Die Recruiting-Software ist ein Muss für modernes Recruiting: Denn digitale Medien sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Auch die Jobsuche findet größtenteils online statt. Als Recruiter:in kannst du dir diese Entwicklung zu Nutze machen und mit einer Recruiting-Software die internen Abläufe deines Recruiting-Teams optimieren und effizienter gestalten.

Die Recruiting-Software ist dabei ein vielseitiges Hilfsmittel und begleitet dein Online-Recruiting vom Aufsetzen der Karriereseite bis hin zur Einstellung des neuen Teammitglieds.

Durch den Einsatz von Recruitment-Software lassen sich viele Schritte des Recruiting-Prozesses digitalisieren und teilweise auch automatisieren. So gestaltet sich die Personalsuche um einiges effektiver.

In diesem Artikel erfährst du, was eine Recruiting-Software genau ist, wie du sie am besten einsetzt und welche Anbieter:innen die beste Recruiting-Software bieten.

Was ist eine Recruiting-Software?

Bei einer Recruiting-Software (oder auch einer Bewerbermanagement-Software) handelt es sich um eine Softwarelösung, die speziell dafür kreiert wurde, verschiedene Abläufe innerhalb des Recruiting-Prozesses zu automatisieren und zu vereinfachen. Mithilfe eines Recruiting-Tools findest du schneller passende Kandidat:innen, verbesserst die Candidate Experience und gestaltest die Personalsuche effizienter.

Die Recruiting-Software kann eine Vielzahl an verschiedenen Funktionen beinhalten, die den gesamten Recruiting-Prozess abbilden – von der Kandidatensuche, über das Bewerbungsformular bis hin zur Einstellung. Häufig ist sie Teil einer umfassenden HR-Software, jedoch kann sie als eigenständige Softwarelösung eindeutige Vorteile für dich haben.

Recruiting-Software: Diese Funktionen gibt es

Die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Recruiting-Software hängt letztlich von deinen individuellen Anforderungen ab. Doch um dir einen Überblick über die Möglichkeiten einer Recruiting-Software zu verschaffen, haben wir hier einige nützliche Funktionen gesammelt:

Erstellen einer Karriereseite: Auf deiner Karriereseite präsentierst du dein Unternehmen als Arbeitgeber:in und informierst Interessent:innen über die offenen Stellen sowie die Unternehmenskultur. Mit einer E-Recruiting-Software kannst du dank vorgefertigter Elemente, die nur noch eingefügt werden müssen, sehr schnell eine Karriereseite aufsetzen.

Du brauchst noch Inspiration für die Gestaltung deiner Karriereseite? Hier erfährst du, worauf es bei einer Karriereseite ankommt.

Erstellen von Stellenanzeigen: Genau wie bei deiner Karriereseite kann dir die Recruiting-Software bei der Erstellung deiner Stellenanzeigen Arbeit abnehmen. Du musst die Muster-Textblöcke lediglich anordnen, dann kannst du die Stellenanzeige schon veröffentlichen.
Multiposting: Beim Multiposting wird deine Stellenanzeige automatisiert auf einer Vielzahl verschiedener Jobplattformen gepostet. So erzielst du in kürzester Zeit die größte Reichweite für deine Jobangebote.

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Talent Pool: Die Einrichtung eines Talent Pools und damit dein Talent Management wird dir durch eine Recruiting-Software vereinfacht, denn mit den Daten von Bewerber:innen können automatisch Profile erstellt werden. Die Kandidat:innen, die nicht ausgewählt werden, können außerdem im Talent Pool bleiben und mit automatisierten Nachrichten beziehungsweise einem Newsletter informiert werden – beispielsweise über neue offene Stellen.
Active Sourcing: Eine Online-Recruiting-Software ist vor allem bei der Verwaltung der Daten von Bewerber:innen eine große Hilfe. Selbst beim Active Sourcing kann sie dir Zeit sparen, da du häufig die Daten der Kandidat:innen direkt aus den relevanten Social Media Plattformen in dein Bewerbermanagementsystem importieren kannst.
CV Parsing: Recruiting-Software kommt oft mit einer CV Parsing Anwendung. Dies ist sehr praktisch, wenn es darum geht, sehr viele Lebensläufe zu sichten. Hier liest das Programm automatisch die Daten aus den hochgeladenen Lebensläufen aus und bereitet sie in standardisierter Form auf. So hast du alle wichtigen Informationen direkt im Blick und kannst die Bewerbungen besser vergleichen.
Bewerbermanagement: Das Bewerbermanagement wird durch eine Bewerbermanagement-Software um einiges vereinfacht und beschleunigt, denn viele HR-Prozesse, die du eigentlich händisch ausführen müsstest, können durch Bewerbermanagement-Tools digital oder sogar automatisiert ausgeführt werden. Hinzu kommt noch, dass beispielsweise die Kommunikation mit Bewerber:innen durch Recruiting-Software, die eine Chatfunktion haben, vereinfacht wird. Aber auch interne Kommunikation sowie Terminvereinbarung ist mit Recruiting-Software effizienter, weil alles auf der gleichen Oberfläche abläuft und dementsprechend für alle Beteiligten sichtbar ist.
Recruitment Analytics: Auch die Auswertung von Daten im Rahmen von Recruitment Analytics wird durch eine Recruiting-Software effizienter, denn die Software trackt die Informationen automatisch, die zur Messung der Recruiting-KPIs benötigt wird, beispielsweise die Time-to-hire. Oft werden die Reports über die Kennzahlen auf einem Recruiting-Dashboard dargestellt, sodass du die Daten auf einen Blick hast. Dadurch siehst du schnell, welche Prozessschritte Optimierungsbedarf haben, und kannst die Entwicklung beobachten.

Die Vorteile von Recruiting-Software

Durch die Funktionen gestaltet ein Recruiting-Tool den Recruiting-Prozess einfacher, schneller und effizienter. Neben diesen Kernvorteilen gibt es aber auch weitere Vorteile, die zeigen, wie nützlich der Einsatz von Recruiting-Software ist.

Papier sparen: Recruitment-Software läuft vollständig digital ab. Durch die Digitalisierung der Abläufe bleiben dir einige Papierarbeiten erspart, beispielsweise indem Kandidat:innen ihre Unterlagen digital einreichen können. Das ist nicht nur zeitsparend für dich, sondern wirkt sich auch positiv auf die Umwelt aus.
Reichweite maximieren: Durch Recruiting-Software erweitern sich die Kanäle, die du nutzen kannst, um deine offenen Stellen zu verbreiten. Außerdem hast du eine bessere Übersicht darüber, welche Recruiting-Kanäle gut beziehungsweise weniger gut performen und kannst deine Strategie daran anpassen.
Verbesserte Candidate Experience: Auch für Kandidat:innen bringt der Einsatz von Recruitment-Software Vorteile mit sich, denn die Unterlagen digital hochzuladen ist einfacher, als sie per Post versenden zu müssen. Hinzu kommt, dass durch Recruiting-Software automatisierte Nachrichten an die Bewerber:innen geschickt werden können, sodass sie sofort Bescheid wissen, dass ihre Bewerbung angekommen ist. Für dich hat das einen weiteren Vorteil: Denn die verbesserte Candidate Experience erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kandidat:innen sich bei dir bewerben. Zusätzlich stellst du dich damit als ein digitales und modernes Unternehmen dar – Eigenschaften die für bestimmte Zielgruppen von Bewerber:innen wichtig sind.
Zugriff von überall aus: Wenn die Software cloudbasiert ist, musst du nicht im Büro sein, um auf die Daten im Bewerbermanagementsystem zuzugreifen. Gleichzeitig ist es dadurch einfacher, mit Mitarbeiter:innen zu kollaborieren und sich miteinander abzustimmen.

Auswahl der Recruitment-Software: Darauf solltest du achten

Die Anzahl an angebotenen Recruiting-Softwarelösungen ist enorm, doch nicht jedes Angebot umfasst das gleiche Set an Funktionen. Abhängig von der individuellen Situation deines Unternehmens, stehen andere Anforderungen an die Recruiting-Software im Vordergrund.

Doch bevor du dich näher mit den speziellen Anwendungen beschäftigst und dich für eine Recruiting-Software entscheidest, solltest du die Anbietenden ausschließen, die nicht den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen.

Als Recruiter:in hast du tagtäglich mit sensiblen Daten zu tun und musst deinen Beweber:innen daher ein angemessenes Maß an Schutz bieten. Eine gute HR-Software erfüllt nicht nur die Kriterien, die in der DSGVO festgeschrieben sind, sondern unterstützt dich aktiv beim Schutz der Daten. Zum Beispiel durch automatisch greifende Verschlüsselungen nimmt dir die Recruiting-Software einen Teil der Arbeit ab.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Übrigens: </strong>Bei dem kostenlosen Bewerbermanagementsystem von Workwise musst du dir um den Datenschutz keine Sorgen machen. Die Software entspricht allen Anforderungen der DSGVO.</p></div>

Weiterhin solltest du dir vorab überlegen, ob du eine Recruiting-Software verwenden möchtest, die fest in der unternehmenseigenen IT-Umgebung installiert ist, oder ob du eine cloudbasierte Lösung vorziehst.

Wenn du die Recruiting-Software direkt auf den Rechnern des Unternehmens installierst, hast du zwar die volle Kontrolle über die Software, doch du musst dich auch intern um die Wartung und Instandhaltung kümmern.

Bei der SaaS-Variante (Software as a Service) abonnierst du den Zugriff auf die HR-Software. So kannst du von jedem Gerät aus auf die Software zugreifen und etwaige Updates werden automatisch vorgenommen, doch die Gestaltung ist nicht ganz so flexibel.

Bei der Auswahl der passenden Recruitment-Software solltest du dich auch fragen, ob der Fokus eher auf dem Bewerbermanagement oder dem Candidate Relationship Management (CRM) liegen soll.

Während einige Recruiting-Softwarelösungen darauf ausgerichtet sind, dich im Workflow von der initialen Stellenausschreibung bis zur Einstellung zu begleiten, steht bei anderen Recruiting-Tools das Candidate Relationship Management im Vordergrund. Das bedeutet, dass über die Recruiting-Software auch der Kontakt zu ehemaligen sowie potenziellen Bewerber:innen gepflegt werden kann.

Kurz gesagt: Ein klassisches Bewerbermanagementsystem (BMS) unterstützt den Bewerbungsprozess, eine dedizierte CRM-Software hilft dir bei der Betreuung deines Talent Pools und damit bei deinem Talent Management. Es gibt allerdings auch immer mehr Recruiting-Softwarelösungen, die beide Aspekte bündeln.

Diese 3 Fragen solltest du bei der Auswahl der passenden Recruiting-Software bedenken:

Erfüllt die HR-Software die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?
Möchtest du eine cloudbasierte oder eine stationäre Recruiting-Software nutzen?
Soll der Fokus deiner Recruiting-Software auf dem Bewerbermanagement oder dem Candidate Relationship Management liegen?

Wie viel kostet eine Recruiting-Software?

Die Kosten für eine Recruiting-Software können je nach Umfang der Services und je nach Anbieter:in stark variieren. Es gibt Recruitment-Software, die komplett kostenfrei ist, aber auch Softwarelösungen, die bis zu 1 Million Euro jährlich kosten.

Da die Implementierung einer neuen Recruiting-Software immer mit erheblichem Aufwand verbunden ist, solltest du dir von Anfang an über die laufenden Kosten der Recruiting-Software Gedanken machen und sie in die Planung deines Recruiting-Budgets aufnehmen.

Als erstes solltest du dir die Abrechnungsmodelle der Anbieter:innen ansehen. Hier sind verschiedene Varianten möglich:

Abrechnung nach Anzahl der Mitarbeiter:innen / der Unternehmensgröße
Abrechnung nach Anzahl der offenen Stellen
Abrechnung nach Anzahl der Nutzer:innen
Monats- oder Jahrespauschalen
Abrechnung nach genutzten Features

Als nächstes solltest du die erwartete Entwicklung deines Unternehmens einkalkulieren. Befindet sich deine Organisation in einer Wachstumsphase, werden die Kosten für die Recruiting-Software, die nach der Unternehmensgröße abgerechnet wird, schnell ansteigen.

Du solltest darüber hinaus auch den Personalbedarf deines Unternehmens im Blick behalten und eine Recruiting-Software wählen, die auch den zukünftigen Anforderungen an das Recruiting entspricht und dennoch nicht zu hohe Kosten verursacht.

Du bist dir nicht sicher, wie du die zukünftige Entwicklung deines Unternehmens abschätzen kannst? Dann bietet es sich an, den Personalbedarf zu berechnen.

Sind beispielsweise innerhalb der nächsten zwei Jahre sehr viele Neueinstellungen geplant, solltest du beachten, dass dadurch bei manchen Anbieter:innen die Kosten für die Recruitment-Software steigen.

Anbieter-Vergleich: Die Top 10 Recruiting-Softwares

Um dir bei der Auswahl der passenden Recruiting-Software für dein Unternehmen behilflich zu sein, stellen wir dir hier die 10 wichtigsten Anbieter von Recruitment-Software und damit die besten Recruiting-Tools vor:

SmartRecruiters

Das 2010 gegründete amerikanische Unternehmen SmartRecruiters bietet eine Recruiting-Software an, die sich insbesondere für Konzerne und Großunternehmen eignet, die auf dem internationalen Markt tätig sind. So ist die Recruitment-Software beispielsweise in über 30 Sprachen verfügbar.

<div class="blog_table-wrapper"><table class="blog_table"><thead><tr><th>Preis</th><th>Datenschutz</th><th>Lizenzmodell</th><th>Lösung für</th></tr></thead><tbody><tr><td>auf Anfrage</td><td>Ja</td><td>SaaS</td><td>Recruiting bis Onboarding</td></tr></tbody></table></div>

JOIN

Das schweizer Recruiting-Tech Unternehmen JOIN bietet erst seit 2017 eine Recruiting-Software an. Bisher liegt der Fokus der Recruitment-Software hauptsächlich auf der Erhöhung der Reichweite der Stellenanzeigen.

<div class="blog_table-wrapper"><div class="blog_table-wrapper"><table class="blog_table"><thead><tr><th>Preis</th><th>Datenschutz</th><th>Lizenzmodell</th><th>Lösung für</th></tr></thead><tbody><tr><td>Auf Anfrage</td><td>Ja</td><td>SaaS</td><td>Recruiting bis Einstellung</td></tr></tbody></table></div></div>

Personio

Das Münchener Unternehmen Personio ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Diese Recruiting-Software unterstützt dich nicht nur bei der Personalsuche, sondern auch beim Personalmanagement.

<div class="blog_table-wrapper"><div class="blog_table-wrapper"><div class="blog_table-wrapper"><table class="blog_table"><thead><tr><th>Preis</th><th>Datenschutz</th><th>Lizenzmodell</th><th>Lösung für</th></tr></thead><tbody><tr><td>Auf Anfrage</td><td>Ja</td><td>SaaS</td><td>HR-Komplettlösung</td></tr></tbody></table></div></div></div>

Recruitee

Die Recruitment-Software von Recruitee ist für Unternehmen aller Art geeignet. Bei dieser Recruiting-Softwarelösung liegt das Hauptaugenmerk auf der Automatisierung und Optimierung der Prozesse während des Bewerbungsverfahrens.

<div class="blog_table-wrapper"><table class="blog_table"><thead><tr><th>Preis</th><th>Datenschutz</th><th>Lizenzmodell</th><th>Lösung für</th></tr></thead><tbody><tr><td>199€ – 349€ pro Monat oder individuell auf Anfrage</td><td>Ja</td><td>SaaS</td><td>Recruiting bis Einstellung</td></tr></tbody></table></div>

onlyfy one

Die Recruiting-Software onlyfy one (früher Prescreen) gehört zu dem Karrierenetzwerk Xing. Dank dieser Verbindung ist diese Recruitment-Software sehr geeignet für Active Sourcing, die direkte Ansprache geeigneter Kandidat:innen.

<div class="blog_table-wrapper"><table class="blog_table"><thead><tr><th>Preis</th><th>Datenschutz</th><th>Lizenzmodell</th><th>Lösung für</th></tr></thead><tbody><tr><td>150€ – 317€ pro Monat</td><td>Ja</td><td>SaaS</td><td>Recruiting bis Einstellung</td></tr></tbody></table></div>

Softgarden

Die Recruiting-Software Softgarden ist schon seit 2003 auf dem Markt. Das erklärte Ziel dieser Recruitment-Software liegt in der Verbesserung der Candidate Journey. Davon profitieren Recruiter:innen und Bewerber:innen gleichermaßen.

<table class="blog_table"><thead><tr><th>Preis</th><th>Datenschutz</th><th>Lizenzmodell</th><th>Lösung für</th></tr></thead><tbody><tr><td>Auf Anfrage</td><td>Ja</td><td>SaaS</td><td>Recruiting bis Einstellung</td></tr></tbody></table>

Haufe Umantis

Der Medien- und Weiterbildungsdienstleister Haufe bietet ebenfalls eine Recruiting-Software an. Diese Softwarelösung bildet nicht nur den Recruiting-Prozess ab, sondern ist mit den übrigen Produkten des Unternehmens verschränkt. So kann auch das Personalmanagement bis hin zur Personalentwicklung über die Recruitment-Software abgewickelt werden.

Rexx Systems

Der Softwareanbieter Rexx Systems bietet unterschiedliche Recruiting-Softwarelösungen an, die sowohl cloudbasiert als auch als lokale Anwendung zur Verfügung stehen. Die Möglichkeiten dieser Recruitment-Softwares reichen von Bewerbermanagement bis hin zu Candidate Relationship Management (CRM).

<div class="blog_table-wrapper"><table class="blog_table"><thead><tr><th>Preis</th><th>Datenschutz</th><th>Lizenzmodell</th><th>Lösung für</th></tr></thead><tbody><tr><td>400€ – 1.300€ pro Monat, ab 250 Mitarbeiter:innen auf Anfrage</td><td>Ja</td><td>SaaS oder stationäre Lizenzinstallation</td><td>verschiedene HR-Lösungen</td></tr></tbody></table></div>

SAP SuccessFactors

Mit SuccessFactors hat auch der Softwarekonzern SAP eine Recruiting-Software im Angebot. Diese Softwarelösung geht über die Digitalisierung des Recruitings allerdings hinaus: Auch Datenverwaltung, Schulungen von Mitarbeiter:innen oder die Gehaltsabrechnungen können über diese Recruitment-Software abgebildet werden.

Workwise

Die Recruiting-Software von Workwise ist komplett kostenfrei und eignet sich daher insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese Recruitment-Software bietet dir viele leistungsstarke Funktionen, wie zum Beispiel eine integrierte Karriereseite oder das Multiposting deiner Stellenanzeigen.

<div class="blog_table-wrapper"><table class="blog_table"><thead><tr><th>Preis</th><th>Datenschutz</th><th>Lizenzmodell</th><th>Lösung für</th></tr></thead><tbody><tr><td>Bewerbermanagementsystem kostenlos, Recruiting-Service erfolgsbasiert</td><td>Ja</td><td>SaaS</td><td>Recruiting bis Einstellung</td></tr></tbody></table></div>

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