Fast jedes Unternehmen betreibt in irgendeiner Form Personalmarketing. Doch obwohl sie teils große Summen hinblättern, vergessen viele, den Erfolg ihrer Kampagnen hinreichend zu messen.

Dabei ist es sehr wichtig zu wissen, woher Bewerber:innen kommen, um beurteilen zu können, welche Maßnahmen tatsächlich lohnenswert sind – und auf welche in Zukunft verzichtet werden sollte.

Bewerber-Tracking erspart dir – richtig durchgeführt – unnötige Kosten und verschafft deinem Unternehmen so einen echten Wettbewerbsvorteil. Wir zeigen dir, wie es geht, und bieten dir eine kostenlose Excel-Vorlage für dein Bewerbermanagement.

Was bringt dir Bewerber-Tracking?

Bewerber-Tracking ist ein wichtiger Bestandteil von Online-Recruiting. Mithilfe von Bewerber-Tracking kannst du genau nachvollziehen, über welche Kanäle Bewerber:innen zu dir gefunden haben.

Auch ermöglicht es dir, qualitative Aussagen über die Performance der einzelnen Kanäle zu machen und so eine differenzierte Erfolgskontrolle durchzuführen. So kannst du genau dir Recruiting-Kanäle identifizieren, die für dein Recruiting gut funktionieren – und natürlich auch die, die du aussortieren solltest.

Dank der gewonnenen Daten kannst du zukünftige Personalmarketing-Kampagnen dann besser planen, dein Recruiting Budget effizienter einsetzen und Streuverluste vermeiden. Bei laufenden Kampagnen kannst du außerdem die genutzten Kanäle je nach Performance anpassen und so beispielsweise in besonders vielversprechende weiter investieren, während du die erfolglosen unter ihnen ganz einstellst.

Mehr Kanäle und trotzdem weniger Kosten? E-Recruiting ist die Antwort.

Bewerber-Tracking liefert dir auch Informationen darüber, welche Zielgruppe welchen Kanal bevorzugt. So kannst du je nachdem, welche Stelle besetzt werden soll, in die am besten performenden Kanäle investieren.

Manuelles Conversion-Tracking

Wo deine Bewerber:innen her kommen, kannst du selbstverständlich manuell tracken. Das ist vor allem für kleinere Unternehmen oder KMUs oft eine gute Lösung.

Beachte allerdings, dass sich der manuelle Aufwand nur bis zu einer bestimmten Anzahl an Bewerbungen lohnt. Bekommst du regelmäßig viele Bewerbungen im Unternehmen, dann ist ein Applicant Tracking System und damit die Automatisierung des Bewerber-Trackings sinnvoller

Bewerber-Tracking via Referenznummern

Referenznummern (oder auch Kennziffern) sind eine Möglichkeit der manuellen Erfolgsmessung.

Versehe deine Stellenanzeigen auf Jobbörsen, auf deiner eigenen Karriereseite und natürlich in anderen Kampagnen mit individuellen Referenznummern, die der Kandidat oder die Kandidatin dann in der Bewerbung angibt.

Aber wie sieht eine Referenznummer aus?

Das ist im Grunde dir überlassen. Es kann eine beliebige Kombination aus Zahlen und Buchstaben sein oder das Datum der Ausschreibung, eine Abkürzung des Titels und so weiter. Wichtig ist nur, dass du sie eindeutig zuordnen kannst.

Beispiel: Gehen wir davon aus, dass du zwei Stellenangebote mit folgenden Titeln hast:

Praktikum Online Marketing in Berlin (m/w/d)
Festanstellung (Vollzeit) Account Management in Berlin (m/w/d)

Du möchtest beide Jobs auf jeweils drei verschiedenen Plattformen veröffentlichen:

deine eigene Karriereseite
als Inserat in einer Regionalzeitung
auf einer generischen Online-Jobbörse

Du entscheidest dich für eine Kombination aus gekürztem Titel und Datum der Stellenausschreibung. Die Kanäle bezifferst du jeweils mit 1, 2 und 3.

Daraus ergeben sich sechs Referenznummern, wenn du einer Bewerbung sowohl die Anzeige als auch die Quelle eindeutig zuordnen möchtest:

1-PRA-OM-2019-01
2-PRA-OM-2019-01
3-PRA-OM-2019-01
1-VZ-AM-2019-01
2-VZ-AM-2019-01
3-VZ-AM-2019-01

Durch die Referenznummer weißt du außerdem schnell, auf welche Stelle sich der Kandidat genau bewirbt. Gerade wenn du sehr viele offene Stellen hast, die sich teilweise auch noch ähneln, sorgt eine eindeutige Referenznummer für Klarheit.

Gibt ein Bewerber oder eine Bewerberin beispielsweise als Referenz die Nummer 2-VZ-AM-2019-01 an, weißt du, dass er sich auf die Festanstellung im Account Management bewirbt und in der Regionalzeitung auf deine Stelle aufmerksam wurde.

Du möchtest dein Bewerber-Tracking effektiv gestalten und die Reichweite deiner Stellenanzeigen vergrößern? Dann erstelle eine kostenlose Karriereseite mit Workwise.

Quelle manuell notieren

Bist du viel aus Karrieremessen unterwegs oder veranstaltest eigenen Karriere-Events? Dann bist du oft in persönlichem Kontakt mit potentiellen Bewerber:innen – sie stoßen also erstmal nicht auf eine Stellenanzeige mit Referenznummer.

Wenn sich diese Kandidat:innen dann tatsächlich bei dir bewerben, dann kannst du den ersten Touchpoint oft nicht genau festlegen. Daher solltest du alle potentiellen Bewerber:innen darum bitten, in der Bewerbung anzugeben, wo ihr miteinander in Kontakt gekommen seid.

Noch besser ist allerdings, wenn du dir alle Namen notierst oder eine Liste auslegst, in der sich Besucher:innen eintragen können, um spätere Bewerbungen auf das jeweilige Event zurückführen zu können.

So kannst du nicht nur Karrieremwessen und -events als eigenen Recruiting-Kanal bewerten, sondern auch bestimmte Events und Messen untereinander vergleichen. Vielleicht kannst du die ein oder andere Messe identifizieren, über die du mehrere Bewerbungen generieren konntest – oder die dich im Recruiting überhaupt nicht weiter gebracht haben.

Bei Bewerber:innen nachfragen

Oder du fragst ganz einfach bei deinen Bewerber:innen nach.

Denn manche Quellen lassen sich nicht oder nur schwer identifizieren. Das betrifft zum Beispiel Kampagnen im Offline-Marketing oder Empfehlungen durch andere Mitarbeitende.

Um da nicht im Dunkeln zu tappen, kannst du im Bewerbungsformular ein zusätzliches Feld einfügen, in dem Bewerber:innen selbst angeben können, wie sie auf die Stelle aufmerksam geworden sind.

Tipp: Ein freies Textfeld eignet sich hierfür am besser als beispielsweise eine Dropdown-Liste, da die Bewerber:innen dieses individuell und ggf. sogar sehr spezifisch ausfüllen können.

Eine weitere Möglichkeit, bei Bewerber:innen nachzufragen, bietet das Bewerbungsgespräch.

Hast du beispielsweise vergessen, die Stellenanzeigen mit Referenznummern zu versehen oder bei der Antwort der Bewerberin oder des Bewerbers im Bewerbungsformular sind noch Fragen offen, kannst du diese im persönlichen Gespräch stets stellen und noch genauer herausfinden, wie die Bewerber:innen auf dein Unternehmen aufmerksam geworden sind.

<div class="blog_primary-box"><p>All diese Methoden – vor allem letztere – <strong>eignen sich jedoch eher für kleinere Unternehmen</strong>, da die Auswertung der Daten mit viel Aufwand verbunden ist. Wenn du gleichzeitig viele offene Stellen hast und diese auf verschiedenen Kanälen verbreitest, empfiehlt es sich eher, auf ein automatisches Tracking-Tool zurückzugreifen.</p></div>

Nutze jetzt die kostenlose Excel-Vorlage für dein Bewerbermanagement

Falls dein Unternehmen nicht all zu groß ist oder du nur wenige Stellen ausgeschrieben hast, dann empfiehlt sich ein manuelles Tracking – nicht zuletzt, weil hierbei (außer dem Personalaufwand) keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Mit unserer von Expert:innen erstellten, kostenlosen Excel-Vorlage kannst du dein Bewerbermanagement zeitsparend und übersichtlich umsetzen. Hier hast du alle Informationen auf einen Blick – und die vorhandenen Formeln erleichtern dir zusätzlich die Arbeit:

Automatisches Bewerber-Tracking mit Tools

Applicant Tracking Systeme – die auch als Bewerbermanagementsysteme bezeichnet werden – bieten in der Regel umfangreiche Möglichkeiten, um Bewerber:innen mit ihrer jeweiligen Quelle genau analysieren zu können. Und das mit möglichst wenig Aufwand.

Mit einem Bewerbermanagementsystem organisierst du Bewerbungen zentral, behältst den Überblick über alle laufenden Prozesse, koordinierst die Kommunikation mit Bewerber:innen und stimmst dich mit Kolleg:innen ab.

Durch die Digitalisierung und die zentrale Organisation von Prozessen kannst du bei deinem Bewerbermanagement nicht nur Kosten sparen – sondern auch Bewerbungen deutlich zuverlässiger und schneller miteinander vergleichen als bei dem manuellen Bewerber-Tracking.

Die Abläufe in der Recruiting-Abteilung werden dadurch schneller, der Aufwand geringer und die Time-to-Hire kannst du im besten Fall sogar verkürzen.

<a class="blog_button-secondary" href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/organisationsentwicklung/bewerbermanagement-software">Aber welche Bewerbermanagement-Software passt zu dir?</a>

Bewerber-Tracking mit Google Analytics und UTM-Parametern

Automatisches Bewerber-Tracking funktioniert natürlich auf über Google Analytics mit der Hilfe von UTM-Parametern.

Um dir das Prinzip anschaulich darzustellen, haben wir natürlich ein Beispiel parat:

Angenommen du möchtest das Stellenangebot „Praktikum Online Marketing in Berlin (m/w/d)" besetzen und veröffentlichst eine Stellenanzeige auf deiner Karriereseite unter der URL https://www.xyzbeispielunternehmen.de/praktikum-online-marketing-berlin.

Um mehr potentielle Bewerber:innen zu erreichen, veröffentlichst du das Jobangebot zusätzlich auf verschiedenen Online-Kanälen, die auf deine Karriereseite verweisen. Teilweise kosten solche Anzeigen – mal wenig, mal mehr und auch mal richtig, richtig viel.

Daher möchtest du natürlich wissen, ob sich die Investition lohnt.

Denn nur, weil du für einen Kanal bezahlst, bringt die dieser nicht zwangsläufig Bewerber:innen ein – und vor allem nicht passende Bewerber:innen. Denn 5 passende Bewerbungen sind viel wertvoller als 25 nicht passende.

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<strong>Tipp:</strong> Damit du dieses Risiko nicht eingehen musst, verbreiten wir deine Stellenanzeige auf bis zu 1.600 passenden Kanälen, damit du schnell die richtige Person für den Job findest. Einen festen Betrag zahlst du erst, wenn du eine passende neue Person eingestellt hast.
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<a class="blog_button-secondary" href="https://hire.workwise.io/recruiting-service">Probier's doch einfach mal aus!</a>
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Aber zurück zu unserem Beispiel:

Das Tracking auf verschiedenen Online-Kanälen kannst du mit Google Analytics umsetzen. Dafür brauchst kaum technisches Knowhow und die Handhabung ist auch zum Großteil selbsterklärend – ist also im Grunde für jeden geeignet. Alles was du tun musst, ist einen Account zu erstellen und die erhaltene Trackingnummer in den HTML-Code deiner Webseite einzubauen.

Nun siehst du schon mal, wie viele Besucher:innen auf deiner Karriereseite unterwegs sind und sich das Jobangebot ansehen. Du weißt allerdings immer noch nicht, woher die Besucher:innen kommen. Hier kommen die UTM-Parameter ins Spiel.

So verwendest du UTM-Parameter

UTM-Parameter sind Anhängsel an eine URL, über die du nachverfolgen kannst, woher ein Besucher oder eine Besucherin deiner Webseite kommt.

Dabei kannst du diese Parameter verwenden – aber Achtung, wenn du UTM-Parameter verwendest, dann sind die fett markierten Pflicht:

utm_campaign – Name der Kampagne, z.B. Titel der Stelle
utm_medium – Medium, z.B. Stellenanzeige, Social Media Post, ...
utm_source – Quelle, z.B. Facebook, Xing, LinkedIn, Jobbörse XY
utm_content – optional; ideal, wenn du mehrere Versionen testen willst
utm_term – optional

Die Parameter werden nach einer URL mit ? eingeläutet, mehrere Parameter mit & verknüpft und mit = definiert.

Beispiel: Veröffentlichst du das oben genannte Stellenangebot „Praktikum Online Marketing in Berlin (m/w/d)" zum Beispiel mit einem Post auf Xing, dann bieten sich folgende Parameter an:

utm_campaign=praktikum-online-marketing-berlin
utm_medium=post
utm_source=xing

Das ergibt den gesamten Parameter-String:

?utm_campaign=praktikum-online-marketing-berlin&utm_medium=post&utm_source=xing

Dieser wird an die ursprüngliche URL angehängt, somit ist der fertige Link:

https://www.xyzbeispielunternehmen.de/praktikum-online-marketing-berlin?utm_campaign=praktikum-online-marketing-berlin&utm_medium=post&utm_source=xing

Ähnliche Links kannst du nun zum Beispiel für verschiedene Kanäle bauen und entsprechend den Parameter utm_source anpassen.

In Google Analytics kannst du dir nun nicht nur die Besucher:innen deiner Webseite anschauen, sondern auch ganz genau verfolgen, wer von welcher Quelle auf deine Seite gelangt ist und sich beworben hat.

Tipps für den Einsatz von UTM-Parametern

Du solltest für jede Stellenanzeige auf jedem einzelnen Recruiting-Kanal einen eigenen Link erstellen und genau verfolgen, woher wie viele Bewerber:innen gekommen sind – und ob zielgruppenspezifische Muster zu erkennen sind.

Diese Daten sind für zukünftige Personalmarketing- und Personalbeschaffungsmaßnahmen ausschlaggebend, da sie dir wertvolle Hinweise darauf liefern, welche Stellen du über welche Kanäle schnell und günstig besetzen kannst. Daher solltest du diese Daten unbedingt sorgfältig festhalten und stets aktuell halten bzw. erweitern.

So gewährleistest du auch zukünftig, dass du nur Recruiting-Kanäle nutzt, die dir tatsächlich (genügend) passende Bewerber:innen einbringen. Das spart dir langfristig eine Menge Zeit und Geld.

Dieses Budget kannst du dann an anderer Stelle gezielt einsetzen – beispielsweise für das Onboarding oder die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Zusatzleistungen bzw. -angebote.

Aber welche Methode passt zu dir?

Welche Methode du letztendlich wählst, bleibt dir überlassen – Hauptsache, du betreibst überhaupt irgendeine Form von Bewerber-Tracking.

Wenn du viele Stellen offen hast und eine große Zahl an Kanälen nutzt, dann wäre beim manuellen Tracking der Aufwand unverhältnismäßig hoch – ein professionelles Bewerbermanagementsystem wäre für dich eine effektivere Lösung.

Ein automatisches Tracking-Tool kostet zwar gegebenenfalls, ist für dich aber immer noch günstiger als die manuelle Alternative. Denn das Bewerber-Tracking spart dir im Idealfall mehr Geld, als Kosten entstehen. Es wäre also eine Investition, die sich bezahlt macht.

Workwise bietet dir ein professionelles, kostenloses Bewerbermanagementsystem, über das du dein Bewerbermanagement erfolgreich organisieren kannst.

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