Gute Mitarbeiter:innen sind der Motor deines Unternehmens. Doch der Fachkräftemangel in vielen Branchen macht die Suche komplexer und teurer: Ein unstrukturierter Recruiting-Prozess führt oft zu langen Vakanzzeiten (Time-to-Hire) und hohen Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire).

Kurz gesagt: Wenn du den Überblick verlierst oder passende Kandidat:innen im Prozess abspringen, leidet das Wachstum deines Unternehmens.

Strukturiere deine Personalsuche jetzt professionell. Mit einem klar definierten Recruiting-Prozess besetzt du deine Stellen schneller und steigerst gleichzeitig die Qualität deiner Einstellungen.

Definition: Was ist ein Recruiting-Prozess?

Der Recruiting-Prozess umfasst alle Schritte der Personalbeschaffung – vom ersten Personalbedarf bis zur erfolgreichen Integration (Onboarding) eines neuen Teammitglieds. Ziel ist es, eine offene Position effizient mit der Person zu besetzen, die fachlich und kulturell optimal ins Team passt.

Grundsätzlich unterteilt sich dieser Recruiting-Prozess in verschiedene Phasen: von der Ansprache der Kandidat:innen, über die Personalauswahl bis hin zur Einstellung.

In jeder Phase des Recruiting-Prozesses können unterschiedliche Recruiting-Maßnahmen eingesetzt werden, um möglichst viele geeignete Bewerber:innen zu konvertieren. Das bedeutet, aus Interessent:innen, die sich die Karriereseite angesehen haben, werden beispielsweise aktive Bewerber:innen, die ihre Daten in das Bewerbungsformular eintragen.

Du möchtest genau wissen, wie du Bewerber:innen konvertierst? Dann solltest du dich mit dem Recruiting-Funnel auseinandersetzen.

Nur mit den richtigen Mitarbeiter:innen kann ein Unternehmen weiter wachsen. Und um diese erfolgreich einzustellen, muss auch der Recruiting-Prozess stimmen und eine positive Candidate Journey bieten.

Außerdem kannst du dir die einzelnen Schritte des Recruiting-Prozesses genauer anschauen, um herauszufinden, an welchen Stellen du Zeit und Kosten sparen kannst.

Die 7 Phasen des Recruiting-Prozesses: Wie läuft der Recruiting-Prozess ab?

Bis der passende Kandidat oder die passende Kandidatin gefunden ist, durchläuft der Recruiting-Prozess 7 Phasen.

Dabei stellt jeder Schritt die Recruiter:innen vor andere Herausforderungen. Damit du dich besser orientieren kannst und genau weißt, worauf du in den einzelnen Phasen des Recruiting-Prozesses achten solltest, haben wir hier eine Übersicht erstellt:

1. Analyse der Anforderungen

Bevor Kandidat:innen gesucht werden können, müssen die Mitarbeiter:innen in der HR-Abteilung wissen, wen sie überhaupt suchen.

Daher besteht der erste Schritt darin, ein Anforderungsprofil zu erstellen: Was müssen Kandidat:innen können? Was sind die Aufgaben, die zukünftig zu erledigen sind? In welcher Abteilung wird die neue Arbeitskraft eingesetzt?

Kurz: In diesem Schritt musst du so viele Informationen wie möglich sammeln. Daher bietet es sich an, mit den jeweiligen Mitarbeiter:innen aus den Fachabteilungen zu sprechen. Diese wissen am besten, was die Bewerber:innen können sollten.

2. Formulierung der Stellenanzeige

Sind die Informationen da, geht es daran, ein konkretes Stellenangebot zu schreiben. Es ist allerdings gar nicht so einfach, eine perfekte Stellenanzeige zu verfassen.

Die Stellenbeschreibung muss beispielsweise zwar alle wichtigen Informationen beinhalten, darf dabei aber nicht zu überladen wirken – denn das schreckt potenzielle Bewerber:innen ab.

3. Veröffentlichung der Stellenanzeige

In diesem Schritt wird die Stellenanzeige auf verschiedenen Kanälen, zum Beispiel der Unternehmenswebseite, Jobbörsen oder in sozialen Netzwerken, veröffentlicht.

Die Auswahl der Recruiting-Kanäle hängt von deiner Zielgruppe ab.

Du solltest bei diesem Schritt auch das Recruiting-Budget im Auge behalten. Möchtest du viele verschiedene Jobbörsen zur gleichen Zeit nutzen, kannst du auf Multiposting zurückgreifen und so Kosten sparen.

4. Sichtung der Bewerbungen

Wenn die Recruiting-Maßnahmen erfolgreich waren und du viele Kandidat:innen erreichen konntest, geht es im nächsten Schritt um die Auswahl der interessantesten Kandidat:innen.

In dieser Phase des Recruiting-Prozesses werden die Bewerbungsunterlagen der verschiedenen Kandidat:innen gesichtet und sortiert. Dieser Teil des Recruiting-Prozesses wird auch als Screening bezeichnet.

Tipp: Ein Bewerbermanagementsystem kann dir dabei helfen, den Überblick über deine Bewerbungen zu behalten.

5. Auswahl der Kandidat:innen

Hast du die vielversprechendsten Bewerber:innen identifiziert, lädst du sie zu einem Vorstellungsgespräch ein. Je nachdem wie viele Mitarbeiter:innen zum Hiring Team gehören, besteht diese Phase des Recruiting-Prozesses aus mehreren Schritten.

Vielleicht folgt in deinem Unternehmen auf das erste Bewerbungsgespräch ein zweites, fachliches Interview oder ein Probetag.

Wenn du sehr viele Bewerbungen erhältst, kann es hilfreich sein, ein Assessment Center zu veranstalten.

6. Einstellung der besten Kandidat:innen

Wenn du und deine Kolleg:innen in der Fachabteilung eine passende Kandidatin oder einen passenden Kandidaten gefunden habt, folgt nun die Jobzusage.

Hin und wieder kann es in dieser Phase auch zu einer Verhandlung über das Einstiegsgehalt kommen – auch das gehört zum Recruiting-Prozess. Sind sich beide Seiten einig, wird der Arbeitsvertrag unterzeichnet.

7. Eingliederung ins Unternehmen

Der Recruiting-Prozess ist mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag natürlich noch nicht abgeschlossen.

Damit sich neue Teammitglieder gut integrieren und im Unternehmen wohlfühlen können, muss das Onboarding stimmen. Das soll den Teammitgliedern den Start erleichtern und so dazu beitragen, dass sie möglichst lange im Unternehmen bleiben.

Logisch, denn kündigen neue Mitarbeitende noch in der Probezeit, muss der gesamte Recruiting-Prozess noch einmal von vorne gestartet werden.

Alles was du wissen solltest, bevor du ein neues Teammitglied einstellst findest du hier: Mitarbeiter:innen einstellen und anmelden: Kosten und Checkliste

Der interne Recruiting-Prozess: In 5 Schritten offene Jobs intern besetzen

In manchen Fällen ist es sinnvoller, freie Positionen mit bestehenden Mitarbeiter:innen zu besetzen, anstatt neue Kolleg:innen einzustellen. Wenn du beispielsweise eine Führungsposition oder eine fachlich sehr anspruchsvolle Stelle besetzen möchtest, kann der Recruiting-Prozess sehr langwierig ausfallen. Nutzt du stattdessen Upskilling, um bestehende Mitarbeiter:innen zu befähigen, die neue Position zu füllen, kommst du eventuell schneller ans Ziel.

Du solltest allerdings bedenken, dass dann die ehemalige Stelle des betreffenden Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin neu besetzt werden muss.

Der interne Recruiting-Prozess ähnelt zwar dem Ablauf des normalen Vorgehens, aber ein paar Besonderheiten gibt es durchaus zu beachten.

In der folgenden Übersicht haben wir den Ablauf des internen Recruiting-Prozesses in 5 Schritten zusammengefasst:

1. Definition der Anforderungen

Zu Beginn des internen Recruiting-Prozesses müssen die Anforderungen an die ausgeschriebene Stelle analysiert werden – nicht anders als bei dem externen Recruiting-Prozess. Vielleicht fällt dir oder deinen Kolleg:innen in der Fachabteilung auch gleich ein:e Mitarbeiter:in ein, der oder die gut zu diesem Anforderungsprofil passt. Falls nicht, muss auch hier eine Stellenausschreibung vorbereitet werden.

2. Interne Stellenausschreibung

Im Gegensatz zum externen Recruiting-Prozess muss die Stellenausschreibung nicht auf verschiedenen Jobbörsen oder anderen Recruiting-Kanälen verbreitet werden. Es genügt, das Jobangebot zum Beispiel im Intranet oder am schwarzen Brett des Unternehmens zu platzieren.

Der Vorteil: Die Kosten fallen wesentlich geringer aus und gleichzeitig erhältst du nur Bewerbungen von Kandidat:innen, die erwiesenermaßen zum Unternehmen passen.

Vielleicht findet sich in deinem Unternehmen schon die perfekte Besetzung? Als Alternative können Mitarbeiter:innen die Jobbeschreibung an Bekannte weitergeben und so weitere mögliche Kandidat:innen ansprechen.

3. Mitarbeiterempfehlungen

Finden sich unter den Beschäftigten keine passenden Kandidat:innen für die offene Stelle oder möchtest du den Pool an Bewerber:innen vergrößern, kannst du die Mitarbeiter:innen animieren, die Stelle ihrem Bekanntenkreis vorzuschlagen. Um den Angestellten einen größeren Anreiz zu bieten, selbst neue Mitarbeiter:innen zu werben, kannst du ihnen zum Dank eine Prämie geben.

4. Personalentwicklung

Hast du unter den bestehenden Mitarbeiter:innen ein:e Kandidat:in gefunden, die gut zu der ausgeschriebenen Stelle passt, musst du sicherstellen, dass die Person auf ihre neue Position vorbereitet wird.

Je nachdem ob es sich um eine seniorigere Stelle oder eine Position handelt, die spezielle Skills voraussetzt, solltest du den Mitarbeiter:innen die nötigen Weiterbildungsmöglichkeiten bieten. Du solltest die Entwicklungsziele mit den betreffenden Mitarbeiter:innen absprechen und gemeinsam mit ihnen einen Plan aufstellen, um diese Ziele zu erreichen.

5. Versetzung von Mitarbeiter:innen

Auch die Versetzung von Mitarbeiter:innen kann Teil des internen Recruiting-Prozesses sein. Dies ist eine gute Methode, um eine Personallücke kurzfristig zu schließen.

Die Versetzung funktioniert dabei – im Gegensatz zu der Personalentwicklung – ohne Weiterqualifizierung des Teammitglieds.

Vielmehr weiß die Personalabteilung, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Voraussetzungen der offenen Stelle erfüllt und setzt ihn oder sie kurzerhand dort ein. Allerdings solltest du das niemals ohne die Zustimmung der Betreffenden oder zumindest ohne mit ihnen zu reden, tun.

Wie bereitest du eine:n Mitarbeiter:in auf eine höhere Position vor? Eine Möglichkeit besteht darin, nach dem Prinzip von Job Enrichment vorzugehen.

E-Recruiting: Digitalisiere deinen Recruiting-Prozess und spare Zeit

Das Recruiting besteht in der Regel aus verschiedenen Maßnahmen – offline und online.

Im sogenannten E-Recruiting nutzt du digitale Tools und Plattformen, um mehr Geschwindigkeit und Ordnung in deinen Recruiting-Prozess zu bekommen.

Die wichtigsten Einsatzbereiche für digitale Recruiting-Tools haben wir hier für dich aufgelistet:

Automatisierte Stellenschaltung (Multiposting): Anstatt jede Jobbörse einzeln zu pflegen, streuen digitale Tools deine Anzeige mit einem Klick auf hunderten Kanälen. Diese Methode eignet sich besonders, wenn das Recruiting nicht deine Hauptaufgabe ist und du Zeit sparen willst.
KI-gestütztes Screening & CV Parsing: Softwarelösungen lesen Lebensläufe automatisch aus und bereiten die Daten strukturiert auf. So kannst du Profile innerhalb von Sekunden vergleichen, ohne hunderte PDF-Anhänge händisch öffnen zu müssen.
Zentrales Bewerbermanagement (ATS): Ein Applicant Tracking System dient als „Single Source of Truth“. Hier fließen alle Bewerbungen DSGVO-konform zusammen, was die Abstimmung zwischen Recruiter:innen und Fachbereichen radikal vereinfacht.
Automatisierte Kommunikation & Workflows: Durch Vorlagen und automatisierte Eingangsbestätigungen oder Absagen stellst du sicher, dass kein:e Kandidat:in vergessen wird. Das verbessert die Candidate Journey, ohne deinen Terminkalender zusätzlich zu belasten.
Video-Interviews & Zeitversetzte Auditions: Digitale Tools ermöglichen es, erste Kennenlerngespräche ortsunabhängig und flexibel zu führen. Das reduziert die Time-to-Hire und spart Reisekosten – ein direkter Mehrwert für kostenbewusste Geschäftsführer:innen.
Analytics & Reporting: Moderne Recruiting-Software liefert dir Daten zu Kennzahlen wie Cost-per-Hire oder Channel-Performance. So siehst du sofort, welche Jobbörse sich wirklich lohnt und wo du dein Budget am effizientesten einsetzt.

Checkliste: So optimierst du deinen Recruiting-Prozess sofort

Damit dein Recruiting-Prozess nicht nur in der Theorie existiert, sondern in der Praxis echte Ergebnisse liefert, kommt es auf die Details an.

Oft sind es kleine Hebel in der Struktur und Kommunikation, die darüber entscheiden, ob ein Top-Talent bei dir unterschreibt oder zur Konkurrenz geht.

Die folgende Checkliste hilft dir dabei, typische Zeitfresser zu eliminieren und die Qualität deiner Bewerbungen sofort zu steigern:

✔ Zielgruppe definieren

Je nachdem, welche Position du besetzen willst, ist nicht jede Recruiting-Maßnahme sinnvoll. Wenn du weißt, wen du suchst, kannst du die weiteren Maßnahmen anpassen.

Daher macht es Sinn, im Vorfeld Candidate Personas zu erstellen.

Bist du auf der Suche nach Azubis oder Werkstudent:innen, kannst du dein Jobangebot bei lokalen Bildungseinrichtungen veröffentlichen. Fach- und Führungskräfte findest du gegebenenfalls eher bei der nächsten Fachmesse oder in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn.

✔ Recruiting-Prozess einfach halten

Geh regelmäßig euren Bewerbungsprozess von vorne bis hinten durch und überlege dabei, was verbessert werden kann.

Je einfacher er ist, desto besser für alle Beteiligten. Daher sind zentrale Fragen: Was ist mittlerweile überflüssig geworden? Wer muss beteiligt sein? Was lässt sich automatisieren?

✔ Schnelle und transparente Kommunikation

Immer wieder mogeln sich Bewerbungen in dein Postfach statt in euer Bewerbungsportal? Die Bewerber:innen überhäufen dich mit Fragen, ob ihre Bewerbung angekommen ist und wann sie mit einer Antwort rechnen können?

Das Wichtigste: Antworte freundlich und vor allem zeitnah.

Am besten hälst du deine Bewerber:innen immer auf dem Laufenden, sodass diese alle erforderlichen Informationen für die nächsten Schritte haben.

Mit einer respektvollen und transparenten Kommunikation erinnern sich Bewerber:innen positiv an das Unternehmen – auch bei einer Absage.

✔ Vergiss Perfektion

„Perfekt“ schränkt die Auswahl viel zu sehr ein. Überlege dir, welche Must-haves in der Stelle gefordert sind und denke daran: In Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung sind Cultural Fit und der Wille, Neues zu lernen, oft wichtigere Fähigkeiten als detailliertes Fachwissen.

✔ Sei offen für neue Tools und Methoden

Bewerber:innen möchten, dass der Bewerbungsprozess schnell und unkompliziert abläuft. Immer mehr Kandidat:innen verwenden ihr Smartphone zur Suche nach einem neuen Job.

Mobile Recruiting kann daher helfen, um die Kandidat:innen am richtigen Touchpoint zu erreichen und somit die Bewerberzahl zu erhöhen.

Grundsätzlich gilt: Gehe im Recruiting-Prozess mit der Zeit und lass dich auf neue Plattformen, Tools und Recruiting-Ansätze ein, um alle deine offenen Stellen verlässlich zu besetzen.

<div class="blog_primary-box"><h2>Durch Prozess-Optimierung Stellen besser besetzen: So geht's!</h2><p>240 neue Mitarbeiter:innen in einem Jahr finden? Klingt ja verrückt. Aber genau das hat <strong>Podcast-Gast Faris Wonigeit</strong> für die Jameda GmbH geschafft.</p><p>Dahinter steckt kein großes Geheimnis, sondern die kompromisslose Optimierung und Automatisierung von Prozessen.</p><p>In der 2. Folge unseres Podcasts <strong>Recruiting Talk</strong> spricht Host und Workwise-Gründer Martin mit seinem Gast Faris darüber, wie du aus deinem Recruiting-Budget das Meiste herausholst.</p><p>Bonus: Faris' Quick-Wins für die Optimierung von Stellenanzeigen.</p><p>Höre jetzt rein und erfahre, wie dein Recruiting mit dem Unternehmenswachstum mithält!</p>

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Fazit: Strukturen schaffen Erfolg

Ein klar definierter Recruiting-Prozess schafft die Basis für gesundes Unternehmenswachstum. Er entlastet die Personalabteilung und sorgt für eine positive Candidate Journey. Wenn du identifiziert hast, in welcher Phase du aktuell die meisten Kandidat:innen verlierst, kannst du gezielt gegensteuern.

Möchtest du deinen Recruiting-Prozess effizienter gestalten?

Mit dem kostenlosen Bewerbermanagementsystem von Workwise verwaltest du alle Bewerbungen zentral, filterst Profile nach deinen Kriterien und kommunizierst schneller mit Talenten.

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