewerber:innen wissen immer über den Stand ihrer Bewerbung Bescheid und müssen nicht lange auf Rückmeldung warten. Dadurch sinkt die Abbruchquote.
  • Employer Branding: Einfache Prozesse und eine gute Kommunikation wirken sich auch positiv auf die Employer Brand des Unternehmens aus, wodurch du mehr Bewerbungen generieren kannst

Bewerbermanagement: Prozess & Ablauf eingehender Bewerbungen optimieren

Am Bewerbungsprozess sind mindestens zwei Personen beteiligt: Bewerber:innen und Recruiter:innen. Meistens haben aber auch noch Fachkräfte aus der jeweiligen Abteilung, Chef:innen oder Teamleiter:innen Mitspracherecht. Die Herausforderung des Bewerbermanagements ist es, alle Beteiligten und sämtliche Informationen zu organisieren und Prozesse effizient zu halten.

Dauert der Bewerbungsprozess länger als 6 Wochen, geht es vielen Bewerber:innen deutlich zu langsam. Mögliche Folgen: Sie brechen die Bewerbung ab, bekommen bei einem anderen Unternehmen schneller eine Zusage und lassen ihrem Frust gegebenenfalls bei Bekannten oder auf Bewertungsportalen freien Lauf.

Prozess im Detail: So läuft der Bewerbungsprozess in der Regel ab

Stellenausschreibung

  1. Stelle wird frei, oder eine neue Stelle wird geschaffen
  2. Anforderungsprofil erstellen", z.B. anhand einer Candidate Persona (Diese kann die Auswahl der Recruiting-Kanäle erleichtern).
  3. Stellenanzeige auf Basis des Anforderungsprofils und der Arbeitgebermarke erstellen
  4. Stelle ausschreiben
  5. In diversen Recruiting-Kanälen schalten
  6. Bewerber:innen suchen und finden

Bewerbungseingang

  1. Eingangsbestätigung an Bewerber:innen senden
  2. Eingehende Bewerbungen erfassen und sichten
  3. Kompetenzen mit Anforderungsprofil abgleichen
  4. An interne Ansprechpartner weiterleiten und abstimmen
  5. Bewerber:innen auswählen

Kontaktaufnahme

  1. Zum Vorstellungsgespräch einladen
  2. Termin vereinbaren
  3. Termin durchführen

Bewerberauswahl

  1. Intern evaluieren und abstimmen
  2. Dem oder der Bewerber:in die Zu- oder Absage mitteilen
  3. Arbeitsvertrag aufsetzen (ab diesem Schritt übernimmt die Personalverwaltung)

Hier findest du den Ablauf des Bewerbungsprozesses noch mal in einer Übersicht:

Bewerbermanagement Prozess in Schritten

Ablauf eingehender Bewerbungen optimieren: Das macht ein gutes Bewerbermanagement aus

Bewerber:innen anwerben: Damit Jobsuchende auf dein Unternehmen aufmerksam werden, musst du die Jobangebote und dich als Arbeitgeber:in attraktiv präsentieren. Prägnante und transparente Stellenanzeigen, eine übersichtliche Karriereseite und positive Arbeitgeberbewertungen auf verschiedenen Portalen verhelfen dir dazu.

Nutzerfreundliche Bewerbungen: Wenn der Bewerbungsprozess in den ersten Schritten schon zu kompliziert ist, springen Kandidat:innen möglicherweise direkt ab. Damit das nicht passiert solltest du diese Schritte für Bewerber:innen so einfach wie möglich gestalten. Sorge beispielsweise dafür, dass sie sich direkt über bekannte Jobportale wie Xing und LinkedIn bewerben können, weil sie dadurch nicht extra einen neuen Account anlegen müssen. Stelle zudem sicher, dass die Formulare mobil optimiert sind, denn Jobsuchende bewerben sich mittlerweile immer häufiger übers Smartphone.

Schnelligkeit und Transparenz: Eine geringe Time-to-hire sorgt nicht nur für geringere Opportunitätskosten, sondern auch dafür, dass die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass dir Kandidat:innen von schnelleren Unternehmen weggeschnappt werden. Bearbeite die Bewerbungen deswegen schnellstmöglich und benachrichtige Bewerber:innen direkt über den Eingang und Status ihrer Bewerbung. Automatisierte E-Mails sind dafür eine gute Unterstützung. Stelle dabei sicher, dass du mit den Bewerber:innen immer auf Augenhöhe kommunizierst und möglichst keine offensichtlich kopierten Vorlagen verwendest.

Bewerbermanagement: Excel-Vorlage

Um dein Bewerbermanagement noch erfolgreicher zu gestalten, solltest du in jedem Fall einen guten Überblick haben. Mit unserer kostenlosen Excel-Vorlage kannst du dein Bewerbermanagement effektiv tracken.

Die drei Tabellenblätter der Excel-Vorlage geben dir eine gute Übersicht über dein Bewerbermanagement. Du kannst eingegangene Bewerbungen eintragen und den jeweiligen Status der Bewerbung dokumentieren. So weißt du direkt, ob du die Bewerbung noch bearbeiten musst oder nicht.

Im zweiten Tabellenblatt trägst du alle deine Jobangebote ein. Auch hier kannst du anhand des Status direkt erkennen, in welcher Phase sich die Stellenanzeige befindet. Du kannst außerdem auf einen Blick sehen, auf welchen Kanälen du dein Jobangebot veröffentlicht hast.

Einen Überblick über dein Recruiting kannst du dir über das Reporting im dritten Tabellenblatt verschaffen. Mithilfe verschiedener Formeln und Diagrammen siehst du direkt:

  • wie viele Jobangebote noch offen oder bereits besetzt sind sowie wie viele sich in welchem Status befinden.
  • wie hoch dein ausgegebenes Budget ist und wie viel dir für die Mitarbeitersuche noch zur Verfügung steht.
  • wie viele Bewerbungen du bearbeiten musst, beziehungsweise wie viele Bewerbungen sich in welchem Status befinden.

Nutze jetzt die Excel-Vorlage für dein Bewerbermanagement:

Professionelles Bewerbermanagement

Viele der Schritte für ein gutes Bewerbermanagement lassen sich mittlerweile durch Online-Recruiting-Lösungen deutlich vereinfachen. Digitale Lösungen sorgen vor allem dafür, dass die Prozesse schneller erledigt werden können. Verschiedene Agenturen bieten professionelles Bewerbermanagement als Service an, den du buchen kannst. Das hat vor allem den Vorteil, dass dir die Prozessoptimierung abgenommen wird und du dich um die entscheidenden Aufgaben des Recruitings kümmern kannst.

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Digitales Bewerbermanagement: Software & Tools

Die Digitalisierung erfordert, dass auch Entwicklungen im Recruiting angepasst werden. Ein schöner Nebeneffekt ist, dass auch die Arbeitgeberattraktivität steigt, wenn digitales Recruiting bereits etabliert ist, da du damit beweist, dass dein Unternehmen digital angepasst ist und auf moderne Technologien zurückgreift.

Deswegen wird oft zur Unterstützung beim Bewerbermanagement Software eingesetzt. Verschiedene Tools sorgen dafür, dass Prozesse vereinfacht werden, beispielsweise durch Automatisierung. Diese Tools bezeichnet man auch als Bewerbermanagementsystem.

​​Erfahre jetzt alle wichtigen Informationen zu Bewerbermanagementsystemen

Datenschutz im Bewerbermanagement

Das Thema Datenschutz gewinnt stetig an mehr Aufmerksamkeit. Vor allem neue Technologien bringen oft neue Datenschutzrisiken mit sich, das heißt aber nicht, dass Datenschutz nur das digitale Bewerbermanagement betrifft.

Auch heute werden teilweise Bewerbungen oder andere Dokumente die personenbezogene enthalten per Post an Unternehmen versendet und in einer Akte zurückgelegt. Grundsätzlich gilt: Personenbezogene Daten von Bewerber:innen, egal in welcher Form, müssen gelöscht beziehungsweise vernichtet werden, sobald sie ihren Zweck erfüllt haben.

Im Bewerbermanagement ist das meistens der Fall, wenn Bewerber:innen abgelehnt werden. Möchte man die abgelehnten Bewerber:innen beispielsweise zum Talentpool hinzufügen, braucht man dafür deren explizites Einverständnis.

Mehr Informationen und wie du Datenschutz im Bewerbermanagement umsetzen kannst findest du in unserem Artikel DSGVO-konformes Bewerbermanagement.

3 Key Takeaways

  • Mit Bewerbermanagement verwaltest du effizient den gesamten Prozess einer Bewerbung.
  • Du erzielst dabei eine höhere Einstellungsrate, verbunden mit geringeren Kosten durch Zeitersparnis.
  • Ein Bewerbermanagementsystem, beispielsweise als Software, kann dich dabei unterstützen und einige Aufgaben digital und automatisiert erledigen.

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FAQ Bewerbermanagement: Alle wichtigen Fakten im Überblick

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Was ist Bewerbermanagement?

Bewerbermanagements ist die Verwaltung aller Prozesse, die mit Bewerbungen zu tun haben. Von der Verwaltung eingehender Bewerbungen bis zur Entscheidung mit relevanten Teammitgliedern. Hier findest du mehr Informationen

Wie funktioniert Bewerbermanagement?

 

Am Bewerbungsprozess sind mindestens zwei Personen beteiligt: Bewerber:innen und Recruiter:innen. Meistens haben aber auch noch Fachkräfte aus der jeweiligen Abteilung, Chef:innen oder Teamleiter:innen Mitspracherecht.

Die Herausforderung des Bewerbermanagements ist es, alle Beteiligten und sämtliche Informationen zu organisieren und Prozesse effizient zu halten.

Hier findest du mehr Informationen

 

Was beinhaltet das Bewerbermanagement?

​​Bewerbermanagement umfasst die Verwaltung von Bewerbungen, die Kommunikation mit Bewerber:innen und die interne Abstimmung mit Kolleg:innen, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind. Hier findest du mehr Informationen

Welche Vorteile bietet das Bewerbermanagement?

Effizientes Bewerbermanagement verkürzt die einzelnen Schritte des Bewerbungsprozesses und bringt dadurch diese Vorteile mit sich:

Hier findest du mehr Informationen

 

Veröffentlicht am 30.12.2021, aktualisiert am 23.05.2022